规划智能 SharePoint intranet
Microsoft SharePoint 提供多种选项和工具，用于为组织创建 Intranet 网站。 在 Microsoft 365 中将 Intranet 移动到 SharePoint 可能需要一些时间，特别是如果你已经拥有丰富的 Intranet 内容。 本文介绍如何规划新的 SharePoint Intranet，重点是快速使网站联机并获取投资回报。
我们将介绍如何：
- 了解组织的关键优先级
- 了解受众
- 规划治理
- 查看当前 Intranet
- 确定业务计划并确定其优先级
- 确定原型和试点的一个关键方案
- 启动试点并与用户互动
SharePoint 有什么可能？
使用 SharePoint，任何用户都可以快速创建功能强大的 Intranet 页面，而无需编写代码或其他困难的自定义项。 这些网站在任何设备或屏幕上看起来都很棒，并为用户提供了极具吸引力的体验。
如果当前将 SharePoint Server 用于 Intranet，你会发现 Microsoft 365 中的 SharePoint 更易于使用。 任何人都可以轻松创建响应式动态页面，而 IT 生成和维护自定义解决方案的要求也更少。
第一步，若要查看 SharePoint 的功能示例，建议查看 SharePoint 外观一书。 外观手册提供了有关如何在 SharePoint 网站中包含新闻、事件、资源和个性化内容的各种示例，任何人都可以创建和维护这些内容。
若要了解不同组件部件如何协同工作，请查看 SharePoint 中的新式体验指南。
有关采用智能 Intranet 的灵感和演示，请访问 智能 Intranet - Microsoft 采用。
在以下部分中，我们将了解如何为 SharePoint Intranet 找到最佳起点，以及如何确定组织可能需要的不同 Intranet 解决方案的优先级。 在与利益干系人合作时，请保留这些参考资料 - 它们可以帮助你为 Intranet 解决方案获得最大价值和最佳价值。
了解当前业务目标和关键利益干系人
最成功的 Intranet 不仅看起来不错，而且主要侧重于帮助人们完成工作，并经常促进参与。 外观手册有助于激发你思考内容可能如何显示，但业务成果目标对于了解哪些内容和功能对用户和组织而言最为重要非常重要。
所有组织都有推动行为和投资的重要战略目标。 如果想要确保 Intranet 成功，并获得适当的资金水平，则需要确保它与这些目标保持一致。 还可以使用这些目标来帮助确定 Intranet 计划的优先级。 与许多技术项目不同，Intranet 项目永远不会“完成”，因为组织优先级和兴趣会随时间而变化。 但是，在任何给定时间，你都希望专注于与组织优先级和关键业务利益干系人最一致的 Intranet 计划。
此外，请查看最近的员工满意度调查数据。 了解员工所需的信息和工具的一个好方法是查看这些调查中确定的痛点。
了解受众
当 Intranet 就位时，开始考虑新 Intranet 是一个好地方。 人们能够完成哪些任务？ 他们将如何开始他们的一天？ 人们对 Intranet 有何说法？ 制定 Intranet 总体目标的一个可能有用的练习是让主要 Intranet 利益干系人参与 封面故事 练习。 这是一个想象中的练习。 目的是通过想象一个关于新 Intranet 的杂志封面故事，包括关键头条、侧边栏和用户的引文，广泛考虑理想的未来状态。
最后，为关键用户创建 角色 也很有帮助。 角色是典型 Intranet 用户的虚构但现实描述， (例如，新员工/新员工、知识工作者、现场工作人员、销售代表、人员经理或内容作者) 。 你需要做一些研究，以与代表这些不同角色的人员接触，以了解他们的信息要求。 如果不了解要为其构建 Intranet 的人员，则无法构建 Intranet。 仅靠网站所有者是不够的 - 他们的观点是他们想要发布的内容。 这通常与其用户想要使用的内容不同。
考虑治理
如果用户抱怨由于发现过多不相关的内容而搜索不成功，则表明存在治理问题。 在考虑新的 Intranet 项目之前，请考虑如何管理体系结构和内容。 如果这些决策是在 Intranet 项目中早期做出的，则更容易做出和执行这些决策。 例如，你需要考虑：
