在 Microsoft 365 中匯入並使用組織資料

組織數據 是指您的系統管理員使用 Microsoft 365 中的組織數據] 功能上傳的員工數據。 Microsoft 365 中的組織資料會將此上傳的資料與現有的 Microsoft 365 資料結合，以在 Microsoft 365 應用程式中提供特定功能。 這項功能也有助於改善 Microsoft 365 使用者配置文件 數據，方法是擷取目前位於組織外部系統中的組織數據， (例如人力資本管理系統) 。 這有助於填入與遺失或過時使用者設定檔資料相關的任何空白，並讓 Microsoft 365 和Microsoft Viva 的體驗更豐富。

Microsoft 365 使用者配置文件數據 是指與使用者帳戶相關聯的資訊，並儲存在 Microsoft 365 使用者配置檔中。 此資訊包括電子郵件地址、電話號碼、職稱和其他描述性資訊。

Microsoft 365 使用者設定檔資料來自兩個主要來源: Microsoft Entra ID (先前為 Azure Active Directory)，這是預設設定，或是來自 Microsoft 365 中的組織資料 (透過您上傳的 .csv 檔案)。 Microsoft Entra 結構描述和 Microsoft 365 使用者設定檔中的屬性符合 .csv 檔案中的資料行名稱，且在 Microsoft 365 中的組織資料中稱為 屬性。

資料屬性

當您上傳 .csv 檔案時，針對每個員工，至少必須包含一個必要屬性，Microsoft_PersonEmail。 根據使用此資料之應用程式的特定需求 (例如，Copilot 儀錶板) ，您可能需要上傳其他欄位。 若要瞭解如何設定和結構化組織數據 .csv 檔案，請參閱 準備和匯入您的組織數據。

您也可以包含下列選擇性屬性。 (括弧中的值是 Microsoft 365 使用者設定檔 結構描述中的對應屬性名稱。)。

如需特定屬性的詳細資訊，請參閱屬性 參考 ，以及屬性 與屬性 的對應，以取得Microsoft 365 屬性中的組織數據如何對應至 Microsoft 365 使用者配置檔數據的相關信息。

• 名稱
  • Microsoft_FirstName (first)
  • Microsoft_LastName (last)
  • Microsoft_DisplayName (displayName)
• Positions
  • 詳細資料
    • Microsoft_JobTitle (jobTitle)
    • Microsoft_SecondaryJobTitle (secondaryJobTitle) - 用於技能對應
    • Microsoft_JobDiscipline (role)
    • Microsoft_LevelDesignation (level)
    • Microsoft_Layer (layer)
      • Company
        • Microsoft_Company (displayName)
        • Microsoft_CompanyCode (companyCode)
        • Microsoft_Organization (department)
        • Microsoft_CompanyOfficeLocation (officeLocation)
          • 地址
            • Microsoft_CompanyPostOfficeBox (postOfficeBox)
            • Microsoft_CompanyOfficeStreet (street)
            • Microsoft_CompanyOfficeCity (city)
            • Microsoft_CompanyOfficeState (state)
            • Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (countryOrRegion)
            • Microsoft_CompanyOfficePostalCode (postalCode)
• 管理員
  • Microsoft_ManagerEmail (userId)
• 使用者技能
  • Microsoft_UserSkillNames

準備和匯入組織數據

上傳組織數據之前，您必須執行下列動作：

1. 下載 .csv 範本
2. 結構化組織數據
3. 第一次匯入組織數據
4. 更新或對您的數據進行其他變更

步驟 1 - 下載 .csv 範本

1. 以具有全域管理員權限的使用者身分登入Microsoft 365 系統管理中心。
2. 在 [Microsoft 365 中的組織數據] 頁面上， ([設定>移轉並匯入) ] 底下，如果這是您第一次匯入數據) 或 [新增匯入]，請選取 [開始使用 (]。
3. 選取 [下載 CSV 範本]。

步驟 2 - 結構化組織數據

現在您已有 .csv 檔案起點，請新增您想要在 Microsoft 365 中使用的組織數據，然後儲存盤案。

您可以在組織資料檔中新增兩種類型的屬性：必要和保留選擇性。 屬性在檔案中可以是任何順序。

• 必要 - 根據預設唯一需要的屬性是電子郵件地址。
• 保留 - 屬性是目前用來計算、篩選和將資料分組之屬性的保留資料行標頭。

範例數據檔

以下是有效 .csv 檔案的範例程式碼片段:

