管理保留通知
提示
电子数据展示 (预览) 现已在新的 Microsoft Purview 门户中提供。 若要详细了解如何使用新的电子数据展示体验,请参阅 了解电子数据展示 (预览版) 。
启动法定保留通知工作流后,可以使用 Microsoft Purview 电子数据展示 (Premium) 中的通信工作流来跟踪通信状态。 “通信”选项卡包含电子数据展示 (高级版) 案例中的所有通知的列表。 可以查看详细信息,例如已分配或已确认通知的保管人的数量。
提示
如果你不是 E5 客户,请使用 90 天Microsoft Purview 解决方案试用版来探索其他 Purview 功能如何帮助组织管理数据安全性和合规性需求。 立即从 Microsoft Purview 合规性门户试用中心开始。 了解有关 注册和试用条款的详细信息。
监视确认
从“ 通信 ”选项卡选择通信后,可以查看已确认保留通知的保管人列表。
- 在合规性门户中,转到 电子数据展示 > 电子数据展示 (高级版) 。
- 选择案例,然后选择“ 通信 ”选项卡。
- 选择一个通信以显示 “保管人通信 ”浮出控件页。
与所选通信关联的保管人列表显示在通信浮出控件页上。 此页还显示见解,以及已接收的确认数和未完成的确认数。 该页还显示哪些保管人已发送确认,表示他们收到了保留通知。
重新发送保留通知
有时,保管人会在日常工作中跟踪电子邮件。 或者,对于长期诉讼案件,保管人可能会联系你或其他人,并要求你重新发送通知。 在管理法定保留通知的通信工作流时,可能需要重新发送通知,使其返回到“用户邮箱的顶部”。
向保管人重新发送保留通知:
- 在电子数据展示 (Premium) 中,选择一个事例,然后选择“ 通信 ”选项卡。
- 选择一个通信以显示 “保管人通信 ”浮出控件页。
- 选择“ 更多 > 重新发送保留通知”。
- 在 “重新发送保留通知 ”浮出控件页上,选择要重新发送通知的保管人,并键入可选原因。
- 选择“ 重新发送 ”,将通知发送给所选保管人。
如果保管人未确认保留通知,则会重启提醒和升级工作流。 如果保管人已确认搁置通知,保管人将收到原始保留通知的副本。
注意
只能向分配给通信的保管人重新发送法定保留通知。
更新保留要求
随着案件的进展,可能需要保管人保留比之前指示更多的或更少的数据。 在电子数据展示术语中,你需要使用更新的内容重新发出保留通知。
若要更新初始保留通知的内容,
- 在电子数据展示 (Premium) 中,选择一个事例,然后选择“ 通信 ”选项卡。
- 选择要更新的保留通知,然后在“保管人通信”浮出控件页上选择“编辑”。
- 在 “编辑通信 ”向导中,选择向导左窗格中的“ 定义门户内容 ”,并更新通知的内容。
- 选择“保存”。
重新颁发通知将发送给分配给法定保留通知的所有保管人。 此外,如果启用了提醒或升级通知,则这些类型的通知的工作流将重启。
更新法定保留通知和设置
更新颁发、发布、重新颁发、提醒或升级通知的内容或设置时,这些更改将应用于工作流生成的所有未来通信。