群組和排序資料 (報表產生器 1.0)
群組用於組織資料，以便報表以視覺階層顯示並方便您取得小計。資料分組之後，您就可以依遞增或遞減順序排列每個群組內的資料，以便資料更容易尋找。例如，假設您要建立包含有關客戶、客戶所屬銷售領域、每個銷售領域的銷售員以及銷售額之資訊的銷售報表。您可以先依「銷售領域」然後再依「客戶」分組資料，以查看每個領域以及每位客戶的銷售總額。對銷售領域和銷售員欄位排序，可使資料更容易閱讀。報表產生器會在對應的銷售領域內依字母順序列出客戶姓名，並為您提供銷售總額。您可以先依字母順序排序銷售領域群組中的資料，然後再排序其他群組中的資料，這樣做會使其他群組中的資料也依字母順序顯示。此外，您還可以對總額進行排序。例如，您可以依據每個領域的銷售總額來排序領域。
群組資料
當您將欄位和實體拖曳至設計區域時，您也同時將資料組織成群組。在報表產生器中，群組是由通常顯示於報表配置上邊緣處的群組索引標籤來代表。通常，最廣泛的群組位於報表的外側邊緣，而當您閱讀整份報表時資料將變得愈來愈具體。上述範例中，報表中所顯示之資料共有的最廣泛群組為「銷售領域」，而最具體的資料則是客戶和銷售額。
已經建立的群組有兩種類型：「值」群組和「實體」群組。「值」群組是針對欄位的群組。欄位名稱會顯示在值群組索引標籤中。執行報表時，值群組會傳回每個相異值之群組的單一執行個體。例如，假設您要將 [國家 (地區) 名稱] 欄位加入報表中。國家 (地區) 名稱在報表內只會出現一次。實體群組是針對實體的群組。實體名稱會顯示在實體群組索引標籤中。執行報表時，實體群組會傳回實體的單一執行個體。例如，如果您有「領域」群組，則每個領域在報表內只會列出一次。
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群組資料時，請注意：
您可以在報表配置範本中根據需要建立任意多的群組。
若要將項目加入至群組或變更目前群組，請拖曳群組索引標籤上的欄位。
您可以藉由在報表配置中的另一個群組索引標籤上拖放群組索引標籤，重新排列群組。
當群組是欄位的實體群組時，便會在將該欄位拖曳至報表配置範本的右側時將其加入該群組中。如果實體群組不存在，則會為該欄位建立新群組。
將欄位加入報表配置範本的左側時，便會為該欄位建立新群組。如果欄位是實體的識別欄位，則會在您將該欄位加入報表配置範本的左側時建立實體群組。
當您將實體加入設計區域時，報表產生器會建立使用實體名稱的群組。將來自實體的多個欄位加入設計區域也會引發對使用實體名稱之欄位的分組。
當您將來自相關實體的單一值欄位加入至報表配置範本的右側時，該欄位會做為其他詳細資料加入至現有的群組。
當您將彙總欄位 (包含對一組值之總計的欄位) 加入至報表配置範本時，該欄位會成為其所加入之任何群組的其他詳細資料。
如果兩個實體之間具有一對多關聯性，則在您將其中一個實體加入設計區域然後加入第二個實體時，[總管] 窗格中的主要實體會發生變更。例如，如果您將「客戶」實體加入設計區域中，則「客戶」實體會成為 [總管] 窗格中的主要實體。如果您將「銷售訂單」實體加入設計區域中，則主要實體會變更為 [總管] 窗格中的「銷售訂單」。
如果您要在特定欄位內建立值群組，請選取欄位並將它拖曳至原始群組的左側。如此便可建立依該欄位命名的新群組。
如果您將一或多個彙總欄位加入至報表配置範本，但沒有可與該彙總關聯的群組，則會建立「總計」群組。
將值群組或實體群組加入只具有總計群組的查詢時，將該總計群組移除，並將彙總欄位加入該值群組或實體群組中。如果從報表配置中移除所有的值群組或實體群組，則彙總欄位將還原為總計群組。
排序資料
每個群組內的資料都可依群組中的任何欄位或依顯示小計的任何欄位來排序。每個群組都可依多個欄位排序。例如，假設您的報表在「客戶姓名」群組內包含 [名字] 和 [姓氏] 欄位。如果您依照從 A 到 Z 的順序排序 [姓氏]，則在報表中具有相同姓氏的客戶將群組在一起，並以報表產生器擷取資料的順序列出。如果您也依照從 A 到 Z 的順序排序 [名字]，則在報表中具有相同姓氏的客戶將群組在一起，但他們將依其名字的字母順序排序。
若要在報表內排序資料，請使用 [排序及群組] 對話方塊。選取包含需要排序之資料的群組，然後使用 [排序依據] 和 [次要鍵] 下拉式清單來為群組內的每個欄位指定排序次序。
允許讀取者排序報表內的資料
依預設，閱讀報表的讀取者可以在執行報表之後變更資料的排序方式。執行報表之後，閱讀報表的讀取者可以使用出現在每個資料行名稱旁邊的上下箭頭對特定欄位進行排序。按一下排序箭頭會依遞增順序排序欄位所包含的群組，再按一下這個圖示則會依遞減順序排序。報表檢視器可藉由在按一下排序圖示的同時按住 Shift 鍵不放，來排序轉譯報表的多個欄位。若要停用此功能，您可以清除 [報表屬性] 對話方塊中的 [允許使用者在檢視時排序報表資料] 核取方塊。