Gérer le schéma de recherche dans SharePoint Server

S’APPLIQUE À :2013 2016 2019 Édition d’abonnement SharePoint dans Microsoft 365

Le schéma de recherche dans SharePoint Server détermine comment le contenu est collecté et récupéré à partir de l'index de recherche dans SharePoint Server.

Les propriétés analysées sont des métadonnées qui sont extraites du contenu au cours d'analyses. Ces métadonnées peuvent être du contenu structuré (il peut s'agir du titre ou de l'auteur d'un document Word) ou du contenu non structuré (par exemple, une langue détectée ou des mots clés extraits).

Vous déterminez les métadonnées analysées à indexer via le mappage de la propriété analysée avec une propriété gérée. Les utilisateurs peuvent effectuer des recherches uniquement sur les propriétés gérées. Vous pouvez mapper plusieurs propriétés analysées sur une même propriété gérée ou mapper une seule propriété analysée sur plusieurs propriétés gérées.

Avant de commencer

Avant de commencer cette opération, lisez les informations suivantes sur les éléments prérequis :

• Créez une application de service de recherche.

• Ajoutez au moins une source de contenu et exécutez une analyse complète.

Pour afficher des propriétés analysées et des propriétés gérées

1. Vérifiez que le compte d'utilisateur qui exécute cette procédure est un administrateur de l'application de service de recherche.

2. Dans Administration centrale, dans la section Gestion des applications, cliquez sur Gérer les applications de service.

3. Cliquez sur l’application de service de recherche.

4. Sur la page Administration de la recherche, dans la barre de lancement rapide, placez-vous sous Requêtes et résultats, puis cliquez sur Schéma de recherche.

5. La page Propriétés gérées vous offre une vue d'ensemble de toutes les propriétés gérées, des paramètres au sein de ces propriétés et des propriétés analysées sur lesquelles elles sont mappées. Pour afficher les propriétés analysées, cliquez sur Propriétés analysées. Pour afficher les catégories de propriétés analysées, cliquez sur Catégories.

Pour ajouter une propriété gérée

1. Vérifiez que le compte d’utilisateur qui effectue cette procédure est un administrateur de l’application de service de recherche.

2. Dans Administration centrale, dans la section Gestion des applications, cliquez sur Gérer les applications de service.

3. Cliquez sur l’application de service de recherche.

4. Sur la page Administration de la recherche, dans la barre de lancement rapide, placez-vous sous Requêtes et résultats, puis cliquez sur Schéma de recherche.

5. Sur la page Propriétés gérées, cliquez sur Nouvelle propriété gérée.

6. Dans la page Nouvelle propriété gérée, dans la zone Nom de la propriété de la section Nom et description, entrez le nom de la nouvelle propriété gérée. Vous pouvez également y saisir une description.

7. Dans la section Type, sélectionnez l'une des options suivantes pour la propriété :

• Texte

• Entier

• Décimal

• Date et heure

• Oui/Non

• Flottant double précision

• Binaire

8. Dans la section Caractéristiques principales, sélectionnez au moins l'une des options suivantes :

• Utilisable dans une recherche

• Paramètres avancés pouvant faire l’objet d’une recherche (facultatif, si l’option Searchable est sélectionnée)

• Utilisable dans une requête

• Affichable dans les résultats d’une recherche

• Autoriser plusieurs valeurs

• Utilisable dans une recherche approfondie

• Triable

• Alias

• Normalisation des jetons

• Correspondance complète

• Tokenisation indépendante de la langue

• Tokenisation de requête plus fine

9. Dans la section Mappage sur les propriétés analysées, cliquez sur Ajouter un mappage.

10. Dans la page Sélection des propriétés analysées, choisissez une propriété analysée à mapper sur la propriété gérée, puis cliquez sur OK. Répétez cette étape pour mapper davantage de propriétés analysées.

11. Dans la section Mappages sur les propriétés analysées, précisez si vous souhaitez inclure les éléments suivants :

• l’intégralité du contenu de toutes les propriétés analysées mappées sur cette propriété gérée ;

• le contenu de la première propriété analysée comprenant une valeur et éventuellement dans quel ordre.

12. Dans la section Extraction des noms d'entreprise, vous pouvez cocher la case autorisant l'extraction des noms d'entreprise.

13. Dans la section Extraction de l'entité personnalisée, vous pouvez éventuellement activer la case à cocher autorisant l'extraction de l'entité personnalisée. Voir Créer et déployer des extracteurs d'entités personnalisées dans SharePoint Server pour connaître les procédures.

