開始使用 Microsoft 365 Copilot - 系統管理員指南

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Microsoft 365 Copilot 是 AI 支援的生產力工具，使用大型語言模型 (LLM) 。 它會與您的數據、Microsoft Graph 和 Microsoft 365 Apps 整合。

它與熱門 Microsoft 365 Apps 一起運作，例如 Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams 等等。 Copilot 提供即時智慧協助、讓使用者提升創意、生產力和技能。

本文涵蓋IT系統管理員如何準備其組織以進行 Copilot。

提示

如果您是終端使用者，則 Copilot Lab 是不錯的資源。

開始之前

本節概述授權 (系統管理中心存取) 的必要條件，以及可使用 Copilot 的應用程式。 Microsoft Copilot 365 需求可能會有更多需求。

必要條件

應用程式需求

  • Microsoft 365 Apps - 包括傳統型應用程式，例如 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 和 Teams。 當指派授權時，Copilot 可在應用程式的 Web 版本中使用。 若要開始實作程序，請參閱 Microsoft 365 Apps 的部署指南。

  • OneDrive 帳戶 - 您需要 OneDrive 帳戶以取得 Microsoft 365 Copilot 內的數個功能，例如儲存和共用您的檔案。 如需詳細資訊，請參閱 登入或建立 OneDrive 的帳戶。

  • Windows 版 Outlook - 若要將 Microsoft 365 Copilot 與 Outlook 緊密整合，建議使用新的 Outlook (Windows、Mac、Web、行動) 。 Copilot 支援傳統 Outlook (Windows) 。 您可以切換至 Outlook 行動裝置版以存取新的 Outlook 體驗。 如需詳細資訊，請參閱 開始使用新的 Windows 版 Outlook。

  • Microsoft Teams - 若要搭配使用 Microsoft 365 Copilot 與 Microsoft Teams，您必須下載 Teams 桌面用戶端或 Web 客戶端，或在 https://teams.microsoft.com登入 Web 應用程式。 目前和新版本的 Teams 都受到支援。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft Teams 桌面用戶端。

    若要讓 Teams 中的 Copilot 在會議結束後參考會議內容，必須啟用轉譯或會議錄製。 若要深入瞭解如何設定謄寫和錄製，請參閱 設定 Teams 會議的謄寫和輔助字幕 和 Teams 會議錄製。

  • Microsoft Loop - 若要在 Microsoft Loop 中使用 Copilot，您必須為租使用者啟用 Loop。 如需啟用 Loop 的詳細資訊，請參閱 開始使用 Microsoft Loop。

  • Microsoft Whiteboard - 若要搭配Microsoft Whiteboard使用 Microsoft 365 Copilot，您必須為租使用者啟用 Whiteboard。 若要深入瞭解 Microsoft Whiteboard，請參閱 管理貴組織的 Microsoft Whiteboard 存取權。

步驟 1 - 優化 SharePoint 中的搜尋

✅ 優化您的 SharePoint 內容以進行搜尋

當使用者向 Copilot 提出要求時，它會處理要求，然後產生 LLM 的回應。 LLM 會利用來自 Microsoft Graph 和 Web 內容的內容， (選擇性) 。

Microsoft Graph 中的內容包括電子郵件、檔案、會議、聊天、行事曆和聯繫人。 此數據的很大一部分 會儲存在 SharePoint 中。 Copilot 會以 SharePoint 搜尋收集內容的相同方式收集 SharePoint 內容。

若要充分利用 Copilot 並取得最佳結果，請將 SharePoint 內容優化以進行搜尋：

Microsoft 365 Copilot 可讓使用者透過自然語言提示來尋找及存取其內容。 Copilot 藉由遵循現有義務並整合組織的原則，來確保數據安全性和隱私權。 它會使用Microsoft圖形內容與其他Microsoft 365 服務相同的訪問控制。

