Utiliser les paramètres de stratégie pour gérer les contrôles de confidentialité des Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises

Microsoft s’engage à vous fournir les informations et les contrôles dont vous avez besoin pour effectuer des choix sur la façon dont vos données sont collectées et utilisées lorsque vous utilisez Microsoft 365 Apps for enterprise.

Depuis la Version 1904 des Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises, il existe des nouveaux paramètres de stratégie qui vous permettront de contrôler les paramètres liés à ce qui suit :

• Données de diagnostic collectées et envoyées à Microsoft à propos du logiciel client Office utilisé.

• Des expériences connectées qui utilisent des fonctionnalités basées sur le cloud pour vous fournir, ainsi qu'à vos utilisateurs, des fonctions Office améliorées.

Les cinq nouveaux paramètres de stratégie sont les suivantes :

• Configurer le niveau de données de diagnostic de logiciel client envoyées à Microsoft par Office
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui analysent le contenu
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui téléchargent le contenu en ligne
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées supplémentaires pour Office
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office

Ces paramètres de stratégie peuvent être mis en œuvre à l'aide d'une stratégie de groupe ou d'une stratégie de cloud computing. Si vous utilisez la stratégie de Groupe, vous avez besoin de télécharger les fichiers de modèles d’administration (ADMX/ADML) à partir du Centre de téléchargement Microsoft.

Si vous utilisez l’outil de Gestion des stratégies de Groupe, ces paramètres de stratégie se trouvent sous Configuration Utilisateur\Stratégies\Modèles d’administration\Microsoft\Office 2016Confidentialité\Centre de gestion de la confidentialité.

Ces nouveaux paramètres de stratégie s’appliquent également aux versions de bureau de Project et Visio incluses dans les offres d’abonnement, comme Project Plan 5 ou Visio Plan 2. Ils s’appliquent également aux Applications Microsoft 365 pour les entreprises.

Il existe également certains paramètres de stratégie existants qui ne seront plus valables pour les Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises, il existe certaines modifications d’interface utilisateur (IU) pour les paramètres de confidentialité que vous devez connaître, car vos utilisateurs peuvent remarquer ces modifications et demander ce qu’il en est.

Comme pour les nouveaux paramètres de stratégie, nous vous conseillons de les tester soigneusement dans un environnement limité et contrôlé afin de vous assurer que les paramètres que vous configurez aient l’effet souhaité avant d’implémenter les paramètres de stratégie plus largement au sein de votre organisation.

Paramètre de stratégie pour les données de diagnostic

Les données de diagnostic sont utilisées pour préserver la sécurité d’Office et le garder à jour, détecter, diagnostiquer et solutionner des problèmes et également améliorer le produit.

Vous pouvez utiliser le paramètre de stratégieConfigurer le niveau de données de diagnostic de logiciel client envoyées à Microsoft par Office pour choisir quel niveau de diagnostics de données est envoyé à Microsoft.

Si vous activez ce paramètre de stratégie, vous devez choisir le niveau de diagnostics de données envoyé à Microsoft. Les choix possibles sont obligatoires, facultatifs, ou nuls.

• Si vous choisissezObligatoire, le minimum de données nécessaires pour vous aider à préserver, à mettre à jour et garder performante la sécurité Office comme prévu sur l’appareil sur lequel il est installé, est envoyé à Microsoft.

• Si vous choisissezFacultatif, des données supplémentaires qui aident à améliorer les produits et fournissent des informations améliorées pour mieux détecter, diagnostiquer et corriger les problèmes, sont envoyées à Microsoft. Ces données peuvent également être utilisées de manière agrégée pour former et améliorer les expériences basées sur l'apprentissage automatique, telles que les actions recommandées, les prédictions de texte et l'aide contextuelle. Si vous choisissez d’envoyer des données de diagnostic facultatives, les données de diagnostic requises sont également incluses.

• Si vous choisissez, Ni l’un, ni l’autre, aucune donnée de diagnostic sur le logiciel client Office en cours d’exécution sur l’appareil de l’utilisateur est envoyée à Microsoft. Toutefois, cette option limite considérablement la capacité de Microsoft Corporation à détecter, diagnostiquer et solutionner les problèmes que vos utilisateurs peuvent rencontrer lors de leur utilisation d’Office.

Si vous désactivez ou ne configurez pas ce paramètre de stratégie, les données de diagnostics obligatoires et facultatifs sont envoyées à Microsoft.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les données de diagnostic, consultez les articles suivants :

• Vue d’ensemble de contrôles de confidentialité pour les Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises
• Données de diagnostic requises pour Office
• Données de diagnostic facultatives pour Office
• Utiliser la visionneuse de diagnostic de données avec Office

Paramètres de stratégie pour une expérience connectée

Les Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises se composent d’applications logicielles clientes et d’expériences connectées conçues pour vous permettre de créer, de communiquer et de collaborer plus efficacement. Travailler avec d’autres personnes sur un document stocké sur Microsoft OneDrive ou traduire le contenu d’un document Word dans une autre langue sont des exemples d’expériences connectées.

