管理电子数据展示
上次修改时间： 2010年10月7日
适用范围： SharePoint Server 2010
本文内容
电子数据展示无处不在
电子数据展示编程模型
保留报告
在电子数据展示中搜索
将保留内容与非保留内容分隔开
电子数据展示是组织通过其查找、保留和保存与特定法庭案例相关的文档的过程。它有时也称作"保留"功能。在 Microsoft SharePoint Server 2010 中，可将电子数据展示作为任何网站上的网站功能激活。使用电子数据展示功能可为整个网站集中的电子数据展示添加要保留的项。还可使用此功能管理保留项，并在跨多个网站集的存储库中搜索内容。可指定搜索查询并计划要添加到保留项的所有项目，也可以将每个项目分别添加到保留项。
电子数据展示无处不在
一些法庭案例需要能够在不同位置进行搜索，而记录中心不是长期存档。因此，您可能决定使用记录中心来存储所有重要文档，但对协作空间使用自定义网站模板；您可能需要在协作空间中使用电子数据展示。若在多个位置使用多个解决方案管理记录，则需要可搜索企业中任意位置的记录的电子数据展示解决方案：电子数据展示无处不在。内部保留基础结构功能在任何位置都启用了电子数据展示。
默认情况下，会在每个 SharePoint Server 2010 网站中激活内部保留基础结构功能。在激活此功能之后，网站上的所有功能均可用于网站中要置于保留状态的项目。以下项目可采用与保留项相关的特定操作：
搜索和处理作业可向保留项添加项目。
解除限制作业可从保留项中删除项目。
可查看与项目相关的保留数据，并在保留项中添加或删除项目。
由于默认情况下会在任何位置都启用保留基础结构功能，因此可搜索整个网站集，并将结果置于保留状态，而不激活子网站中的 Hold 功能。
利用 Hold 功能，可在启用了该功能的网站中定义和管理保留项。
电子数据展示编程模型
用于大多数电子数据展示开发的 API 位于 Microsoft.Office.RecordsManagement.Holds 命名空间中。
保留报告
保留报告由 Microsoft.Office.RecordsManagement.Reporting 命名空间中的类和成员来创建和管理。保留 Report 对象列出了新数据和已更改的数据。由于每个保留项均可与多个报告关联，因此在多网站集存储库中，每个网站集都具有一个报告。如果有多个项目处于保留状态，则必须将报告拆分为多个部分。
处于目标位置的保留报告包含在源位置上运行的搜索的结果。当计时器作业处理 search and send to another site 操作时，它会调用 Web 服务并传入有关它执行的查询的数据，如已搜索的网站、已运行的查询以及执行查询的日期。面向公众的保留功能在网站级别工作，这使用户能够在网站集（SPSiteCollection 对象）中创建多个分层保留项列表。在创建此列表后，该功能会从网站父链中的所有保留项列表中拖出数据。
即使所选保留项中没有内容，也会生成保留 Report 对象。如果报告未包含内容，则 SharePoint Server 2010 将引发 ReportEmptyException 异常。
在电子数据展示中搜索
基于列表项属性（如日期）的搜索是电子数据展示方案中的典型搜索。例如，您可能需要查找在某个特定日期前所签署的所有合同。此外，SharePoint Server 2010 中支持内容分发方案，在此方案中，内容的集中程度较低且更加分散—这使得能够指定准确查询和电子数据展示搜索范围变得更加重要。构建电子数据展示搜索是为了提供范围、缩放、扩展性、查询重用和跨多个网站集进行搜索的能力。您可以：
将电子数据展示搜索的范围限定为特定网站。
缩放目标：将 10,000 项搜索结果置于保留状态。
使用 SharePoint Server 搜索之外的搜索引擎（如 FAST）执行电子数据展示搜索。
