將銷售記錄匯出至 PDF

  • 發行項

以專業的唯讀 PDF 格式文件 (使用標準 Word 範本建立) 與客戶分享銷售記錄。

授權和角色需求

需求類型 您必須有
授權 Dynamics 365 Sales Premium、Dynamics 365 Sales Enterprise 或 Dynamics 365 Sales Professional
其他資訊：Dynamics 365 Sales 定價
資訊安全角色 任何主要銷售角色，例如銷售人員或銷售經理
其他資訊：主要銷售角色

先決條件

您的系統管理員必須：

  • 允許從銷售記錄產生 PDF。
  • 確定 Word 範本適用於需要產生 PDF 顯示的實體。 現成可用的範本適用於客戶、商機、訂單、報價和發票實體。 若要為其他實體啟用產生 PDF 的功能，系統管理員必須建立新的 Word 範本。

匯出至 PDF

使用 PDF 產生功能，建立 Dynamics 365 記錄的唯讀專業外觀 PDF 檔案，並您的客戶分享。 PDF 檔案是使用您組織的標準 Word 範本，來產生 PDF 檔案。 您可以建立下列實體中記錄的 PDF 檔案：Web 及行動應用程式中的客戶、連絡人、潛在客戶、商機、訂單、報價和發票。

重要

僅在 Web 應用程式中支援建立自訂實體記錄的 PDF。

  1. 開啟要匯出為 PDF 的記錄。 例如，如果您想要建立報價的 PDF 檔案，請開啟報價記錄。

  2. 在命令列上，選取匯出至 PDF。

    注意

    如果看不到匯出至 PDF 選項，請連絡系統管理員以啟用為實體產生 PDF 檔案的功能。

    匯出至 PDF 對話方塊隨即出現。

    [匯出至 PDF] 對話方塊。

    根據所選範本建立的預覽會顯示，並填入 PDF 檔案名稱。 如果您要使用與所選範本不同的範本，請在選取範本以建立 PDF 文件方塊中搜尋並選取範本。 選取範本之後，預覽會重新整理。

    重要

    • 如果實體有多個可用的 Word 範本，預設會選取清單中的第一個範本。
    • 如果瀏覽器設定已自動停用要檢視或下載 PDF 檔案的設定，預覽功能將無法運作。

  3. 在另存新檔欄位中，視需要變更 PDF 檔案名稱。

  4. 執行下列其中一項：

    1. 若要將 PDF 檔案下載至您的電腦，請選取下載。

    2. 若要透過電子郵件將 PDF 檔案傳送給客戶，請選取電子郵件。

      此時會開啟電子郵件表單，其中重要欄位已自動填入資料。

      已附加 PDF 檔案的電子郵件表單。

      注意

      相關欄位會填入觸發電子郵件的記錄。 必須在自訂區域啟用主要實體中的傳送電子郵件旗標，才能讓相關欄位填入資料。 如需此旗標的詳細資訊 ，請參閱只能啟用的實體選項。

    3. 選取儲存至 SharePoint 或儲存至 Dynamics。

    • 使用儲存至 SharePoint，以將 PDF 檔案儲存至 SharePoint 網站。 只有在您的組織啟用 SharePoint 整合，並已在自訂區域的實體頁面上選取文件管理核取方塊時，才可以使用此按鈕。 如果沒有看到此按鈕，請連絡您的系統管理員。
    • 如果 SharePoint 整合未啟用，您會看到儲存至 Dynamics 按鈕。 此命令會將 PDF 檔案儲存為主要記錄的附註。 如果主要實體已啟用附註，就會有儲存至 Dynamics 按鈕可用。 如果沒有看到此按鈕，請連絡您的系統管理員。

從行動電話用 Dynamics 365 行動應用程式匯出為 PDF

如果您在行動裝置上使用行動電話用 Dynamics 365，產生 PDF 檔案的功能僅限於下列實體：客戶、連絡人、潛在客戶、商機、訂單、報價和發票。

  1. 開啟要匯出為 PDF 的記錄。 例如，如果您想要建立報價的 PDF 檔案，請開啟報價記錄。

  2. 在命令列上，選取建立 PDF，然後選取要用來建立 PDF 的範本。

    報價表單顯示命令列上的 [建立 PDF] 按鈕。

  3. 在出現的對話方塊中，儲存或下載 PDF。

    • 選取儲存時，如果主要實體已設定並啟用 SharePoint，則 PDF 檔案會儲存在預設 SharePoint 網站。 如果未設定 SharePoint，PDF 會儲存為 Dynamics 365 Sales 中主要實體記錄的附註附件。