Nous savons que vous préférez choisir les types d’expériences connectées qui sont disponibles pour vos utilisateurs lorsqu’ils travaillent avec les applications Office. Par conséquent, nous avons fourni quatre nouveaux paramètres de stratégie pour vous :

• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui analysent le contenu
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui téléchargent le contenu en ligne
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées supplémentaires pour Office
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office

Si vous ne configurez pas ces paramètres de stratégie, toutes ces expériences connectées seront disponibles à vos utilisateurs. Vos utilisateurs auront accès à toutes les fonctions et fonctionnalités via les Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises. Mais nous comprenons que vous devrez peut-être désactiver tout ou une partie de ces expériences connectés pour répondre à certaines exigences de votre organisation.

Si vous choisissez de ne pas fournir à vos utilisateurs certains types d’expériences connectées, soit les commandes du ruban ou du menu pour ces expériences connectées apparaissent grisée, soit les utilisateurs recevront un message d’erreur lorsqu’ils essaieront d’utiliser ces expériences connectées. Dans ce cas, aucune donnée de service nécessaire pour ces expériences connectées ne sera envoyée à Microsoft.

Vos utilisateurs ne pourront pas choisir d’activer ou de désactiver ces expériences connectées incluses avec Microsoft 365 Apps for enterprise s’ils sont enregistrés dans Office avec leurs informations d’identification de l’organisation, qu’on appelle parfois compte professionnel ou scolaire.

Paramètre de stratégie pour une expérience connectée qui analyse votre contenu

Il s’agit des expériences qui utilisent votre contenu Office afin de fournir des recommandations en matière de création, de modification des suggestions, d’analyse des données et des fonctionnalités similaires. Par exemple, le Traducteur ou le Concepteur PowerPoint. Pour obtenir la liste de ces expériences connectées, consultez Expériences connectées qui analysent votre contenu.

Vous pouvez utiliser le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui analysent le contenu pour contrôler si ces types d’expériences connectées sont disponibles auprès de vos utilisateurs. Si vous ne configurez pas ce paramètre de stratégie, toutes ces expériences connectées seront disponibles à vos utilisateurs.

Notez que si vous désactivez le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office, les expériences connectées qui analysent le contenu ne seront pas disponibles pour vos utilisateurs.

Paramètre de stratégie pour une expérience connectée qui téléchargent du contenu en ligne

Il s’agit des expériences qui vous permettent de rechercher et télécharger du contenu en ligne, y compris des modèles, des images, des modèles 3D, des vidéos et des ressources pour améliorer vos documents de référence. Par exemple, les modèles Office ou le démarrage rapide de PowerPoint. Pour obtenir la liste de ces expériences connectées, consultez Expériences connectées qui téléchargent du contenu en ligne.

Vous pouvez utiliser le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui téléchargent le contenu en ligne pour contrôler si ces types d’expériences connectées sont disponibles auprès de vos utilisateurs. Si vous ne configurez pas ce paramètre de stratégie, toutes ces expériences connectées seront disponibles à vos utilisateurs.

Notez que si vous désactivez le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office, les expériences connectées qui téléchargent le contenu en ligne ne seront pas disponibles pour vos utilisateurs.

Paramètre de stratégie relatif aux expériences connectées supplémentaires

En plus des expériences de connexion mentionnées ci-dessus qui sont incluses avec les Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises, vous pouvez choisir certaines expériences de connexion facultatives pour permettre à vos utilisateurs d'accéder avec le compte de leur organisation. Par exemple, la fonction 3D Maps dans Excel, qui utilise Bing. Pour consulter d’autres expériences, voir Vue d’ensemble d’expériences connectées supplémentaires pour Office.

Ces expériences connectés sont différentes car elles ne sont pas couvertes par le contrat commerciale de votre organisation avec Microsoft. Les expériences connectées facultatives sont proposées par Microsoft directement à vos utilisateurs et sont régies par les Contrat de services Microsoft au lieu des conditions du produit Microsoft. Dans certains cas, le contenu tiers ou les fonctionnalités sont fournies via ces expériences connectées facultatives et les autres conditions peuvent également s’appliquer. Pour plus d’informations, voir Vue d’ensemble d’expériences connectées supplémentaires pour Office.

Vous pouvez utiliser le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office pour contrôler si ces types d’expériences connectées sont disponibles auprès de vos utilisateurs. Si vous ne configurez pas ce paramètre de stratégie, toutes ces expériences connectées facultatives seront disponibles pour vos utilisateurs.

