Descripción de cómo se usan y conservan los datos de la organización en Microsoft 365

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Puede usar datos de la organización junto con datos de la instancia de Microsoft Entra ID de la organización como entrada para los perfiles de usuario de Microsoft 365 de los usuarios y para potenciar determinadas funcionalidades en aplicaciones de Microsoft 365, incluidos Microsoft Viva.

Revise la siguiente información para comprender cómo se usan, almacenan y eliminan los datos de la organización.

Uso de datos

Los datos de la organización que cargue pueden ser utilizados por Viva, servicios de Microsoft 365 y servicios que no sean de Microsoft a los que se haya dado acceso a través de Microsoft Graph API. Estos datos se tratan como disponibles públicamente dentro de la organización, lo que significa que se pueden mostrar a cualquier usuario final de la organización. Estos datos también se pueden usar en escenarios de colaboración entre inquilinos, en Microsoft 365 Copilot y en el entrenamiento del modelo de aprendizaje automático.

En el perfil de usuario de Microsoft 365, los datos de Microsoft Entra tienen prioridad sobre los datos de la organización en Microsoft 365 de forma predeterminada. Cuando un servicio consulta un perfil de usuario de Microsoft 365, si hay datos de la organización y datos de Microsoft Entra para un único atributo, se devuelve el valor de Microsoft Entra. Por ejemplo, un usuario final determinado tiene "Ingeniero de software" como la propiedad jobTitle en Microsoft Entra identificador. El administrador global de su organización usa la característica Datos organizativos en Microsoft 365 para cargar un valor de "Ingeniero de software sénior" para el atributo Microsoft_JobTitle para ese mismo usuario final. Después de la carga, ambos valores se almacenan en el perfil de usuario de Microsoft 365 del usuario final. Cuando una experiencia como las tarjetas de perfil de Microsoft 365 consulta el perfil de usuario de Microsoft 365 para obtener la propiedad jobTitle para ese usuario final, se devuelve "Ingeniero de software" (en lugar de "Ingeniero de software sénior").

Sin embargo, si no hay datos para un atributo en Entra ID, se usa el valor de datos de la organización correspondiente. Por lo tanto, en el ejemplo anterior, si no hay ningún valor para jobTitle en Entra ID, la tarjeta Perfil de Microsoft 365 usa "Ingeniero de software sénior" de Datos organizativos de Microsoft 365.

Si prefiere usar el valor de los datos de la organización en el perfil de usuario de Microsoft 365, póngase en contacto con Microsoft enviando una solicitud a orgdatainm365support@microsoft.com. Incluya la línea de asunto " Solicitud para dar prioridad a los datos de la organización sobre Microsoft Entra datos en Perfil de usuario de Microsoft 365 para inquilino [Nombre] [Id. de inquilino]". Este cambio puede tardar hasta cuatro días en surtir efecto.

Si más adelante desea volver al comportamiento predeterminado (donde se da prioridad a Microsoft Entra datos), póngase en contacto con Microsoft de nuevo, con una línea de asunto de , "Solicitar que Microsoft Entra datos precedan a los datos de la organización en Perfil de usuario de Microsoft 365 para inquilino [Nombre] [Id. de inquilino]". Este cambio también tarda hasta cuatro días.

Para asegurarse de que los datos del perfil de usuario de Microsoft 365 permanecen actualizados y precisos, se recomienda cargar los datos de la organización actualizados periódicamente (por ejemplo, semanalmente). Esto evita que los datos del perfil de usuario se vuelvan obsoletos en comparación con los datos de los sistemas de administración de capital humano de la organización.

Asegúrese de que los datos que cargue coincidan con los nombres de atributo y las descripciones que aparecen en la referencia de atributo. Evite también cargar datos personales confidenciales.

Funcionamiento de los datos organizativos con Viva Insights

Los datos cargados como parte de los datos organizativos de Microsoft 365 también se usan en Viva Insights y se asignan a estos campos reservados Viva Insights:

  • PersonId
  • ManagerId
  • Organización
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • Layer
  • Ubicación

Los siguientes datos se cargan desde la característica Datos organizativos, pero no están disponibles para su uso en Viva Insights:

  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_SecondaryJobTitle
  • Microsoft_UserSkillNames

Estos atributos están disponibles para usarse como atributos personalizados en Viva Insights.

  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

Eliminación de datos

Consulte Actualización o realización de otros cambios en los datos de la organización para obtener información sobre cómo eliminar datos de usuario. En cuanto se procesa la actualización, los datos de usuario asociados se sobrescriben con campos en blanco, lo que significa que sus datos se eliminan de forma eficaz inmediatamente.

Cuando se quita un inquilino de Microsoft 365, todos los datos del inquilino se purgan en un plazo de 30 días.

Retención de datos

Los datos de la organización se almacenan siempre que el usuario final esté activo y tenga una licencia válida y el usuario final o el administrador global no hayan realizado ninguna solicitud de eliminación.

Residencia de datos

Al cargar datos de la organización, el archivo de .csv se almacena en el sitio de SharePoint Online y los atributos de datos de la organización de cada usuario final se limitan a su perfil de usuario de Microsoft 365 y se almacenan en el buzón de Exchange Online del usuario. Para obtener información sobre la residencia de datos para SharePoint Online y Exchange Online, vea Data Residency para SharePoint Online y Data Residency para Exchange Online.

Administrar solicitudes de interesados.

Una solicitud de interesado o DSR es una solicitud formal de un interesado (un usuario final) a un controlador para realizar una acción sobre sus datos personales. Para comprender qué derechos tienen los usuarios finales del interesado, consulte Office 365 solicitudes de interesados en virtud del RGPD y CCPA.

Use la siguiente información para satisfacer los DSR de los usuarios finales: