管理 Microsoft Whiteboard 的數據
白板內容會儲存在商務用 OneDrive 和 Azure 中。 商務用 OneDrive 是所有新白板的預設記憶體。 原本是在 Azure 中建立的白板，以及在 Surface Hub 或 Microsoft Teams 會議室裝置上起始的白板，都會儲存在 Azure 中。
若要管理數據，您必須先確定已為您的組織啟用 Whiteboard。 如需詳細資訊，請 參閱管理白板的存取權。
Azure 記憶體概觀
注意事項
下列資訊適用於儲存在 Azure 中的白板。
白板目前會安全地將內容儲存在 Azure 中。 視國家/地區和 Whiteboard 切換為將新內容儲存在這些位置時而定，數據可能會儲存在不同的位置。 若要檢查新數據的建立位置，請參閱 Microsoft 365 客戶數據的儲存位置。
Azure 中的內容不支持數據外洩防護 (DLP) 、電子檔探索、保留原則和類似功能。 您可以使用 Whiteboard PowerShell Cmdlet 來管理此內容。 最後，儲存在 Azure 中的白板必須移轉至商務用 OneDrive 或刪除。
如果在 Azure 中刪除用戶帳戶
我們正在變更在 Azure 中刪除用戶帳戶時，白板的儲存方式。 在變更之前，已刪除用戶帳戶所擁有的任何白板也會一併刪除。 不過，不會刪除與其他人共用的白板。
注意事項
儲存在商務用 OneDrive 中的白板將會如同商務用 OneDrive 中的任何其他內容一樣處理。 如需詳細資訊， 請參閱設定已刪除使用者的 OneDrive 保留期。
自 2022 年 6 月 1 日起，Azure 上的白板行為已變更。 會刪除與其他用戶共用的任何白板。
如果您想要保留已刪除使用者的白板，在刪除帳戶 之前 ，您可以轉移擁有權。 您可以將單一白板或全部傳送給另一位使用者。
請遵循下列指示來 傳輸所有白板。
如需如何刪除使用者帳戶的詳細資訊，請參閱 從您的組織刪除使用者。
請確定任何刪除程式或文稿都會處理這項變更。 如果您可以刪除白板，則不需要採取任何動作。
商務用 OneDrive 記憶體概觀
白板會建立在啟動白板人員的商務用 OneDrive 資料夾中。 尚不支援 SharePoint。 此程式適用於獨立白板應用程式中建立的所有白板，以及 Microsoft Teams 會議、聊天和頻道中建立的所有白板。 唯一的例外是從 Surface Hub 啟動的白板會儲存在 Azure 中，但未來會移至商務用 OneDrive。
任何未布建商務用 OneDrive 的使用者，在實作這項變更時，將無法再建立新的白板。 不過，他們仍然可以編輯先前建立的面板。 他們也可以在具有商務用 OneDrive 的其他人與其共用的任何白板上共同作業。
平均白板的大小可能從 50 KB 到 1 MB 不等，而且位於商務用 OneDrive 內容所在的位置。 若要檢查租用戶的數據儲存位置，請參閱 Microsoft 365 客戶數據的儲存位置。 然後查看商務用 OneDrive 的位置。
商務用 OneDrive 記憶體的控制件
您可以使用現有的商務用 OneDrive 控制項來管理白板數據。 如需詳細資訊，請參閱 適用於企業的 OneDrive 指南。
您可以使用現有的商務用 OneDrive 工具來滿足一般數據保護規定 (GDPR) (DSR) 的數據主體要求。 如果您想要確保所有先前的變更都已從檔案中移除，您必須刪除整個檔案。
白板檔案的移動方式與商務用 OneDrive 中的其他內容相同。 不過，共用連結和許可權可能不會移動。
目前支援的數據控制項：
- 保留原則
- 配額
- 法務保存措施
- DLP
- 基本電子檔探索 – .whiteboard 檔案會儲存為建立者商務用 OneDrive 中的檔案。 它們已針對關鍵詞和檔類型搜尋編製索引，但無法預覽或檢閱。 匯出時，系統管理員必須將檔案上傳回商務用 OneDrive 以檢視內容。 未來計劃提供更多支援。
未來版本規劃的數據控制：
- 敏感度標籤
- 分析
- 更多電子檔探索支援
當用戶離開公司時傳輸白板
若要保留先前使用者的 OneDrive 檔案，包括 .whiteboard 檔案，請先為自己提供其 OneDrive 的存取權，然後移動您想要保留的檔案。
- 在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。
- 選取使用者。
- 在 [用戶屬性] 頁面上，選取 [OneDrive]。 在 [取得檔案的存取權] 下，選取 [ 建立檔案的連結]。
- 選取連結以開啟檔案位置。
- 選取您要移動的檔案或資料夾，然後選取 [ 移至]。
深入瞭解保留先前用戶的內容： 步驟 5 - 授與另一位員工 OneDrive 和 Outlook 數據的存取權 - Microsoft 365 系統管理員 |Microsoft Learn
管理移動的白板
一旦 .whiteboard 檔案出現在新擁有者的商務用 OneDrive 中，他們就可以開啟、編輯、重新命名或刪除檔案。
- 開啟 [office.com]，然後在應用程式啟動器中選取 [OneDrive]。
- 在左側瀏覽窗格中，選取 [ 我的檔案]。
- 開啟名為 Whiteboards 的文件夾。
- 在檔案清單中，選取移動的檔案，然後選取 [... ] 按鈕以取得重新命名、刪除和其他選項。
稽核
儲存在 ODB 中的白板檔案會包含在建立、修改、共用和刪除活動的檔案稽核記錄活動中。 若要深入瞭解檔案活動，請參閱 稽核記錄活動 - Microsoft Purview。