Même si vous décidez d’autoriser ces expériences connectées facultatives supplémentaires, vos utilisateurs disposeront de l’option de désactiver ces expériences connectées facultatives supplémentaires en groupe en accédant à la boîte de dialogue des paramètres de confidentialité. Vos utilisateurs n’auront ce choix que s’ils sont connectés à Office avec leurs informations d’identification d’organisation (parfois appelées compte professionnel ou scolaire), et non s’ils sont connectés avec une adresse e-mail personnelle.

Par ailleurs, certaines de ces expériences connectées facultatives sont également considérées comme des expériences connectées qui analysent du contenu ou qui téléchargent du contenu en ligne. Par exemple, insérer des images en ligne est une expérience connectée facultative, optimisée par Bing Microsoft, mais cela est également considéré comme une expérience connectée de téléchargement du contenu en ligne. Notez que si vous désactivez le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui téléchargent le contenu en ligne, insérer des images en ligne ne sera pas disponible pour vos utilisateurs. Il ne sera pas disponible même si vous avez activé le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées facultatives supplémentaires dans Office. Pour plus d’informations sur les expériences connectées qui analysent le contenu ou téléchargent le contenu en ligne, voir Expériences connectées dans Office.

Il existe toutefois une exception à cette règle. Le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées facultatives supplémentaires dans Officene contrôle pas les expériences qui exigent que vous connectiez votre compte scolaire ou votre compte LinkedIn à votre travail sur Microsoft. Pour contrôler ces types d’expériences, telles que les informations LinkedIn sur une carte de profil dans Outlook, consultez LinkedIn dans les applications et services Microsoft et Intégrer les connexions de compte LinkedIn dans Microsoft Entra ID.

Paramètre de stratégie relatif à la plupart des expériences connectées

Vous pouvez utiliser le paramètre de stratégie Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office pour contrôler si ces types d’expériences connectées via les Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises sont à la disposition de vos utilisateurs. Si vous désactivez le paramètre de stratégie, les types suivants d’expériences connectées ne seront pas disponibles pour vos utilisateurs :

• Les expériences qui analysent votre contenu
• Expériences qui téléchargent du contenu en ligne
• Expériences connectées facultatives

En outre, si vous désactivez ce paramètre de stratégie, la plupart des autres expériences connectées sont également désactivées, telles que la co-création et le stockage de fichiers en ligne. Pour une liste plus complète d’expériences connectées, voir Expériences connectées dans Office.

Mais même si vous désactivez ce paramètre de stratégie, les fonctionnalités Office limitées resteront disponibles, telles que la synchronisation d’une boîte aux lettres dans Outlook et Teams et Skype Entreprise continueront de fonctionner. LesServices essentiels, tels que le service de gestion des licences qui confirme que vous avez bien une licence pour utiliser Office, resteront également disponibles.

Les paramètres de stratégie existants qui sont remplacés par les nouveaux paramètres de stratégie

Il existe deux paramètres de stratégie existants qui ne sont plus applicables aux Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises, en commençant par la version 1904. Les paramètres de performances sont les suivants :

• Envoyez des informationspersonnelles, qui se trouvent sous Configuration utilisateur\Stratégies\Modèles d'administration\Microsoft Office 2016\Confidentialité\Centre de gestion de la confidentialité.

• Options de contenu en ligne, qui est accessible sous Configuration\ Utilisateur\Stratégies\Modèles d’administration\Microsoft Office 2016\Outils | Options | Général | Options des services... Contenu en ligne.

À partir de la version 1904, la configuration de ces deux paramètres de stratégie existants n’aura aucun effet sur les Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises. Ils ne sont plus applicables, car leur fonctionnalité est remplacée par ces nouveaux paramètres de stratégie :

• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui analysent le contenu
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui téléchargent le contenu en ligne
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées supplémentaires pour Office
• Autoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office

Ces nouveaux paramètres de stratégie peuvent vous donner un meilleur contrôle de niveau que les deux paramètres de stratégie existants. Par exemple, précédemment si vous avez utilisé le paramètre de stratégieEnvoyer des informations personnelles, l’aide au démarrage de PowerPoint et la recherche intelligente doivent être désactivées. Mais désormais, avec les nouveaux paramètres de stratégie, si vous utilisez le paramètre de stratégieAutoriser l’utilisation des expériences connectées dans Office qui analysent le contenupour désactiver ce type d’expériences connectées, seule la recherche intelligente est désactivée. L’aide au démarrage de PowerPoint sera toujours disponible à vos utilisateurs.

Les paramètres de stratégie apparaissent toujours dans l’outil de gestion des stratégies de groupe, car ils sont toujours applicables aux versions avec la licence en volume d’Office 2016 et 2019 Office, telles que Office Professionnel Plus 2019.

Qu’en est-il des paramètres de stratégie existants qui contrôlent les expériences connectées?

