Microsoft Fabric-implementeringsöversikt: Ändringshantering

När du arbetar mot förbättrad implementering av data och business intelligence (BI) bör du planera för effektiv ändringshantering. I samband med data och BI innehåller ändringshantering procedurer som hanterar effekten av ändringar för personer i en organisation. Dessa procedurer skyddar mot avbrott och produktivitetsförlust på grund av ändringar i lösningar eller processer.

Effektiv ändringshantering förbättrar implementeringen och produktiviteten eftersom den:

• Hjälper innehållsskapare och konsumenter att använda analys mer effektivt och tidigare.
• Begränsar redundans i data, analysverktyg och lösningar.
• Minskar sannolikheten för riskskapande beteenden som påverkar delade resurser (till exempel infrastrukturkapacitet) eller organisationsefterlevnad (till exempel datasäkerhet och sekretess).
• Minimerar motstånd mot ändringar som hindrar planering och förhindrar användarimplementering.
• Minimerar effekterna av förändringar och förbättrar användarnas välbefinnande genom att minska risken för störningar, stress och konflikter.

Effektiv ändringshantering är avgörande för ett framgångsrikt införande på alla nivåer. Överväg de viktigaste åtgärderna och aktiviteterna som beskrivs i följande avsnitt för att hantera ändringar.

Typer av ändringar att hantera

När du implementerar data och BI-lösningar bör du hantera olika typer av ändringar. Beroende på implementeringens omfattning och omfattning bör du också ta itu med olika aspekter av ändringen.

Överväg följande typer av ändringar att hantera när du planerar för implementering av infrastrukturresurser.

Ändringar på processnivå

Ändringar på processnivå är ändringar som påverkar en bredare användarcommunity eller hela organisationen. Dessa ändringar har vanligtvis en större inverkan, så de kräver mer arbete för att hantera. Mer specifikt omfattar den här ändringshanteringsinsatsen specifika planer och aktiviteter.

Här följer några exempel på ändringar på processnivå.

• Ändra från centraliserad till decentraliserad metod för ägarskap (ändring i innehållsägarskap och hantering).
• Ändra från företag till avdelning eller från team till personlig innehållsleverans (ändra omfånget för innehållsleverans).
• Ändring av den centrala teamstrukturen (till exempel att bilda ett Center of Excellence).
• Ändringar i styrningsprinciper .
• Migrering från andra analysprodukter till Infrastrukturresurser, och de ändringar som den här migreringen innebär, till exempel:
  • Separation av semantiska modeller och rapporter samt en modellbaserad analysmetod.
  • Övergång från exporter eller statiska rapporter till interaktiva analysrapporter, vilket kan innebära filtrering och korsfiltrering.
  • Gå från att distribuera rapporter som PowerPoint-filer eller flata filer till att komma åt rapporter direkt från Fabric-portalen.
  • Växla från information i tabeller, sidnumrerade rapporter och kalkylblad till interaktiva visualiseringar och diagram.
  • Byta från en paaS-plattform (lokal plattform eller plattform som en tjänst) till ett SaaS-verktyg (programvara som en tjänst).

Ändringar på lösningsnivå

Ändringar på lösningsnivå är ändringar som påverkar en enskild lösning eller uppsättning lösningar. Dessa ändringar begränsar deras inverkan på användarcommunityn för dessa lösningar och deras beroende processer. Även om ändringar på lösningsnivå vanligtvis har en lägre inverkan tenderar de också att inträffa oftare.

Här följer några exempel på ändringar på lösningsnivå.

• Ändringar i beräkningslogik för KPI:er eller mått.
• Ändringar i hur huvuddata eller hierarkier för affärsattribut mappas, grupperas eller beskrivs.
• Ändringar i datas färskhet, detaljer, format eller komplexitet.
• Introduktion av avancerade analysbegrepp, till exempel prediktiv analys eller normativ analys, eller allmän statistik (om användarcommunityn inte redan är bekant med dessa begrepp).
• Ändringar i presentationen av data, till exempel:
  • Formatering, färger och andra formateringsalternativ för visuella objekt.
  • Typ av visualisering.
  • Hur data grupperas eller sammanfattas (till exempel att ändra från olika mått på central tendens, till exempel medelvärde, median eller geometriskt medelvärde).
• Ändringar i hur innehållskonsumenter interagerar med data (som att ansluta till en delad semantisk modell i stället för att exportera information för personliga användningsscenarier).

Hur du förbereder planer och aktiviteter för ändringshantering beror på typen av ändring. För att kunna hantera ändringar på ett hållbart sätt rekommenderar vi att du implementerar inkrementella ändringar.

Adressändring inkrementellt

Ändringshantering kan vara ett betydande åtagande. Om du använder en inkrementell metod kan du underlätta förändringar på ett sätt som är hållbart. Om du vill använda en inkrementell metod identifierar du ändringarna med högst prioritet och delar upp dem i hanterbara delar och implementerar varje del med iterativa faser och åtgärdsplaner.

