Microsoft 365 Copilot kullanmaya başlama - yönetici kılavuzu

Microsoft 365 Copilot, büyük dil modellerini (LLM'ler) kullanan yapay zeka destekli bir üretkenlik aracı. Verilerinizle, Microsoft Graph ve Microsoft 365 Uygulamaları ile tümleştirir.

Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams ve daha fazlası gibi popüler Microsoft 365 Uygulamalarıyla birlikte çalışır. Copilot, gerçek zamanlı akıllı yardım sağlayarak kullanıcıların yaratıcılıklarını, üretkenliklerini ve becerilerini geliştirmelerine olanak tanır.

Bu makalede, BT yöneticilerinin kuruluşlarını Copilot'a nasıl hazırlayabilecekleri ele alınmaktadır.

İpucu

Son kullanıcıysanız Copilot Lab iyi bir kaynaktır.

Başlamadan önce

Bu bölümde ön koşullara (lisanslama ve yönetim merkezlerine erişim) ve Copilot'u kullanabilen uygulamalara genel bir bakış sunulmaktadır. Microsoft Copilot 365 gereksinimlerinde daha fazla gereksinim olabilir.

Önkoşullar

Uygulama gereksinimleri

1. Adım - SharePoint'te aramayı iyileştirme

SharePoint içeriğinizi arama için optimize edin

Bir kullanıcı Copilot'a bir istekte bulunduğunda, Copilot bu isteği işler ve ardından LLM'lerle bir yanıt oluşturulur. LLM'ler Microsoft Graph'tan ve web içeriğinden (isteğe bağlı) yararlanıyor.

Microsoft Graph içeriği e-postaları, dosyaları, toplantıları, sohbetleri, takvimleri ve kişileri içerir. Bu verilerin önemli bir bölümü SharePoint'te depolanır. Copilot, SharePoint içeriğini SharePoint Arama'nın içerik topladığı şekilde toplar.

Copilot'dan en iyi şekilde yararlanmak ve en iyi sonuçları elde etmek için SharePoint içeriğinizi arama için iyileştirin:

Microsoft 365 Copilot, kullanıcıların içeriklerine doğal dil komutlarıyla ulaşmalarını ve erişmelerini sağlar. Copilot, mevcut yükümlülükleri takip ederek ve kuruluşunuzun ilkeleriyle tümleşerek veri güvenliğini ve gizliliğini sağlar. Microsoft Graph içeriğinizi diğer Microsoft 365 hizmetleriyle aynı erişim denetimleriyle kullanır.

Microsoft 365 Copilot ile gizlilik hakkında daha fazla bilgi edinmek için bkz. Microsoft 365 Copilot için Veri, Gizlilik ve Güvenlik.

2. Adım - Yeterli Erişim ilkelerini uygulama

SharePoint ve OneDrive ile aşırı paylaşımı önleyin ve erişimi kontrol edin

Kuruluşunuzun Microsoft 365 Copilot'u benimsemeye hazırlanması için SharePoint ve OneDrive ile birlikte uygulayabileceğiniz birkaç şiddetle önerilen adım vardır.

Başlamak için şunları yapabilirsiniz:

SharePoint paylaşım ayarlarıyla yanlışlıkla fazla paylaşımı azaltma

Copilot sonuçlarıyla yanlışlıkla içerik aşırı paylaşımını en aza indirmek için kuruluş ve site düzeylerinde paylaşım ayarlarını uygulayın:

  1. Kuruluş düzeyinde:

    • Kuruluşunuz genelinde paylaşımdan belirli kişi bağlantılarına kadar kiracınız için SharePoint ve OneDrive paylaşım ayarlarını güncelleştirin.

    • Geniş kapsamlı izinleri son kullanıcılarınızdan gizlemeyi göz önünde bulundurun. Örneğin, SharePoint Set-SPOTenant Windows PowerShell cmdlet'ini kullanarak Kişiler Seçici denetiminde "Dış Kullanıcılar Dışında Herkes" öğesini gizleyerek son kullanıcıların bunu kullanamamalarını sağlayın.

    • Copilot sonuçlarını 100'e kadar seçili SharePoint güncelleştirmesi için geçici olarak kısıtlamak için Kısıtlı SharePoint Araması(RSS) kullanın. Hub sitelerinin alt siteleri 100 sınırına doğru sayılmaz.

      RSS, & denetim sitesi izinlerini gözden geçirmenize zaman tanır. Kuruluşunuza Copilot'u benimsemesi amacıyla zaman vermek için yalnızca geçici bir çözüm olarak kullanılmalıdır.

