步骤 3：确定受众规模并确定访问群体首选项

  • 项目

在开始规划通信策略之前，先了解受众的需求和偏好。 考虑谁需要你正在传达的信息，以及联系他们的最佳方式。 确定受众规模，然后确定正确的通信渠道。

界定受众范围时的最佳做法

  • 估计受众规模
    了解目标受众的一般规模，以便你可以选择适当的工具和方法来吸引他们。 例如，某些直播活动选项的最大容量为 25,000 人。
  • 了解受众通常从何处获取信息
    最好是在用户已经用于完成工作的应用中与用户见面。 例如，如果你的受众是通常使用 Microsoft Teams 的一线员工，则需要确保你的通信将共享并在 Teams 中查看。
  • 详细了解目标受众通常如何进行交流
    某些受众无法参加直播活动或watch活动录制，因此需要其他通信方法。 例如，如果您的受众是主要在 SharePoint 中获取新闻的远程工作者，则可以决定仅在 SharePoint 中发布新闻，然后在 Viva Engage 和 Teams 中为组织的其他成员宣传新闻。
  • 使用 Microsoft 365 个组面向特定受众
    将受众组织成Microsoft 365 组。 用户可能位于多个组中。 这使得在 SharePoint 中发送电子邮件和使用受众定位等工具要容易得多。

首先了解受众的工作环境和设备首选项

受众规模可帮助你缩小潜在通信解决方案的范围，并考虑受众如何、何时和在哪里完成工作。 企业通信应旨在满足员工的需求，并使其易于参与和参与。 请记住，组织中的给定个人可能位于多个组中。

一线员工

一线员工是团队成员，他们大部分工作都不坐在办公桌前或台式电脑前。 此受众包括医疗保健工作者、工厂工人、零售个人、销售团队和支持团队。

  • 此受众大部分时间可能使用其移动设备来完成工作
  • 通信需要简洁、易于访问且具有视觉吸引力
  • 此受众不太可能一次性参加活动，因此，你应该计划在新闻帖子或电子邮件中录制和共享活动
  • 考虑使用Viva Connections创建一种有吸引力的通信体验，帮助组织保持联系

在职员工

在职员工通常坐在办公桌前，在传统办公室环境中使用电脑完成大部分工作。 在职员工可能不每天在办公室工作，甚至可能在多个办公室工作。

  • 此受众大部分时间可能使用桌面设备，但可能会在移动设备上参加某些会议
  • 这是唯一可以参加当面活动，但日程安排不一的观众

远程受众

远程受众不在集中办公地点工作，甚至可能在家中工作。 此受众包括全职员工、供应商和合同工，例如演出工人、机构、顾问和其他角色，其中大多数工作在办公桌前或计算机前进行。

  • 此受众使用设备的组合，但主要受众使用桌面设备
  • 远程受众是Viva Engage或Microsoft Teams 中直播活动、主持 Q&A 和实时聊天的好人选，因为大多数人都可以一起参与
  • 远程受众更有可能在一天中遇到会议疲劳和看屏幕，因此不需要相机或桌面屏幕的多样化通信是理想的选择

混合受众

大多数组织由各种受众组成，并计划混合受众的通信。 混合访问群体是受众的混合体。 常见的混合是远程工人、办公室工作人员、在职员工和一线工人。 某些组织可能有一线员工、在职员工和远程工作者。 在某些情况下，你可能尝试接触类似的受众，但他们在不同的时区或位置工作，这也使他们成为混合受众。

  • 混合通信需要特别包容，以适应其他工作计划、Internet 访问、语言和时区
  • 考虑使用多个频道或通信方法联系具有不同工作风格的团队成员
  • 创建反馈渠道，使用户能够参与对话、分享观点并与其他人建立关系

然后，确定受众规模

了解受众规模有助于缩小Microsoft 365 应用程序有助于实现目标的内容。 确定受众后，可以使用其中一种或多种方法来共享新闻、公告等。

访问群体示例 Size 潜在的应用和方法
特定团队、角色、区域、部门和项目 300 到 20,000 发送电子邮件
发布 SharePoint 新闻
在 Teams 频道中发布
安排 Teams 会议
在Viva Engage社区中发布
主持 Teams 实时事件
主持Viva Engage直播活动
整个部门或区域 5,000 到 20,000 上述所有内容，以及：

Stream Stream频道或直播活动
所有员工 最多 25,000 上述所有内容，以及：

使用Viva Connections将新闻、事件和工具引入一个位置
25,000 到 100,000 Microsoft 365 个直播活动*
发布 SharePoint 新闻
发送电子邮件
*可以通过Microsoft 365 个直播活动协助计划来计划最多 100,000 名与会者的直播活动

针对大量受众的注意事项

在确定受众规模范围时，详细了解注意事项。 在数据保护和内容持续性方面，小受众是直截了当的，风险相对较低。 随着受众规模的增长，风险和注意事项（如辅助功能、多语言选项和数据安全性）也随之增加。

辅助功能

可访问性对所有组织都很重要，尤其是公司通信。 确保内容可访问对每个人都有好处。 辅助功能包括确保 SharePoint 中的内容可以轻松使用、限制 Teams 会议中的背景噪音、为实时事件启用屏幕字幕等。 详细了解辅助功能，并应用学习内容以满足受众的需求：

多语言选项

确保内容可访问的一部分是了解何时应以多种语言提供内容。 这对于覆盖多个区域和国家/地区的通信尤其重要。

数据保护和合规性

与大量受众共享机密信息和文档总是会带来数据风险。 Microsoft具有许多工具，可帮助保护数据、防止数据丢失，并确保适当的人员有权访问信息。 查看如何对 SharePoint 网站和文档、来宾共享进行分类，以及如何在Microsoft中为包含敏感或机密数据的对话设置团队和频道。

最后，了解如何将内容、对话和活动定位到特定受众

无论你选择哪种应用来推动通信，都有更多Microsoft 365 服务可用于确保将正确的内容传递给正确的受众。

组织和创建Microsoft 365 组

在制作和启动企业通信时，根据角色、区域、部门和部门规划和组织Microsoft 365 组到不同的受众中将有所帮助。 大多数应用程序依赖于Microsoft 365 组来定位内容，例如 Outlook 中的电子邮件、Teams 中的虚拟会议、对 SharePoint 网站的权限等。

详细了解如何管理Microsoft 365 组以及如何创建Microsoft 365 组。

在 SharePoint 中使用受众目标

对于 SharePoint 中发生的通信，可以访问称为 受众目标的功能。 受众定位可帮助最相关的内容获得正确的受众。 通过启用受众目标，特定内容优先通过 SharePoint Web 部件、页面库和导航链接使用Microsoft 365 组特定受众。

SharePoint 网站导航中受众定位功能的屏幕截图。

受众目标 可以应用于 SharePoint 中的许多组件，并且特别有用：

下一步

步骤 4：开始规划方案