Behandeln von OnMessageSend- und OnAppointmentSend-Ereignissen in Ihrem Outlook-Add-In mit intelligenten Warnungen

Die OnMessageSend Ereignisse und OnAppointmentSend nutzen intelligente Warnungen, mit denen Sie Logik ausführen können, nachdem ein Benutzer in seiner Outlook-Nachricht oder einem Outlook-Termin Senden ausgewählt hat. Mit intelligenten Warnungen können Benutzer Ihres Add-Ins die Möglichkeit nutzen, den Inhalt ihrer E-Mails zu verbessern, eine fehlende Vertraulichkeitsbezeichnung hinzuzufügen oder einen wichtigen Empfänger in eine Besprechungseinladung einzubeziehen.

Intelligente Warnungen sind über die ereignisbasierte Aktivierungsfunktion verfügbar. Informationen dazu, wie Sie Ihr Add-In für die Verwendung dieses Features konfigurieren, andere verfügbare Ereignisse verwenden, Ihr Add-In debuggen und vieles mehr, finden Sie unter Konfigurieren Ihres Outlook-Add-Ins für die ereignisbasierte Aktivierung.

Unterstützte Clients und Plattformen

In der folgenden Tabelle sind die unterstützten Client-Server-Kombinationen für das Feature "Intelligente Warnungen" aufgeführt, einschließlich der erforderlichen mindestanforderungen Exchange Server kumulativen Updates, falls zutreffend. Ausgeschlossene Kombinationen werden nicht unterstützt.

Testen von intelligenten Warnungen in einem ereignisbasierten Add-In

Testen Sie die exemplarische Vorgehensweise, um intelligente Warnungen in Aktion zu sehen. Sie erstellen ein Add-In, das überprüft, ob ein Dokument oder Bild an eine Nachricht angefügt ist, bevor sie gesendet wird.

Verhalten und Szenarien für intelligente Warnungen

Die folgenden Abschnitte enthalten Anleitungen zu den Sendemodusoptionen und zum Verhalten des Features in bestimmten Szenarien.

Verfügbare Sendemodusoptionen

Wenn Sie Ihr Add-In so konfigurieren, dass es auf das OnMessageSend - oder OnAppointmentSend -Ereignis reagiert, müssen Sie die Sendemoduseigenschaft in das Manifest einschließen. Das Markup variiert je nach Art des Manifests, das ihr Add-In verwendet.

• Nur Add-In-Manifest: Legen Sie die SendMode-Eigenschaft des LaunchEvent-Elements fest.
• Einheitliches Manifest für Microsoft 365: Legen Sie die Option "sendMode" des Ereignisobjekts im Array "autoRunEvents" fest.

Wenn die von Ihrem Add-In implementierten Bedingungen nicht erfüllt sind oder Ihr Add-In nicht verfügbar ist, wenn das Ereignis auftritt, wird dem Benutzer ein Dialogfeld angezeigt, in dem er benachrichtigt wird, dass möglicherweise zusätzliche Aktionen erforderlich sind, bevor das E-Mail-Element gesendet werden kann. Die Eigenschaft sendemodus bestimmt die Optionen, die dem Benutzer im Dialogfeld zur Verfügung stehen.

In der folgenden Tabelle sind die verfügbaren Sendemodusoptionen aufgeführt.

Benutzer auffordern

Wenn das Element die Bedingungen des Add-Ins nicht erfüllt, kann der Benutzer in der Warnung Trotzdem senden auswählen oder das Problem beheben und dann versuchen, das Element erneut zu senden. Wenn die Verarbeitung des Elements für das Add-In sehr lange dauert, wird der Benutzer mit der Option aufgefordert, die Ausführung des Add-Ins zu beenden und Trotzdem senden auszuwählen. Wenn das Add-In nicht verfügbar ist (z. B. ein Fehler beim Laden des Add-Ins), wird das Element gesendet.

Verwenden Sie die Option Benutzer eingabeaufforderung in Ihrem Add-In, wenn eine der folgenden Punkte zutrifft.

