Viva Engage Dateien im einheitlichen Modus für Microsoft 365

Im einheitlichen Modus für Microsoft 365 müssen alle Viva Engage-Dateien in SharePoint gespeichert werden. Es ist für Benutzer und Administratoren einfacher, auf Dateien zuzugreifen, wenn Sie über einen einzigen Speicherort für die Dateispeicherung verfügen.

Was geschieht mit Dateien in privaten Nachrichten, wenn Sie das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus ausführen?

• Benutzer können keine Dateien in private Nachrichten hochladen. Die Linkfreigabe ist weiterhin verfügbar.

• Alle Dateien in Privaten Nachrichten werden gelöscht.

Was geschieht mit Gruppieren von Dateien, wenn Sie das Ausrichtungstool für den einheitlichen Modus ausführen?

• Gruppendateien in Microsoft Azure werden für die Gruppe in die SharePoint-Dokumentbibliothek (SDL) kopiert.
• Nachdem Gruppendateien erfolgreich nach SharePoint kopiert wurden, löschen wir die Nicht-SharePoint-Version der Dateien.
• Zuvor gelöschte Dateien für Gruppen werden gelöscht.
• Neue Dateien werden in SharePoint hochgeladen.
• Nicht-SharePoint-Gruppendateien werden innerhalb von 30 Tagen nach Abschluss der Migration gelöscht.
• Bei Gruppen mit mehreren Dateien mit demselben Namen werden Duplikate mit _X angefügt, wobei X eine steigende Anzahl für jede duplizierte Datei ist (z. B. file_1, file_2, file_3 usw.).
• Viva Engage Dateien, die nicht den SharePoint-Benennungsstandards entsprechen, werden umbenannt, um die Anforderungen zu erfüllen.

Regeln zum Umbenennen von Dateien

• Zeichen, die in SharePoint nicht unterstützt werden, werden durch einen Unterstrich ( _ ) ersetzt.
• Doppelte Dateien oder Dateien mit Namen, die bereits in SharePoint vorhanden sind, werden im folgenden Format umbenannt: filename_yammerFileID_extension.
• Dateinamen mit einem Leerzeichen als erstes oder letztes Zeichen oder mit einem Punkt enden, werden bearbeitet, um diese Zeichen zu entfernen.
• Unbenannte Dateien werden nach folgendem Format benannt: "Viva Engage File", "Viva Engage File (2)", "Viva Engage File (3)" usw.
• Dateien, deren Namen mit ~$ beginnen, werden umbenannt, um die führende Tilde zu entfernen. Beispiel: "~$Viva Engage File" wird in "$Viva Engage File" umbenannt.
• Dateinamen, die vti an einer beliebigen Stelle im Namen enthalten, werden durch -vti- ersetzt, z. B.: "Viva_Engage_vti_File" wird in "Viva-Engage-vti-File" umbenannt.
• Dateien mit dem Namen. lock, CON, PRN, AUX, NUL, COM0 - COM9, LPTO - LPT9 oder desktop.ini werden umbenannt, um "__file" an den Namen anzufügen, z. B. "COM0" werden in "COM0_file" umbenannt.

Vor Ausführung der Tools

Weil Dateien durch die Migration gelöscht werden und dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, empfehlen wir Ihnen Folgendes:

• Exportieren Sie die Dateien vor Ausführung des Tools, und speichern Sie sie für den Fall, dass jemand danach fragt.

• Aktualisieren Sie auf die neuesten Versionen von Viva Engage Android, Viva Engage iOS und Viva Engage Desktop-Apps, da ältere Versionen Probleme beim Hochladen von Dateien in SharePoint haben.

• Wenn ApIs von Drittanbietern zum Hochladen von Dateien verwendet werden, verwenden Sie die neueste Version von Hochladen von Dateien in Viva Engage Gruppen. Die vorherigen Versionen sind blockiert, und Dateiuploads funktionieren nicht.

• Benachrichtigen Sie Benutzer vor der Migration. Informieren Sie sie insbesondere darüber, dass Dateien in Viva Engage privaten Nachrichten gelöscht und nicht mehr zugänglich sind. Nur die neueste Version der Datei wird zu SharePoint migriert, und die vorherigen Versionen werden nicht kopiert. Die Followeranzahl wird nicht kopiert. Benutzer können Dateien nicht mehr als „Offiziell“ kennzeichnen.

Schrittweise Anleitung für Administratoren

1. Exportieren Sie alle Dateien. Erfahren Sie mehr über das Exportieren Viva Engage Daten.

2. Starten Sie das Microsoft 365-Ausrichtungstool.

3. Laden Sie den Ausrichtungsbericht herunter. Er enthält Details zu den Dateien, die jeder Benutzer und jede Gruppe besitzt.

   • Jeder Benutzer verfügt über eine Anzahl für die Gesamtzahl von privaten Nachrichtendateien. Diese Dateien werden nach Ausführung des Tools gelöscht.
   • Jede Gruppe verfügt über eine Anzahl von Viva Engage- und SharePoint-Dateien. Wir planen, alle Viva Engage-Dateien zu SharePoint zu migrieren. Vorhandene SharePoint-Dateien sind davon nicht betroffen.

4. Autorisieren Sie das Tool, und führen Sie es aus.

   • SLA : bis zu 30 Tage für Netzwerke mit < 100-K-Dateien
   • SLA : bis zu 45 Tage für Netzwerke mit > 100-K-Dateien

5. Nachdem das Microsoft 365-Ausrichtungstool abgeschlossen wurde, überprüfen Sie den Fehlerbericht, und ermitteln Sie, ob weitere Schritte erforderlich sind, bevor Ihr Netzwerk den einheitlichen Modus für Microsoft 365 verwenden kann.

Endbenutzeroberfläche

In dieser Tabelle wird die erwartete Endbenutzererfahrung für Dateien erläutert, während das Tool ausgeführt wird:

Wenn eine Gruppe gelöscht wird, werden alle Dateien aus dieser Gruppe gelöscht (nicht migriert).

Nach einem erfolgreichen Wechsel in den nativen Modus

• Alle Gruppendateien werden in SharePoint gespeichert und bieten eine konsistente Dateiverwaltung.

• Die Dateisuche kann über SharePoint und Viva Engage erfolgen. Viva Engage die ersten 5.000 Zeichen von Dateien in Microsoft Azure Cloud Storage und den Titel und Autor durchsucht, aber nur den Titel und den Autor der in SharePoint gespeicherten Dateien.

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Übersicht über den einheitlichen Modus

Behebung von Problemen mit dem einheitlichen Modus für Microsoft 365