Outlook 語音存取使用者案例

  • 發行項

 

適用版本： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上次修改主題的時間： 2016-11-28

Outlook 語音存取是 Microsoft Exchange Server 2010 整合通訊 (UM) 中的一項功能，可讓使用者使用類比、數位或行動電話擷取其信箱中的電子郵件。然後，他們可以使用按鍵式或語音命令，與其信箱互動。

《Outlook 語音存取快速參考手冊》中包含了所有 Outlook 語音存取功能表選項的圖形顯示，以及瀏覽功能表系統的方式。若要下載《快速參考手冊》，請參閱 Microsoft 下載中心。

當已啟用 UM 的使用者透過電話存取其 Exchange 2010 信箱時，會聽到一連串語音提示。這些語音提示可幫助使用者瀏覽整合通訊系統，並使其可存取他們的信箱。Outlook 語音存取可讓使用者執行下列作業：

  • 擷取、聆聽、回覆、建立及轉寄語音訊息或電子郵件。

  • 聆聽或變更行事曆資訊。

  • 變更個人選項 (例如變更 PIN 碼)，或是撥打或傳送語音訊息給個人連絡人。

目錄

讀取與檢閱電子郵件

管理行事曆項目

管理個人選項與連絡人

讀取與檢閱電子郵件

使用者可以使用電話來聆聽、回覆、建立及轉寄未讀取的電子郵件。例如，如果使用者正在等待一封重要的電子郵件，但卻無法存取網際網路，他們可以使用行動電話，撥打使用者存取號碼或用於 Outlook 語音存取的號碼。當使用者輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後說「電子郵件」之後，整合通訊伺服器將會存取該使用者的信箱，並讀取其未讀取的電子郵件。當整合通訊伺服器讀取電子郵件時，使用者可以說下列其中一項：

  • 「回覆」，回覆寄件者。

  • 「全部回覆」，回覆電子郵件上的所有收件者。

  • 「轉寄」，將該電子郵件轉寄給另一位使用者。

  • 「標幟」，為郵件設定待處理的標幟。

  • 「隱藏」，隱藏交談。

聆聽電子郵件

若要使用語音使用者介面 (VUI) 聆聽電子郵件，使用者需撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「電子郵件」，存取電子郵件。

  2. 整合通訊伺服器將讀取第一封未讀取電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。

  3. 然後使用者可以說下列其中一項：

    • 「下一封」，將該郵件標記為「已讀取」，並移至下一封電子郵件。

    • 「標記為未讀取」，保留該郵件的「未讀取」標記，並移至下一封電子郵件。

    • 「結尾」，跳至郵件的結尾處。

    • 「刪除」，刪除郵件。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 聆聽電子郵件

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 整合通訊伺服器將讀取第一封未讀取電子郵件的名稱、主旨、時間及優先順序。

  3. 然後使用者可以按下列其中一項：

    • # 字鍵，將郵件標記為「已讀取」，然後移至下一封電子郵件。

    • 9，仍然將郵件標示為「未讀取」，然後移至下一封郵件。

    • 33，跳至郵件的結尾處。

    • 7，刪除郵件。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面聆聽電子郵件

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回覆電子郵件

若要使用 VUI 聆聽電子郵件然後回覆，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「電子郵件」，存取電子郵件。

  2. 重複說「下一封」，直到到達想要回覆的電子郵件為止。

  3. 聆聽電子郵件，或說「結尾」移至郵件結尾處。

  4. 請說下列其中一項：

    • 「回覆」，回覆寄件者。

    • 「全部回覆」，回覆寄件者與所有其他收件者。

    • 「轉寄」，將郵件轉寄給其他使用者或群組。

  5. 錄製回覆，然後掛斷電話、保持安靜，或按任何鍵。若要接受回覆郵件並傳送它，請說「傳送」。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 回覆電子郵件

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件然後回覆，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 重複按 #，直到到達使用者想要回覆的電子郵件為止。按 9，將該郵件標記為「未讀取」。

  3. 聆聽電子郵件，或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 按 8 回覆寄件者、按 88 回覆寄件者與所有其他收件者，或按 6 將郵件轉寄給其他使用者或群組。