Comme vous le savez probablement déjà, il existe certains paramètres de stratégie existants qui vous permettent de contrôler les expériences connectées. Voici quelques exemples de paramètres de stratégie existants :

• Options Concepteur PowerPoint sous Configuration utilisateur\Stratégies\Modèles d’administration\Microsoft Office 2016\Outils | Options | Général | Options des services...\Concepteur PowerPoint

• Désactiver le démarrage rapide, sous Configuration utilisateur\Stratégies\Modèles d'administration\Microsoft PowerPoint 2016\Options PowerPoint\Général

Vous pouvez toujours utiliser ces paramètres de stratégie existants si vous souhaitez désactiver les expériences connectées individuelles. Mais n’oubliez pas que si vous utilisez un des nouveaux paramètres de stratégie, ce nouveau paramètre de stratégie peut désactiver une expérience connectée activée à l’aide d’un paramètre de stratégie différent.

En règle générale, si un paramètre de stratégie est configuré pour activer une expérience connectée spécifique pendant simultanément un autre paramètre de stratégie est configuré pour désactiver ce type d’expérience connectée, puis cette expérience connectée spécifique est désactivée pour vos utilisateurs.

Confidentialité liée aux modifications à l’interface utilisateur Office

Certaines modifications apportées à l’interface utilisateur (IU) des Applications Microsoft 365 pour les grandes entreprises sont liées à la confidentialité. Vos utilisateurs les remarqueront sans doute et demanderont sans doute ce qu’il en est. Ces modifications sont un résultat direct des nouveaux contrôles de confidentialité et des paramètres de stratégie à compter de la version1904 disponible.

Dialogue relatif aux expériences connectées facultatives

Si vous avez choisi de fournir à vos utilisateurs les expériences connectées facultatives, la première fois que vos utilisateurs ouvrent une application Office une fois qu’ils ont installé la version 1904 ou une version ultérieure, une boîte de dialogue d’informations s’affiche. Cette boîte de dialogue informe vos utilisateurs que vous leur avez attribué les choix d’utiliser ces expériences facultatives connectées et leur permet de savoir s’ils peuvent accéder auFichier>Compte>Confidentialité du Compte pour modifier ce paramètre.

Paramètres de confidentialité supprimés de l’Interface Utilisateur Office

Les paramètres suivants sont supprimés de Fichier>Options>Centre de gestion>Paramètres du Centre de gestion...>Options de confidentialité:

• Trouver des conceptions, des informations, des recommandations et des services en autorisant Office pour y accéder et apporter des améliorations de produit en fonction du contenu Office sur mon appareil.

• Laisser Office se connecter aux services en ligne de Microsoft pour fournir des fonctionnalités adaptées à votre emplacement et vos préférences.

Par ailleurs, sous Fichier>Options>Général, la possibilité d’activer les services intelligents Office est supprimée.

En tant qu’administrateur pour votre organisation, vous contrôlez désormais les paramètres équivalents vers ceux-ci via les nouveaux paramètres de stratégie décrits précédemment.

Paramètres de confidentialité ajoutés à l’interface utilisateur Office

Les nouveaux éléments ajoutés à l’interface utilisateur Office sont les suivantes :

• Sous Fichier>Compte, les utilisateurs verront un nouveau choix pour Confidentialité du Compte>Gérer les paramètres . Il se trouve sous Gérer les paramètresoù les utilisateurs peuvent désactiver les expériences connectées facultatives si vous leur avez attribué cette option.

• Sous Fichier>Options>Centre de gestion de la confidentialité>Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité>Options de confidentialité, il existe une option permettant d’activer l’utilisation de la Visionneuse de données de diagnostic sur l’appareil.

Contrôler les paramètres de confidentialité en modifiant le registre

Certains administrateurs préfèrent modifier les paramètres directement dans le registre, par exemple en utilisant un script, plutôt que d'utiliser la stratégie de groupe ou la stratégie de cloud. Vous pouvez utiliser les informations suivantes pour configurer les paramètres de confidentialité directement dans le registre.

Pour créer un fichier. reg pour les paramètres de confidentialité, ouvrez le bloc-notes et copiez les lignes suivantes. Ajustez les valeurs selon vos besoins, puis enregistrez le fichier. Assurez-vous que le nom du fichier a bien une extension. reg

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\16.0\common\privacy]
"disconnectedstate"=dword:00000001
"usercontentdisabled"=dword:00000001
"downloadcontentdisabled"=dword:00000001
"controllerconnectedservicesenabled"=dword:00000001

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\office\common\clienttelemetry]
"sendtelemetry"=dword:00000002

Par exemple, vous pouvez utiliser ce fichier. reg avec la commande regedit.exe dans un script pour configurer les paramètres de confidentialité pour l’utilisateur.