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

如需屬性的詳細資訊，請參閱 屬性參考。

步驟 3 - 第一次匯入組織數據

使用您的數據建立 .csv 檔案之後，下一個步驟是從您的本機計算機匯入數據， (供 Viva Insights 授權的客戶) 或從 SharePoint 網站匯入數據。

從您的電腦上傳 .csv 檔案， (Viva Insights 授權的客戶)

使用您的資料建立 .csv 檔案之後，您可以直接從本機檔案上傳它。

從 SharePoint 上傳 .csv 檔案

首先，您必須將檔案從本機計算機上傳至安全的 SharePoint 位置;然後匯入數據。

將檔案上傳至 SharePoint

使用下列步驟將您的數據上傳至 SharePoint。 請確定您的 SharePoint 網站具有正確的許可權，而且只有應該能夠存取數據的網站才能存取網站。 您可以上傳大小上限為 5 Gb 的檔案。

1. 開啟 SharePoint 網站文檔庫。

2. 選 取 [上傳]，然後選取 [ 檔案]。

   

3. 流覽至您儲存 .csv 檔案的位置，然後選取 [ 開啟]。

   您也可以使用拖放來上傳檔案。

   將數據匯入 Viva 之前，您需要 SharePoint 上檔案的路徑，格式如下：https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/檔名.csv。 使用下列步驟來取得檔案的路徑 - 路徑與您在瀏覽器中檢視檔案時看到的 URL 不同。

4. 選取檔案旁邊的省略號 (...) ，然後選取 [ 詳細數據]。

   

5. 尋找 [路徑] 值，然後選取複製圖示。

   

將數據匯入 Microsoft 365

現在您已準備好匯入數據。

1. 在 [Microsoft 365 中的組織數據] 頁面上， ([設定>移轉並匯入) ] 底下，如果這是您第一次匯入數據) 或 [新增匯入]，請選取 [開始使用 (]。
2. 在 [ 從 SharePoint 匯入數據 ] 頁面上，輸入您儲存 .csv 檔案的 SharePoint 位置。 (如果您複製了上傳步驟結尾的位置，請將它貼在這裡。)
3. 確認您瞭解您在這裡上傳的數據可能由 Viva 和 Microsoft 365 處理，以及您已透過 Microsoft Graph 授與數據存取權的非Microsoft服務。 選取 [下一步]。
4. 檢閱上傳的詳細資料，然後選取 [開始驗證]。

您的組織數據會根據與 Viva 和 Microsoft 365 服務搭配使用的需求進行驗證。 驗證需要數小時;不過，您的完整數據上傳最多可能需要三天的時間，才能在配置檔存放區中使用。 您可以在系統管理中心的 [組織資料] 頁面上檢查驗證狀態。 驗證完成時，您會看到一則訊息，指出您的數據正由Viva和 Microsoft 365 管理。

每個使用者的組織數據都會儲存在該使用者的信箱中，並遵循 Exchange Online (的數據落地規則，如 Exchange Online) 的數據落地 中所述。

步驟 4 - 更新或對您的資料進行其他變更

只有全域系統管理員可以更新或刪除儲存在 Microsoft 365 使用者配置檔中的組織數據。

若要更新或刪除使用者的組織數據，請建立並上傳新的 .csv 檔案，其中僅包含您想要更新或刪除數據的使用者。

• 若要更新值，請包含您想要更新的所有屬性。 為您想要變更的任何屬性提供不同的值。 如果您包含屬性，但未提供值 (但 未 將它設定為空字串) ，則Microsoft 365 使用者配置檔中的目前值會在未更新) (使用。
• 若要刪除值，請使用兩個單引號 (『) ，將屬性的值設定為空字串。 (設定 Microsoft_Layer 屬性 「-1」.) 若要刪除使用者的所有數據，請輸入其所有屬性的空字串或整數值。

Microsoft 365 中組織數據的數據使用量、保留期和管理資訊

請檢閱下列資訊，以瞭解組織數據的使用、儲存和刪除方式。

Microsoft 365 中的組織數據如何與 Viva Insights 搭配運作

此處上傳的數據也會用於 Viva Insights 中，並會對應至這些 Viva Insights 保留字段：

• PersonId
• ManagerId
• Organization
• LevelDesignation
• FunctionType
• 層級
• 位置

下列數據是從組織數據功能上傳，但無法在 Viva Insights 中使用：

• Microsoft_DisplayName
• Microsoft_FirstName
• Microsoft_LastName
• Microsoft_SecondaryJobTitle
• Microsoft_UserSkillNames