• Die vom Add-In überprüfte Bedingung ist nicht obligatorisch, ist aber in der Nachricht oder dem gesendeten Termin angenehm.
• Sie möchten eine Aktion empfehlen und es dem Benutzer ermöglichen, zu entscheiden, ob er sie auf die gesendete Nachricht oder den gesendeten Termin anwenden möchte.

Einige Szenarien, in denen die Option Benutzer eingabeaufforderung angewendet wird, umfassen das Vorschlagen, die Nachricht oder den Termin als niedrig oder hoch zu kennzeichnen, und die Empfehlung, eine Farbkategorie auf das Element anzuwenden.

weicher Block

Standardoption, wenn die Sendemoduseigenschaft Ihres Manifests nicht konfiguriert ist. Der Benutzer wird benachrichtigt, dass das gesendete Element die Bedingungen des Add-Ins nicht erfüllt, und er muss das Problem beheben, bevor er versucht, das Element erneut zu senden. Wenn das Add-In jedoch nicht verfügbar ist (z. B. ein Fehler beim Laden des Add-Ins), wird das Element gesendet.

Verwenden Sie die Option für vorläufiges Blockieren in Ihrem Add-In, wenn eine Bedingung erfüllt sein soll, bevor eine Nachricht oder ein Termin gesendet werden kann. Sie möchten jedoch nicht, dass der Benutzer am Senden des Elements gehindert wird, wenn das Add-In nicht verfügbar ist. Beispiele für Szenarien, in denen die Option "Weiches Blockieren " verwendet wird, umfassen die Aufforderung des Benutzers, die Wichtigkeitsstufe einer Nachricht oder eines Termins festzulegen, und die Überprüfung, ob die entsprechende Signatur angewendet wird, bevor das Element gesendet wird.

Block

Das Element wird nicht gesendet, wenn eine der folgenden Situationen auftritt.

• Das Element erfüllt nicht die Bedingungen des Add-Ins.
• Das Add-In kann keine Verbindung mit dem Server herstellen.
• Fehler beim Laden des Add-Ins.

Verwenden Sie die Option blockieren , wenn die Bedingungen des Add-Ins obligatorisch sind, auch wenn das Add-In nicht verfügbar ist. Die Option blockieren ist beispielsweise ideal, wenn Benutzer eine Vertraulichkeitsbezeichnung auf eine Nachricht oder einen Termin anwenden müssen, bevor sie gesendet werden kann.

Add-In ist nicht verfügbar

Wenn das Add-In nicht verfügbar ist, wenn eine Nachricht oder ein Termin gesendet wird (z. B. tritt ein Fehler auf, der verhindert, dass das Add-In geladen wird), wird der Benutzer benachrichtigt. Die für den Benutzer verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach der Option für den Sendemodus, die auf das Add-In angewendet wird.

Wenn die Option Benutzer eingabeaufforderung oder vorläufiges Blockieren verwendet wird, kann der Benutzer Trotzdem senden auswählen, um das Element zu senden, ohne dass das Add-In es überprüft, oder Später versuchen , um das Element vom Add-In überprüfen zu lassen, wenn es wieder verfügbar ist.

Wenn die Option blockieren verwendet wird, kann der Benutzer das Element erst senden, wenn das Add-In verfügbar ist.

Add-In-Vorgänge mit langer Ausführungsdauer

Wenn das Add-In länger als fünf Sekunden, aber weniger als fünf Minuten ausgeführt wird, wird der Benutzer benachrichtigt, dass das Add-In länger dauert als erwartet, um die Nachricht oder den Termin zu verarbeiten.

Wenn die Option Benutzer eingabeaufforderung verwendet wird, kann der Benutzer Trotzdem senden auswählen, um das Element zu senden, ohne dass das Add-In die Überprüfung abgeschlossen hat. Alternativ kann der Benutzer Nicht senden auswählen, um die Verarbeitung des Add-Ins zu beenden.

