使用 Excel 範本分析資料

適用於： Dynamics 365 (online)、Dynamics 365 (on-premises)、Dynamics CRM Online、Dynamics CRM 2016

有興趣取得此功能？ 尋找您的 Dynamics 365 系統管理員或支援人員。

Microsoft Excel 提供強大的方式供您分析和呈現 Dynamics 365 資料。 使用 Excel 範本，您可以輕鬆建立自訂的分析並與組織中的其他人共用。

使用 Excel 範本，進行：

• 銷售預測

• 準銷售案源管理

• 潛在客戶評分

• 領域規劃

• 以及其他更多...

您可以試用 Microsoft Dynamics 365 內含的 Excel 範本，快速檢視可行的分析。

建立新的 Excel 範本

以下是建立 Excel 範本的步驟。

步驟 1：從現有資料建立新範本

Dynamics 365 中有兩個地方可讓您建立 Excel 範本：

• 從 [設定] 頁面。 移至 [設定] > [範本] > [文件範本] > [新增] ()。 您必須具備足夠的權限，才能存取 [設定] 頁面，例如系統管理員或系統自訂員。

• 從記錄清單。 例如，前往 [銷售] > [商機] > [我待處理的商機]。 在功能表列上，按一下 [Excel 範本] > [建立 Excel 範本]。

  

[根據 Dynamics 365 資料建立範本] 頁面隨即出現。

選取要包含在範本中的資料

1. 按一下 [Excel 範本]。

2. 選取實體 (記錄類型) 來包含該實體的 Dynamics 365 資料。 您可以在下一個欄位中選取的檢視表，取決於您選取的實體。

3. 選取檢視表。

4. 按一下 [編輯資料行]，即可新增、移除和調整範本中各資料行要包含的屬性。

5. 按一下 [下載檔案] 以建立範本檔案。

步驟 2：自訂 Excel 中的資料

在 Excel 中開啟新建立的範本以自訂資料。

讓我們逐步進行簡單的範例，使用 Dynamics 365 範例資料自訂 Excel 範本。

自訂商機資料的範例

1. 按一下 [啟用編輯]，允許自訂 Excel 試算表。

2. 新增資料行並將它命名為「預期營收」。

   

3. 建立預期營收的公式。 不要使用位址參考儲存格；改為定義和使用名稱。

   

4. 建立樞紐分析表與圖表。 本主題未來的更新中將說明這些和其他示範步驟。

   將使用者新增的內容放置在現有資料表的上方或右側。 這樣可避免內容遭到覆寫，如果您稍後在 Dynamics 365 中新增資料，而且建立新的 Excel 範本。 如需詳細資訊，請參閱：使用 Excel 範本的最佳作法和考量。

   

5. 儲存試算表。

現在您可以將 Excel 範本上傳到 Dynamics 365。

步驟 3：上傳範本並與其他人共用

依您想要的方式自訂 Excel 範本後，將它上傳至 Dynamics 365。 上傳範本的位置決定其可用性。

Dynamics 365 管理員可以使用 [設定] 頁面上傳 Excel 範本至 Dynamics 365。 在 [設定] 中上傳的範本可供您 Dynamics 365 組織內的所有使用者使用。

針對管理員：將 Excel 範本上傳至 Dynamics 365

1. 在 Dynamics 365 中，移至 [設定] > [範本] > [文件範本]。

2. 按一下 [上傳範本]。

3. 將 Excel 檔案拖曳到對話方塊中，或瀏覽以尋找並上傳檔案。

   

4. 按一下 [上傳]。

非管理使用者可以從記錄清單上傳供自用的範本。

對於想要建立個人範本的非管理員或管理員：將 Excel 範本上傳到 Dynamics 365

1. 在 Dynamics 365 中，開啟包含記錄清單的頁面，例如 [銷售商機] 清單。 前往 [銷售] > [商機] > [我待處理的商機]。

2. 在功能表列上，按一下 [Excel 範本] > [建立 Excel 範本]。

3. 按一下 [Excel 範本] > [上傳]。

   

