Durchführen einer Top-Down-Planung mithilfe einer Strukturliste der Arbeitsaufgaben (in Excel)

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Mithilfe der Top-Down-Planung können Sie Arbeitsaufgaben einfacher definieren, den Arbeitsaufgabeninhalt abschließen und Übergeordnet/Untergeordnet-Links erstellen, die die Arbeitsaufgaben in einer hierarchischen Struktur verknüpfen.

Wenn Sie in Office Excel einen Projektstrukturplan (PSP) erstellen, können Sie die Arbeitsaufgabenliste als Strukturliste konfigurieren. Eine Strukturliste zeigt die Beziehungen zwischen übergeordneten und untergeordneten Arbeitsaufgaben in einem Office Excel-Arbeitsblatt an. Sie können zusätzliche Arbeitsaufgaben erstellen und das mehrspaltige Layout verwenden, um Übergeordnet/Untergeordnet-Beziehungen zu erstellen und anzuzeigen.

 Baumstrukturdarstellung einer Arbeitsaufgabe in Excel

Für diese exemplarische Vorgehensweise werden die folgenden Arbeitsaufgabentypen verwendet:

  • Anforderung: Ein Satz logisch zusammenhängender Einzelfunktionen, der dem Benutzer eine bestimmte Funktion bietet und ein Geschäftsziel erfüllt.

  • Funktion: Eine Bedingung oder Fähigkeit, die ein Produkt erfüllen oder die ein Produkt bzw. eine Produktkomponente besitzen muss, um einem Vertrag, einem Standard, einer Spezifikation oder einem anderen Dokument mit formalen Auflagen zu entsprechen.

  • Aufgabe: Eine Beschreibung eines Arbeitsziels, das erreicht werden muss, um eine Funktion auszuführen.

Aufgaben werden als untergeordnete Elemente von Funktionen definiert, und Funktionen werden als untergeordnete Elemente von Anforderungen definiert.

Themeninhalt:

Führen Sie für die Top-Down-Planung in Office Excel die unten angegebene Folge von Schritten aus:

  1. Überprüfen der Voraussetzungen für die Top-Down-Planung

  2. Erstellen einer Arbeitsaufgaben-Eingabeliste in Office Excel

  3. Konvertieren der flachen Liste in eine Strukturliste

  4. Definieren der Anforderungen

  5. Definieren der Funktionen

  6. Definieren der Aufgaben

  7. Definieren erforderlicher und zusätzlicher Felder

  8. Veröffentlichen von Arbeitsaufgaben

Nachdem die Arbeitsaufgaben veröffentlicht wurden, können Sie weiterhin neue Arbeitsaufgaben definieren und Links zwischen Arbeitsaufgaben ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Arbeitsaufgaben in einer Strukturliste in Office Excel.

Erforderliche Berechtigungen

Zum Durchführen dieser Vorgänge müssen Sie Mitglied der Gruppe Contributors sein, oder die Berechtigungen Arbeitsaufgaben in diesem Knoten anzeigen und Arbeitsaufgaben in diesem Knoten bearbeiten müssen auf Zulassen festgelegt sein. Weitere Informationen finden Sie unter Team Foundation Server-Berechtigungen.

Überprüfen der Voraussetzungen für die Top-Down-Planung

Bevor Sie einen Top-Down-Plan erstellen können, sollten Sie die folgenden Elemente definiert haben:

  • Teamprojekt

  • (Optional) Benutzerdefinierte Arbeitsaufgabentypen

  • (Optional) Benutzerdefinierte Linktypen

Weitere Informationen finden Sie unter Anpassen von Teamprojekten und -prozessen.

Sie sollten auch die Strategie zur Verwendung verschiedener Arbeitsaufgabentypen und Linktypen definieren. Diese Strategie sollte Folgendes umfassen:

  • Art und Weise, wie Sie Abhängigkeiten nachverfolgen möchten

  • Art und Weise, wie Sie Arbeitsaufgaben verwalten möchten

  • Art und Weise, wie Sie Beziehungen zwischen Arbeitsaufgaben anzeigen möchten

Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen von Linktypen für die effektive Nachverfolgung von Projekten.

Erstellen einer Arbeitsaufgaben-Eingabeliste in Office Excel

So erstellen Sie in Office Excel eine Eingabeliste

  1. Öffnen Sie ein Arbeitsblatt, und wählen Sie die Zelle aus, in der die linke obere Ecke der Arbeitsaufgabenliste angezeigt werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Arbeitsaufgaben auf Neue Liste.