Wenn jedoch die Option soft block oder block verwendet wird, kann der Benutzer das Element erst senden, wenn das Add-In die Verarbeitung abgeschlossen hat.

OnMessageSend und OnAppointmentSend -Add-Ins sollten kurz ausgeführt und einfach sein. Um das Zeitintensive Vorgangsdialogfeld zu vermeiden, verwenden Sie andere Ereignisse, um bedingte Überprüfungen zu verarbeiten, bevor das - oder OnAppointmentSend -OnMessageSendEreignis aktiviert wird. Wenn der Benutzer z. B. Anlagen für jede Nachricht oder jeden Termin verschlüsseln muss, erwägen Sie die Verwendung des OnMessageAttachmentsChanged - oder OnAppointmentAttachmentsChanged -Ereignisses, um die Überprüfung durchzuführen.

Add-In-Timeout

Wenn das Add-In fünf Minuten oder länger ausgeführt wird, tritt ein Timeout auf. Wenn die Option Benutzer eingabeaufforderung verwendet wird, kann der Benutzer Trotzdem senden auswählen, um das Element zu senden, ohne dass das Add-In die Überprüfung abgeschlossen hat. Alternativ kann der Benutzer Nicht senden auswählen.

Wenn die Option soft block oder block verwendet wird, kann der Benutzer das Element erst senden, wenn das Add-In seine Überprüfung abgeschlossen hat. Der Benutzer muss versuchen, das Element erneut zu senden, um das Add-In erneut zu aktivieren.

Outlook-Client im Offlinemodus "Arbeit"

In Outlook unter Windows (klassischer Client ab Version 2310 (Build 16913.10000)) und auf Mac (ab Version 16.80 (23121017)) kann ein Smart Alerts-Add-In, das die Option "Soft Block " oder "Block " implementiert, nur ein E-Mail-Element verarbeiten, während der Outlook-Client online ist. Wenn der Modus "Offline arbeiten" im Outlook-Client aktiviert ist, wenn ein E-Mail-Element gesendet wird, wird das Element nicht im Ordner Postausgang gespeichert, und der Benutzer wird benachrichtigt, dass er den Offline-Arbeitsmodus deaktivieren muss, bevor er versuchen kann, sein Element zu senden.

Wenn das Add-In "Intelligente Warnungen" die Benutzeroption "Eingabeaufforderung " implementiert, werden keine E-Mail-Elemente verarbeitet, während der Modus "Offline arbeiten" aktiviert ist. Das Element wird stattdessen im Ordner Postausgang gespeichert.

Benutzer navigiert von der aktuellen Nachricht weg

Wenn ein Benutzer von der gesendeten Nachricht weg navigiert (z. B. um eine Nachricht in seinen Posteingang zu lesen), unterscheidet sich das Verhalten eines Smart Alerts-Add-Ins zwischen Outlook-Clients. Wählen Sie die Registerkarte für den Outlook-Client aus, auf dem das Add-In ausgeführt wird.

Aktivieren von intelligenten Warnungen in Anwendungen, die simple MAPI verwenden

Benutzer können E-Mail-Elemente über bestimmte Anwendungen senden, die simple MAPI verwenden, auch wenn der Outlook-Client zum Zeitpunkt des Sendens des Elements nicht ausgeführt wird. In diesem Fall wird jedes installierte Smart Alerts-Add-In nicht aktiviert, um das E-Mail-Element auf Konformität zu überprüfen.

Um sicherzustellen, dass ausgehende Elemente die Bedingungen Ihres Smart Alerts-Add-Ins erfüllen, bevor sie gesendet werden, müssen Sie die Einstellung Outlook for Simple MAPI Mail Sending Gruppenrichtlinie auf jedem anwendbaren Computer in Ihrem organization aktivieren.

Verhalten, wenn die Einstellung aktiviert ist

Wenn die Einstellung Outlook für einfaches MAPI-E-Mail-Senden ausführen auf Aktiviert festgelegt ist, müssen Benutzer ihren Outlook-Client in den folgenden Szenarien zum Zeitpunkt des Sendens eines E-Mail-Elements ausführen lassen.

