E-posta özetini görüntüleme ve CRM'ye kaydetme

  • Makale

E-posta üzerinden müşterilerinizle etkileşim kurarken, genellikle en son bilgilerle CRM sisteminizi güncelleştirmeniz gerekir. Müşterilerle e-postayla etkileşim kurmak istediğinizde CRM sistemini manuel olarak güncelleştirmek zaman alabilir ve hataya neden olabilir. Buna ek olarak, e-posta alışverişlerinde kayıtları aşırı yükleyerek CRM sisteminde parazite de neden olabilir.

Satış için Copilot, e-posta konuşmalarını özetlemek için yapay zekayı kullanır ve size özeti kopyalama ve özeti bir kayda not olarak CRM sisteminize ekleme seçenekleri sunar.

Uygun olduğunda özette bütçe, paydaşlar, ihtiyaç ve zamanlamadan e-postada bahsedilip bahsedilmediği hakkında bilgiler yer alır. Bu bilgiler yalnızca harici e-postalar için ve AI tarafından yüksek bir olasılıkla algılandığında görüntülenir.

Lisans gereksinimleri

Bu makalede ele alınan deneyim, yalnızca mevcut lisanslarıyla sağlanan özelliklere erişen Sales Copilot Dynamics 365 Sales müşterilerine gösterilir. Satış için Copilot satın alan kuruluşlar, içinde tam entegre deneyimi görecekler Microsoft Outlook. Daha fazla bilgi için bkz Outlook'ta satış bilgilerini kullanarak bir e-posta ileti dizilerini özetleme.

E-posta özetinin anatomisi

Ek açıklamalar içeren E-posta özetini gösteren ekran görüntüsü.

Ek Açıklama Veri Akışı Açıklaması
Kategori 1 Özet oluşturmak için kullanılan e-posta metnini göstermek için kullanılan atıf numarası. Daha fazla bilgi: Veri kaynağını görüntüleme
2 Daha fazla seçenek menüsü:
3 Parmak aşağı ve yukarı ok tuşlarını kullanarak geri bildirim veya yanlış içerik paylaşın. Daha fazla bilgi: Geri bildirim paylaşma

Not

  • E-posta özeti yalnızca 180 sözcükten daha fazla olan 1000 karaktere sahip e-posta ve e-postalar için üretilir.
  • E-posta özeti en fazla 400 karakter içerir.
  • Özeti CRM sisteminize ekledikten sonra gerektiği gibi düzenleyebilirsiniz.
  • Hatalar olabileceğinden yapay zeka tarafından oluşturulan içeriği dikkatlice kontrol etmeniz gerekir. Doğru ve uygun olduğundan emin olmak için yapay zeka tarafından oluşturulan özetleri inceleyip düzenlemek sizin sorumluluğunuzdadır.

Desteklenen diller

Desteklenen dillerin listesini görmek için desteklenen diller bölümüne bakın.

E-posta özetini görüntüle

  1. Outlook'ta, bir müşteri e-postasını açın veya yanıtlayın.

  2. Satış için Copilot bölmesini açın.

  3. E-posta özeti, Temel e-posta bilgileri kartında görüntülenir.

Not

E-posta özeti aşağıdaki durumlarda oluşturulmaz:

  • E-posta içeriği 1000 karakterden az olduğunda.
  • E-posta şifrelendiğinde.

E-posta özetini CRM'ye kaydetme

  1. E-posta özetini görüntüleyin.

  2. Temel e-posta bilgileri kartında Diğer seçenekler (...) öğesini ve ardından Özeti (CRM)'ye kaydet seçeneğini seçin.

  3. Bir kayıt seçin'in altında , önerilen kayıtlardan birini seçin veya başka bir kayıt bulmak için arama kutusunu kullanın.

    İletişimle ilgili birden fazla fırsat varsa, Satış için Copilot özeti kaydetmek için yapay zekaya göre sıralanmış önerilen fırsatların bir listesini görüntüler. Bu durumda, ilk fırsat varsayılan olarak seçilidir.

