Arbejd med finanskladder

De fleste finansposteringer bogføres i finansregnskabet ved hjælp af dokumenter, f.eks. købsfakturaer og salgsordrer. Du kan dog også behandle forretningsaktiviteter som f. eks.:

• Indkøb
• Udbetaling kladde
• Bruge gentagelseskladder til at bogføre periodiseringer
• Genfinansiere medarbejderudgifter ved at bogføre kladdelinjer i kladder

De fleste kladder er baseret på finanskladden, og du kan behandle alle transaktioner på siden Finanskladder . Flere oplysninger i Bogføre transaktioner direkte i finansposterne.

Du kan f. eks. bruge medarbejderudgifter i forbindelse med refusion. Flere oplysninger i Registrere og refundere medarbejdernes udgifter.

Business Central tilbyder dog også kladder, der er optimeret til bestemte typer transaktioner, f.eks. betalingskladden til registrering af betalinger. Få flere oplysninger under Registrere betalinger og refusioner i udbetalingskladden.

Du kan bruge finanskladder til at bogføre finanstransaktioner til finanskonti og andre konti. De andre konti omfatter bank-, debitor-, kreditor-og medarbejderkonti. Når du bogfører en finanskladde, oprettes der poster på finanskonti, selvom du f. eks. bogfører en kladdelinje til en debitorkonto. Posten bogføres på en finanskonto via en bogføringsgruppe.

De oplysninger, du angiver i en kladde, er midlertidige og kan ændres, mens de er i kladden. Når du bogfører kladden, overføres oplysningerne til poster på individuelle konti, hvor de ikke kan ændres. Du kan imidlertid annullere udligningen af bogførte poster, og du kan bogføre tilbageførsels- eller rettelsesposter. Flere oplysninger i Tilbageføre kladdeposteringer og annullere modtagelser/leverancer.

Føj kontekst til finanskladdetransaktioner

Når du opretter en kladde, kan du tilføje links, der giver kontekst til transaktionerne. Når du bogfører kladden, kopieres linkene til den bogførte kladde og de bogførte poster, som kladden opretter. Du kan f.eks. oprette hyperlinks, som gør livet nemmere for din revisor. Hvis du beholder billeder af udgiftskvitteringerne på dit firmas SharePoint-websted, kan du føje links til filerne. Når du bogfører kladden for at sende udgifterne, kan din revisor hurtigt få adgang til modtagelses filerne.

Bruge kladdeskabeloner og -batches

Der er forskellige finanskladdetyper. Hver kladdeskabelon er repræsenteret af en dedikeret side med bestemte funktioner og de felter, der kræves for at understøtte disse funktioner, f.eks. . siden Udbetalingsafstemningskladder til behandling af bankbetalinger og siden Udbetalingskladder til at betale dine kreditorer eller refundere dine medarbejdere. Få mere at vide under Foretag betalinger , og afstem debitorbetalinger med indbetalingskladden eller fra debitorposter.

For hver kladdetype kan du angive din egen private kladde som kladdenavn. F.eks. kan du angive din egen kladdetype som udbetalingskladden med dit personlige layout og dine indstillinger. Følgende tip er et eksempel på, hvordan du kan tilpasse en kladde.

validering af finanskladdenavne

Du kan aktivere en baggrundskontrol, som medvirker til at forhindre forsinkelser ved bogføring. Checken giver dig besked, når en fejl i den finanskladde, som du arbejder i, ikke kan bogføre kladden. På siden Finanskladdenavne kan du vælge Baggrundsfejlkontrol for at få Business Central til at validere finanskladder, f.eks. finanskladder eller betalingskladder, mens du arbejder på dem.

Når du aktiverer valideringen, viser faktaboksene Checkdokument eller Kladdekontrol problemer på den aktuelle linje og i hele batchen. Validering sker, når du indlæser et Finanskladdenavn, og når du vælger en anden kladdelinje. Feltet Antal i alt i faktaboksen viser det samlede antal problemer, som Business Central har fundet, og du kan vælge det for at åbne en oversigt over problemerne.