  3. Führen Sie im Dialogfeld Mit Team Foundation Server verbinden die folgenden Schritte aus:

    1. Klicken Sie auf den Namen des Servers, der das gewünschte Teamprojekt enthält.

    2. Klicken Sie in der Liste Teamprojekte auf den Namen des Teamprojekts.

    3. Klicken Sie auf OK.

    Weitere Informationen finden Sie unter Verbinden eines Microsoft Office-Dokuments mit Team Foundation Server.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Liste auf Eingabeliste und dann auf OK.

    Die folgenden Spalten werden angezeigt:

    ID

    Titel

    Arbeitsaufgabentyp

    Zustand

    Grund

    Zugewiesen an

  5. Speichern Sie die Office Excel-Datei.

Konvertieren der flachen Liste in eine Strukturliste

Sie konvertieren eine Flachlistenabfrage in eine Strukturliste, damit Sie Arbeitsaufgaben erstellen können, die Übergeordnet/Untergeordnet-Links zugeordnet sind.

So konvertieren Sie die flache Liste in eine Strukturliste

  1. Klicken Sie in der Arbeitsaufgabenliste auf eine Zelle.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Struktur auf Strukturebene hinzufügen.

  3. Klicken Sie auf Ja, um zu bestätigen, dass Sie die Liste konvertieren möchten.

    Die erste Spalte wird umbenannt, und eine neue Spalte wird wie unten dargestellt hinzugefügt:

    ID

    Titel 1

    Titel 2

    Arbeitsaufgabentyp

    Zustand

    Grund

    Zugewiesen an

Definieren der Anforderungen

Geben Sie für jede Anforderung einen beschreibenden Titel ein, und lassen Sie das Feld ID leer.

So definieren Sie Anforderungen

  1. Geben Sie den Namen oder die Beschreibung jeder Anforderung in der Spalte Titel 1 ein.

  2. Klicken Sie für das Feld Arbeitsaufgabentyp auf Anforderung.

    Tipp

    Die Felder Zustand und Grund werden basierend auf den Standardwerten, die dem ausgewählten Arbeitsaufgabentyp zugewiesen sind, automatisch gefüllt.

  3. Geben Sie unter Zugewiesen an den Namen eines Teammitglieds ein, das die Anforderung besitzt bzw. der Anforderung zugewiesen ist.

  4. Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, ist die Strukturliste wie folgt definiert:

    ID

    Titel 1

    Titel 2

    Arbeitsaufgabentyp

    Zustand

    Grund

    Zugewiesen an

    Anforderung 1

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Anforderung 2

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 2

    Anforderung 3

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 2

    Anforderung 4

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 2

    Anforderung 5

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 2

  5. Speichern Sie die Office Excel-Datei.

Definieren der Funktionen

Fügen Sie für jede Funktion unter ihrer übergeordneten Anforderung eine Zeile ein, geben Sie einen beschreibenden Titel ein, und lassen Sie das Feld ID leer.

So definieren Sie die Funktionen für jede Anforderung

  • Vervollständigen Sie jede Funktion, die Sie definieren möchten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

    1. Fügen Sie unter der übergeordneten Anforderung eine Zeile ein.

    2. Geben Sie den Namen oder die Beschreibung der Funktion in der Spalte Titel 2 ein.

    3. Klicken Sie für das Feld Arbeitsaufgabentyp auf Funktion.

Tipp

Die Felder Zustand und Grund werden basierend auf den Standardwerten, die dem ausgewählten Arbeitsaufgabentyp zugewiesen sind, automatisch gefüllt.

  1. Geben Sie unter Zugewiesen an den Namen eines Teammitglieds ein, das die Funktion besitzt oder der Funktion zugewiesen ist.

  1. Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, ist die Strukturliste wie folgt definiert:

    ID

    Titel 1

    Titel 2

    Arbeitsaufgabentyp

    Zustand

    Grund

    Zugewiesen an

    Anforderung 1

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Funktion A

    Feature

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Funktion B

    Feature

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Funktion C

    Feature

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Anforderung 2

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 2

    Anforderung 3

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 2

  2. Speichern Sie die Office Excel-Datei.

Definieren der Aufgaben

Fügen Sie eine neue Strukturebene hinzu, und definieren Sie die Aufgaben, die zum Entwickeln, Testen und Dokumentieren der einzelnen Funktionen erforderlich sind.

So definieren Sie die Aufgaben für die einzelnen Funktionen

  1. Klicken Sie in der Arbeitsaufgabenliste auf eine Zelle.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Struktur auf Strukturebene hinzufügen.

    Eine Spalte mit der Bezeichnung Titel 3 wird hinzugefügt.