14. Cliquez sur OK.

Vous devez effectuer une analyse complète de la ou des sources de contenu qui contiennent cette nouvelle propriété managée pour l’inclure dans l’index de recherche. Si la nouvelle propriété gérée se trouve dans une bibliothèque ou une liste SharePoint Server, vous devez réindexer cette bibliothèque ou cette liste. Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble du schéma de recherche dans SharePoint Server.

Pour modifier une propriété gérée

1. Vérifiez que le compte d’utilisateur qui effectue cette procédure est un administrateur de l’application de service de recherche.

2. Dans Administration centrale, dans la section Gestion des applications, cliquez sur Gérer les applications de service.

3. Cliquez sur l’application de service de recherche.

4. Sur la page Administration de la recherche, dans la barre de lancement rapide, placez-vous sous Requêtes et résultats, puis cliquez sur Schéma de recherche.

5. Sur la page Propriétés gérées, recherchez la propriété gérée à modifier ou entrez son nom dans la zone Filtre.

6. Pointez sur la propriété gérée à modifier, cliquez sur la flèche, puis cliquez sur Modifier/mapper la propriété.

7. Sur la page Modifier la propriété gérée, modifiez les paramètres, puis cliquez sur OK.

Pour être appliquées, certaines modifications des paramètres de propriété gérée nécessitent l'exécution d'une analyse complète. Consultez le tableau Search schema changes that require content to be reindexed pour obtenir une vue d'ensemble des modifications qui nécessitent la réindexation du contenu.

Pour supprimer une propriété gérée

1. Vérifiez que le compte d’utilisateur qui effectue cette procédure est un administrateur de l’application de service de recherche.

2. Dans Administration centrale, dans la section Gestion des applications, cliquez sur Gérer les applications de service.

3. Cliquez sur l’application de service de recherche.

4. Sur la page Administration de la recherche, dans la barre de lancement rapide, placez-vous sous Requêtes et résultats, puis cliquez sur Schéma de recherche.

5. Sur la page Propriétés gérées, recherchez la propriété gérée à supprimer ou entrez son nom dans la zone Filtre.

6. Pointez sur la propriété gérée à supprimer, cliquez sur la flèche, puis cliquez sur Supprimer.

7. Cliquez sur OK.

Si vous supprimez une propriété gérée : les utilisateurs ne peuvent plus exécuter de requêtes à l’aide de cette propriété. Une règle de requête qui utilise cette propriété ne fonctionne plus. Une application de recherche personnalisée ou un composant WebPart qui utilise cette propriété ne fonctionne plus. Pour supprimer cette propriété de l’index de recherche, vous devez effectuer une analyse complète. Si la propriété supprimée se trouvait dans une bibliothèque ou une liste SharePoint Server, vous devez réindexer cette bibliothèque ou cette liste.

Pour mapper une propriété analysée à une propriété gérée

1. Vérifiez que le compte d’utilisateur qui effectue cette procédure est un administrateur de l’application de service de recherche.

2. Dans Administration centrale, dans la section Gestion des applications, cliquez sur Gérer les applications de service.

3. Cliquez sur l’application de service de recherche.

4. Sur la page Administration de la recherche, dans la barre de lancement rapide, placez-vous sous Requêtes et résultats, puis cliquez sur Schéma de recherche.

5. Dans la page Propriétés analysées, recherchez la propriété analysée que vous souhaitez mapper sur une propriété gérée ou entrez son nom dans la zone Filtres.

6. Pointez sur la propriété analysée à mapper, cliquez sur la flèche, puis cliquez sur Modifier/mapper la propriété.

7. Dans la section Mappages sur les propriétés gérées de la page Modifier la propriété analysée, cliquez sur Ajouter un mappage.

8. Dans la page Sélection des propriétés gérées, choisissez une propriété gérée à mapper sur la propriété analysée, puis cliquez sur OK. Répétez cette étape pour mapper davantage de propriétés gérées sur cette propriété analysée

9. Dans la section Inclure dans l’index de recherche en texte intégral, activez la case à cocher si vous souhaitez intégrer le contenu de cette propriété analysée dans l’index de recherche en texte intégral.

10. Sur la page Modifier la propriété analysée, cliquez sur OK.

Vous devez effectuer une analyse complète de la source de contenu qui inclut la propriété analysée que vous avez mappée sur une propriété gérée pour que le nouveau mappage prenne effet. Si le nouveau mappage est destiné à une bibliothèque ou une liste SharePoint Server, vous devez réindexer cette bibliothèque ou cette liste.