Du kan bruge handlingerne Vis linjer med problemer og Vis alle linjer til at skifte mellem de kladdelinjer, der har eller ikke har problemer. Faktaboksen med de nye kladdelinjedetaljer giver hurtig oversigt og adgang til data fra kladdelinjer, f.eks. finanskonto, debitor eller kreditor, samt bogføringsopsætning for specifikke konti.

Kontrollér data i dokumenter og kladder under arbejdet

Din administrator kan aktivere Business Central til at validere de data, du angiver i dokumenter og kladder i realtid.

Hvis du aktiverer funktionen, vises der i faktaboksruden enten en faktaboks til kontrol af dokument eller faktaboks til kontrol af journal , afhængigt af den type dokument, du arbejder på. I faktaboksen vises fejlene på siden, så du hurtigt kan løse problemerne.

Hvis du vil aktivere funktionen, skal du markere følgende afkrydsningsfelter på siden Mine notifikationer :

• For kladder skal du markere afkrydsningsfeltet Aktiveret for Aktivér datakontrol.
• For dokumenter skal du markere afkrydsningsfeltet Aktiveret for Vis faktaboksen Dokumentkontrol.

Følgende video forklarer datakontrol i realtid.

Om hovedkonti og modkonti

Hvis du opretter standardmodkonti for kladdenavnene på siden Finanskladder, udfyldes modkontoen automatisk, når du udfylder Kontonr . mark. Ellers skal du udfylde begge kontonumre. og Modkontonr. felter manuelt. Et positivt beløb i feltet Beløb debiteres på hovedkontoen og krediteres på modkontoen. Et negativt beløb krediteres på hovedkontoen og debiteres på modkontoen.

Arbejde med gentagelseskladder

En gentagelseskladde er en finanskladde med særlige felter til styring af transaktioner, som bogføres ofte med få eller ingen ændringer. F.eks. transaktioner for udgifter som f. eks. husleje, abonnementer, elektricitet og varme. Du kan bruge gentagelseskladder til at bogføre faste og variable beløb og angive automatisk tilbageførte poster for dagen efter bogføringsdatoen. Med fordelingsnøgler kan du opdele de gentagne poster mellem forskellige konti. Få mere at vide under Allokere gentagelseskladdebeløb til flere konti.

Med gentagelseskladder kan du oprette de poster, der bogføres regelmæssigt, én gang. F.eks. bliver de konti, dimensioner og dimensionsværdier og så videre, du indtaster i felterne, i kladden efter bogføringen. Hvis det er nødvendigt at foretage ændringer, kan du gøre det, hver gang du bogfører.

Feltet Gentagelsesmetode

Feltet Gentagelsesprincip er vigtigt. Dette felt bestemmer, hvordan beløbet på kladdelinjen bliver behandlet efter bogføringen. Hvis du f.eks. bogfører det samme beløb, hver gang du bogfører linjen, kan du vælge at lade beløbet stå. Eller du kan vælge at lade det slette, fordi konti og tekst i linjen kan genbruges ved hver bogføring, men beløbet hver gang varierer.

Feltet Gentagelsesinterval

Dette datoformel angiver, hvor ofte posten på kladdelinjen skal bogføres, og det skal udfyldes. Flere oplysninger i Bruge datoformler.

Eksempler

Hvis kladdelinjen skal bogføres hver måned, skal du angive 1M. Efter hver bogføring bliver datoen i feltet Bogføringsdato opdateret til samme dato i den efterfølgende måned.

Hvis du vil bogføre en post den sidste dag i hver måned, kan du vælge én af følgende muligheder:

• Bogfør den første post på den sidste dag i måneden ved at indtaste 1D+1M-1D (dvs. 1 dag plus 1 måned minus 1 dag). Med denne formel beregnes posteringsdatoen korrekt, uanset antallet af dage i måneden.