    • 如果您選取下載，則會將 PDF 下載到您的本機磁碟機。 下載之後，您可以將此檔案新增至附註、將其當做電子郵件附件傳送，或將其上傳至 SharePoint。

透過電子郵件從行動電話用 Dynamics 365 行動應用程式傳送 PDF

您也可以產生 PDF 檔案，並直接以電子郵件傳送給客戶。

  1. 開啟要匯出為 PDF 的記錄。

  2. 在命令列上，選取以 PDF 傳送電子郵件，然後選取文件範本。

    報價表單顯示命令列上的 [以 PDF 傳送電子郵件] 按鈕。

    此時會開啟電子郵件表單，其中重要欄位已自動填入資料。

  3. 視需要驗證或變更電子郵件表單中的任何詳細資料，然後選取傳送。

重要

產生 PDF 檔案以及下載或傳送電子郵件所需的時間取決於檔案的大小。 文件大小不超過 2 MB 時，您會看到最佳效能。 更大型文件所需的回應時間可能會增加得相當多。

常見問題

問題：如果有多個 SharePoint 文件位置與一個記錄相關聯，會發生什麼情況？
回答：不論記錄有多少 SharePoint 文件位置，產生的 PDF 檔案一律儲存至預設位置：[<record_name>_<record_id>]。

問題：是否可以在產生 PDF 檔案之前，為其指定不同的名稱？
回答：是。 如果未在行動裝置上使用行動電話用 Dynamics 365，您可以指定不同的檔案名稱。

問題：是否可以選擇將 PDF 檔案儲存至 Sales 應用程式做為附註，或儲存至 SharePoint？
回答：否。 如果您為其產生 PDF 的實體已啟用 SharePoint，則預設會將 PDF 檔案儲存至 SharePoint 位置。

問題：PDF 產生功能是否可在所有實體上使用？
回答：否。 PDF 產生功能僅適用於內建實體：客戶、連絡人、潛在客戶、商機、報價、訂單、發票。 在 2020 年第 2 段發行浪潮中，PDF 產生功能已獲得增強，可支援自訂實體。

問題：產生的 PDF 檔案是否支援自訂字型？
回答：所產生檔案中的字型僅限於在產生 PDF 檔案之伺服器上已安裝的字型。 以下是支援的字型清單：

  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Courier
  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Fixed
  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Sans_Serif
  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-MS_Serif
  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-OEM
  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Small
  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-System
  • Microsoft-Windows-Font-Bitmap-Terminal
  • Microsoft-Windows-Font-FMS
  • Microsoft-Windows-Font-RegistrySettings
  • Microsoft-Windows-Font-StaticCache
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Arial
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-ArialBlack
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Bahnschrift
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Calibri
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Cambria_Regular
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-ComicSansMS
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Consolas
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-CourierNew
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Ebrima
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-EbrimaBold
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-FontsRegistrySettingsMigration
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Gadugi
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Georgia
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Inkfree
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-JavaneseText
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI_Regular
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-LeelawadeeUI
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-LucidaConsole
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-MalgunGothic
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftHimalaya
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftJhengHei
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-MicrosoftYaHei
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-MongolianBaiti
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-MVBoli
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-MyanmarText
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-NewTaiLue
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI_Regular
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-NirmalaUI
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-PhagsPa
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoePrint
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI_Regular
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-SegoeUI
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-SimSun
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-TaiLe
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-TimesNewRoman
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-TrebuchetMS
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Verdana
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Webdings
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-Wingdings
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-YiBaiti
  • Microsoft-Windows-Font-TrueType-YuGothicMedium
  • Microsoft-Windows-Font-Vector
  • Microsoft-Windows-Type1-Fonts

找不到應用程式中的選項嗎？

有三種可能性：

  • 您沒有必要的許可證或角色。 請查看本頁頂部的「許可證和角色要求」部分。
  • 您的系統管理員並未開啟該功能。
  • 您的組織正在使用自訂應用程式。 確切步驟請洽詢您的系統管理員。 本文章中所述的步驟係專用於銷售中心和 Sales Professional 等現成應用程式。

啟用或停用從銷售記錄產生 PDF