4. 將檔案拖曳到對話方塊中，或瀏覽以尋找並上傳檔案。

5. 按一下 [上傳]。

步驟 4：選擇可以使用新範本的人員

新建立的 Excel 範本是根據您上傳的方式存取，以及授與資訊安全角色的存取權限而定。 務必查看使用資訊安全角色控制範本的存取。

如果您從 [設定] 頁面上傳範本

所上傳 Excel 範本的 [資訊] 頁面如下所示。

從 [設定] 頁面上傳的範本可供您 Dynamics 365 組織內的所有使用者使用。 您不必採取任何進一步的動作。

如果您從記錄清單上傳範本

所上傳 Excel 範本的 [資訊] 頁面如下所示。

從記錄清單上傳的範本可供上傳範本的使用者使用。 若要與其他人共用範本，請執行下列步驟：

1. 從範本的 [資訊] 頁面按一下 [共用]。

2. 使用 [共用個人文件範本] 頁面與其他人共用 Excel 範本及設定權限。

使用新範本匯出並分析資料

使用 Excel 範本的程序如下所示。

步驟 1：選取要分析的實體

在 Dynamics 365 中，選取要使用您建立的 Excel 範本分析的實體 (記錄類型)。 例如，前往 [銷售] > [商機] > [我待處理的商機]。 範本建立時會新增兩個新商機。

步驟 2：使用新的 Excel 範本匯出 Dynamics 365 資料

選擇您建立的 Excel 範本。

此範本是從 [設定] 頁面建立，因此將會出現在功能表的 [Excel 範本] 底下。 如果它是從記錄清單建立，則會出現在 [個人 Excel 範本] 底下。

如果您有 Microsoft Excel Online，就會在 Dynamics 365 的 Excel 視窗中看見資料。 如果沒看見，或是您寧願建立 Excel 檔案，請按一下 [下載 <範本名稱>]。

步驟 3：在 Excel 中分析 Dynamics 365 資料

您在 Excel 試算表中看見的內容是根據下列兩項而來：

• Dynamics 365 記錄。 您選擇從中匯出的檢視表會決定您在所匯出 Excel 檔案中看見的 Dynamics 365 記錄。 例如，如果您選取 [關閉的商機]，您會看見這些記錄，即使您使用的範本是透過 [我待處理的商機] 所建立。

• 資料行。 您使用的範本決定匯出的 Excel 檔案的資料表中出現的資料行。 例如，[關閉的商機] 檢視表包含這些資料行：潛在客戶、狀態、實際營收及實際結案日期。 但是，如果您使用的範本是根據 [我待處理的商機]，則會看到與該檢視表相關聯的資料行，以及建立範本時所執行的任何資料行篩選。