- 谁可以预配新网站？预配新网站时，确保网站在导航或搜索中作为关键 书签 被发现的过程是什么？
- 是否希望所有网站都遵循类似的模式，以便用户在从一个站点移动到一个站点时能够轻松找到关键内容？
- 谁对网站上的内容负责？ 需要多久审查一次内容？
- Intranet 网站的内容管理是否为具有编辑或所有者权限的人员提供性能目标或作业说明？
- 是否需要根据保留策略 保留 Intranet 内容，还是需要根据其敏感度 对其进行分类 ？
你不需要预先做出每个治理决策，但是如果你没有计划如何管理新的智能 Intranet，它可能会很快成为无法实现关键业务目标的信息的荒地。
查看现有 Intranet
当前 Intranet 可能由不同业务组（例如 HR、IT、设施、工程等）的站点组成。 作为规划新 SharePoint Intranet 的第一步，我们建议清点现有网站，并与每个网站的所有者会面，以确定其新网站的业务成果目标。 评估内容所在的位置，以及创建新 Intranet 站点时需要移动的内容量。 查看当前内容，了解当前内容是否为最新内容，或者在移动到新网站之前需要更新。 发现将现有内容抛在身后的迁移策略并不罕见。 无需迁移任何内容 - 你可能会发现，创建针对新式 SharePoint 体验进行优化的新内容比将现有过期内容迁移到新位置更有效。
作为这些会议的一部分，你可以确定每个现有网站所满足的业务需求，以及你可能对新网站提出的任何要求。
除了与当前网站所有者会面外，你可能还希望召集一组新员工。 新员工是 Intranet 的关键受众，在过去两到三个月中加入组织的人员可以提供一些有价值的见解，了解当前 Intranet 中缺少或难以学习的内容，或者他们希望在首次启动时拥有的资源。 他们还可能为你提供一些来自他们以前工作的组织的宝贵想法，以帮助你考虑要合并的新功能和重要功能。
将此步骤视为学习的机会。 你正在了解对用户和业务很重要的内容。 你将使用此信息来确定 Intranet 的计划。
确定计划
使用在研究期间收集的信息，与关键 Intranet 利益干系人合作，确定反映组织优先级的计划，以及实施计划时可能存在的任何障碍。
虽然最终可能会实施解决方案来解决所有已确定的计划，但确定要首先执行的项目的优先级将有助于你尽可能高效地实现早期成功和用户参与。
根据以下条件查看已确定的每个计划：
- 它是否解决了真正的问题？
- 有多少人会使用它？
- 它可以在合理的时间范围内构建吗？
- 投资回报是多少？
分析每个计划，了解其对用户在易于实施方面的积极影响。 可以构建具有最少自定义项的高影响力计划可能是理想的第一个项目。
请考虑在网格上绘制业务计划，如下所示，并与 Intranet 利益干系人和 IT 部门一起查看，以选择最佳开始选项。
为了帮助决定首先解决哪个计划，请与该领域的业务主管合作，制定解决方案的目标、谁将负责推动此领域的成功，以及用于衡量成功的指标。 不要只关注系统指标。 考虑实际的业务影响。 例如：
| 主动 | 关键内容 | 企业所有者 | 系统成功指标 | 业务成功指标 |
|---|---|---|---|---|
| 向员工介绍福利 (权益网站) | -公告 - 培训视频 |
HR | - 新闻文章视图 - 训练视频视图 |
帮助请求减少 x% |
| 由高级领导每周发布新闻 | - 流式处理事件 - 正式培训 |
工程 | - 为卓越编码的各个方面制作的培训内容 - 每月流式处理事件 |
由 x% 的工程人员成功完成培训 |
| 促进员工对公司战略 (高管领导Viva Engage社区) 的积极共识 | 新闻帖子 - 流式处理事件 - Viva Engage对话 |
HR | 领导层正在进行的每月活动帖子和员工评论 | - Viva Engage对话显示积极情绪 - 在 24 小时内解决的评论 - “没有问题/评论留下” - 高管通信的员工满意度分数增加 x% |
| 提高建议制定 (营销网站) 的时效一致性 | - 公司业务价值幻灯片 - 建议模板 |
市场营销 | - 幻灯片下载 - 销售团队一致性 |
创建建议的时间缩短了 x% |
选择试点方案
请与每个方案的所有者协作，以确定他们的理想解决方案：
