Mapování e-dokladů na řádky nákupní objednávky pomocí Copilota (Preview)

Jak jsou nákupní procesy stále digitálnější, funkce e-dokladů v Business Central hraje klíčovou roli v automatizaci příjmu a zpracování faktur dodavatele. Copilot může tomuto procesu pomoci zlepšením mapování a přiřazování faktur dodavatele k nákupním objednávkám. Tato pomoc snižuje čas strávený úkoly, které by normálně zahrnovaly rozsáhlé prohledávání, vyhledávání a zadávání dat. Další výhodou je, když faktury dodavatele přesně neodpovídají nákupním objednávkám. V takovém případě má Copilot dobrou pozici k identifikaci odpovídajících nákupních objednávek. Vylepšené možnosti párování jsou přínosem zejména pro malé a středně velké organizace, které potřebují efektivní sledování dokladů ohledně řádků nákupních objednávek. Copilot je pracovní pomocník s AI, který podporuje kreativitu a zvyšuje produktivitu uživatelů Business Central.

V úvodní verzi aplikace e-dokladu jsme představili základní scénáře pro elektronické doklady pro celý proces prodeje. Jsou však potřeba vylepšení a automatizace pro manipulaci s přijatými doklady, zejména v kontextu nákupních procesů. Copilot upřesňuje, jak spravujete e-doklady během procesu nákupu, zejména v souvislosti s nákupními objednávkami. Rámec e-dokladů umožňuje určit typ nákupního dokladu, který se má vytvořit pro každého dodavatele, když od něj obdržíte elektronické faktury. Dříve bylo jedinou možností vytvořit nákupní fakturu, buď jako doklad nebo deník hlavní knihy.

Nyní můžete aktualizovat existující nákupní objednávku v Business Central pomocí informací obdržených v elektronické faktuře.

Podporované jazyky

Tato funkce Copilota byla ověřena a je podporována v angličtině. I když ji lze použít v jiných jazycích, nemusí fungovat tak, jak bylo zamýšleno. Kvalita jazyka se může lišit v závislosti na interakci uživatele nebo nastavení systému, což může ovlivnit přesnost a uživatelské prostředí. Další informace o geografické a jazykové dostupnosti naleznete v části Mezinárodní dostupnost Copilota.

Aktivace Copilota

Pokud jste neaktivovali Copilota Pomoc při párování elektronických dokladů, musíte tak učinit ručně. K povolení kopilota Pomoc při párování elektronických dokladů postupujte takto:

1. Vyberte ikonu , zadejte Funkce Copilot a AI a poté vyberte příslušný odkaz.
2. V seznamu funkcí vyberte Pomoc při párování elektronických dokladů a změňte stav na Aktivní.

Copilota můžete začít používat, jakmile jej aktivujete.

Identifikace nákupních objednávek

Nejprve můžete identifikovat nákupní objednávky, které lze automaticky spárovat. Pokud váš Dodavatel nakonfiguroval pole Přijmout e-doklad pro na Nákupní objednávky, když je elektronický doklad vytvořen v Business Central (ručně nebo z externího koncového bodu), Business Central provede následující:

1. Pokud nákupní objednávka pro tohoto konkrétního dodavatele existuje s číslem nákupní objednávky v přijatém souboru e-dokladu, Business Central automaticky propojí tento e-doklad se zadanou nákupní objednávkou. Stav dokladu tohoto e-dokladu je Probíhá a Stav e-dokladu na podstránce Stav služby je Objednávka propojena.
   Toto propojení je viditelné v poli Doklad na tomto konkrétním e-dokladu. Pokud potřebujete změnit automaticky propojenou nákupní objednávku, můžete tak učinit pomocí akce Aktualizovat propojení nákupní objednávky a poté ručně vyberte jednu ze stávajících nákupních objednávek pro tohoto dodavatele. Můžete tak učinit pouze před spárováním řádků mezi e-dokladem a nákupní objednávkou.
2. Pokud nákupní objednávka pro tohoto konkrétního dodavatele existuje, neexistuje číslo nákupní objednávky v přijatém souboru e-dokladu, pokud jste tento doklad nahráli ručně, Business Central vám umožní vybrat si z jedné ze stávajících nákupních objednávek otevřením seznamu Nákupní objednávky z objednávek, které jste obdrželi od dodavatelů, které obsahují pouze e-doklad, kde musíte vybrat požadovanou nákupní objednávku a tlačítko OK. Pokud nevyberete správnou nákupní objednávku nebo jste obdrželi e-doklad automaticky z externího koncového bodu používajícího frontu úloh, nový e-doklad není propojen s nákupním dokladem a Stav dokladu se zobrazuje jako Chyba a Stav e-dokladu na podstránce Stav služby je Chyba zpracování importovaného dokladu. Chcete-li dokončit propojení nákupní objednávky, vyberte akci Aktualizovat propojení nákupní objednávky a poté vyberte jednu z existujících nákupních objednávek pro tohoto dodavatele.

Mapování řádků

Copilot pomáhá automaticky přiřazovat řádky elektronické faktury k řádkům nákupní objednávky a nabízí další možnosti párování ke zlepšení shod.