• Bogfør den første post på en hvilken som helst dag i en måned ved at indtaste 1M+LM. Med denne formel vil posteringsdatoen være efter én hel måned plus de resterende dage i den indeværende måned.

Feltet Udløbsdato

Dette felt bestemmer, på hvilken dato linjen bogføres for sidste gang. Linjen bogføres ikke efter denne dato.

Fordelen ved at bruge feltet Udløbsdato er, at linjen ikke slettes fra kladden med det samme. Du kan angive en senere dato, så du kan bruge linjen i fremtiden.

Hvis feltet er tomt, bogføres linjen, hver gang du bogfører, indtil den slettes fra kladden.

Tildeling af tilbagevendende kladdebeløb til flere konti

På siden Finansgentagelseskladder kan du vælge handlingen Allokeringer for at angive, hvordan beløb på gentagelseskladdelinjen skal allokeres på flere konti og dimensioner. Fordelinger fungerer som en modkontolinje til gentagelseskladdelinjen.

På samme måde som med en gentagelseskladde kan du angive en allokering én gang, og den forbliver i fordelingskladden efter bogføringen. Du behøver ikke at angive beløb og allokeringer, hver gang du bogfører gentagelseskladdelinjen.

Hvis gentagelsesmetoden i gentagelseskladden er sat til Saldo eller Saldo med tilbageføring, bliver der ikke taget hensyn til dimensionsværdikoder i gentagelseskladden, når kontoen nulstilles. Hvis du fordeler en gentagelseslinje på forskellige globale dimensionsværdier på siden Fordelinger, så vil der kun blive lavet en tilbageførselspost.

Hvis du vil allokere gentagelseskladdebeløb baseret på dimensioner, skal du angive feltet Gentagelsesprincip til Saldo pr. dimension eller Saldo pr. dimension. Hvis gentagelsesmetoden i gentagelseskladden er sat til Saldo efter dimension eller Tilbageført saldo pr. dimension, bliver der ikke taget hensyn til eventuelle dimensionsværdikoder i gentagelseskladden, når kontoen nulstilles. Hvis du allokerer en gentagelses linje til forskellige dimensionsværdier på siden Fordelinger, oprettes der tilbageførte poster, der svarer til det antal kombinationer af dimensionsværdier, som saldoen består af. Hvis du allokerer kontosaldo via en gentagelseskladde, der indeholder en dimensionsværdikode, skal du huske at bruge Saldo efter dimension eller Tilbageført saldo pr. dimension for at sikre, at dimensionsværdierne er korrekt afstemt eller tilbageført fra kildekontoen.

Din virksomhed har f.eks. nogle forretningsenheder og en hånd af afdelinger, som dine controllere har sat op som dimensioner. For at gøre købsordre processen hurtigere skal du beslutte, om du vil kræve, at kreditorassistenten kun indtaster dimensionerne for koncernvirksomheden. Da hver koncernvirksomhed har specifikke allokeringsnøgler for dimensionen afdeling, f.eks. baseret på antallet af medarbejdere, kan du bruge gentagelsesmetoderne BD Saldo efter dimension eller RBD Tilbageført saldo pr. dimension til at genfordele omkostningerne for hver koncernvirksomhed til de rigtige afdelinger på grundlag af fordelingsnøglerne.

Eksempel: Fordeling af huslejebetalinger til forskellige afdelinger

Du betaler månedlig husleje, så du har indtastet huslejen i indbetalingskonto på en gentagelseskladdelinje. På siden Fordelinger kan du bruge afdelingsdimensionen til at opdele udgiften på flere afdelinger. Afhængigt af det antal kvadratmeter, som hver afdeling optager. Beregningen er baseret på allokeringsprocenten på hver linje. Du kan fordele dem på forskellige måder:

• Angive forskellige konti på forskellige fordelingslinjer for at opdele udlejnings udgifter mellem flere konti.
• Angiv den samme konto, men brug forskellige dimensionsværdikoder til Afdelingsdimensionen på hver linje.