  2. Site düzeyinde yanlışlıkla fazla paylaşımı azaltın:

SharePoint yönetim merkezinde izinleri ve site erişimini denetleme

Verilerin güvenli olduğundan emin olmak için SharePoint site erişimi ve izinlerini gözden geçirin. Hassas bilgiler içeren sitelerin önceliklerini belirleyin.

  1. SharePoint yönetim merkezinde, Etkin Siteler>'e bakın, bir site seçin >Düzenle>Ayarlar.

    Özel, siteye yalnızca kuruluşunuzdaki erişimi olan kullanıcıların erişebileceği anlamına gelir. Genel (varsayılan), kuruluşunuzdaki herkesin siteyi bulabileceği ve içeriğine erişebileceği anlamına gelir.

    SharePoint yönetim merkezi etkin siteler panelini gösteren ekran görüntüsü.

  2. Üyelik sekmesinde site sahiplerine, üyelerine ve ziyaretçilere erişimi gözden geçirin. Siteye yalnızca gerekli kullanıcıların erişebildiğinden emin olun.

Fazla paylaşılmış olabilecek içeriğe sahip siteleri belirleme ve erişimi denetleme

  1. En etkin şekilde aşırı paylaşılan siteleri hızla belirlemek için aşağıdaki SharePoint Gelişmiş Yönetim (SAM) etkinlik tabanlı raporlarını kullanın:

  2. Site sahiplerinin aşırı paylaşılan içerikleri onaylaması ve düzeltme adımları atması için bir Site Erişim İncelemesi başlatın. SharePoint yöneticileri, fazla paylaşılan içeriğe sahip bir siteye erişimi kısıtlamak için Kısıtlı Access Control İlkesi'ni kullanabilir.

İş açısından kritik siteler için SharePoint Gelişmiş Yönetimi ve Microsoft Purview'da kullanabileceğiniz özellikler vardır:

Not

SharePoint Gelişmiş Yönetimi, Copilot'a hızlı ve büyük ölçekte hazırlanmanıza yardımcı olacak daha fazla özelliğe sahiptir. Daha fazla bilgi edinmek için bkz. SharePoint Gelişmiş Yönetimi (SAM) ile Microsoft 365 için Copilot için hazırlanma.

Microsoft Purview'dan duyarlılık etiketleri

Verilerinizi korumak için duyarlılık etiketlerini kullanma

Microsoft Purview portalındaduyarlılık etiketleri (Bilgi koruma>Duyarlılık etiketleri) oluşturabilirsiniz. Kuruluşunuzdaki verilerin ne kadar hassas olduğunu belirlemek için bu etiketleri kullanın. Belgeler ve e-postalar gibi öğelere uygulandığında etiketler ek bir koruma katmanı ekler ve Copilot sonuçlarını etkileyebilir.

Duyarlılık etiketleri için Microsoft Purview ekranını gösteren ekran görüntüsü.

Korumanın daha sonraki bölümlerinde şunlar yer alır:

  • Copilot Business Chat farklı öğe türlerindeki verilere başvurabilir. En yüksek önceliğe sahip duyarlılık etiketi kullanıcılar tarafından görülebilir.

  • Etiket şifreleme uygularsa, Copilot kullanıcı için kullanım haklarını denetler. Copilot'un bu öğeden veri döndürmesi için kullanıcıya bu öğeden kopyalama izni verilmesi gerekir.

Duyarlılık etiketleriyle şunları yapabilirsiniz:

  1. Etiket oluşturma veya varsayılan etiketleri etkinleştirme: Duyarlılık etiketleriniz yoksa Ortak, Genel ve Gizli gibi bazı varsayılan etiketleri sizin için otomatik olarak oluşturmaya uygun olabilirsiniz. Varsayılan etiketler dosyalar, e-postalar ve toplantılar gibi öğeler için uygundur. Varsayılan etiketleri değiştirebilir ve her zaman kendi etiketlerinizi oluşturabilirsiniz.

    Daha fazla bilgi için şu makalelere bakın:

  2. Veri duyarlılığı gereksinimlerini tanımlayın ve SharePoint sitelerinizi ve dosyalarınızı OneDrive'da gözden geçirin. En kritik depolara odaklanın ve bu sitelerdeki verilerin duyarlılığını belirleyin.

    Copilot pilotu kullanıyorsanız, copilot lisanslarını bu kritik sitelere erişimi olan kullanıcılara dağıtın. Ardından, depolarınızın geri kalanını yineleyin ve kullanıcı tabanınızı genişletin.

    Benimsemeyi dağıtma ve yönlendirmeye yönelik daha ayrıntılı bir strateji için bkz. 7. Adım - Bazı kullanıcılara dağıtma ve benimsemeyi ölçme (bu makalede).