Poté, co jsou spárovány a zmapovány, Business Central aktualizuje spárovanou nákupní objednávku o příslušné informace o příjmu, aby bylo zajištěno, že na řádky objednávky budou přijata správná množství.

Přijaté elektronické doklady můžete spárovat s řádky nákupních objednávek ze dvou různých míst: ze stránky E-doklady nebo ze stránky Nákupní objednávka. Nejjednodušší způsob, jak najít již propojené nákupní objednávky, je použít dlaždici Propojené nákupní objednávky jako součást aktivit e-dokladů. Všechny nepropojené dokumenty lze nalézt pomocí dlaždice Čekající elektronické faktury nákupu, kde máte seznam e-dokladů, které musíte zkontrolovat.

Chcete-li spustit párování z nákupní objednávky, vyberte akci Mapovat řádky e-dokladu, která se nachází na stránce nákupní objednávky a v seznamu nákupních objednávek. Pokud však chcete spustit párování ze stránky E-doklady, vyberte akci Spárovat nákupní objednávku z této stránky. Chcete-li pokračovat s párováním, postupujte takto:

1. Vyberte akci Mapovat řádky e-dokladu nebo Spárovat nákupní objednávku pro již propojené dokumenty.

2. Všimněte si, že pracuje výzva Spárování řádků objednávky e-dokladu pomocí Copilota a existuje stránka na pozadí Párování nákupních objednávek. To znamená, že probíhá stejný proces, ale s automatickou podporou Copilota, který proces párování řídí místo vás.

3. Po několika sekundách výzva Spárování řádků objednávky e-dokladu pomocí Copilota navrhne řádky pro párování s dalšími podrobnostmi:

   1. V záhlaví výzvy naleznete následující informace:

   Název pole	Popis
   Automaticky spárované	Určuje počet párování navržených automaticky. Toto číslo je založeno na porovnání řetězců a pokud se 80 % nebo více popisů překrývá, systém tyto popisy automaticky spáruje bez použití Copilota.
   Spárované Copilotem	Určuje počet párování navržených Copilotem na základě srovnání řetězců i sémantického porovnání.
   Číslo e-dokladu	Udává číslo propojeného e-dokladu.
   Celková částka bez DPH na faktuře	Udává celkovou částku faktury bez DPH.
   Spárovaná celková částka s DPH	Udává spárovanou částku bez DPH.

   2. Pokud jsou všechny řádky spárovány, v pravém horním rohu uvidíte zelený text: Všechny řádky (100 %) jsou spárovány. Zkontrolujte návrhy párování.
   3. Na řádcích Spárovaný návrh naleznete následující informace:

   Název pole	Popis
   Číslo řádku e-dokladu	Udává číslo řádku e-dokladu (pocházející z původního souboru e-dokladu).
   Popis řádku e-dokladu	Udává popis řádku e-dokladu (pocházející z původního souboru e-dokladu).
   Spárované množství	Udává množství použité na řádek nákupní objednávky.
   Návrh	Udává akci navrženou pomocí AI a tato navrhovaná akce je navázána na párování řádků nákupní objednávky.

   4. Všechny plně navržené a spárované řádky jsou označeny zelenou barvou. Pokud se vyskytne problém, například jiná cena, ale v rámci povoleného cenového rozpětí, je tento řádek označen žlutou barvou. Pokud je mezi poli popisu nějaká podobnost, ale cenový rozdíl je větší, než je povoleno, je tento řádek označen červenou barvou.
   5. Pokud nejste s některými návrhy spokojeni, můžete je odstranit pomocí akce Odstranit řádek.
   6. Pokud chcete vidět párování nabídek, můžete vybrat odkaz ve sloupci Návrh pro otevření stránky Podrobnosti párování e-dokladu.
   7. Na stránce Podrobnosti párování e-dokladu můžete porovnávat podrobnosti z e-dokladů a nákupní objednávky, abyste si byli jisti navrhovaným párováním, než jej potvrdíte.
   8. Po kontrole stránku zavřete.

4. Pokud nejste spokojeni s většinou návrhů nebo v případě, že nechcete použít funkci Spárování řádků objednávky e-dokladu pomocí Copilota, vyberte Zahodit, a můžete pokračovat ručním párováním.

5. Pokud chcete návrhy ponechat, vyberte tlačítko Ponechat a systém uloží všechny návrhy provedené Copilotem.

6. Business Central zavře výzvu Copilota a řádky na stránce Párování nákupních objednávek jsou označeny zeleně, protože jsou již spárovány.

7. Od teď můžete pokračovat ručním párováním, což znamená, že můžete odebrat párování, ručně párovat, obnovit párování nebo pokud nechcete provést žádné změny, stačí vybrat akci Použít na nákupní objednávku a pokračovat v práci s nákupní objednávkou.

Viz také

Přehled e-dokladů
Použití e-dokladů při prodeji
Použití e-dokladů při nákupu
Odstraňování problému funkcí Copilot a AI
Nejčastější dotazy k odpovědné AI pro pomoc při odsouhlasení banky