這些屬性可用來作為 Viva Insights 中的自定義屬性。

• Microsoft_JobTitle
• Microsoft_City
• Microsoft_CountryOrRegion
• Microsoft_PostalCode
• Microsoft_PostOfficeBox

資料使用量

您上傳的組織數據可能由 Viva、Microsoft 365 服務，以及透過 Microsoft Graph API 授與存取權的非Microsoft服務使用。 此資料會被視為在組織內 公開提供，這表示它可能會向組織中的任何使用者顯示。 這項資料也可在 跨租使用者共同作業案例 中、Microsoft 365 Copilot 中和機器學習模型定型中使用。

在 Microsoft 365 使用者配置檔中，根據預設，Microsoft Entra 數據的優先順序高於 Microsoft 365 中的組織數據。 當服務查詢 Microsoft 365 使用者配置檔時，如果單一屬性同時有組織數據 和 Microsoft Entra 數據，則會傳回 Microsoft Entra 值。 例如，在 Microsoft Entra ID 中，給訂的中端使用者具有「軟體工程師」做為 jobTitle 屬性。 貴組織的全域系統管理員會使用 Microsoft 365 中的組織資料功能，為該相同的使用者上傳 Microsoft_JobTitle 屬性為「資深軟體工程師」值。 上傳之後，這兩個值都會儲存在使用者的 Microsoft 365 使用者設定檔中。 當 Microsoft 365 中的配置檔卡 片這類體驗查詢 Microsoft 365 使用者配置檔以取得該使用者的 jobTitle 屬性時，會傳回 (而非「資深軟體工程師」) 。

如果您想要在 Microsoft 365 使用者設定檔中使用組織數據的值，請將要求傳送至 orgdatainm365support@microsoft.com，以連絡 Microsoft。 包含主旨列：「要求在租使用者 [名稱] [租使用者標識符] 的 Microsoft 365 使用者配置檔中，提供組織數據優先順序高於 Microsoft Entra 數據。」此變更最多可能需要四天才會生效。

如果您稍後想要切換回預設行為 (其中Microsoft Entra 數據具有優先順序) ，請再次連絡 Microsoft，並使用主旨行「要求在租使用者 [名稱] [租使用者標識符] 的 Microsoft 365 使用者配置檔中提供Microsoft Entra 數據優先順序。」這項變更最多也需要四天的時間。

若要確保 Microsoft 365 使用者配置檔中的數據保持最新且正確，建議您定期上傳重新整理的組織數據 (例如每周) 。 相較於組織人力資本管理系統中的數據，這可防止使用者配置檔中的數據過時。

請確定您上傳的資料符合 屬性參考 中所列的屬性名稱和描述。 也請避免上傳 敏感性個人資料。

資料刪除

如需刪除使用者數據的相關信息，請參閱 更新或對組織數據進行其他變更 。 一旦處理更新，相關聯的用戶數據就會以空白字段覆寫，這表示其數據會立即有效地刪除。

從 Microsoft 365 移除租使用者時，所有租用戶數據都會在 30 天內清除。

資料保留

只要使用者在使用中且具有有效的授權，而且使用者或全域系統管理員未提出任何刪除要求，組織數據就會儲存。

資料落地

當您上傳組織數據時，您的 .csv 檔案會儲存在 SharePoint Online 網站中，而每個終端使用者的組織數據屬性會限定為其Microsoft 365 使用者配置檔，並儲存在使用者的 Exchange Online 信箱中。 如需 SharePoint Online 和 Exchange Online 的數據落地資訊，請參閱 SharePoint Online 的數據落地 和 Exchange Online 的數據落地。

管理資料主體要求

資料主體要求 或 DSR 是資料主體 (終端使用者) 向控制者對其個人資料採取動作的正式要求。 若要瞭解終端使用者有哪些資料主體權限，請參閱 GDPR 和 CCPA 底下的 Office 365 資料主體要求。

使用下列資訊來滿足終端使用者的 DSR:

• 存取和匯出 – 使用者可以使用配置檔卡片中的數據匯出函式，存取和匯出全域管理員上傳並儲存在 Microsoft 365 使用者配置檔中的組織數據。 請參閱 從設定檔卡片匯出資料。
• 編輯 – 請參閱 更新或對組織數據進行其他變更。
• 刪除 – 請參閱 更新或對組織資料進行其他變更 和 資料刪除。

屬性參考

下表提供有關 365 屬性Microsoft組織數據的詳細數據。

屬性對屬性對應

下表顯示Microsoft 365 屬性中的組織數據如何對應至 Microsoft 365 使用者配置文件架構中的屬性。