• Eine Datei wird als Anlage über die Option Kopie>stattdessen anfügen in Excel, Word oder PowerPoint gesendet.

  

• Eine Datei wird als Anlage über die Option AnE-Mail-Empfängersenden> in Explorer gesendet.

  

• Eine Datei wird über eine Anwendung gesendet, die simple MAPI verwendet, wodurch ein neues Outlook-Nachrichtenfenster geöffnet wird.

Wenn der Outlook-Client eines Benutzers zum Zeitpunkt des Sendens des E-Mail-Elements nicht ausgeführt wird, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem er benachrichtigt, dass er seinen Client öffnen muss, um das Element zu senden.

Verhalten, wenn die Einstellung deaktiviert oder nicht konfiguriert ist

Wenn die Einstellung Outlook für einfaches MAPI-E-Mail-Senden in Ihrem organization auf Deaktiviert oder Nicht konfiguriert festgelegt ist, kann jeder Benutzer, der Anwendungen verwendet, die einfache MAPI zum Senden von E-Mail-Elementen implementieren, dies tun, ohne sein Smart Alerts-Add-In für Konformitätsprüfungen zu aktivieren.

Konfigurieren der Gruppenrichtlinie-Einstellung

Standardmäßig ist die Einstellung Outlook für einfaches MAPI-E-Mail-Senden ausführen auf Nicht konfiguriert festgelegt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Einstellung zu aktivieren:

1. Laden Sie das neueste Tool für administrative Vorlagen herunter.
2. Öffnen Sie den Editor für lokale Gruppenrichtlinien (gpedit.msc).
3. Navigieren Sie zu Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\Microsoft Outlook 2016\Sonstiges.
4. Öffnen Sie die Einstellung Outlook für einfaches MAPI-E-Mail-Senden ausführen .
5. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld Aktiviert aus.
6. Wählen Sie OK oder Übernehmen aus, um Ihre Änderung zu speichern.

Begrenzungen

Da die OnMessageSend Ereignisse und OnAppointmentSend über das ereignisbasierte Aktivierungsfeature unterstützt werden, gelten die gleichen Featurebeschränkungen für Add-Ins, die als Ergebnis dieser Ereignisse aktiviert werden. Eine Beschreibung dieser Einschränkungen finden Sie unter Ereignisbasiertes Aktivierungsverhalten und Einschränkungen.

Zusätzlich zu diesen Einschränkungen kann nur ein instance jedes der OnMessageSend Ereignisse und OnAppointmentSend im Manifest deklariert werden. Wenn Sie mehrere OnMessageSend - oder OnAppointmentSend -Ereignisse benötigen, müssen Sie jedes ereignis in einem separaten Add-In deklarieren.

Sie können zwar die Dialogfeldmeldung "Intelligente Warnungen" und die Schaltfläche "Nicht senden " an Ihr Add-In-Szenario ändern, aber Folgendes kann nicht angepasst werden.

• Die Titelleiste des Dialogfelds. Dort wird immer der Name Ihres Add-Ins angezeigt.
• Die Schriftart oder Farbe der Dialogmeldung. Sie können jedoch Markdown verwenden, um bestimmte Elemente Ihrer Nachricht zu formatieren. Eine Liste der unterstützten Elemente finden Sie unter Einschränkungen beim Formatieren der Dialogmeldung mithilfe von Markdown.
• Das Symbol neben der Dialogmeldung.
• Dialoge, die Informationen zur Ereignisverarbeitung und zum Fortschritt bereitstellen. Beispielsweise können der Text und die Optionen, die in den Zeitüberschreitungs- und zeitintensiven Vorgangsdialogfeldern angezeigt werden, nicht geändert werden.

