在 Teams 會議和活動中管理 Q&A

  • 發行項
  • 適用於:
    Microsoft Teams

適用於： ✔️會議✔️網路研討會✔️大會堂

Q&A 可讓演示者、召集人和共同召集人回答出席者的問題，並即時回答。 這項功能最適合大型結構化的會議和活動，例如大會堂、網路研討會、所有手動和訓練。 大會和網路研討會召集人和共同召集人可以將活動的問與答匯出至 CSV 檔案。

您的組織可能會要求限制哪些召集人可以使用Q&A。 身為系統管理員，您可以控制召集人是否可以在會議和活動中啟用 Q&A。

若要深入了解使用者的 Q&A，請參閱Microsoft Teams 會議中的 Q&A。

注意事項

Q&A 可在 GCC 中使用，但無法在 GCC-High 中使用。

必要條件

  • 確認未封鎖存取 Viva Engage的IP和URL。
    • 如果您有 GCC 租使用者，請確認您的防火牆並未封鎖裝載 https://web.gov.yammer.com來源的 GCC 服務存取權。
  • 若要允許貴組織中的使用者將 Q&A 新增至 Teams 會議和活動，您必須確認已在 Microsoft Entra ID 中啟用 Office 365 Viva Engage 服務的登入。 請依照下列步驟確認已啟用登入：
    • 移至 Microsoft Entra 系統管理中心>Identity>Applications>Enterprise Applications>Viva Engage>Properties。
    • 如 需 [使用者可以 登入？] 選項，請視需要選取 [ 是 ]。

當您啟用 Q&A 時，召集人在建立或更新會議和活動時，可以在會議選項中開啟 Q&A。 透過 Teams 和 Outlook 會議選項，召集人也可以從先前新增 Q&A 的會議中移除 Q&A，以防止出席者使用此功能。

管理 Q&A

Teams 系統管理中心

請依照下列步驟控制哪些召集人在會議和活動中可以使用 Q&A：

  1. 開啟Teams系統管理中心。
  2. 從導航窗格展開 [會議 ]。
  3. 在 [ 會議] 底下，選取 [會議原則]。
  4. 選取現有原則或建立新原則。
  5. 流覽至 [會議預訂] 區段，並切換 [Q&A開啟或關閉]。
  6. 選取 [儲存]。
  7. 將原則指派給您想要允許或禁止設定 Q&A 的特定Microsoft 365 群組、使用者或訂閱。

PowerShell

若要管理召集人是否可以在會議和活動中使用 Q&A，請使用 -QnAEngagementMode PowerShell CsTeamsMeetingPolicy Cmdlet 內的參數。

若要允許具有此原則的召集人在建立的會議和活動中使用Q&A，請使用下列腳本：

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -QnAEngagementMode Enabled

若要防止採用此原則的召集人在建立的會議和活動中使用Q&A，請使用下列腳本：

Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity Global -QnAEngagementMode Disabled

適用於 Viva Engage 與 Teams 的可用語言

Q&A 預設為使用者的 Teams 語言。 當 Teams 與 Viva Engage 使用的語言不同時，會發生下列語言預設值：

  • 最接近的主要語言：如果有，Viva Engage 最接近的主要語言預設值。 例如，Viva Engage 沒有加拿大法文 (fr-CA) 版本，因此它會改為以法文 (fr-FR) 顯示內容。
  • 不支援的語言：如果 Viva 介面完全不支援該語言，Viva Engage 美國英文 (en-US) 的預設值。

