建立 Exchange Online 的保留原則

在 Exchange Online 中，您可以使用傳訊記錄管理 (MRM) 保留原則來管理電子郵件生命週期。 建立保留標記，並將標記套用於保留原則，然後將原則套用於信箱使用者，即可套用保留原則。

如需與保留原則相關的其他管理工作，請參閱 傳訊記錄管理程式。

開始之前有哪些須知？

• 完成此工作的預估時間：30 分鐘。

• 本主題中的程序需要特定權限。 請查看每個程序以取得權限資訊。

• MRM 保留原則和標籤的設定位於 Microsoft Purview 合規性入口網站中。

• 您套用這些保留原則的信箱必須位於 Microsoft 365 中。

步驟 1：建立保留標記

您必須已獲指派權限，才能執行此程序或這些程序。 若要查看您需要的許可權，請參閱 Exchange Online 功能許可權主題中的專案。

使用 Purview 合規性入口網站建立保留標籤

1. 登入 Microsoft Purview 合規性入口網站 ，並流覽至 [ 解決方案>數據生命週期管理>Exchange (舊版) >MRM 保留標籤]，然後選取 [ + 新增標籤]。

2. 在 [ 定義如何套用標籤] 頁面上，選取下列其中一個選項，然後選取 [ 下一步]：

   • 自動移至整個信箱 (預設) ：選取此選項可 (DPT) 建立預設原則標籤。 您可以使用 DPT 建立預設刪除原則及預設封存原則，套用於信箱中所有的郵件。

     您無法使用此設定來建立 DPT 來移除語音信箱專案。 如需如何建立 DPT 以刪除語音信箱專案的詳細資訊，請參閱此頁面上的 Exchange Online PowerShell 範例。

   • 自動設為預設資料夾：選取此選項可 (RPT) 建立預設資料夾的保留原則標籤，例如 [ 收件匣 ] 或 [ 刪除的專案]，然後選取資料夾。

     您只能使用 [刪除] 建立 RPT ，並允許復原 或 永久刪除 保留動作。

   • 由使用者移至個人) (項目和資料夾 ：選取此選項以建立個人標籤。 這些標籤可讓 Outlook 和 Outlook 網頁 (先前稱為 Outlook Web App。或 OWA) 使用者將封存或刪除設定套用至不同於套用至父資料夾或整個信箱之設定的郵件或資料夾。

3. 在 [ 定義保留設定 ] 頁面上，標題和選項會根據您選取的標籤類型而有所不同。 完成下列欄位，然後選取 [ 下一步]：

   • 保留期間：選取下列其中一個選項：

     • 當項目達到下列存留期時， (天數) ：選取此選項，並指定在移動或刪除專案之前保留專案的天數。 行事曆和工作以外所有支援項目的保留天數是以接收或建立郵件的日期開始計算。 行事曆和工作項目的保留天數是從結束日期開始計算。

     • 永不：選取此選項，會指定郵件永不刪除或移至封存。

   • 保留動作：選取項目達到保留期間之後要採取的下列其中一個動作：

     • 刪除並允許復原：選取此動作可刪除專案，但允許使用者使用 Outlook 或 Outlook 網頁版中的 [ 復原刪除的專案 ] 選項來復原專案。 郵件會保留在對於信箱資料庫或信箱使用者已達到的刪除項目保留期間為止。

     • 永久刪除：選取此選項可從信箱資料庫永久刪除專案。

       重要事項

       雖然信箱或專案受限於保留，例如 Microsoft 365 保留原則或保留標籤，或訴訟保留，但它們不會永久刪除，而且會繼續在電子檔探索搜尋中傳回。

     • 將項目移至封存：只有在您要建立 DPT 或個人標籤時，才能使用此動作。 選取此動作可將專案移至使用者的封存信箱。

4. 在 [ 為您的標籤命名] 頁面上，輸入名稱和選擇性描述，然後選取 [ 下一步]：

   • 名稱：輸入保留標記的名稱。 標記名稱僅供顯示之用，不影響套用標記的資料夾或郵件。 請注意，您為使用者提供的個人標記出現在 Outlook 和 Outlook 網頁版中。

