规划生命周期管理

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Teams 提供了一组丰富的工具来为组织实施协作生命周期管理流程。 规划生命周期管理非常重要，因为它意味着你正在制定有效完成工作的计划。 大多数项目由开始、中间和结束组成。 项目也可以采用不同种类的方式进行构造和使用，这并不总是很明显，它们处于生命周期的哪个阶段。 制定生命周期管理计划可有助于你跟踪组织项目在这些阶段的进度。

生命周期概念

以下概念和定义都会影响你为生命周期管理做出的决策。

• Teams - 团队是可促进协作的人、内容和工具的集合。 团队规定了其成员以及应用于这些成员的权限和策略。 Teams 基于 Microsoft 365 组构建，对 Microsoft 365 组成员身份的更改将同步到团队。 与其他 Microsoft 365 组一样，Teams 中自动预配了一个 Exchange 邮箱、一个 SharePoint 站点、一个 OneNote 笔记本以及 Microsoft 365 或 Office 365 中的其他资源。 团队有三种类型：

  • 组织范围的团队为中小型组织中的每个人提供了自动加入单个协作团队的方法。
  • 公共团队对组织中的任何人开放，用户可以直接加入。
  • 私人团队 仅由受邀用户组成。

• 频道 -频道是团队内完成实际工作的协作空间。 对于每个通道，将自动在 SharePoint 创建一个文件夹，以存储共享到该通道的所有文件。 也可以使用与特定工作流相关的应用程序扩展频道，例如，你可以将 Power BI 仪表板添加到某个频道以跟踪项目的某个方面的成功情况。

  • 标准频道 - 所有团队成员都可以看到标准频道。

  • 私人频道 - 私人频道类似于标准频道，但它们将对话、文件和应用的访问权限限制为有限团队成员的子集。

  • 共享频道 - 共享频道使你能够与具有 Microsoft Entra 标识的任何用户或组共享频道。 （该功能正在开发中。有关最新状态，请查看具有功能 ID_70766 的路线图。）

• 团队用户类型和管理员角色 - 团队用户类型确定团队成员拥有的控制能力：

  • 团队创建者有权在目录中创建组或团队。

  • 团队所有者管理团队的成员身份和设置。

  • 团队成员是组织中加入团队的成员。

  • 来宾是组织外部的用户。

Teams 生命周期阶段

一般而言，团队会有与项目一致或实现某个目标的目的。 即使团队是基于某个共同的兴趣而建的，团队成员身份也可能会随着时间而变化，并且讨论内容可能也会变得过时 - 只是在不同的团队中以稍微不同的方式同样出现。

每个团队都会经历开始（创建团队和设置频道）、中间（使用团队，进行协作以符合工作流的节奏）以及（有时）结束（团队实现其目的，到达其有效期限终点）。

第 1 阶段：开始

开始阶段 涉及定义团队的目标和成员资格，创建团队及其频道，邀请团队成员，并设置单个成员的权限。 在开始阶段要考虑的关键决策点包括：

• 团队的用途是什么？
• 哪些人属于团队？
• 团队是私人团队还是公共团队？
• 新成员是否可以添加自己，或由团队所有者添加新成员？
• 哪些人有权创建频道或添加选项卡、聊天机器人和连接器？
• 哪些初始频道将会添加到团队？

第 2 阶段：中间

在 中间阶段，根据已建立的工作流程进行协作，团队成员为了团队渠道内的共同目标进行沟通。 应在此阶段考虑的决策点包括：

• 将由谁监控使用情况以发现问题？
• 将使用哪些指标来确定团队运行是否正常？
• 确定已达到其有效期限终点的任何团队。
• 确定仍在用于某个目的但需要增强活力的不正常团队。

第 3 阶段：结束

如果团队结束了其有用的生命周期（通常针对有限的项目），则到达结束阶段。 在此阶段，可以正式确认关闭团队，并删除不再需要的团队。

使用“软删除”删除 Teams，IT 最多可撤消 30 天。 删除团队不会影响按照合规性策略保留的任何聊天或内容。 频道也具有“软删除”，并且可在删除后的最长 21 天内恢复。