電子文件探索

適用於 Q&A 的 eDiscovery 與其他任何 Viva Engage 內容的 eDiscovery 運作方式相同。

  • 如果您在租使用者的 Teams 應用程式中使用 Q&A，不論您的 Viva Engage 網路設定或存在狀態為何，eDiscovery 都可以使用此內容。 若要將 eDiscovery 用於標準 Viva Engage 內容，您的 Viva Engage 網路必須處於原生模式。
  • 使用 Teams Q&A 的所有 GCC 租用戶都會自動處於原生模式。 若要啟用這些租使用者的原生模式，不需要採取任何動作。
  • 當您執行 eDiscovery 時，您可以判斷郵件是在 Viva Engage 中產生，還是透過 Teams 中的 Q&A 產生。 在 [檔案元數據] 區段中，您可以在 [項目類別] 字段中找到該資訊。
  • 如果您的組織使用由 Viva Engage 提供的 Q&A，則 Q&A 產生的內容會視為 Viva Engage 內容，而且可被搜尋。 如需 Microsoft 365 應用程式中電子檔探索的詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 中的電子檔案探索解決方案。
  • 如果會議召集人啟用匿名張貼，則問題出席者文章會內嵌到召集人電子檔探索的信箱中。
  • 當外部參與者 (來自外部組織的使用者使用來自不同Microsoft 365 租使用者的外部存取) ，或來賓加入由您Microsoft 365 租使用者託管的 Teams 會議時，他們在 Q&A 中張貼的任何問題都會在您的 Microsoft 365 租使用者內擷取。

數據儲存空間

Q&會議中建立的郵件會儲存為 Viva Engage 郵件。 這些郵件會儲存在 Viva Engage 中，並會拵入電子檔探索。 檔案一律儲存在 SharePoint 中，可處理所有數據的剩餘原則和位置。

下列指導方針說明如何儲存傳訊數據：

  • Q&A 內容可在用戶層級透過 eDiscovery 搜尋。
  • 適用於 GCC 客戶的 Teams Q&A 數據會儲存在 Microsoft 的 GCC 資料中心。
  • 視您的 Viva Engage 網路位置而定，如果您沒有進階 Data Residency (ADR) 附加元件授權，您的郵件數據預設會儲存在 北美洲 或 EU 中。
  • 如果您有 ADR 附加元件授權或 Go-本地文，您的訊息內容會儲存在其 Teams Go-Local 內容相同的地區。
  • 根據您的 Viva Engage 網路位置，郵件數據，包括郵件內容，預設會儲存在 北美洲 或 EU 中。
  • 對於沒有現有 Viva Engage 網路的組織，Q&A Viva Engage 網路是在 美國 Viva Engage 區域中建立的。 除非貴組織擁有 ADR 附加元件授權，否則 Q&A 的郵件一律會儲存在美國。
  • 與 OneNote 索引標籤類似，從會議中移除 Q&A 並不會刪除會議數據。 從會議移除 Q&A 只會移除會議資料的存取權。 如果您的使用者將 Q&A 索引標籤加回，他們可以再次看到會議交談。

如需進階 Data Residency (ADR) 附加元件授權的詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 中的進階 Data Residency。

數據主體要求和 Q&A

當您透過 Microsoft 365 系統管理 中心完成數據主體要求時，系統會自動將使用者的聯繫人資訊從 Q&A 中的所有內容中移除。

如需數據主體要求的詳細資訊，請參閱 GDPR和CCPA的 Azure 數據主體要求。

如需 GDPR 的詳細資訊，請參閱 Microsoft信任中心的 GDPR 區段 和 服務信任入口網站的 GDPR 區段。

Teams 中 Q&A 的數據週期

Teams 中 Q&A 所產生資料的生命週期取決於您在 Microsoft Purview 合規性入口網站 中的 Viva Engage 數據保留設定。 如果您透過 Microsoft Entra ID 硬刪除會議中收到 Q&A 訊息複本的所有使用者，Viva Engage 在使用者刪除後的 30 天內刪除該會議的 Q&A 內容複本。

保留和刪除

保留內容會遵循 Viva Engage 設定的保留原則，無論您是否為 Viva Engage 和 Teams 設定了不同的原則。

注意事項

如果您的 Viva Engage 網路不是處於原生模式，此處建立的原則僅適用於Q&A 數據。 在原生模式中，所有 Viva Engage 用戶都處於 Microsoft Entra ID，所有群組都Microsoft 365 個群組，所有檔案都會儲存在SharePoint Online 中。