  3. Duyarlılık etiketlerini etkinleştirme ve uygulama: SharePoint ve OneDrive'daki dosyalar için duyarlılık etiketlerini etkinleştirin. Ardından, bir yayımlama etiketi ilkesiyle varsayılan bir etiket yapılandırabilirsiniz ve kullanıcılar etiketlerinizi el ile uygulayabilir. Büyük ölçekte etiketlemek için otomatik etiketlemeyi kullanarak algılanan hassas bilgilere göre etiketleri otomatik olarak uygulayın.

    Duyarlılık etiketlerini uygulayabileceğiniz farklı yöntemler hakkında daha fazla bilgi için bkz. Duyarlılık etiketleri için yaygın senaryolar.

    Kullanılabilir etiketleme yöntemlerinden biri, veri kaybı önleme (DLP) ilkelerini kullandığınızda belgelerde bulunan içeriğe göre duyarlılık etiketleri uygulamaktır. DLP ilkeleri, bir belgede adresler, vergi bilgileri veya pasaport numaraları içeren kişisel veriler gibi belirli bilgi türleri tanımlandığında duyarlılık etiketlerini otomatik olarak uygulayabilir.

    DLP ilkeleriyle şunları da yapabilirsiniz:

    • Kaynak kodu, finansal belgeler ve İK gibi içerik kategorilerini tanımlamak için eğitilebilir sınıflandırıcı aracını kullanın.
    • Ayrıca, kullanıcıların panoya veya çıkarılabilir USB aygıtlarına içerik kopyalama veya yazdırma gibi eylemlerini kısıtlayacak uç nokta DLP ilkeleri de oluşturabilirsiniz.

Duyarlılık etiketleri uygulandıktan sonra koruma ayarlarınızı zorlar.

Duyarlılık etiketleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bkz. Duyarlılık etiketleri hakkında bilgi edinin.

Microsoft Purview'da Copilot etkinliğini denetleme

Copilot etkinliğini denetleme, bekletme ilkeleri oluşturma ve eKeşif ile iletişim uyumluluğunu kullanma

Microsoft Purview portalında, Copilot istemleri ve yanıtları içeren belirli içerik ve etkinlikleri aramak için aşağıdaki özellikleri kullanabilirsiniz.

İpucu

Copilot için bu Microsoft Purview güvenlik ve uyumluluk korumaları ve Microsoft Purview Yapay Zeka Merkezi bunları daha hızlı dağıtmanıza nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için bkz. Üretken yapay zeka uygulamaları için Microsoft Purview veri güvenliği ve uyumluluk korumaları.

3. Adım - Uygulama gizliliğini gözden geçirme

Microsoft 365 uygulamaları gizlilik ayarlarınızı gözden geçirin

Microsoft 365 uygulamalarınızdaki gizlilik ayarları, Microsoft 365 Copilot özelliklerinin kullanılabilirliğini etkileyebilir. Kullanıcıların Copilot özelliklerine erişebildiğinden emin olmak için Microsoft 365 uygulamalarınızdaki gizlilik ayarlarını gözden geçirin.

Daha fazla bilgi edinmek için bkz. bağlı deneyimler için Microsoft 365 Copilot ve gizlilik denetimleri.

4. Adım - Kanalları güncelleştirme

Uygulamaları güncelleştirmek için Geçerli Kanalı veya Aylık Kurumsal Kanalı kullanma

Microsoft 365 Copilot, dağıtım ve güncelleştirmeler için Microsoft 365 Uygulamaları standart uygulamayı izler. Altı Aylık Kurumsal Kanal dışında tüm güncelleştirme kanallarında kullanılabilir.

Seçenekleriniz:

  • Üretim kanalları arasında Güncel Kanal ve Aylık Kurumsal Kanal yer alır.

    • Güncel Kanal, kullanıcılarınıza hazır oldukları anda en yeni Microsoft 365 uygulama özelliklerini sunar. Copilot gibi hızlı hareket eden bir ürün için en iyi deneyimi sağlar.

    • Aylık Kurumsal Kanal, bu yeni Microsoft 365 uygulama özelliklerinin her ay ne zaman yayımlandığında daha fazla tahmin edilebilirlik sağlar. Yeni özelliklerin Güncel Kanal'a sunulmasından önce bunları doğrulamak isteyen kuruluşlar için iyi bir seçenektir.

  • Önizleme kanalları Geçerli Kanal (Önizleme) ve Beta Kanalını içerir.

    Önizleme kanalları, kuruluşun geri kalanına sunulmadan önce ürünü doğrulamak için harika bir seçenektir. Daha fazla bilgi edinmek için bkz. Güncelleştirme kanallarına ve Microsoft 365 Insider kanallarına genel bakış.

