会议效率提醒
会议效率 报告使用 Viva Insights 数据填充的模板来确定员工是否养成促成更高效会议的习惯。
报告使你能够：
- 确定可提高会议效率的行为。
- 确定哪些组是否实践这些行为。
- 了解如何推动可实现更高效会议的行为。
- 跟踪这些行为模式如何随时间变化。
每个报表页都包含一个 为什么这很重要的解释、建议的操作和指标定义。
若要在 Power BI 中填充报表，需要在 Viva Insights 中设置并成功运行预定义的会议效率查询。
注意
为了提高明确度和消除混淆，我们更改了此报告中几个见解的名称。 虽然从数据中得出的结论是相同的，但你会注意到，在介绍见解的构建方式时，从被动语气转变为了更可操作的语气。 在此处详细了解此更改。
演示
以下演示使用仅代表此报表的示例数据，这些数据可能并不完全代表你在特定于组织唯一数据的实时报表中看到的内容。
先决条件
在运行查询并在 Power BI 中填充报表之前，需要：
在 Viva Insights 中分配见解分析师角色。
已安装 2022 年 12 月（或更高版本）的 Power BI Desktop。 如果安装了旧版本的 Power BI，请在安装新版本之前先将其卸载。 然后转到获取 Power BI Desktop 以下载并安装最新版本。
报表设置
运行查询
在 Viva Insights 分析师体验中，选择“分析”。
在 Power BI 模板的下，导航到 会议效率，然后选择“开始分析”。 若要在运行分析之前获取有关会议效率模板的详细信息，请选择“了解详细信息”。
在“查询设置”下：
- 键入“查询名称”。
- 选择“时间段”。 “时间段”默认为“过去 3 个月”。
- 设置“自动刷新”(可选)。 可以通过选中“自动刷新”框将查询设置为自动更新。 选择“自动刷新”选项时，每次 Viva Insights 获取已授权人员的更新协作数据时，查询都会自动运行并计算新结果。
注意
如果自动刷新查询中使用的组织数据发生更改（例如，属性名称已更改或属性已删除），则查询可能会停止自动刷新。
- 键入“说明”(可选)。
- 更改指标规则 (可选)。 若要设置新的指标规则，请选择“更多设置”。 然后，从列表中选择新规则。 有关指标规则的详细信息，请参阅“指标规则”。
注意
“更多设置”窗格还包含“分组依据”设置。 Power BI 查询设置为“按周分组”，你无法编辑此字段。
在“预定义模板指标”下，查看预选指标的列表，这些指标显示为灰色标记。 这些指标是设置 Power BI 报表所必需的，不能将其删除。 可以通过选择“添加指标”来添加其他指标。
重要
低质量或缺少组织数据可能会影响指标，并导致警告或错误。 在“分析师体验的数据质量”中了解有关数据质量通知的详细信息。
在“选择要包含在查询中的员工”中，添加筛选器以缩小报表范围中的员工范围。 不要删除预定义的“处于活动状态”筛选器。 有关筛选器和指标选项的更多详细信息，请参阅“筛选器”。 如果在此处注意到警告或错误，这是因为组织数据中缺少其中一个属性或质量较低。
在“选择要包含在查询中的员工属性”下，最多添加 20 个组织属性。 查询运行后，可以使用这些属性对报表进行分组和筛选。
重要
此 PowerBI 查询需要运行一些特定属性，我们已为你预选了这些属性。 这些属性以灰色显示，无法将其删除。 我们还可能包含一些有助于模板的属性，但查询不需要运行。 这些属性以蓝色显示，你可以将其删除。
如果发现属性标记为黄色警告，则该属性的质量较低。 如果发现属性标记为红色且查询的“运行”按钮处于禁用状态，则组织数据将缺少该属性。
在“分析师体验的数据质量”中了解有关属性和数据质量的详细信息。
选择屏幕右上角的“运行”。 运行查询可能需要几分钟时间。
访问查询结果
可以通过两种不同的方式访问报表：
- 在浏览器中查看报表。 如果只想查看报表，请使用此选项。
- 在 Power BI 桌面中打开 Power BI 模板并连接到查询结果。 如果要自定义报表或通过将报表发布到 Power BI 服务，与组织中的其他人共享报表，请使用此选项。
在浏览器中查看报表
若要在浏览器中查看报表，请转到 “查询结果”页 ，然后选择“视图”列中的眼睛图标。 如果要在高级见解中执行其他任务时将报表保留在后台，则可以选择 “在新选项卡中打开”。
在 Power BI Desktop 中打开 Power BI 模板
- 转到“查询结果”页，然后选择“操作”列中的 Power BI 图标，下载 Power BI 模板并获取查询和分区标识符。 稍后需要这些标识符。
- 打开已下载的模板。
- 如果系统提示选择程序，请选择“Power BI”。
- 当 Power BI 提示时:
- 粘贴分区和查询标识符。
- 根据公司查看 Viva Insights 数据的策略，为此报表可视化效果中的数据聚合设置“最小组大小”。
- 选择“载入”，以将查询结果导入至 Power BI 中。
- 如果 Power BI 提示，请使用组织帐户登录。 然后，Power BI 将加载和准备数据。 对于大型文件，此过程可能需要几分钟时间。
重要
需要使用用于访问 Viva Insights 的相同帐户登录到 Power BI。 如果可用，请从左侧选择“组织帐户”。 可能需要多次登录。
报表设置
在设置会议效率报告并填充 Power BI 中的 Viva Insights 数据后：.