Pour afficher ou modifier des catégories de propriétés analysées, procédez comme suit :

1. Vérifiez que le compte d'utilisateur qui exécute cette procédure est un administrateur de l'application de service de recherche.

2. Dans la section Gestion des applications du composant Administration centrale, cliquez sur Gérer les applications de service.

3. Cliquez sur l’application de service de recherche.

4. Sur la page Administration de la recherche, dans la barre de lancement rapide, placez-vous sous Requêtes et résultats, puis cliquez sur Schéma de recherche.

5. Sur la page Catégories, recherchez la catégorie de propriétés analysées à afficher ou à modifier.

• Pour connaître les propriétés analysées appartenant à une catégorie et les propriétés gérées qui sont mappées, cliquez sur la catégorie de propriété analysée sur la page Catégories.

• Pour modifier une catégorie de propriétés analysées, pointez dessus, cliquez sur la flèche, puis sur Modifier la catégorie.

Ajouter une propriété gérée à l’aide de la fonction Administration des clients ou Administration de la collection de sites

Les administrateurs de client et de collection de sites peuvent créer un schéma de recherche propre à leur client ou leur collection de sites. Pour plus d’informations sur la gestion du schéma de recherche pour les locataires et les collections de sites, voir Gérer le schéma de recherche dans SharePoint.

Vous pouvez créer des propriétés gérées pour un client ou une collection de sites et y mapper des propriétés analysées. Vous pouvez également réutiliser des propriétés gérées existantes inutilisées sur lesquelles aucune propriété analysée n'est mappée, puis les renommer au moyen d'un alias. Les propriétés analysées doivent ensuite être mappées sur les propriétés gérées renommées avec l'alias défini.

La création d'une propriété gérée dans l'administration du client ou de la collection de sites est soumise à certaines limites. Par exemple, la propriété est uniquement de type Text ou Yes/No, et elle n'est pas triable ou utilisable dans une recherche approfondie. Si vous avez besoin d'une propriété d'un autre type ou qui possède des caractéristiques différentes de celles disponibles, suivez les étapes de la section Créer une propriété gérée en renommant une propriété gérée existante.

Si vous avez ajouté une nouvelle propriété à une liste ou à une bibliothèque sur un site SharePoint Server ou si vous avez modifié les propriétés utilisées dans une liste ou une bibliothèque, le contenu doit à nouveau être analysé pour que les modifications soient reflétées dans l'index de recherche. Comme les modifications sont effectuées dans le schéma de recherche et non sur le site réel, le robot ne réindexera pas automatiquement la liste ou la bibliothèque. Pour vous assurer que les modifications sont analysées et réindexées, vous pouvez expressément demander une réindexation de la liste ou de la bibliothèque. Dans ce cas, le contenu de la liste ou de la bibliothèque sera à nouveau analysé et réindexé de sorte que vous puissiez commencer à utiliser les nouvelles propriétés gérées dans les requêtes, les règles de requête et les modèles d'affichage.

Consultez le tableau Modifications de schéma de recherche nécessitant une réindexation du contenu pour obtenir une vue d'ensemble des modifications de paramètre de propriété gérée qui nécessitent la réindexation du contenu.

Créer une propriété gérée pour un client ou une collection de sites

1. Vérifiez que le compte d’utilisateur qui exécute cette procédure est administrateur du client ou de la collection de sites.

2. Rendez-vous sur la page Schéma de recherche du client ou de la collection de sites.

• Pour le locataire, accédez à Plus de fonctionnalités dans le Centre d’administration SharePoint et connectez-vous avec un compte disposant d’autorisations d’administrateur dans Microsoft 365. Sous Rechercher, sélectionnez Ouvrir, puis Gérer le schéma de recherche.
• Pour la collection de sites, accédez à Paramètres sur votre site, puis cliquez sur Paramètres du site. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Schéma de recherche.

3. Sur la page Propriétés gérées, cliquez sur Nouvelle propriété gérée.

4. Dans la page Nouvelle propriété gérée, dans la zone Nom de la propriété de la section Nom et description, entrez le nom de la nouvelle propriété gérée. Vous pouvez également y saisir une description.

5. Dans la section Type, sélectionnez l'une des options suivantes pour la propriété :

• Texte

• Oui/Non

6. Dans la section Caractéristiques principales, sélectionnez au moins l'une des options disponibles :

7. Dans la section Mappage sur les propriétés analysées, cliquez sur Ajouter un mappage.

8. Dans la page Sélection des propriétés analysées, choisissez une propriété analysée à mapper sur la propriété gérée, puis cliquez sur OK. Répétez cette étape pour mapper davantage de propriétés analysées.