若要深入瞭解 Microsoft 365 Copilot 的隱私權，請參閱 Microsoft 365 Copilot 的資料、隱私權和安全性。

步驟 2 - 套用 Just Enough Access 的原則

防止使用 SharePoint 和 OneDrive 共用和控制存取

若要為貴組織的 Microsoft 365 Copilot 採用做好準備，您可以使用 SharePoint 和 OneDrive 來採取一些強烈建議的步驟。

若要開始，您可以：

✅ 使用 SharePoint 共用設定減少意外過度共用

若要將意外的內容與 Copilot 結果過度共用降至最低，請在組織和網站層級實作共用設定：

  1. 在組織層級：

  2. 減少在月臺層級意外過度共用：

✅ 在 SharePoint 系統管理中心檢查許可權和網站存取

若要確保數據安全，請檢閱 SharePoint 網站存取和許可權。 排定包含敏感性資訊之網站的優先順序。

  1. 在 SharePoint 系統管理中心，請參閱 使用中網站> 選取網站 >編輯>設定。

    私人 表示只有組織中具有網站存取權的使用者可以找到它。 公 用 (預設) 表示貴組織中的任何人都可以找到網站並存取其內容。

    螢幕擷取畫面顯示 SharePoint 系統管理中心作用中的網站面板。

  2. 在 [ 成員資格] 索引 標籤中，檢閱網站擁有者、成員和訪客的存取權。 請確定只有必要的使用者可以存取網站。

✅ 識別可能過度共享內容和控制存取權的網站

  1. 使用下列 SharePoint 進階管理 (SAM) 活動型報告，快速識別最主動的過度共享網站：

  2. 為網站擁有者起始網站存取權檢閱 ，以確認過度共享的內容並採取補救步驟。 SharePoint 系統管理員可以使用限制 存取控制 原則來限制存取內容過度共享的網站。

針對業務關鍵網站，您可以使用 SharePoint 進階管理和 Microsoft Purview 中的功能：

注意事項

SharePoint 進階管理具有更多功能，可協助您快速且大規模地準備好使用 Copilot。 若要深入瞭解，請參閱 使用 SharePoint 進階管理 (SAM) 準備適用於 Microsoft 365 的 Copilot 。

Microsoft Purview 的敏感度標籤

✅ 使用敏感度標籤來保護您的數據

在 Microsoft Purview 入口網站中，您可以建立 敏感度標籤 (資訊保護>敏感度標籤) 。 使用這些標籤來識別數據在組織中的敏感度。 當標籤套用至文件和電子郵件等專案時，標籤會新增額外的保護層，而且可能會影響 Copilot 結果。

螢幕擷取畫面顯示 Microsoft Purview 畫面以獲得敏感度標籤。

稍後的額外保護包括：

  • Copilot Business Chat 可以參考來自不同專案類型的數據。 用戶可以看見優先順序最高的敏感度標籤。

  • 如果標籤套用加密，Copilot 會檢查用戶的許可權。 若要讓 Copilot 從該專案傳回數據，用戶必須獲得從該專案複製的許可權。

使用敏感度標籤，您可以：

  1. 建立標籤或啟用預設標籤：如果您還沒有敏感度標籤，您可能有資格自動為您建立一些 預設標籤 ，例如 Public、General 和 Confidential。 默認標籤適用於檔案、電子郵件和會議等專案。 您可以修改預設標籤，並一律建立自己的標籤。

    若要深入了解，請參閱：

  2. 定義數據敏感度需求 ，並檢閱您的 SharePoint 網站 & OneDrive 中的檔案。 專注於最重要的存放庫，並判斷這些站臺上數據的敏感度。

    如果您要試驗 Copilot，請將 Copilot 授權部署給可存取這些重要網站的使用者。 然後，逐一查看其餘的存放庫，並展開您的使用者基底。

    如需部署和推動採用的更詳細策略，請參閱本文) 中的 步驟 7 - 部署至某些使用者並測量採用 (。

  3. 啟用和套用敏感度標籤： 為 SharePoint 和 OneDrive 中的檔案啟用敏感度標籤。 然後，使用發佈標籤原則，您可以設定預設標籤，而使用者可以手動套用您的標籤。 若要大規模標記，請使用 自動標籤 ，根據偵測到的敏感性資訊自動套用標籤。

    如需可套用敏感度標籤之不同方式的詳細資訊，請參閱 敏感度標籤的常見案例。

    當您使用 數據外洩防護 (DLP) 原則時，其中一個可用的標籤方法是根據檔中找到的內容來套用敏感度標籤。 當文件中識別特定類型的資訊時，DLP 原則可以自動套用敏感度標籤，例如包含地址、稅務資訊或護照號碼的個人資料。

    使用 DLP 原則，您也可以：

    • 使用 可訓練分類器工具 來識別內容的類別，例如原始程式碼、財務檔和人力資源。
    • 設定 端點 DLP 原則 ，以限制使用者執行特定動作，例如將內容複製到剪貼簿或卸載式 USB 裝置，或列印。

套用之後，敏感度標籤會強制執行您的保護設定。

若要深入瞭解敏感度標籤，請參 閱瞭解敏感度標籤。

Copilot 活動和 Microsoft Purview

✅ 稽核 Copilot 活動、建立保留原則，以及使用電子檔探索和通訊合規性

在 Microsoft Purview 入口網站中，您可以使用下列功能來搜尋包含 Copilot 提示和回應的特定內容和活動。

提示

若要深入了解這些Microsoft適用於 Copilot 的 Purview 安全性與合規性保護，以及 Purview Microsoft AI 中心 如何協助您更快速地部署這些 AI 中心，請參閱 Microsoft適用於產生 AI 應用程式的 Purview 數據安全性和合規性保護。