Wenn Sie die Schaltfläche Nicht senden im Dialogfeld anpassen, können Sie ihr nur einen Aufgabenbereichsbefehl zuweisen. Funktionsbefehle werden nicht unterstützt. Wenn Sie die Schaltfläche Nicht senden mit einem zugewiesenen Funktionsbefehl auswählen, wird der Befehl ignoriert, und das Add-In bricht den Sendevorgang ab und schließt das Dialogfeld. In diesem Fall wird kein Fehler angezeigt oder protokolliert. Eine Anleitung zu den Typen von Add-In-Befehlen finden Sie unter Typen von Add-In-Befehlen.

In Outlook im Web und im neuen Outlook unter Windows:

• Das OnAppointmentSend Ereignis tritt nur auf, wenn die gesendete Besprechung über die Option Neues Ereignis erstellt wurde. Wenn die gesendete Besprechung durch Auswahl eines Datums und einer Uhrzeit direkt aus dem Kalender erstellt wurde, tritt das OnAppointmentSend Ereignis nicht auf.
• Beim Weiterleiten einer Besprechung tritt das OnAppointmentSend Ereignis nur auf, wenn der Organisator die Besprechung weiterleitet. Dies tritt nicht auf, wenn ein Teilnehmer die Besprechung weiterleitet, zu der er eingeladen wird.

Einschränkungen beim Formatieren der Dialogmeldung mithilfe von Markdown

Sie können Markdown verwenden, um die Nachricht eines Dialogfelds für intelligente Warnungen zu formatieren. Es werden jedoch nur die folgenden Elemente unterstützt.

• Fett, kursiv oder fett und kursiv formatierter Text. Sowohl das Sternchen (*) als auch das Unterstrichformat (_) werden unterstützt.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "**Important**: Apply the appropriate sensitivity label to your message before sending."
  });
  

  

• Aufzählungen oder ungeordnete Listen. Um ein Element in der Liste zu erstellen, beginnen Sie mit einem Bindestrich (-) oder einem Sternchen (*), fügen Sie den Inhalt hinzu, und fügen Sie dann an, \r um die Vervollständigung des Elements zu kennzeichnen.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Your email doesn't meet company guidelines.\n\nFor additional assistance, contact the IT Service Desk:\n\n- Phone number: 425-555-0102\r- Email: it@contoso.com\r- Website: [Contoso IT Service Desk](https://www.contoso.com/it-service-desk)\r"
  });
  

  

• Nummerierte oder sortierte Listen. Um ein Element in der Liste zu erstellen, beginnen Sie mit einer Zahl gefolgt von einem Punkt, fügen Sie den Inhalt hinzu, und fügen Sie dann an, \r um die Vervollständigung des Elements zu kennzeichnen. Das erste Element der Liste muss mit der Nummer 1 (1.) beginnen, und die nachfolgenden Zahlen müssen in numerischer Reihenfolge sein.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Help your recipients know your intentions when you send a mail item. To set the sensitivity level of an item:\n\n1. Select **File** > **Properties**.\r2. From the **Sensitivity** dropdown, select **Normal**, **Personal**, **Private**, or **Confidential**.\r3. Select **Close**.\r"
  });
  

  

• Verknüpfungen. Um einen Link zu erstellen, schließen Sie Den Linktext in eckige Klammern ([]) ein, und schließen Sie dann die HTTPS-URL in Klammern (()) ein. Sie müssen eine HTTPS-URL angeben. Andernfalls wird sie nicht als Link gerendert, den ein Benutzer im Dialogfeld auswählen kann. Das Format mit spitzen Klammern (<>) wird nicht unterstützt.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Need onsite assistance on the day of your meeting? Visit the [Contoso Facilities](https://www.contoso.com/facilities/meetings) page to learn more."
  });
  

  

• Neue Zeilen. Verwenden Sie \n\n , um eine neue Zeile zu erstellen.

  event.completed({
    allowEvent: false,
    ...
    errorMessageMarkdown: "Add a personalized user avatar to your signature today!\n\nTo customize your signature, visit [Customize my email signature](https://www.fabrikam.com/marketing/customize-email-signature)."
  });
  

  

Bewährte Methoden

Das Feature "Intelligente Warnungen" stellt sicher, dass alle ausgehenden E-Mail-Elemente mit den Informationsschutzrichtlinien eines organization konform sind, und hilft Benutzern, ihre Nachrichten durch Empfehlungen zu verbessern. Um sicherzustellen, dass Ihr Add-In Benutzern immer eine reibungslose und effiziente Sendeerfahrung bietet, beachten Sie die folgenden Richtlinien.

