在 Project Web App 中规划项目生命周期

  • 项目

摘要：了解如何为新项目计划项目、资源和自定义字段，以及如何存档 Project Web App 中的已完成项目。
适用于：Project Server 2016、Project Server 2013

为了有效地管理项目生命周期，已设计了很多方法和系统。 本文并不提倡用其中的任一方法或系统替代其他的方法或系统。 本文是为 Project Server 管理员而编写的，提供了项目创建、维护和存档活动的列表。 这些任务是一些本质上相同或至少是类似的常规任务（与组织所使用的方法无关）。 计划这些活动有助于确保以与组织目的一致的方式管理项目，并可提供最终用户的满意体验。 本文的目的是为了提醒那些负责规划 Project Server 部署和配置的人员：需要进行与本章中所述功能相关的某些选择。

可以通过多种方法将项目从概念变为现实。 有时此过程是非正式的，可能是一个小时内在白板上画出的头脑风暴。 有时项目是在经过几年的研究和仔细分析之后创建的。 如果不对项目进行规划和管理，则创建过程会变得非常混乱。 此混乱状况在很多方面会增加组织的成本：效率降低、资源分配不当、主次不清、工作重复、方法冲突和机会错失（在此仅列出其中的一些）。 以下是在使用 Project 2016 为组织创建项目时应考虑的一些要点。

计划将任务列表项目迁移到 Project Web App 中

Project Server 2016 提供将使用 SharePoint 列表创建的项目导入 Project Web App 实例的功能。 通过此功能可在项目规模很小时，快速启动并轻松管理项目。 当项目的范围扩大时，可以逐步进行迁移，使其成为完整的 Project Server 项目。

Project Server 只支持每个网站集的单个 Project Web App 实例。 在规划 SharePoint 任务列表项目时，应考虑要在哪个网站集中创建这些项目，以便将彼此相关的项目导入同一 Project Web App 实例。

还建议您为组织制定指导原则，确定在将 SharePoint 列表中的项目导入 Project Web App 之前要对其进行多长时间的管理。

在 Project Web App 中规划资源

企业资源是指用于完成企业项目任务的人员、设备和材料。 企业资源是组织资源池的一部分，集中存储在每个 Project Web App 实例中。 可以创建企业资源池，以便项目经理能够将资源添加到企业资源池或导入资源，从而向项目中的各个任务分配资源。 在将资源添加到企业资源池之前，应先定义企业全局模板的内容。

在可以正确创建和维护组织的企业资源库之前，必须仔细定义和记录企业资源自定义域并创建这些域。 此外，对于大型组织，最初填充企业资源库的过程与保持企业资源库准确和最新的过程同等重要。 对在企业资源库中存储和管理的资源信息所做的重大更改进行跟踪可以是一项全职活动。

在为 Project Web App 创建企业资源库之前，必须确定起始点。 将资源添加到企业资源库的过程会有所不同，具体取决于您是否：

  • 从新项目开始 此方案需要最少的准备。 如果可以在单个文档中收集所有必需的资源信息，则简化此过程。 你可以在纸上列出一个列表。 然后，从 Active Directory 或成员资格存储（如果使用表单身份验证）导入已标识的资源。 或者，可以使用 Excel 收集此信息。 然后，将生成的电子表格导入Project Professional并将其保存到Project Web App。

  • 创建企业资源库 在此方案中，将在 Project Professional 2016 中创建企业资源库。 使用 Project Professional 2016 连接到 Project Web App 并签出企业资源库。 输入资源并保存企业资源库。

在 Project Web App 中规划自定义字段

Project Web App 包括可自定义的查找表和字段。 自定义字段可以包含有关任务、资源或分配的信息。 在 Project Web App 中，可包含自定义数据的字段包括文本、标记、数字、日期、成本、开始和完成日期以及持续时间。 可以使用公式、特定值计算或图形指示符来自定义这些字段以获取所需信息。

可以编写要在自定义字段中计算的自己的公式（包括对其他字段的引用）。 可以为自定义字段创建一个值的列表以确保快速而准确的数据输入。 可以在自定义字段中显示图形指示符，而不显示实际数据。 这样就可以在该字段中的数据满足特定条件时（例如，当数据超出指定范围时或当资源分配过多时）进行快速查看。 还可以为项目中的信息创建自定义字段的分层结构。 例如，可能希望将公司的成本代码与项目数据进行关联。 在创建此结构并将这些自定义字段应用于数据之后，可以轻松使用这些字段对项目数据进行筛选、排序和分组。

Project Web App 中包含两类自定义字段，即本地自定义字段和企业自定义字段。 本地自定义字段在特定项目的范围内由项目经理使用。 项目管理办公室 (PMO) 使用企业自定义字段来收集用于组织内的汇总报告的数据。 对于企业任务和项目自定义字段，Project Web App 支持限定到特定程序范围（项目集合）的表示法。 通过这种方式，可定义适用于项目子集的企业自定义字段。

（详细了解Project Server 和 Project Online 中的自定义字段。）

在 Project Web App 中停用项目

在废弃项目时，您应考虑执行某些操作。 废弃项目时执行一些基本的清理操作有助于提高 Project Server 的性能。 此外，您还可以保护项目，以确保只有那些需要信息（例如，需要查看历史记录）的用户才可以查看项目。 删除其他未使用的企业对象（例如资源和任务）有助于防止服务器性能下降。

在 Project Web App 中规划存档

在 Project Web App 中可以备份多个企业对象：

  • 项目

  • 企业资源库和日历

  • 企业自定义域

  • 企业全局设置

  • 视图定义

  • 系统设置

  • 类别和组设置

通过备份这些对象，您可以有选择地还原特定项，并且可以保留这些项的多个版本。

备份是在 Project Web App 中的 Project Server 设置页上完成。 可用的备份方法有两种：

  • 日程安排备份

  • 管理性备份

利用管理性备份，可以随时备份企业对象。 顾名思义，利用计划备份，可以每天按计划时间备份企业对象。 我们建议定期备份企业对象，如果使用计划备份，建议安排在服务器使用率较低时备份。

备份的对象会保存到 Project Web App 所在的 SharePoint 内容数据库中的存档区域。

完成项目后，可采用几个选项废弃此项目。

  • 从 Project Web App 中删除企业对象，但保留存档的副本。

  • 完全删除企业对象，并依赖数据库备份进行存档。

  • 将项目放在一个特定的 Project Web App 类别中，只允许少数用户访问此类别。

将项目放在一个特定的 Project Server 类别中

若要只允许特定用户查看废弃的项目，则可以创建一个特定的 Project Web App 类别。 添加此项目和您不希望拥有此项目访问权限的所有用户，并将这些用户的权限设置为拒绝。 有关用户、组和类别的详细信息，请参阅 在 Project Server 中计划组、类别和 RBS。

注意

若要创建类别，Project Web App 必须在 Project Server 权限模式下。

在 Project Web App 中规划清除

完成项目时删除未使用的企业对象有助于防止服务器性能下降。 删除任务对长期稳定服务器性能特别有益。 如果企业不再使用某些资源，则最好将其删除。 完成项目时删除未使用的企业对象还可以节省数据库服务器上的磁盘空间。