Följande steg beskriver hur du kan hantera ändringar stegvis.

1. Definiera vad som ändras: Beskriv ändringen genom att beskriva tillstånden före och efter. Förtydliga de specifika delar av processen eller situationen som du ska ändra, ta bort eller introducera. Motivera varför den här ändringen är nödvändig och när den ska ske.
2. Beskriv effekten av ändringen: För var och en av dessa ändringar beräknar du affärspåverkan. Identifiera vilka processer, team eller individer som ändringen påverkar och hur störande den blir för dem. Överväg även eventuella nedströmseffekter som ändringen har på andra beroende lösningar eller processer. Nedströmseffekter kan leda till andra ändringar. Tänk också på hur länge situationen var densamma innan den ändrades. Ändringar i långvariga processer tenderar att ha en högre inverkan, eftersom inställningar och beroenden uppstår över tid.
3. Identifiera prioriteringar: Fokusera på de ändringar som har störst potentiell påverkan. För varje ändring beskriver du en mer detaljerad beskrivning av ändringarna och hur det påverkar människor.
4. Planera hur du stegvis implementerar ändringen: Identifiera om ändringar med hög påverkan kan delas in i faser eller delar. För varje del beskriver du hur den kan implementeras stegvis i faser för att begränsa dess inverkan. Avgör om det finns några begränsningar eller beroenden (till exempel när ändringar kan göras eller av vem).
5. Skapa en åtgärdsplan för varje fas: Planera de åtgärder som du ska vidta för att implementera och stödja varje fas av ändringen. Planera också för hur du kan minimera störningar i faser med hög påverkan. Se till att inkludera en återställningsplan i din handlingsplan när det är möjligt.

När du planerar att minska effekten av ändringar i Power BI-implementeringen bör du överväga de aktiviteter som beskrivs i följande avsnitt.

Effektivt kommunicera ändringar

Se till att du tydligt och kortfattat beskriver planerade ändringar för användarcommunityn. Viktig kommunikation bör komma från den verkställande sponsorn eller en annan ledare med relevant auktoritet. Var noga med att förmedla följande information.

• Vad som förändras: Vad situationen är nu och vad den kommer att bli efter ändringen.
• Varför det ändras: Fördelen och värdet av förändringen för publiken.
• När den ändras: En uppskattning av när ändringen börjar gälla.
• Ytterligare kontext: Vart människor kan gå för mer information.
• Kontaktuppgifter: Vem personer bör kontakta ge feedback, ställa frågor eller skapa problem.

Överväg att underhålla en kommunikationshistorik i den centraliserade portalen. På så sätt är det enkelt att hitta kommunikation, tidsinställningar och information om ändringar efter att de har inträffat.

Planera utbildning och support

Ändringar i verktyg, processer och lösningar kräver vanligtvis utbildning för att använda dem effektivt. Dessutom kan extra support krävas för att hantera frågor eller svara på supportförfrågningar.

Här följer några åtgärder som du kan vidta för att planera för utbildning och support.

• Centralisera utbildning och support med hjälp av en centraliserad portal. Portalen kan hjälpa dig att organisera diskussioner, samla in feedback och distribuera utbildningsmaterial eller dokumentation efter ämne.
• Överväg incitament för att uppmuntra självförsörjande stöd i en community.
• Schemalägg återkommande kontorstider för att besvara frågor och tillhandahålla mentorskap.
• Skapa och demonstrera scenarier från slutpunkt till slutpunkt där människor kan öva på en ny process.
• För ändringar med hög effekt förbereder du utbildningsplaner och supportplaner som realistiskt bedömer de ansträngningar och åtgärder som krävs för att förhindra att ändringen orsakar störningar.

Involvera verkställande ledarskap

Ledningsstöd är avgörande för effektiv ändringshantering. När en chef stöder en förändring visar den sin strategiska betydelse eller nytta för resten av organisationen. Detta stöd och förstärkning uppifrån och ned är särskilt viktigt för storskaliga ändringar med hög påverkan, vilket har en högre risk för störningar. För dessa scenarier bör du se till att du aktivt engagerar och engagerar din exekutiva sponsor för att stödja och förstärka ändringen.

Involvera intressenter

För att effektivt hantera förändringar kan du också använda en nedifrån och upp-metod genom att engagera intressenterna, som är de personer som förändringen påverkar. När du skapar en handlingsplan för att hantera ändringarna identifierar och engagerar du viktiga intressenter i fokuserade, begränsade sessioner. På så sätt kan du förstå förändringens inverkan på de personer vars arbete påverkas av ändringen. Notera deras oro och deras idéer om hur du kan minska effekten av den här ändringen. Se till att du identifierar eventuella oväntade effekter av ändringen på andra personer och processer.

Hantera motstånd mot förändring

Det är viktigt att hantera motstånd mot förändringar, eftersom det kan ha betydande negativa effekter på implementering och produktivitet. När du hanterar motstånd mot ändringar bör du överväga följande åtgärder och aktiviteter.