  5. 錄製回覆，然後按 #。若要接受回覆郵件並傳送它，請按 1。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面回覆電子郵件

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聆聽下一封未讀取電子郵件

若要使用 VUI 聆聽電子郵件然後移至下一封未讀取的電子郵件，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「電子郵件」。

  2. 說「下一封未讀取」。如果想要將郵件標記為「未讀取」，則說「標記為未讀取」。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 讀取下一封未讀取的電子郵件

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件然後移至下一封未讀取的郵件，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 按 ## 聆聽下一封未讀取電子郵件。按 9，將該郵件標記為「未讀取」。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面讀取下一封未讀取的電子郵件

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為電子郵件設定待處理標幟

若要使用 VUI 聆聽電子郵件然後為郵件設定待處理標幟，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「電子郵件」，存取電子郵件。

  2. 重複說「下一封郵件」，直到到達想要設定「待處理」標幟的電子郵件為止。說「標記未讀取」，將郵件標記為「未讀取」。

  3. 聆聽電子郵件，或說「結尾」移至郵件結尾處。

  4. 說「標幟」或「設定待處理標幟」，為郵件設定「待處理」標幟。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 為電子郵件設定待處理標幟

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件然後為郵件設定待處理標幟，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 重複按 #，直到到達想要設定「待處理」標幟的電子郵件為止。按 9，將該郵件標記為「未讀取」。

  3. 聆聽電子郵件，或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 按兩次 0 (零)，存取更多選項。

  5. 按 44，為郵件設定「待處理」標幟。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面為電子郵件設定待處理標幟

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隱藏交談

若要使用 VUI 聆聽電子郵件並隱藏交談，讓整合通訊不能繼續讀取相同電子郵件交談中的其他電子郵件，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「電子郵件」，開啟電子郵件。

  2. 重複說「下一封」，直到到達想要的電子郵件為止。說「標記未讀取」，將郵件標記為「未讀取」。

  3. 聆聽電子郵件，或說「結尾」移至郵件結尾處。

  4. 說「隱藏」或「隱藏交談」，隱藏交談。將會讀取下一封電子郵件。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 隱藏交談

若要使用按鍵式介面聆聽電子郵件並隱藏交談，讓整合通訊不能繼續讀取相同電子郵件交談中的其他電子郵件，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 2 存取電子郵件。

  2. 按 #，直到到達想要隱藏的電子郵件為止。按 9，將該郵件標記為「未讀取」。

  3. 聆聽電子郵件，或按 33 移至郵件結尾處。

  4. 按 99，隱藏交談。將會讀取下一封電子郵件。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面隱藏交談

注意事項附註：
隱藏交談時，僅會針對目前的工作階段加以隱藏。如果使用者登出，然後再次登入他們的信箱，則整合通訊將會讀取相同交談中的電子郵件。

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管理行事曆項目

使用者可以透過電話聆聽、回覆、建立及轉寄其行事曆中的項目。

例如，使用者在 10:00 A.M 有一個會議。不過，因為某些意外的延遲，該使用者將晚到 15 分鐘。該使用者可以撥打用於 Outlook 語音存取的電話號碼、登入 Exchange 2010 信箱，然後存取行事曆中那一天的會議清單來通知其他與會者。在整合通訊讀取 10:00 A.M. 會議的會議邀請之後，該使用者可以使用*「我將會晚到」*功能，通知所有與會者該使用者將晚到 15 分鐘。每位與會者將會收到通知該使用者將晚到 15 分鐘的電子郵件。該使用者也可以選擇要附加語音信箱訊息。

在另一個範例中，某使用者有一位重要客戶，決定以非常簡短的通知來排定一個整天會議。該使用者必須以最簡單的方式，取消他們那一天的所有其他會議。藉由使用*「清除我的行事曆」*功能，使用者即可快速且輕易地清除他們那一整天的行事曆。

傳送「我將會晚到」訊息

若要使用 VUI 傳送「我將會晚到」訊息給與會者，該使用者必須撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 聆聽會議邀請。