• Lassen Sie das Add-In den Sendevorgang nicht weiter verzögern. Smart Alerts-Add-Ins müssen kurz ausgeführt und einfach sein. Vermeiden Sie das Überladen der OnMessageSend Ereignishandler und OnAppointmentSend mit umfangreichen Überprüfungen. Um dies zu verhindern, verarbeiten Sie Informationen vor, wenn andere Ereignisse auftreten, z. B. das - oder OnMessageAttachmentsChanged -OnMessageRecipientsChangedEreignis. Informationen dazu, auf welche Ereignisse Ihr Add-In reagieren kann, finden Sie im Abschnitt "Unterstützte Ereignisse" unter Konfigurieren Ihres Outlook-Add-Ins für die ereignisbasierte Aktivierung.
• Implementieren Sie keine zusätzlichen Dialogfelder. Verhindern Sie, dass Ihre Benutzer mit zu vielen Dialogen überwältigt werden. Passen Sie stattdessen den Text im Dialogfeld Intelligente Warnungen an, um Informationen zu übermitteln. Bei Bedarf können Sie auch die Schaltfläche Nicht senden anpassen , um Benutzern zusätzliche Informationen und Funktionen über einen Aufgabenbereich bereitzustellen.
• Aktivieren Sie die entsprechenden Gruppenrichtlinie-Einstellungen in Ihrem organization. Um sicherzustellen, dass Ihr Smart Alerts-Add-In für jedes E-Mail-Element aktiviert wird, einschließlich derer, die mithilfe von Anwendungen gesendet werden, die einfache MAPI implementieren, konfigurieren Sie die Einstellung Outlook für einfaches MAPI-Senden ausführen . Weitere Informationen zu dieser Einstellung finden Sie unter Aktivieren von intelligenten Warnungen in Anwendungen, die einfache MAPI verwenden.

Debuggen Ihres Add-Ins

Eine Anleitung zur Problembehandlung ihres Add-Ins für intelligente Warnungen finden Sie unter Problembehandlung bei ereignisbasierten Add-Ins und Spamberichts-Add-Ins.

Bereitstellen für Benutzer

Ähnlich wie bei anderen ereignisbasierten Add-Ins müssen Add-Ins, die das Feature "Intelligente Warnungen" verwenden, vom Administrator eines organization bereitgestellt werden. Eine Anleitung zum Bereitstellen Ihres Add-Ins über die Microsoft 365 Admin Center finden Sie im Abschnitt "Bereitstellen für Benutzer" unter Konfigurieren Ihres Outlook-Add-Ins für die ereignisbasierte Aktivierung.

Unterschiede zwischen intelligenten Warnungen und dem On-Send-Feature

Während Intelligente Warnungen und das On-Send-Feature Ihren Benutzern die Möglichkeit bieten, ihre Nachrichten und Besprechungseinladungen zu verbessern, bevor sie gesendet werden, ist Smart Alerts ein neueres Feature, das Ihnen mehr Flexibilität bietet, wenn Sie Ihre Benutzer zu weiteren Maßnahmen auffordern. Die wichtigsten Unterschiede zwischen den beiden Features werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Siehe auch

• Konfigurieren Ihres Outlook-Add-Ins für die ereignisbasierte Aktivierung
• AppSource-Auflistungsoptionen für Ihr ereignisbasiertes Outlook-Add-In
• Codebeispiel für Office-Add-Ins: Codebeispiel für Office-Add-Ins: Überprüfen der Farbkategorien einer Nachricht oder eines Termins vor dem Senden mithilfe von intelligenten Warnungen
• Codebeispiel für Office-Add-Ins: Überprüfen der Vertraulichkeitsbezeichnung einer Nachricht