Tilbageføre kladder for at rette fejltagelser

Når du arbejder med kladder med mange linjer, og noget går galt, er det vigtigt, at du har en nem måde at rette fejlene på. Siden Bogført finanskladde indeholder et par handlinger, der kan være en hjælp.

• Kopier markerede linjer til kladde - Kopier kun de linjer, du markerer.
• Kopier finansjournal til kladde - Kopier alle linjer, der tilhører den samme finansjournal.

Du kan bruge disse handlinger til at oprette en kopi af en finanskladdelinje eller et batch og derefter angive:

• Den kladde, som linjerne skal kopieres til
• Med modsatte fortegn (en tilbageføringskladde)
• En anden bogføringsdato eller et andet bilagsnummer

Hvis du vil tillade, at kladder kopieres til bogførte finanskladder på siden Finanskladdeskabeloner eller Finanskladdenavn, skal du vælge afkrydsningsfeltet Kopier til bogførte kladdelinjer. Når du har tilladt at kopiere bogførte finanskladder, kan du om nødvendigt slå kopiering til for bestemte kladder.

Beregne annulleringsdatoen

Når du bruger gentagelseskladder til at bogføre periodiseringer i slutningen af en periode, er det vigtigt, at du har fuld kontrol over de tilbageførte poster. På siden Finansgentagelseskladder kan du bruge feltet Tilbageførselsdatoberegning til at styre den dato, hvor tilbageførselsposter bogføres, når der bruges tilbagevendende tilbageførselsmetoder.

Eksempel

Periodiseringer bogføres typisk med gentagende Faste, Variable eller Saldo metoder på kladdelinjen. Bogføringsdatoen for det bogførte beløb på kontoen på kladdelinjen beregnes vha. gentagelsesinterval. Bogføringsdatoen for modposten beregnes ved hjælp af feltet Tilbagefør datoberegning følgende måde:

• Hvis feltet er tomt, bogføres modposten efterfølgende dag.
• Hvis feltet indeholder en datoformel, f.eks. 5D for fem dage, bogføres den udlignende post med en bogføringsdato, der beregnes ud fra beregningen af tilbageførselsdatoen.

Arbejde med standardkladder

Når du har oprettet kladdelinjer, som du ved, at du sandsynligvis skal oprette igen senere, kan du gemme dem som en standardkladde, inden du bogfører kladden. Det samme gælder for varekladder og finanskladder.

Sådan gemmes en standardkladde

1. Vælg ikonet , angiv Varekladder, og vælg derefter den relaterede sammenkæde.

2. Indsæt en eller flere kladdelinjer.

3. Vælg de kladdelinjer, der skal genbruges.

4. Vælg handlingen Gem som standardkladde.

5. På siden Gem som standardvarekladde skal du definere en ny eller eksisterende standardvarekladde, som linjerne skal gemmes i.

   Hvis du har en eller flere standardvarekladder, og du vil erstatte en af dem med det nye sæt varekladdelinjer, skal du vælge varekladden i feltet Kode .

6. Vælg OK for at bekræfte, at du vil erstatte indholdet af den eksisterende standardvarekladde.

7. Hvis du vil gemme værdierne i feltet Pris for standardvarekladden, skal du vælge feltet Gem pris.

8. Hvis du vil gemme værdierne i feltet Antal, skal du vælge feltet Gem antal.

9. Vælg OK for at gemme standardvarekladden.

Når du gemmer standardvarekladden, vises siden med varekladden, så du kan bogføre den.

Sådan genbruges en standardkladde

1. Vælg ikonet , angiv Varekladder, og vælg derefter den relaterede sammenkæde.

2. Vælg handlingen Hent standardkladder.

3. Vælg handlingen Vis kladde, hvis du vil gennemse en standardvarekladde, inden du vælger den til genbrug.

   De ændringer, du foretagert i en standardvarekladde, gemmes med det samme, og de vises næste gang, du åbner eller genbruger standardvarekladden. Sørg for at ændringerne er vigtige nok til, at de skal gælde generelt. Hvis det ikke er tilfældet, kan du foretage ændringerne i varekladden, efter at linjerne i standardvarekladden er indsat. Se trin 4.