  3. Vervollständigen Sie alle Aufgaben, die Sie definieren möchten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

    1. Fügen Sie nach der übergeordneten Funktion eine Zeile ein.

    2. Geben Sie den Namen oder die Beschreibung der Aufgabe in der Spalte Titel 3 ein.

    3. Klicken Sie für das Feld Arbeitsaufgabentyp auf Aufgabe.

    Tipp

    Die Felder Zustand und Grund werden basierend auf den Standardwerten, die dem ausgewählten Arbeitsaufgabentyp zugewiesen sind, automatisch gefüllt.

    1. Geben Sie unter Zugewiesen an den Namen eines Teammitglieds ein, das die Aufgabe besitzt oder der Aufgabe zugewiesen ist.

  4. Nachdem Sie die Felder ausgefüllt haben, ist die Strukturliste wie folgt definiert:

    ID

    Titel 1

    Titel 2

    Titel 3

    Arbeitsaufgabentyp

    Zustand

    Grund

    Zugewiesen an

    Anforderung 1

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Funktion A

    Feature

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Codebefehle

    Aufgabe

    Aktiv

    Neu

    Name 3

    Definieren der UI

    Aufgabe

    Aktiv

    Neu

    Name 3

    Testfunktion A

    Aufgabe

    Aktiv

    Neu

    Name 3

    Funktion B

    Feature

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Funktion C

    Feature

    Aktiv

    Neu

    Name 1

    Anforderung 2

    Anforderung

    Aktiv

    Neu

    Name 2

  5. Speichern Sie die Office Excel-Datei.

Definieren erforderlicher und zusätzlicher Felder

Um Arbeitsaufgaben in Team Foundation Server zu veröffentlichen, müssen Sie für die Arbeitsaufgabe alle Pflichtfelder definieren. Pflichtfelder variieren basierend auf den Typen von Arbeitsaufgaben, die Sie zum Erstellen des Top-Down-Plans verwenden. Bevor Sie die Arbeitsaufgaben veröffentlichen, sollten Sie ggf. auch zusätzliche Felder hinzufügen, bei denen es sich nicht um Pflichtfelder handelt, und deren Inhalt definieren.

So definieren Sie erforderliche und zusätzliche Felder

  1. Klicken Sie in der Arbeitsaufgabenliste auf eine Zelle.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Team in der Gruppe Arbeitsaufgaben auf Spalten auswählen.

  3. Klicken Sie in der Liste Arbeitsaufgabentyp auf den Arbeitsaufgabentyp, für den Sie Datenspalten auswählen möchten.

    Diese Option filtert die Spalten, die unter Verfügbare Spalten angezeigt werden.

  4. Um alle Spalten hinzuzufügen, die für die Arbeitsaufgabe erforderlich sind, klicken Sie auf Erforderliche hinzufügen.

    Tipp

    Die Spalten, die der Arbeitsaufgabentyp erfordert, sind mit (erforderlich) gekennzeichnet.

  5. Um eine optionale Spalte hinzuzufügen, klicken Sie in der Liste Verfügbare Spalten für jede hinzuzufügende Spalte auf die entsprechende Datenspalte und dann auf den nach rechts zeigenden Pfeil.

  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jeden Arbeitsaufgabentyp, den Sie definieren möchten.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Geben Sie die Informationen für die einzelnen Felder ein, die Sie hinzugefügt haben.

  9. Speichern Sie die Office Excel-Datei.

Veröffentlichen der Arbeitsaufgaben

Sie müssen Ihre Arbeitsaufgaben veröffentlichen, damit diese in Team Foundation Server gespeichert werden und für die Teammitglieder zugänglich sind. Nachdem Sie die Ergebnisse erfolgreich veröffentlicht haben, wird der Arbeitsaufgabe eine ID zugewiesen. Es werden nicht nur die Arbeitsaufgaben veröffentlicht, sondern es werden auch Links für die einzelnen Übergeordnet/Untergeordnet-Beziehungen definiert, die in der Strukturliste dargestellt werden.

Tipp

Die Veröffentlichung einer Arbeitsaufgabenliste kann mehrere Minuten dauern.

So veröffentlichen Sie die Arbeitsaufgaben

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Team.

  2. Klicken Sie in der Gruppe Arbeitsaufgaben auf Veröffentlichen.

    Weitere Informationen zur Veröffentlichung finden Sie unter Arbeiten in Microsoft Excel und Microsoft Project, die mit Team Foundation Server verbunden sind.

Siehe auch

Aufgaben

Verbinden eines Microsoft Office-Dokuments mit Team Foundation Server

Erstellen, Öffnen und Ändern von Arbeitsaufgaben mit Office Excel

Konzepte

Auswählen von Linktypen für die effektive Nachverfolgung von Projekten

Verwalten von Arbeitsaufgaben in Microsoft Excel mit Bindung an Team Foundation Server