步驟 4：與其他人共用結果

如果您使用 Excel，請將複本儲存於線上或電腦中。 將檔案傳送給其他人，供他們檢閱和輸入。

嘗試使用範例 Excel 範本

Microsoft Dynamics 365 中包含四種 Excel 範本。

範例 Excel 範本是以特定記錄類型 (實體) 建立。 您只能將範本套用至相同記錄類型的記錄。

若要套用範例 Excel 範本

1. 開啟包含資訊的記錄清單，它的實體類型符合範例範本。 例如，開啟銷售商機清單以套用準銷售案源管理範本。

2. 按一下 [Excel 範本]，然後在 [Excel 範本] 底下選取範例範本。

3. 下載範本或在 Excel 中就地開啟它。

使用 Excel 範本的最佳作法和考量

建立和充分利用 Dynamics 365 中的 Excel 範本時，需要注意下列事項。

測試您的 Excel 範本

Excel 有許多功能。 最好測試您的自訂，查看範本中的所有 Excel 功能是否如預期運作。

隱私權和樞紐分析圖

根據預設，試算表開啟時，樞紐分析圖資料並不會更新。 這種情況可能造成安全性問題，如果某些樞紐分析圖資料不應該讓未具有足夠權限的使用者看見。

請參考下列案例：

• Dynamics 365 系統管理員會建立在樞紐分析圖中包含機密資料的範本，並且將範本上傳到 Dynamics 365 中。

• 不能存取樞紐分析圖中機密資料的銷售人員，會使用範本建立 Excel 檔案進行某種資料分析。

**結果。**銷售人員可能會看見樞紐分析圖的資料，因為上傳的 Dynamics 365 系統管理員具有存取檢視表的權限，即使銷售人員並沒有該權限。

**此外。**iOS 不支援更新樞紐分析資料及樞紐分析圖，在 iOS 裝置上使用 Microsoft Excel 應用程式時。

**建議。**機密資料不應包括在樞紐分析表和樞紐分析圖中。

設定自動重新整理樞紐分析圖資料

根據預設，樞紐分析圖資料不會在您開啟試算表時自動重新整理。 一般圖表會自動更新。

在 Excel 中，用滑鼠右鍵按一下樞紐分析圖，然後按一下 [樞紐分析圖選項] > [開啟檔案時重新整理資料]。

放置新資料

如果您要新增內容至 Excel 範本，請將資料放置在現有資料的上方或右側。 另一個選項是將新內容放到另一個工作表中。

包含影像的 Excel 範本會導致錯誤

若您嘗試使用當中儲存影像的 Excel 範本分析 Dynamics 365 資料，您會看見下列錯誤：「嘗試儲存您的活頁簿時發生錯誤。 因此，該活頁簿尚未儲存」。 嘗試從範本中移除影像，並重新將它載入至 Dynamics 365。

Windows 8.1 中的 Excel 範本和 Office 行動應用程式

Excel 範本不會在 Windows 8.1 裝置中透過 Office 行動應用程式開啟。 您會收到下列錯誤訊息：「我們已盡力復原文件的內容，但您無法編輯該文件。 請嘗試在 PC 上開啟並修復此文件，以修正此問題」。

這是已知的問題。

在公式中使用資料表資料行名稱和範圍名稱

當您建立 Excel 公式時，不要使用欄標題或儲存格號碼。 請改用資料表資料行名稱，並定義儲存格或儲存格範圍的名稱。

使用資訊安全角色控制範本的存取

Dynamics 365 管理員可以對 Excel 範本進行某種程度的細部存取控制。 例如，您可以讓銷售人員 [讀取]，但不可 [寫入] Excel 範本。

1. 在 Dynamics 365 中按一下 [設定] > [安全性] > [資訊安全角色]。

2. 選取角色，然後按一下 [商業管理] 索引標籤。

3. 選取 [文件範本] 設定供整個組織使用的範本的存取權限。 針對與個別使用者共用的範本選取 [個人文件範本]。

4. 按一下圖形，調整存取層級。

若要檢視和刪除個人文件範本

依照下列步驟刪除個人文件範本：

1. 按一下 [進階尋找] ()。

2. 針對 [尋找]，選取 [個人文件範本]。

3. 按一下 [結果(!)]。

4. 選取要刪除的個人文件範本，然後按一下 [刪除] ()。

Excel 範本無法在 Microsoft Edge 中上傳

如果您的 Microsoft Excel 範本無法在 Dynamics 365 中上傳，使用 Microsoft Edge 做為瀏覽器時，請更新 Microsoft Edge 後重試。

隱私權注意事項

如果您使用 Microsoft Dynamics 365 (線上)，將資料匯出至靜態工作表時，將會在電腦上建立並儲存所匯出之資料的本機複本。 資料會透過安全連線從 Dynamics 365 (線上) 傳送到您的電腦，但這個本機複本與 Dynamics 365 (線上) 之間不會保持連線。

當您匯出到動態工作表或樞紐分析表時，Excel 工作表和 Dynamics 365 (線上) 之間會保持連結。 每次重新整理動態工作表或樞紐分析表時，都會使用您的使用者認證來完成 Dynamics 365 (線上) 對您的驗證。 您將可以看見您有權限檢視的資料。

系統管理員會使用資訊安全角色，以決定是否允許組織的使用者將資料匯出至 Excel。

另請參閱

下載資料匯入的範本
在 Dynamics 365 中使用 Word 範本