4. Vælg den standardvarekladde på siden Standardvarekladder, du vil genbruge, og vælg derefter knappen OK.

   Varekladden indeholder de linjer, du har gemt. Hvis varekladden allerede indeholder linjer, vises de nye linjer efter dem.

   Hvis du ikke slog Gem pris til , da du gemte kladden, indeholder feltet Pris på linjer, der er tilføjet fra standardkladden, værdien fra feltet Kostpris på den kort.

   Note

   Hvis du slog Gem pris eller Gem antal til , da du gemte kladden, skal du kontrollere, at de nye værdier er korrekte, før du bogfører varekladden.

   Hvis indsatte varekladdelinjer indeholder gemte kostpriser, som du ikke vil bogføre, kan du hurtigt ændre dem til varernes aktuelle værdi på følgende måde:

5. Vælg de varekladdelinjen, som du vil regulere, og vælg derefter handlingen Genberegn pris. Denne handling opdaterer feltet Pris med varens aktuelle pris.

6. Vælg handlingen Bogfør.

Omnummerere bilagsnumre i kladder

Du kan undgå bogføringsfejl pga. bilagets nummerrækkefølge ved at bruge handlingen Omnummerer bilagsnumre, før du bogfører en kladde.

I alle kladder, der er baseret på finanskladden, kan feltet Bilagsnr redigeres, så du kan angive forskellige bilagsnumre til forskellige kladdelinjer eller det samme bilagsnummer til relaterede kladdelinjer.

Hvis feltet Nummerserie i kladdenavnet er udfyldt, kræver bogføringsfunktionen i finanskladder, at bilagsnummeret på individuelle eller grupperede kladdelinjer er i rækkefølge. Du skal blot vælge funktionen Omnummerer bilagsnumre, og relevante Bilagsnr.-felterne opdateres derefter. Hvis relaterede kladdelinjer er grupperet efter bilagsnummer, før du har brugt funktionen, forbliver de grupperet men kan være tildelt et andet bilagsnummer.

Denne funktion fungerer også i filtrerede visninger.

Ved enhver re-nummerering af bilagsnumre respekteres relaterede udligninger, f.eks. en betalingsudligning fra bilaget på kladdelinjen til en kreditorkonto. Derfor er Udlignings-id og Udligningsbilagsnr. Felterne opdateres i finansposterne.

Omnummerere bilag i kladder

Følgende procedure er baseret på siden Finanskladder , men gælder for alle andre kladder, der er baseret på finanskladden , f.eks. siden Udbetalingskladder .

1. Vælg ikonet , angiv Finanskladder, og vælg derefter den relaterede sammenkæde.
2. Når du er klar til at bogføre kladden, skal du vælge handlingen Omnummerer bilagsnumre.

Værdier i feltet Bilagsnr. ændres, hvor det kræves, så bilagsnummeret på individuelle eller grupperede journallinjer er i rækkefølge. Når bilag omnummereres, kan du bogføre kladden.

Se også

Bogføre transaktioner direkte i finansregnskabet
Tilbageføre kladdeposteringer og fortryde modtagelser/leverancer
Allokere omkostninger og indtægter
Finansiere
Arbejde med Business Central
Lukke åbne vareposter, der er resultatet af fast udligning i varekladden
Regulere lagerværdien i værdireguleringskladden
Tælle, justere og ompostere lagerbeholdning ved hjælp af kladder
Afstemme debitorbetalinger med indbetalingskladden eller fra debitorposter
Afstemme kreditorbetalinger med udbetalingskladden eller fra kreditorposter
Arbejde med Intercompany-dokumenter og -kladder

Find gratis e-læringsmoduler til Business Central her