• Involvera din chefssponsor: Den verkställande sponsorns auktoritet, trovärdighet och inflytande är avgörande för att stödja ändringshantering och lösa tvister.
• Identifiera blockeringsproblem: När ändringen stör hur människor arbetar kan den här ändringen hindra människor från att effektivt slutföra uppgifter i sina regelbundna aktiviteter. För sådana blockeringsproblem kan du identifiera möjliga lösningar när du tar hänsyn till ändringarna.
• Fokusera på data och fakta i stället för åsikter: Motstånd mot förändring beror ibland på åsikter och preferenser, eftersom människor är bekanta med situationen före ändringen. Förstå varför människor har dessa åsikter och preferenser. Kanske beror det på bekvämlighet, eftersom människor inte vill investera tid och ansträngning i att lära sig nya verktyg eller processer.
• Fokusera på affärsfrågor och processer i stället för krav: Ändringar introducerar ofta nya processer för att åtgärda problem och slutföra uppgifter. Nya processer kan leda till ett motstånd mot förändring eftersom människor fokuserar på vad de saknar istället för att helt förstå vad som är nytt och varför.

Dessutom kan du ha en betydande inverkan på förändringsmotståndet genom att engagera promotors och belackare.

Identifiera och engagera initiativtagare

Arrangörer är högljudda, trovärdiga individer i en användarcommunity som förespråkar ett verktyg, en lösning eller ett initiativ. Initiativtagare kan ha en positiv inverkan på implementeringen eftersom de kan påverka kollegor att förstå och acceptera ändringar.

För att effektivt hantera ändringar bör du identifiera och engagera initiativtagare tidigt i processen. Du bör involvera dem och informera dem om ändringen för att bättre utnyttja och förstärka deras påverkansarbete.

Identifiera och engagera belackare

Belackare är motsatsen till promotors. De är högljudda, trovärdiga individer i en användarcommunity som förespråkar mot ett verktyg, en lösning eller ett initiativ. Belackare kan ha ett betydande negativt inflytande på implementeringen eftersom de kan övertyga kollegor om att förändringen inte är fördelaktig. Dessutom kan belackare förespråka alternativa lösningar eller lösningar som har markerats för pensionering, vilket gör det svårare att ta bort gamla verktyg, lösningar eller processer.

För att effektivt hantera förändringar bör du identifiera och engagera belackare tidigt i processen. På så sätt kan du minimera den potentiella negativa inverkan de har. Om du tar itu med deras problem kan du dessutom omvandla dessa belackare till initiativtagare, vilket hjälper dig att implementera dem.

Frågor du behöver ställa dig

Använd frågor som de som finns nedan för att utvärdera ändringshantering.

• Finns det en roll eller ett team som ansvarar för ändringshantering i organisationen? I så fall, hur är de involverade i data- och BI-initiativ?
• Ses förändring som ett hinder för att uppnå strategisk framgång bland personer i organisationen? Bekräftas vikten av ändringshantering i organisationen?
• Finns det några betydande initiativtagare för data och BI-lösningar och processer i användarcommunityn? Omvänt, finns det några betydande belackare?
• Vilka kommunikations- och utbildningsinsatser utförs för att lansera nya dataverktyg och lösningar? Hur länge varar de?
• Hur hanteras förändringar i användarcommunityn (till exempel med nyanställda eller befordrade personer)? Vilka onboarding-aktiviteter introducerar dessa nya individer för befintliga lösningar, processer och principer?
• Känner sig personer som skapar Excel-rapporter hotade eller frustrerade av initiativ för att automatisera rapportering med BI-verktyg?
• I vilken utsträckning associerar människor sina identiteter med de verktyg de använder och de lösningar som de har skapat och äger?
• Hur planeras och hanteras ändringar i befintliga lösningar? Planeras ändringar, med en synlig översikt, eller är de reaktiva? Får användarna tillräckligt med aviseringar om kommande ändringar?
• Hur ofta stör ändringar befintliga processer och verktyg?
• Hur lång tid tar det att inaktivera äldre system eller lösningar när nya blir tillgängliga? Hur lång tid tar det att implementera ändringar i befintliga lösningar?
• I vilken utsträckning håller folk med om påståendet att jag är överväldigad av den mängd information jag är skyldig att bearbeta? I vilken utsträckning håller människor med om att sentimentet förändras för mycket, för snabbt?

Mognadsnivåer

En utvärdering av ändringshantering utvärderar hur effektivt organisationen kan genomföra och svara på förändringar.

Följande mognadsnivåer hjälper dig att utvärdera ditt aktuella tillstånd för ändringshantering, eftersom det gäller data och BI-initiativ.

Relaterat innehåll

I nästa artikel i microsoft fabric-implementeringsöversiktsserien får du sammanfattningsvis lära dig mer om implementeringsrelaterade resurser som du kanske tycker är värdefulla.