访问对特定保留项执行的搜索查询的列表。
更轻松地读取查询。查询对用户可读且易于重新生成。
搜索可跨多个网站集。这包括能够为搜索包含的所有网站集定义一个保留项列表，能够向保留项添加多个网站集中的搜索结果，以及能够将搜索范围限定为多个网站集存储库中的一个网站集。
将保留内容与非保留内容分隔开
电子数据展示和保留功能包括将保留内容与非保留内容分隔开的能力。可以将搜索结果复制到记录中心，以便在其中传送这些搜索结果并将它们与其他记录放置在一起。还可以配置该功能，以将搜索结果复制到记录中心，并将它们与现有记录分隔开。
若要将保留内容与非保留内容分隔开，可以设置一个专用于电子数据展示的单独记录中心，也可以创建一个自定义传送器，以检查传入的保留属性，并根据属性值将它们传送到一个特殊库。
通过创建一个单独的专用于电子数据展示的记录中心，可成功地将保留内容与企业记录分隔开，但不会根据放置此内容的保留项将内容传送到特殊位置。此方法具有一个缺点，即需要为要单独保留的每类属性提供一个单独的记录中心。
多网站集存储库
作为一个常规基础结构功能，SharePoint Server 2010 包括将多个网站集合并为一个订阅的方法。对于电子数据展示而言，订阅可满足要组合在一起的网站集的大部分（而非所有）需求。因此，我们创建一个称作多网站集存储库的订阅的子类型，它不仅与订阅共享通用功能，而且还提供电子数据展示所需的唯一功能。
多网站集存储库包括一个用于枚举网站集的 API、一个用于配置跨整个多网站集存储库的设置的网站、一种用于将组 ID 传递给在可分区的多个组中共享的服务的方法以及一种用于从因其他原因而组合在一起的多个网站集中唯一地区分多网站集存储库（如宿主环境）的方法。
"订阅设置"页包含一个指向"发现和保留设置"的链接，这是一个用于为当前订阅配置电子数据展示和保留设置的页。如果文档和记录中心跨多个网站集以支持电子数据展示，则选择将所有网站集组合到一个存储库中。通过将所有网站集绑定到一个存储库中，可为整个订阅启用一个集中保留列表、一个报告库和一个搜索页。还可以指定：
是否搜索整个订阅
主保留列表所在的网站集
用于预览搜索的注册搜索服务中的范围
在将网站组指定为多网站集存储库并在集线器中启用"保留"后，即完成了对多网站集存储库的配置。
扩展电子数据展示以跨多网站集存储库
可以扩展电子数据展示，以支持跨多个网站的搜索和保留操作。可以指定您需要搜索所有可用的网站集、查询该范围以及在多个网站集范围的所有搜索结果上放置一个保留项。
为了跨多个网站集，SharePoint Server 2010 在多网站集存储库中每个网站集上创建一个异步工作项，然后将搜索查询和保留传递到这些工作项。每个网站集将单独处理保留请求，并发送包含范围内每个网站集的结果的单独电子邮件。
也会分发报告体系结构：每个网站集都生成一个有关该网站集中处于保留状态的项目的 Report 对象。这些报告都将存储在中央集线器的保留报告集合中。
为了在多网站集存储库中启用电子数据展示搜索，每个网站都会标识自身是否为多网站集的一部分。此外，多网站集存储库中的每个"搜索并添加到保留"页会标识范围内所有网站集的列表和所有保留项的列表，并可在多网站集存储库中限制对这些列表的结果预览。
多网站集存储库中的搜索
如前所述，SharePoint Server 2010 会锁定"搜索并添加到保留"页，以便仅网站集管理员可访问它。在将范围扩展到多个网站集时，此级别的访问控制将不够用：某个网站集的管理员无法查看其他网站集中的所有内容。如果租户管理员明确选择启用跨多网站集存储库的搜索，则特权提升是可接受的。但是，SharePoint Server 2010 会告知在多网站集存储库中启用电子数据展示的用户：带主保留列表的网站上的任何网站集管理员都可访问订阅中的所有项目。