创建共享邮箱

注意

如果你的组织使用的是混合 Exchange 环境,则你应使用本地 Exchange 管理中心创建和管理共享邮箱。 请参阅在 Exchange 管理中心创建共享邮箱

如果不确定是应为 Outlook 创建共享邮箱还是 Microsoft 365 组,可参阅比较组获取一些指导。 暂无法将共享邮箱迁移到 Microsoft 365 组中。

创建共享邮箱,以便一组人可以监视和发送电子邮件来自常见电子邮件地址,例如 info@contoso.com。 如果组中有人回复发送至共享邮箱的邮件,则看起来该电子邮件是从共享邮箱发送而不是从单个用户发送。

共享邮箱包含共享日历。 你的团队可以使用共享日历作为每个人输入约会的位置。 例如,如果有 3 个人进行客户访问,则所有人都可以使用共享日历输入客户访问信息。

创建共享邮箱之前,请务必阅读关于共享邮箱了解详细信息。

提示

如果需要有关本主题中步骤的帮助,请考虑 与 Microsoft 小型企业专家合作。 借助业务助手,你和你的员工在发展业务时,可以针对从加入到日常使用的各个方面随时访问小型企业专家。

创建共享邮箱并添加成员

  1. 使用具有 Exchange 管理员角色的用户登录。 如果收到消息“你没有访问此页面或执行此操作的权限”,则表明你不是管理员。
  1. 在管理中心,转到 Teams & 组>共享邮箱页。 如果未看到 Teams & 组,请选择左侧导航窗格中的“全部显示”。
  1. 管理中心,转到 Teams & 组>共享邮箱页。
  1. 共享邮箱 页上,选择 + 添加共享邮箱。 输入共享邮箱的名称。 此操作选择电子邮件地址,但你可以根据需要对其进行编辑。

  2. 选择“保存更改”。 可能需要几分钟时间,才可以添加成员。

  3. 在“后续步骤”下,选择“将成员添加到此邮箱”。 成员能够查看此共享邮箱收到的邮件及发出的答复。

  4. 选择“ 添加成员 ”按钮。 选择要使用此共享邮箱的人员,然后选择“ 添加”。 然后关闭。

你有一个共享邮箱,而且它包含一个共享日历。 转到下一步: 阻止共享邮箱帐户登录

您应使用哪些权限?

对于共享邮箱,可以使用以下权限:

  • 完全访问权限: 完全访问权限允许用户登录共享邮箱并作为该邮箱的所有者。 访问共享邮箱后,用户可以创建日历项目、读取、查看、删除和更改电子邮件,以及创建任务和日历联系人。 然而,具有完全访问权限的用户无法从共享邮箱发送电子邮件,除非他们同时拥有"发送为"或"代表发送"权限。

  • 发送方式:通过"发送方式"权限,用户可以在发送邮件时模拟共享邮箱。 例如,如果由 Marketingrina 登录到市场营销部门的共享邮箱并发送一封电子邮件,看起来好像市场营销部门发送了该电子邮件。

  • 代表:通过"代表发送"权限,用户可以代表共享邮箱发送电子邮件。 例如,John 登录到 32 号接待大楼的共享邮箱并发送一封电子邮件,看起来就像是"John 代表 32 号接待大楼"发送的该邮件。 无法使用 EAC 来授予"代表发送"权限,必须通过在 Set-Mailbox cmdlet 中设置 GrantSendonBehalf 参数才能实现。

注意

当邮箱上的 HiddenFromAddressListsEnabled 参数设置为“True”时,“发送方式”和“代表发送”权限在 Outlook 桌面客户端中将不起作用,因为它们要求邮箱通过全局地址列表在 Outlook 中可见。

使用 EAC 编辑共享邮箱委派

  1. Exchange 管理中心,转到 “收件人>邮箱”。 选择共享邮箱,然后选择 “编辑”“编辑”图标

  2. 在“邮箱权限”下,选择“管理邮箱委派”。

  3. 若要授予或删除“完全访问权限”和“代理发送”权限,请选择“添加”图标或“删除”图标,然后选择要向其授予权限的用户。

    注意

    “完全访问”权限允许用户打开邮箱,以及创建和修改其中的项目。 “代理发送”权限允许除邮箱所有者以外的任何人从该共享邮箱发送电子邮件。 这两个权限是成功操作共享邮箱所必需的。