- 谁是你的访问者？
- 网站的访问者想要完成或学习什么？
- 他们目前使用哪些工具或技术？
- 想要推广哪些信息？
- 希望访问者使用哪些工具或技术来完成其关键任务？
- 谁是将帮助他们过渡到新网站或解决方案的拥护者？
- 如何知道解决方案是否成功？
例如，创建如下所示的表，列出要在整个组织中通过 Intranet 站点解决的业务方案：
| 作为... | 我需要... | 以便... | 我会在... 时知道这是成功的 |
|---|---|---|---|
| 员工 | 了解并能够更新我的权益 | 我可以利用关键生命周期权益 | 帮助请求减少 |
| 员工 | 了解如何使用自助服务权益门户 | 自行进行更新 | 帮助请求减少 |
| 人力资源员工 | 促进自助服务权益门户的使用 | 我可以花更多时间与员工一起处理独特的福利问题和方案 | 我的所有员工交互均与各个关键方案有关 |
从高优先级方案中，确定哪些方案符合以下三个关键条件：
- 能否) 几天 (快速构建原型？
- 有承诺的赞助商吗？
- 是否有足够的最新内容来演示关键功能？
- 试点是否有特定受众？
编译此信息后，请创建一个设计摘要，以帮助规划有关网站运行方式的用户旅程。 例如：
| 用户旅程组件 | 说明 |
|---|---|
| 应用场景 | 领导网站：一站式站点，让员工能够听取公司领导层的意见，了解公司的目标，并听取来自客户会议和行业活动的最新消息。 |
| 用户 | 所有公司员工。 |
| 值 | 提高员工意识，并与公司策略和业务计划保持一致。 |
| 用户旅程 | - 向公司发送新闻帖子，宣布召开领导 Q&A 会议 - Allan 转到领导门户实时watch活动 - Allan 使用Viva Engage在会议上提问 - Allan 与同事共享录制链接。 |
| 度量标准 | - 实时事件视图 - 事件记录视图 - Viva Engage参与 |
| 拉伸目标 | - 持续Viva Engage参与 - 改善员工情绪 (调查) |
选择解决方案组件
SharePoint 提供了可用于创建 Intranet 的各种构建基块：
- 通信网站 - 使用通信网站通过各种模板和 Web 部件共享新闻、报告、状态和其他信息。
- 主网站 - 主网站是一个通信站点，你将其设置为组织的 Intranet 登陆页。
- 中心网站 - 使用中心网站来组织相关网站和团队，并集中进行新闻、搜索和内容管理。
- SharePoint 新闻 - 使用新闻 Web 部件发布重要或有趣的报道、公告、人员新闻、状态更新，以及可能包含图形和丰富格式的更多内容。
- Viva Engage - 使用Viva Engage与组织内超出项目、职能和部门的人员联系。
- Dynamics 365 Customer Voice - 使用Dynamics 365 Customer Voice创建自定义测验、调查、问卷、注册等。
- Stream - 使用Stream提供实时和按需会议、活动和培训。
对于已决定生成的方案，请选择需要用于满足站点业务目标的组件。 建议创建快速原型，并向关键利益干系人授予访问权限。 这为进一步讨论和修订设计提供了实质性框架。
在此阶段，我们建议你让支持人员参与其中，以便他们准备好在网站向更多受众推出网站后回答问题。
有关启动 Intranet 网站的最佳做法，请参阅 创建和启动正常的 SharePoint 门户。
推出试点
当原型已发展到想要更广泛地共享它的地步时，可以将其推广到试点组，甚至整个组织。 用户采用是新 Intranet 站点成功的关键部分。 若要提高网站使用率，建议同时使用自上而上和自下而上的方法：
- 招聘高管发起人，他们可确保为 Intranet 项目提供资金，并帮助向组织中的其他人传达新网站的重要性。
- 授权整个组织的支持者在基层推广新网站。
你可以执行的其他操作来推动成功，包括：
- 开展启动活动和宣传活动。
- 提供正式培训。
- 保持正常的办公时间，用户可以提出问题。
随着网站的推出和越来越多的用户参与，watch成功指标，并根据需要进行调整，以提升参与度和用户满意度。
当网站走向成功时，请评估在此过程中学到的任何经验教训，然后继续下一个要执行的 Intranet 项目。