| Setting | 说明 |
|---|---|
| 选择报表的时间段 | 此设置主要更改趋势图中显示的数据。 不建议将时间段缩短到 8 周以内，因为某些见解（如逐月指示器）没有足够的数据进行计算。 |
| 聚合期 | 聚合期定义报表用于计算所有聚合见解的时间跨度。 例如，如果选择“过去 4 周”，则会在结束日期之前的四周时间段内聚合见解。 或者，如果选择“过去 1 周”，则会在结束日期之前的最后一周聚合见解。 |
| 员工会议时段的平均成本 | 更改此值以计算报表中会议小时数的更准确值。 |
| 排除员工组的可选筛选器 | 若要筛选测量的员工人数，可用按任何选定的组织属性进行筛选，然后按这些属性的任何值进行筛选。 如果使用这些可选筛选器，则测量的员工计数将反映减少的数量。 |
| 查看报表依据 | 此属性是所有后续页面中显示的主分组依据属性。 可以随时更改此属性；所有后续报表页显示将按新属性进行分组值。 |
| 可选排除项 | 使用复选框执行以下操作：
|
| 选择报表的首选语言 | 更改报告语言。 |
注意
现在，如果选择在浏览器中查看报表，则上述可选排除项不可用。 仅当下载 Power BI 模板并在 Power BI Desktop 中打开它时，可选排除项才可用。
关于报告
会议效率报告包含多个报告页，可帮助你了解组织是否正在养成良好会议习惯。
除前两页外，每个报告页都遵循类似的格式：指标的汇总组平均值，然后按所选的组织属性对该指标平均值进行细分。 这些平均值是在报告设置中选择的聚合期间计算得出的。 还可以查看从所选开始日期到结束日期的组平均值趋势，或选择“为什么这很重要”以了解页面背后的用途。 最后，每个页面都以“执行操作”建议结尾，你可以在其中选择“浏览详细信息”以访问有关建议操作的其他详细信息。
概述
获取报告中包含的所有见解的高级概述：三个处理会议小时数的见解和六个解决会议小时质量问题的见解。
会议小时质量见解
显示会议时间质量的所有见解（如大幅、长篇或简短通知）均以具有这些特征的所有会议时间的百分比衡量。 例如，假设两个人加入 30 分钟的会议。 一个人按时加入，另一人迟到加入。 该会议有 60 分钟的累计会议时间，但有 30 分钟的晚加入会议时间。 因此，50% 的会议时间为晚加入。
移动程序图标
“最大增加”图标可以调出在聚合期间相对于上一个时间段增加最多的见解。 根据增加的大小，这可能值得调查。 “最大减少”图标调出在聚合期间（如晚加入或晚结束的会议）相对于上一个时间段减少最多的见解。 这可以是庆祝的原因。
基于时间的比较
根据所选聚合期，默认情况下，你将看到月度比较或周度比较。 如果选择“过去 4 周”，则报告将显示过去四周与之前四周的周度计算。 如果选择“过去 1 周”，则报表会显示将过去一周与之前的一周进行比较的周度计算。
会议生命周期
查看与概述页类似的见解，但基于会议生命周期的各个阶段：之前、期间和之后。
组织有效会议后，它有助于考虑以下三个阶段中的会议：
在会议之前，请考虑合适的与会者、你需要多长时间、所需的利益干系人是谁以及他们是否有空等。
在会议期间，请确保按时开始，完成日程，并允许人员参与。
在会议结束后，对其进行评估，请求反馈，并发送笔记和操作项目。
会议小时数
有时，了解到组织在会议上花费的时间会很令人意外。 了解该投资后，便可以轻松开始提出有关如何减少非高效会议时间的问题。 在此页上，了解会议所用时间的值。 如果此值在组织中不值得跟踪，则始终可以导航到“设置”并将该值设置为 0。
大型长会
了解大型（有 9 名或更多受邀者，包括组织者）和长时间（超过 1 小时）会议时间的百分比。 可以查看此数据随时间的变化趋势，以及小型短会、长会、大型会议和大型长会的分布百分比。
简短通知
通过简短通知了解会议安排，即组织者在会议开始前 24 小时内安排的会议时间百分比。
冲突
了解重叠会议的普遍程度以及与会者状态。 此页显示员工在其日历上有重叠会议的会议小时数的百分比。
晚加入
查看员工在预定开始时间过了五分钟后才加入 Teams 会议的会议时间百分比。
晚结束
查看员工在预定结束时间过了一分钟后才结束 Teams 会议的会议时间百分比。
同时处理多项任务
了解多任务如何影响你的组织。 可以查看会议期间人员发送或阅读电子邮件或聊天的会议时间百分比。 本页还基于协作小时数和处理多项任务的偏好，提供多任务处理者的类别。
会议结束后
即使离开会议室（无论是物理还是虚拟），会议也不会结束。 确保始终发布明确的操作项和后续步骤。 此外，请考虑会议的召开方式，以确保下一个会议比上一次会议更高效。 获取一些有用的提示，可确保此趋势保持正值。
术语表
查看报表中使用的指标和其他关键术语。
Power BI 提示、常见问题解答和疑难解答
有关如何共享报表和其他 Power BI 提示、排查任何问题或查看常见问题解答的详细信息，请参阅 Power BI 提示、常见问题解答和疑难解答。