    Not

    • E-posta bir fırsata zaten bağlıysa varsayılan olarak seçilidir.
    • Hiçbir fırsat bağlı değilse, firma veya ilgili kişi için kullanılabilir açık fırsatlar ve e-postanın içeriği tarafından belirlenen en üst dereceye sahip fırsat varsayılan olarak seçilecektir.
    • Bir kaydı aradığınızda arama sonuçları, yönetici tarafından seçilen kayıt adını ve anahtar alanları görüntüler. Temel alanlar hakkında daha fazla bilgi için bkz. Temel alanları mini görünümde seçme.
    • Arama sonuçlarınız önerilen kayıtlar listesine eklenir, böylece güvenle arama yapabilir ve yeniden deneyebilirsiniz.
    • Şu anda, Satış için Copilot kullanarak özeti tek bir kayda kaydedebilirsiniz.
    • Aktiviteler için etkinleştirilen ve Yönetici tarafından Satış için Copilot eklenen tüm kayıt türlerine bağlanabilirsiniz. Kayıt türü ekleme hakkında daha fazla bilgi için bkz Yeni kayıt türü ekleme (veya Salesforce nesnesi)..
    • Salesforce'ta iki tür not nesnesi vardır: "Notlar ve Ekler" ve Notlar (İçerik Notları olarak da bilinir). Not almak ve CRM kayıtlarına eklemek için bu nesnelerden herhangi birini kullanabilirsiniz. Ancak Satış için Copilot yalnızca kullanıma hazır "Notlar ve Ekler" nesnesini destekler. Satış için Copilot'un Notlar nesnesini desteklemesini istiyorsanız yöneticinizden Microsoft desteğiyle iletişime geçmesini isteyin.

    E-posta özetini kaydetmek için bir fırsatın nasıl seçileceğiyle ilgili ekran görüntüsü.

  4. Kaydet'i seçin.

    E-posta özeti, CRM'ye seçili kayda not olarak kaydedilir. Tüm Satış için Copilot notları aynı konuyu paylaşır: "[AI tarafından oluşturulan] Satış için Copilot'dan e-posta özeti" ve e-postanın konusunu ve notun kaydedildiği zaman damgasını içerir.

    CRM'de not olarak kaydedilen E-posta özetini gösteren ekran görüntüsü.

E-posta özetinde veri kaynağını görüntüleme

CRM'den belirlenen, ilgili kişi ve firma kayıtları gibi bilgiler, hızlı başvuru için e-posta özeti içinde bir veri kaynağı olarak görüntülenir.

E-posta özetindeki CRM verileri mavi renkli görüntülenir. CRM verileriyle ilgili bilgileri görmek için içeriği seçin. CRM kayıt kartında öğesini seçerek ayrıntılarını görüntülemek için CRM'de bir kaydı da açabilirsiniz.

E-posta özetinde kullanılan e-posta verileri alıntı numaralarıyla görüntülenir. E-postadaki tam alıntı metnini ve bunu alıntılayan kişinin adını görmek için atıf numarasını seçin.

E-posta özeti veri kaynağını gösteren ekran görüntüsü.

Geri bildirim paylaşma

E-posta Özeti hakkında geri bildiriminiz varsa e-posta özetinin altında uygun simgeyi seçerek bunu paylaşabilirsiniz. Geri bildiriminiz çok değerlidir ve işlevi geliştirmek için kullanırız.

Not

Geri bildirim paylaşımı sırasında kişisel bilgilerinizi girmediğinizden emin olun.

  1. E-posta özetinin altında veya öğesini seçin.

    Bir simge seçtikten sonra Daha fazla anlatın bağlantısı edinirsiniz.

  2. Geri bildirim formunu açmak için bağlantıyı seçin.

  3. Geri bildirim formuna yanıtlarınızı girin ve Gönder'i seçin.