步驟 3 - 檢閱應用程式隱私權

✅ 檢閱您的Microsoft 365 應用程式隱私權設定

Microsoft 365 應用程式中的隱私權設定可能會影響 Microsoft 365 Copilot 功能的可用性。 若要確保使用者可以存取 Copilot 功能，請檢閱您Microsoft 365 應用程式中的隱私權設定。

若要深入瞭解，請參閱連線體驗的 Microsoft 365 Copilot 和隱私權控制。

步驟 4 - 更新通道

✅ 使用目前通道或每月企業通道來更新應用程式

Microsoft 365 Copilot 遵循部署和更新 Microsoft 365 Apps 標準做法。 它可在所有更新通道中使用，但 Semi-Annual 企業通道 除外 。

選項包括：

  • 生產 通道包括 目前通道 和 每月企業通道。

    • 目前通道 會在使用者準備好之後，立即為使用者提供最新的 Microsoft 365 應用程式功能。 它提供快速行動產品的最佳體驗，例如 Copilot。

    • 每月企業通道 可讓您更預測每個月發行這些新Microsoft 365 應用程式功能的時間。 對於想要在發行至目前通道之前驗證新功能的組織而言，這是不錯的選擇。

  • 預覽 通道包括 目前通道 (預覽) 和 Beta 通道。

    在向組織的其餘部分推出之前，預覽通道是驗證產品很好的選項。 若要深入瞭解，請參閱 更新通道概觀 和 Microsoft 365 測試人員通道。

有多種方式可讓您管理使用者裝置的通道。 若要深入了解，請參閱 將 Microsoft 365 的更新通道變更為啟用 Copilot。

步驟 5 - 布建 Microsoft 365 Copilot 授權

✅ 使用 Microsoft 365 系統管理中心 指派 Copilot 授權

下一個步驟是指派授權，讓使用者可以開始使用 Copilot。 您可以在 Microsoft 365 系統管理中心 中管理 Microsoft 365 Copilot 授權。 您可以指派給個別使用者或使用者群組，也可以將授權重新指派給其他使用者。

指派授權時，Copilot 會顯示在 Microsoft 365 應用程式中，例如 Word 和 Excel。 若要使用 Copilot，用戶必須使用其公司或學校帳戶登入應用程式，而且檔案必須是可編輯的， (不只讀) 。

若要深入了解，請參閱：

步驟 6 - 設定 Copilot 的設定

✅ 設定更多 Copilot 功能

在 Microsoft 365 系統管理中心>Copilot 中，還有更多 Copilot 功能可讓系統管理員和設定受益，讓您的組織受益。

您可以：

  • 檢視 Copilot 授權指派的狀態
  • 存取 Copilot 的最新資訊
  • 管理數據安全性與合規性控制
  • 代表使用者提交意見反應
  • 設定外掛程式和許可權
  • 在 Copilot 中啟用 Web 數據作為接地數據

若要深入瞭解，請參閱使用 Copilot 管理 Microsoft 365 Copilot 頁面。

步驟 7 - 部署至部分用戶並測量採用

✅ 建立一組早期採用者

在各種Microsoft 365 生產力應用程式中，有許多使用 Microsoft 365 Copilot。 此外，使用者也有機會以不同的方式尋找價值。

若要協助推動採用，請建立一組早期採用者。 此群組可協助您了解使用者如何使用 Copilot，以及其價值。

  1. 識別貴組織中各種商務群組的使用者，最理想情況是對現有的 Microsoft 365 功能具備有高使用量的使用者。 您可以藉由檢閱 Microsoft 365 系統管理中心 中的使用計量來識別這些使用者。

  2. 將這些使用者指派 Microsoft 365 Copilot 授權，並使用 Microsoft 365 Copilot 採用中樞可用的資源將其上線，包括用戶上線套件。

  3. 當這些使用者更熟悉使用 Copilot 時，他們可以說出最適合使用的方式，以及最適合他們的地方。 此資訊為您提供產品風雲人物，可協助其他使用者在整個組織中採用和使用 Copilot。

    透過您由早期採用者或風雲人物所建立的社群，他們可以與組織內的同儕交談，並將 Copilot 的價值情境化處理以最符合其需求。 此架構也提供 IT 部門可縮放的方式，透過風雲人物來處理問題，並培養一個跨整個組織的專家小組。

    若要深入瞭解如何推動採用，請造訪 Microsoft 365 Copilot 採用中樞。

✅ 取得深入解析和用戶情感

若要測量 Copilot 對組織的影響，請使用來自 Viva Insights 的 Copilot 儀錶板。 Viva Insights 可讓組織領導者和IT決策者深入瞭解整備程度、採用、影響和使用者情感。

若要深入了解，請參閱：

其他資源