  3. 讀取會議邀請之後，說「我將會晚到」。

  4. 整合通訊詢問「多晚？」說「10 分鐘」。

  5. 整合通訊詢問「您想要錄製訊息嗎」？說「是」。錄製訊息，然後說「傳送」。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 傳送我將會晚到訊息

若要使用按鍵式介面傳送「我將會晚到」訊息給與會者，該使用者必須撥打整合通訊使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 聆聽會議邀請，以尋找要傳送「我將會晚到」訊息的會議。

  3. 讀取該會議邀請之後，按 3。

  4. 整合通訊詢問「多晚？」在電話按鍵上輸入 10。

使用按鍵式介面傳送我將會晚到訊息

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取消會議

使用者必須是會議召集人，才能取消會議。若要使用 VUI 取消會議，會議召集人必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「今天的行事曆」，存取他們的行事曆。

  2. 聆聽會議邀請。

  3. 讀取該會議邀請之後，說「取消會議」。

  4. 說「是」確認取消會議。

  5. 在整合通訊詢問會議召集人是否想要附加錄製的訊息時，說「是」。錄製訊息，然後說「傳送」。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 取消會議

使用者必須是會議召集人，才能取消會議。若要使用按鍵式介面取消會議，會議召集人必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 聆聽會議邀請，以尋找要取消的會議。

  3. 按 7 取消會議。

  4. 如果會議召集人選擇傳送語音訊息，則他們可以按下列其中一個選項：

    • #，停止錄製訊息。

    • 1，接受錄製的訊息。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面取消會議

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清除行事曆

若要使用 VUI 清除行事曆，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「今天的行事曆」，存取他們的行事曆。

  2. 說「清除我的行事曆」。

  3. 輸入要清除的時間或天數。

  4. 在整合通訊詢問會議召集人是否想要附加錄製的語音訊息時，說「是」錄製訊息，然後說「傳送」。如果不想傳送附加的錄製語音訊息，則說「否」。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 清除行事曆

若要使用按鍵式介面清除行事曆，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 3 存取他們的行事曆。

  2. 按 00 移至 [更多選項] 選單。

  3. 按 77 清除他們的行事曆。

  4. 輸入要從行事曆清除的時數。

  5. 如果使用者選擇傳送語音訊息，則他們可以執行下列其中一項：

    • 按 #，不要傳送語音訊息

    • 在系統提示時錄製語音訊息、按 # 停止錄製訊息，然後按 1 接受錄製的訊息。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面清除行事曆

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接受會議邀請

若要使用 VUI 接受會議邀請，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「電子郵件」，存取他們的電子郵件。

  2. 聆聽含有會議邀請的電子郵件。

  3. 說「接受」，接受會議邀請。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 接受會議邀請

若要使用按鍵式介面接受會議邀請，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 2 存取他們的電子郵件。

  2. 聆聽含有會議邀請的電子郵件。

  3. 按 4 接受會議邀請。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面接受會議邀請

回覆會議邀請

若要使用 VUI 回覆會議邀請，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「今天的行事曆」。

  2. 聆聽會議邀請，以尋找要回覆的會議邀請。

  3. 說「更多選項」，開啟 [更多選項] 選單。

  4. 說「回覆」，回覆會議召集人。

  5. 錄製訊息。

  6. 說「傳送」。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 回覆會議邀請

  1. 若要使用按鍵式介面回覆會議邀請，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  2. 按 3 存取他們的行事曆。

  3. 聆聽會議邀請，以尋找要回覆的會議邀請。

  4. 按 00 取得更多選項。

  5. 按 8 回覆會議召集人。

  6. 錄製訊息，然後按 #。

  7. 按 1 接受錄製的訊息並傳送該訊息。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面回覆會議邀請

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管理個人選項與連絡人

使用者可以使用 Outlook 語音存取，來管理他們的個人選項與連絡人。他們可以：

  • 撥打電話給個人連絡人。

  • 尋找並撥打電話給目錄中的使用者。

  • 透過電話設定個人選項 (例如變更他們的 PIN 碼)。

使用者第一次設定信箱時，必須建立個人及離開問候語，來電者將會在使用者無法接聽電話時聽到這些問候語。例如，如果使用者發現他們忘記開啟「離開」語音問候語，而無法在來電者有即時問題時給予他們另一個可撥打的電話號碼，使用者可以使用 Outlook 語音存取，透過任何電話存取其個人選項，以及錄製並開啟「離開」問候語。

