Übersicht über die externe Freigabe in SharePoint und OneDrive in Microsoft 365
Hinweis
Bis Ende Juni 2024 gewähren alte Einladungen, die über den älteren SharePoint-Einladungs-Manager gesendet wurden, keinen Zugriff mehr für Gäste. Benutzer können das Dokument erneut für den Gast freigeben, um eine neue, gültige Einladung zu generieren.
Mit den Features für die externe Freigabe von SharePoint und OneDrive können Benutzer in Ihrer Organisation Inhalte für Personen außerhalb der Organisation (z. B. Partner, Anbieter, Kunden oder Kunden) freigeben. Wenn Ihre Organisation über mehrere Abonnements verfügt, können Sie für die Freigabe zwischen lizenzierten Benutzern in mehreren Microsoft 365-Abonnements auch die externe Freigabe verwenden. Die externe Freigabe in SharePoint ist Bestandteil der sicheren Zusammenarbeit mit Microsoft 365. Lesen Sie auch Übersicht über optionen für die externe Zusammenarbeit in Microsoft 365.
Wichtig
Testmandanten können die robusten Zusammenarbeitsfunktionen von SharePoint nutzen, aber der Umfang der externen Freigabe wird im Vergleich zu lizenzierten Mandanten eingeschränkt. Dies ist darauf ausgelegt, potenziellen Missbrauch zu verhindern und eine sichere Erfahrung für alle Benutzer zu gewährleisten.
Die Planung der externen Freigabe sollte teil Ihrer allgemeinen Berechtigungsplanung für SharePoint und OneDrive sein. Dieser Artikel beschreibt, was passiert, wenn Benutzer freigeben, je nachdem, was sie freigeben und mit wem.
Wenn Sie die Freigabe direkt einrichten möchten, wählen Sie das Szenario aus, das Sie aktivieren möchten:
- Zusammenarbeit mit Gästen an einem Dokument
- Zusammenarbeit mit Gästen in einer Website
- Zusammenarbeit mit Gästen in einem Team
(Wenn Sie versuchen, eine Datei oder einen Ordner freizugeben, lesen Sie Freigeben von OneDrive-Dateien und -Ordnern oder Freigeben von SharePoint-Dateien und -Ordnern in Microsoft 365.)
Hinweis
Die externe Freigabe ist standardmäßig für Ihre gesamte SharePoint- und OneDrive-Umgebung aktiviert. Möglicherweise sollten Sie global deaktivieren, bevor die Benutzer die Websites verwenden oder bis Sie genau wissen, wie Sie das Feature verwenden wollen.
SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft Entra B2B
In SharePoint und OneDrive werden zwei externe Freigabemodelle verwendet:
Externe SharePoint-Authentifizierung
SharePoint- und OneDrive-Integration mit Microsoft Entra B2B
Bei Verwendung der Microsoft Entra B2B-Integration gelten Einstellungen für die externe Zusammenarbeit von Microsoft Entra, z. B. Einstellungen für Gasteinladungen und Einschränkungen für die Zusammenarbeit .
Die folgende Tabelle zeigt die Unterschiede zwischen den beiden Freigabemodellen.
| Freigabemethode | Dateien und Ordner | Websites |
|---|---|---|
| Externe SharePoint-Authentifizierung (Microsoft Entra B2B-Integration nicht aktiviert) |
Kein Gastkonto erstellt* Microsoft Entra-Einstellungen gelten nicht |
Nicht zutreffend (Microsoft Entra B2B immer verwendet) |
| Microsoft Entra B2B-Integration aktiviert | Gastkonto immer erstellt Microsoft Entra-Einstellungen gelten |
Gastkonto immer erstellt Microsoft Entra-Einstellungen gelten |
*Möglicherweise ist bereits ein Gastkonto aus einem anderen Freigabeworkflow vorhanden, z. B. das Freigeben eines Teams. In diesem Fall wird es für die Freigabe verwendet.
Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren der Microsoft Entra B2B-Integration finden Sie unter SharePoint- und OneDrive-Integration in Microsoft Entra B2B.
So funktionieren die Einstellungen für die externe Freigabe
SharePoint enthält Einstellungen für die externe Freigabe sowohl auf Organisationsebene als auch auf Websiteebene (früher als "Websitesammlungsebene" bekannt). Um die externe Freigabe auf jeder Website zu ermöglichen, müssen Sie diese auf Organisationsebene zulassen. Sie können dann die externe Freigabe für andere Websites einschränken. Wenn die externe Freigabeoption einer Website und die Freigabeoption auf Organisationsebene nicht übereinstimmen, wird immer der restriktivste Wert angewendet. OneDrive-Freigabeeinstellungen können mit den SharePoint-Einstellungen identisch oder restriktiver sein.
Unabhängig davon, welche Option Sie auf Organisations- oder Websiteebene wählen, die jeweils restriktivere Funktion ist weiterhin verfügbar. Wenn Sie z. B. die nicht authentifizierte Freigabe mithilfe von "Jeder"-Links zulassen, können Benutzer die Freigabe weiterhin für Gäste, die sich anmelden, und für interne Benutzer freigeben.
Hinweis
Auch wenn Ihre Einstellung auf Organisationsebene die externe Freigabe zulässt, ist es nicht bei allen neuen Websites standardmäßig zulässig. Weitere Informationen finden Sie unter Standardeinstellungen für die Websitefreigabe .