Kullanıcı cihazları için kanalları yönetmenin birden fazla yolu vardır. Daha fazla bilgi edinmek için bkz: Copilot'u etkinleştirmek için Microsoft 365'in güncelleştirme kanalını değiştirme.

5. Adım - Microsoft 365 Copilot lisanslarını sağlama

Microsoft 365 yönetim merkezi kullanarak Copilot lisansları atama

Sonraki adım, kullanıcıların Copilot kullanmaya başlayabilmesi için lisans atamaktır. Microsoft 365 Copilot lisanslarını Microsoft 365 yönetim merkezinden yönetebilirsiniz. Lisansları tek tek kullanıcılara veya kullanıcı gruplarına ve diğer kullanıcılara da yeniden atayabilirsiniz.

Lisanslar atandığında Copilot, Word ve Excel gibi Microsoft 365 uygulamalarında görünür. Copilot'u kullanmak için kullanıcıların iş veya okul hesaplarıyla uygulamaya giriş yapması ve dosyanın düzenlenebilir (salt okunur değil) olması gerekir.

Daha fazla bilgi için şu makalelere bakın:

6. Adım - Copilot ayarlarını yapılandırma

Diğer Copilot özelliklerini yapılandırma

Microsoft 365 yönetim merkezi>Copilot'ta, kuruluşunuza yararlı olacak şekilde yapılandırabileceğiniz yöneticilere ve ayarlara fayda sağlayan daha fazla Copilot özelliği vardır.

Yapabilecekleriniz:

  • Copilot lisans atamalarının durumunu görüntüleme
  • Copilot hakkında en son bilgilere erişme
  • Veri güvenliği ve uyumluluk denetimlerini yönetme
  • Kullanıcılar adına geri bildirim gönderme
  • Eklentileri ve izinleri yapılandırma
  • Copilot'ta temel veri olarak web verilerinin kullanımını etkinleştirme

Daha fazla bilgi edinmek için bkz: Microsoft 365 Copilot'u Copilot sayfasıyla yönetme.

7. Adım - Bazı kullanıcılara dağıtma ve benimsemeyi ölçme

Erken benimseyenlerden oluşan bir grup oluşturma

Çeşitli Microsoft 365 üretkenlik uygulamalarında Microsoft 365 Copilot birçok kullanım vardır. Ayrıca, kullanıcıların farklı yollarla değer bulma fırsatları vardır.

Benimsemeyi yönlendirmeye yardımcı olmak için bir grup erken benimseyen oluşturun. Bu grup, kullanıcıların Copilot'u nasıl kullandığını ve onlar için ne kadar değerli olduğunu anlamanıza yardımcı olabilir.

  1. Kuruluşunuzdaki çeşitli iş gruplarında, ideal olarak mevcut Microsoft 365 özelliklerini yüksek oranda kullanan kullanıcıları belirleyin. Microsoft 365 yönetim merkezindeki kullanım ölçümleriniinceleyerek bu kullanıcıları belirleyebilirsiniz.

  2. Bu kullanıcılara Microsoft 365 Copilot lisansları atayın ve kullanıcı ekleme kiti de dahil olmak üzere Microsoft 365 Copilot benimseme merkezinde bulunan kaynakları kullanarak onları yerleştirin.

  3. Bu kullanıcılar Copilot'u kullanmaya alıştıkça, onu en iyi nasıl kullandıkları ve kendileri için en değerli yerin neresi olduğu konusunda konuşabilirler. Bu bilgiler, kuruluşunuz genelinde diğer kullanıcıların Copilot'u benimsemesine ve kullanmasına yardımcı olabilecek ürün önderlerini size sunar.

    Erken benimseyenlerden veya Şampiyonlardan oluşan yerleşik topluluğunuzla, kuruluşlarındaki meslektaşlarıyla daha iyi konuşabilir ve Copilot'un değerini kendi ihtiyaçlarına en uygun şekilde bağlamsallaştırabilirler. Bu çerçeve aynı zamanda BT departmanlarına Şampiyonlar aracılığıyla soruları ele almak için ölçeklenebilir bir yol sunarak kuruluşunuz genelinde uzmanlardan oluşan bir ekip geliştirir.

    Benimseme hakkında daha fazla bilgi edinmek için Microsoft 365 Copilot benimseme merkezini ziyaret edin.

İçgörüler ve kullanıcı yaklaşımı alma

Copilot'un kuruluşunuz üzerindeki etkisini ölçmek için Viva Insights Copilot Panosu'nu kullanın. Viva Insights, kurumsal liderlere ve BT karar vericilerine hazır olma, benimseme, etki ve kullanıcı duygusu hakkında içgörüler sunar.

Daha fazla bilgi için şu makalelere bakın:

Diğer kaynaklar