如果使用者有一些與客戶相關的重要資訊需要與帳戶管理員連絡，該使用者可以撥打用於 Outlook 語音存取的號碼、使用目錄搜尋功能來尋找帳戶管理員，然後撥打電話。

注意事項附註：
使用者必須使用按鍵式介面，才能存取 [個人選項] 功能表。

錄製個人問候語

若要使用 VUI 錄製個人問候語，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「個人選項」，存取 [個人選項] 功能表。

  2. 按 2 錄製問候語。

  3. 按 1 錄製個人問候語。

  4. 按 # 停止錄製個人問候語。

  5. 如果必須重新錄製個人問候語，則需按 2。

  6. 按 1 接受個人問候語。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 錄製個人問候語

  1. 若要使用按鍵式介面錄製個人問候語，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  2. 按 6 存取個人選項。

  3. 按 2 錄製問候語。

  4. 按 1 錄製個人問候語。

  5. 按 2 重新錄製個人問候語。

  6. 按 # 停止錄製個人問候語。

  7. 按 1 接受個人問候語。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面錄製個人問候語

注意事項附註：
當使用者變更其電話問候語時，也可以選擇要開啟或關閉其電子郵件的自動回覆訊息。

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傳送語音訊息給某個使用者

使用者可以尋找並傳送語音訊息給其他啟用 UM 功能的使用者。若要使用 VUI 傳送語音訊息給另一個使用者，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「目錄」。

  2. 說要尋找的人員姓名。

  3. 從清單中選取正確的人員。

  4. 說「傳送訊息」，然後錄製語音訊息。

  5. 說「傳送」，傳送訊息。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 傳送語音訊息給另一位使用者

  1. 使用者可以尋找並傳送語音訊息給其他啟用 UM 功能的使用者。若要使用按鍵式介面傳送語音訊息給另一個使用者，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  2. 按 4 搜尋連絡人。

  3. 按 00 在目錄中尋找人員。

  4. 使用電話按鍵，拼出要尋找的人員姓名。

  5. 從清單中選取正確的人員。

  6. 按 3 傳送語音訊息給該人員。

  7. 錄製語音訊息，然後按 # 停止錄製。

  8. 按 1 接受錄製的訊息並加以傳送。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面傳送訊息給另一位使用者

找到目錄中的使用者並致電

若要使用 VUI 尋找並致電目錄中的使用者，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼和 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「目錄」。

  2. 說要尋找的人員姓名。

  3. 從清單中選取正確的人員。

  4. 說「撥打辦公室電話號碼」。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 尋找並致電目錄中的使用者

若要使用按鍵式介面尋找並撥打目錄中的使用者，使用者必須撥打 UM 使用者存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 按 4 存取個人連絡人。

  2. 按 00 在目錄中尋找人員。

  3. 使用電話按鍵，拼出要尋找的人員姓名。

  4. 從清單中選取正確的人員。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面尋找並致電目錄中的使用者

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變更 PIN 碼

若要使用 VUI 變更 PIN 碼，使用者必須撥打 UM 訂戶存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  1. 說「個人選項」。

  2. 按 3 變更 PIN 碼。

  3. 輸入新的 PIN 碼，然後按 #。

  4. 按 # 確認新的 PIN 碼。

此程序如下圖所示。

使用 VUI 變更 PIN 碼

  1. 若要使用 VUI 變更 PIN 碼，使用者必須撥打 UM 訂戶存取號碼、輸入他們的分機號碼及 PIN 碼，然後執行下列動作：

  2. 按 6 變更個人選項。

  3. 按 3 變更 PIN 碼。

  4. 輸入新的 PIN 碼，然後按 #。

  5. 按 # 確認新的 PIN 碼。

此程序如下圖所示。

使用按鍵式介面變更 PIN 碼

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