  4. 选择“保存”以保存所做的更改。

阻止登录共享邮箱帐户

每个共享邮箱都有相应的用户帐户。 注意到你在创建共享邮箱时未被要求提供密码? 该帐户有一个密码,但密码是系统生成的(未知)。 不得使用该帐户登录共享邮箱。

但如果管理员重置了共享邮箱用户帐户的密码,该怎么办? 如果攻击者获取了对共享邮箱用户帐户的密码,又该怎么办? 这将使得用户帐户能够登录共享邮箱并发送电子邮件。 要阻止此操作,需要阻止登录与共享邮箱关联的帐户。

  1. 在管理中心,转到“用户”>“活动用户”页面。
  1. 在管理中心,转到“用户”>“活动用户”页面。
  1. 在用户帐户列表中,找到共享邮箱的帐户(例如,将筛选器更改为“未经授权的用户”)。

  2. 选择用户以打开其属性窗格,然后选择 “阻止登录”。

    注意

    如果帐户已被阻止, 登录被阻止 将显示在顶部,图标将读 取消阻止此用户

  3. “阻止登录 ”页上,选择“ 阻止用户登录”,然后选择“ 保存更改”。

有关如何使用 Microsoft Graph PowerShell (同时包括多个帐户) 阻止帐户登录的说明,请参阅 使用 PowerShell 阻止Microsoft 365 个用户帐户

向 Outlook 添加共享邮箱

如果企业启用了自动映射(默认情况下,大部分用户都会启用此功能),共享邮箱将在用户关闭并重启 Outlook 后自动出现在其 Outlook 应用中。

在用户邮箱(而非共享邮箱)上设置自动映射。 这意味着如果尝试使用安全组来管理有权访问共享邮箱的人员,自动映射将无法正常工作。 因此,如果想要自动映射,必须显式分配权限。 自动映射默认启用。 要了解如何将其关闭,请参阅 删除共享邮箱的自动映射

要详细了解 Outlook 中的共享邮箱,请参阅:

在移动设备(手机或平板电脑)上使用共享邮箱

可采用下列两种方式在移动设备上访问共享邮箱:

注意

共享邮箱只能添加到 Outlook for iOS 应用程序或 Outlook for Android 移动应用程序

使用共享日历

创建共享邮箱时,会自动创建共享日历。 我们希望使用共享邮箱日历(而不是 SharePoint 日历)来跟踪约会和位置。 共享日历与 Outlook 集成,与 SharePoint 日历相比更易于使用。

  1. 在 Outlook 应用中,转到日历视图,然后选择共享邮箱。

  2. 当您进入会议或约会时,属于共享邮箱的每个人都可以看到这些会议或约会。

  3. 共享邮箱的所有成员都可以在该日历上创建、查看和管理约会,就像处理自己的个人约会一样。 共享邮箱的所有成员都可以看到他们对共享日历所做的更改。

从共享邮箱中删除许可证

共享邮箱通常不需要许可证。 按照这些说明从共享邮箱中删除许可证,以便你可以将其分配给用户或退回许可证,以便你无需为不需要的许可证付费。

注意

在以下情况下,需要Exchange Online计划 2 许可证:

  • 共享邮箱的存储空间超过 50 GB。
  • 共享邮箱使用就地存档。
  • 共享邮箱处于诉讼保留状态。

有关如何分配许可证的分步说明,请参阅 向用户分配许可证

删除许可证

  1. 在管理中心,转到“用户”>“活动用户”页面。

    注意

    需要从“活动用户”页中删除许可证。 无法从“共享邮箱”页中删除许可证,因为许可证是用户设置。

  1. 在管理中心,转到“用户”>“活动用户”页面。

    注意

    需要从“活动用户”页中删除许可证。 无法从“共享邮箱”页中删除许可证,因为许可证是用户设置。

  1. 选择共享邮箱。

  2. 在“ 许可证和应用 ”选项卡上,展开 “许可证 ”,然后取消选中要删除的许可证的框。

  3. 选择“保存更改”。

  4. 返回到 “活动用户 ”页时,共享邮箱的状态将为 “未授权”。

  5. 你仍在为许可证付费。 若要停止为其付费,请 从订阅中删除许可证

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