   • 描述：使用此選擇性字段輸入任何系統管理注意事項或批注。 此欄位不會對使用者顯示。

5. 檢閱並提交 ，以使用您選擇的組態建立標籤。

使用 Exchange Online PowerShell 建立保留標記

使用 New-RetentionPolicyTag 指令程式可建立保留標記。 Cmdlet 中可用的不同選項可讓您建立不同類型的保留標記。 使用 Type 參數可建立 [ 所有) ] 的 DPT (值，RPT (指定預設資料夾類型，例如 [收 件匣 ]) 或個人標籤 ([ 個人) ] 的值。

下列範例會建立 DPT，以在信箱中刪除 7 年後的所有郵件， (2,556 天) ：

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

下列範例會建立 DPT，以在 2 年內將所有訊息移至 In-Place 封存 (730 天) ：

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

下列範例會建立 DPT，以在 20 天后刪除語音信箱訊息：

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

下列範例會建立 RPT，以在 30 天后永久刪除垃圾郵件資料夾中的信件：

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

下列範例會建立個人標記來永不刪除訊息：

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

步驟 2：建立保留原則

您必須已獲指派權限，才能執行此程序或這些程序。 若要查看您需要的許可權，請參閱 Exchange Online 功能許可權主題中的專案。

使用 Microsoft Purview 合規性入口網站建立保留原則

1. 登入 Microsoft Purview 合規性入口網站 ，並流覽至 [ 解決方案>數據生命週期管理>Exchange (舊版) >MRM 保留原則]，然後選取 [ 新增原則]。

2. 在 [ 設定原則 ] 頁面上，輸入保留原則的名稱，然後選取 [+ 新增標籤 ] 以選取您要新增至此保留原則的標籤。

   您可以建立保留原則而不新增任何保留標記，但是已套用原則之信箱中的郵件將不會移動或刪除。 您也可以在建立之後從保留原則新增和移除保留標記。

3. 在 [ 選擇保留卷標] 頁面上，選取您想要的標籤，然後選取 [ 新增]。

   保留原則可以包含下列標記：

   • 一個 DPT，其中包含 [將項目移至封存 ] 動作。

   • 一個 DPT 搭配 [刪除並允許復原 ] 或 [永久刪除 ] 動作。

   • 一個 DPT 用於包含 刪除並允許復原 或 永久刪除 動作的語音信箱訊息。

   • 各個預設資料夾的一個 RPT，例如刪除郵件的[收件匣]。

   • 任意數目的個人標記。

   注意事項

   雖然您可以將任意數目的個人標記新增至保留原則，不過當過多的個人標記具有不同的保留設定時，將會造成使用者的混淆。 建議您將不超過十個個人標籤連結至保留原則。

4. 檢閱並提交 ，以使用您的設定建立保留原則。

您可以建立保留原則而不新增任何保留標記，但是已套用原則之信箱中的郵件將不會移動或刪除。 您也可以在建立之後從保留原則新增和移除保留標記。

使用 Exchange Online PowerShell 建立保留原則

下列範例會建立保留原則 RetentionPolicy-Corp，並使用 RetentionPolicyTagLinks 參數將五個保留標記與原則產生關聯：

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp"  -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

如需詳細的語法及參數資訊，請參閱 New-RetentionPolicy。

步驟 3：將保留原則套用至信箱使用者

建立保留原則後，必須將該原則套用於信箱使用者。 您可以將不同的保留原則套用於不同組別的使用者。 如需詳細指示，請 參閱將保留原則套用至信箱。

如何知道這是否正常運作？

建立保留標籤之後，將它們新增至保留原則，並將原則套用至信箱使用者，下次 MRM 信箱助理處理信箱時，會根據您在保留卷標中設定的設定移動或刪除郵件。

若要確認您已套用保留原則，請執行下列動作：

1. 將 [信箱識別>] 取代<為信箱的名稱、電子郵件地址或別名，然後在 Exchange Online PowerShell 命令中執行下列命令，以手動針對單一信箱執行 MRM 助理：

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity "<Mailbox Identity>"
   

2. 使用 Outlook 或 Outlook 網頁版登入信箱，並確認郵件已根據原則組態刪除或移至封存。