9. Dans la section Mappages sur les propriétés analysées, précisez si vous souhaitez inclure les éléments suivants :

• l’intégralité du contenu de toutes les propriétés analysées mappées sur cette propriété gérée ;

• le contenu de la première propriété analysée comprenant une valeur et éventuellement dans quel ordre.

10. Cliquez sur OK.

Pour créer une propriété gérée en renommant une propriété gérée existante, procédez comme suit :

1. Vérifiez que le compte d’utilisateur employé pour exécuter cette procédure est un administrateur du client ou de la collection de sites.

2. Rendez-vous sur la page Schéma de recherche du client ou de la collection de sites.

• Pour le locataire, accédez à Plus de fonctionnalités dans le Centre d’administration SharePoint et connectez-vous avec un compte disposant d’autorisations d’administrateur dans Microsoft 365. Sous Rechercher, sélectionnez Ouvrir, puis Gérer le schéma de recherche.
• Pour la collection de sites, accédez à Paramètres sur votre site, puis cliquez sur Paramètres du site. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Schéma de recherche.

3. Accédez à la page Propriétés gérées et recherchez une propriété gérée inutilisée. Il s'agit d'une propriété qui n'est pas mappée sur une propriété analysée : la colonne Propriétés analysées mappées est vide. Pour plus d'informations, voir le tableau Propriétés gérées inutilisées par défaut. Pointez sur la propriété gérée, cliquez sur la flèche, puis cliquez sur Modifier/mapper la propriété.

4. Dans la section Caractéristiques principales de la page Modifier la propriété gérée, entrez un nom dans le champ situé sous Alias.

5. Dans la section Mappage sur les propriétés analysées, cliquez sur Ajouter un mappage.

6. Dans la page Sélection des propriétés analysées, choisissez une propriété analysée à mapper sur la propriété gérée, puis cliquez sur OK. Répétez cette étape pour mapper davantage de propriétés analysées sur cette propriété gérée.

7. Cliquez sur OK.

Pour réindexer une liste ou une bibliothèque

1. Vérifiez que le compte d’utilisateur employé pour exécuter cette procédure est un administrateur du client ou de la collection de sites.

2. Accédez à la liste ou à la bibliothèque que vous voulez analyser à nouveau, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si vous voulez effectuer une analyse complète d'une bibliothèque, cliquez sur l'onglet BIBLIOTHÈQUE, puis sur le ruban, dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque.

• Si vous voulez effectuer une analyse complète d'une liste, cliquez sur l'onglet LISTE, puis sur le ruban, dans le groupe Paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste.

3. Sur la page Paramètres, dans la section Paramètres généraux, cliquez Paramètres avancés.

4. Sur la page Paramètres avancés :

• Si vous voulez réindexer une bibliothèque, dans la section Réindexer la bibliothèque, cliquez sur Réindexer la bibliothèque de documents.

• Si vous voulez réindexer une liste, dans la section Réindexer la liste, cliquez sur Réindexer la liste.

5. Cliquez sur OK.

La réindexation complète de la liste ou de la bibliothèque sera effectuée lors de la prochaine analyse planifiée.

Propriétés gérées inutilisées par défaut

Le tableau qui suit offre un aperçu des propriétés gérées inutilisées par défaut que vous pouvez réutiliser et renommer à l’aide d’un alias.

Utilisation d'un alias : exemple

Supposons que vous vouliez créer une propriété gérée contenant des numéros d'employés et que vous vouliez que les utilisateurs soient en mesure de les rechercher en saisissant : « EmployeeID:12345 », où « 12345 » est un exemple de numéro d'employé. Étant donné que cette propriété gérée n'est pas de type Texte ou Oui/Non, vous devez suivre les étapes décrites dans la rubrique To create a managed property by renaming an existing one ainsi que les suivantes :

• Choisissez une propriété gérée inutilisée de type Entier; voir le tableau Propriétés gérées inutilisées par défaut. Utilisez une propriété inutilisée comprise entre Int00 et Int49 si vous voulez uniquement que les utilisateurs soient en mesure de lancer une requête sur un numéro d'employé, ou une propriété comprise entre RefinableInt00 et RefinableInt49 si vous voulez que les utilisateurs soient en mesure de lancer une requête sur un numéro d'employé ou d'affiner la requête ou de trier les résultats selon celui-ci, etc.

• Attribuez un alias à la propriété, dans cet exemple EmployeeID.

• Mappez la propriété EmployeeID sur la propriété analysée qui contient les numéros d'employés.

Modifications de schéma de recherche nécessitant une réindexation du contenu