删除组或团队时，连接服务中的大多数信息也会被删除，但有一些例外情况。 受保留策略保护的任何内容仍可通过电子数据展示搜索使用。 了解删除团队时的影响，以避免任何潜在的数据丢失。

• 来宾 - 删除团队时，不会从 Microsoft Entra ID 中删除来宾。

• SharePoint - 团队频道中的所有文件都存储在关联组的 SharePoint 网站中。 在某些情况下，文档外的内容可能存在于SharePoint，如列表或页面。 删除频道不会从 SharePoint 文档库中删除文件夹或其内容。

• Planner - 删除组还会导致删除任何关联的计划。 若要保留数据，可以将计划导出到电子表格，将任务复制并移动到另一个计划，或在删除团队之前复制整个计划。

• 表单 - 删除组还会导致删除任何关联的表单。 删除团队后，可以 复制表单、 将结果导出到电子表格，或者只 删除表单。

• Power Automate - 在 Power Automate 中创建且与组或团队关联的流不属于该组。 它们归创建者所有，仅与其他用户和组共享。 因此，如果删除组或团队，则它们不会受到影响。

• Power BI - Power BI数据和工作区可以独立于组和团队运行。 如果在删除组或团队后需要报表，则可以将其从现有工作区复制到 Power BI 中的另一个工作区。

• Dataverse for Teams - 如果删除团队，创建的 Teams Dataverse 也将被删除。 团队所有者可以从团队内部删除 Dataverse for Teams 环境本身。 若要保留数据，可以将 Dataverse for Teams 环境升级到 Dataverse 数据库环境。 升级后的环境生命周期将不再与团队的生命周期关联。 如果删除团队，则升级后的环境将保留。

• Project - 在 Project 网页版中创建的项目和路线图与 Microsoft 365 组相关联，并具有与 Power BI 类似的卸载方法。 可以 将项目分配给另一个组 ，也可以 从项目或路线图导出数据。

有关结束阶段的重要决策点包括：

• 定义团队到达其期限终点时的情况。
• 决定是否使团队存储的内容保留可用，以及保留多长时间。
• 记录最佳做法以及经验与教训。
• 存档数据（如果需要）。

实现整个生命周期的自动化

可以通过 Teams 管理中心、Microsoft 365 管理中心和 Microsoft Entra 管理中心配置和管理 Teams 生命周期。 如果你希望在整个团队生命周期内自动执行特定的管理任务，可以使用 PowerShell 和 Graph API 自动化工具。

有关详细信息，请参阅 组、团队和 Yammer 的生命周期结束选项。

了解生命周期工作流

生命周期工作流 (预览) 是一项新的标识治理功能，使组织能够通过自动执行以下三个基本生命周期流程来管理 Microsoft Entra 用户：

• 加入者：当个人进入需要访问权限的范围时。 例如，新员工加入公司或组织。
• 移动者：当个人在组织内的边界之间移动时。 此移动可能需要更多访问权限或授权。 一个示例是一位曾经负责营销的用户，现在是销售组织的成员。
• 离开者：当个人离开需要访问权限的范围时。 此移动可能需要删除访问权限。 例如，即将退休或已离职的员工。 工作流包含在用户在生命周期中移动时自动针对用户运行的特定进程。 工作流由任务和执行条件组成。

任务是触发工作流时自动运行的特定操作。 执行条件定义受影响者的范围以及何时执行工作流的触发器。 例如，在将新员工的 NewEmployeeHireDate 属性中的值描述为工作流前七天向经理发送电子邮件。 这包括：

• 任务：发送电子邮件。
• 人员（范围）：新员工。
• 时间（触发器）：NewEmployeeHireDate 属性值前七天。

自动工作流根据用户属性计划触发器。 可以通过各种用户和扩展属性（例如用户所属的部门）确定自动工作流的范围。

生命周期工作流甚至可以与逻辑应用任务的功能集成，以通过现有逻辑应用扩展工作流以实现更复杂的方案。