Sicherheit und Datenschutz
Wenn Sie vertrauliche Informationen haben, die niemals extern freigegeben werden sollten, empfehlen wir, die Informationen auf einer Website zu speichern, auf der die externe Freigabe deaktiviert ist. Erstellen Sie nach Bedarf zusätzliche Websites, die Sie für die externe Freigabe verwenden. Dadurch können Sie Sicherheitsrisiken eingrenzen, indem Sie den externen Zugriff auf vertrauliche Informationen verhindern.
Hinweis
Um die interne Freigabe von Inhalt auf einer Website einzuschränken, können Sie verhindern, dass Mitglieder der Website diese freigeben, und Zugriffsanforderungen aktivieren. Für weitere Informationen, besuchen Sie Einrichten und Verwalten von Zugriffsanforderungen.
Wenn Benutzer einen Ordner für mehrere Gäste freigeben, können die Gäste die Namen der anderen Benutzer im Bereich Verwalten des Zugriffs für den Ordner (und alle darin enthaltenen Elemente) sehen.
Freigeben von mit einer Microsoft 365-Gruppe verbundenen Teamwebsites
Wenn Sie oder Ihre Benutzer Microsoft 365-Gruppen erstellen (z. B. in Outlook oder durch Erstellen eines Teams in Microsoft Teams), wird eine SharePoint-Teamwebsite erstellt. Administratoren und Benutzer können auch Team-Websites in SharePoint erstellen, wodurch eine Microsoft 365-Gruppe erstellt wird. Für mit einer Gruppe verbundene Teamwebsites werden die Gruppenbesitzer als Websitebesitzer und die Gruppenmitglieder als Websitemitglieder hinzugefügt. In den meisten Fällen teilen Sie diese Websites, indem Sie Personen zur Microsoft 365-Gruppe hinzufügen. Sie können jedoch nur die Website freigeben.
Wichtig
Es ist wichtig, dass alle Gruppenmitglieder über die Berechtigung verfügen, auf die Teamwebsite zuzugreifen. Wenn Sie die Berechtigung der Gruppe entfernen, funktionieren viele Aufgaben der Zusammenarbeit (wie das Teilen von Dateien in Team-Chats) nicht mehr. Fügen Sie Gäste nur dann zur Gruppe hinzu, wenn Sie möchten, dass diese auf die Website zugreifen können. Informationen zum Gastzugriff auf Microsoft 365-Gruppen finden Sie unter Verwalten des Gastzugriffs in Gruppen.
Was passiert, wenn Benutzer etwas freigeben?
Wenn Benutzer etwas an Personen außerhalb des Unternehmens freigeben, wird eine Einladung an die Person per E-Mail gesendet, die einen Link zu dem freigegebenen Element enthält.
Da diese Gäste in Ihrer Organisation nicht über eine Lizenz verfügen, sind sie auf grundlegende Aufgaben für die Zusammenarbeit beschränkt:
Sie können Office.com zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten verwenden. Wenn Ihr Plan Office Professional Plus umfasst, können sie die Desktopversion von Office nicht auf ihren eigenen Computern installieren, es sei denn, Sie weisen ihnen eine Lizenz zu.
Sie können Aufgaben auf einer Website ausführen, die auf der Berechtigungsebene basieren, die ihnen zugewiesen wurde. Wenn Sie z. B. einen Gast als Websitemitglied hinzufügen, verfügt dieser über die Berechtigung Bearbeiten, und er kann Listen hinzufügen, bearbeiten und löschen. Außerdem können sie Listenelemente und Dateien anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen.
Je nachdem, welche Berechtigungen ihnen erteilt wurden, können sie andere Arten von Inhalten auf Websites anzeigen. Beispielsweise können sie zu verschiedenen Unterwebsites innerhalb einer freigegebenen Website navigieren. Außerdem können sie beispielsweise Websitefeeds anzeigen.
Wenn Ihre authentifizierten Gäste größere Funktionalität wie OneDrive-Speicher oder das Erstellen einer Power Automate-Flow benötigen, müssen Sie ihnen eine entsprechende Lizenz zuweisen.
Beenden der Freigabe
Sie können die Freigabe für Gäste beenden, indem Sie deren Berechtigungen aus dem freigegebenen Element entfernen oder sie als Gast in Ihrem Verzeichnis entfernen.
Sie können die Freigabe für Personen beenden, die über einen Jeder-Link verfügen, indem Sie zu der Datei oder dem Ordner wechseln, die Sie freigegeben haben, und den Link löschen oder indem Sie die Option Jeder-Links für die Website deaktivieren.
Informationen zum Beenden der Freigabe eines Elements
Benötigen Sie weitere Hilfe?
Wenn Sie technische Fragen zu diesem Thema haben, kann es hilfreich sein, diese im SharePoint-Diskussionsforum zu veröffentlichen. Dies ist eine großartige Ressource, um andere Benutzer zu finden, die mit ähnlichen Problemen zu tun oder sich in der gleichen Situation befunden haben.
Siehe auch
Suchen nach extern freigegebenen Websiteinhalten
Konfigurieren von Teams mit drei Schutzebenen
Erstellen einer sicheren Umgebung für die Gastfreigabe
Interaktion der Einstellungen zwischen Microsoft 365-Gruppen, Microsoft Teams und SharePoint