FAQ sur le mappage de documents électroniques avec des commandes à l’aide de Copilot (version préliminaire)

[Cet article fait partie de la documentation en version préliminaire et peut faire l’objet de modifications.]

Ces questions fréquemment posées (FAQ) décrivent l’impact de l’IA de la fonctionnalité Assistance à la correspondance des documents électroniques dans Business Central.

Qu'est-ce que Aide à la mise en correspondance de documents électroniques ?

Les documents électroniques (e-documents) constituent la base des transactions commerciales modernes. Ils représentent des documents critiques tels que les factures et les reçus qui circulent dans les deux sens jusqu’à la livraison et la réception. Vous pouvez générer et transmettre des factures électroniques sous forme numérique dans un format structuré qui facilite le traitement automatisé des factures. Cependant, le traitement des factures numériques entrantes peut s’avérer plus complexe pour les équipes chargées des comptes créditeurs.

Dans les petites et moyennes entreprises (PME), l’équipe des comptes créditeurs joue un rôle central dans le suivi précis des obligations des fournisseurs. Leur principale responsabilité est d’enregistrer avec précision les factures entrantes. Atteindre la précision peut nécessiter des efforts, en particulier lorsqu’ils rapprochent les factures externes des fournisseurs avec les bons de commande existants. Les divergences dans les codes, les descriptions et les unités de mesure présentent souvent des problèmes, car ces éléments peuvent ne pas correspondre entre les différents systèmes et entreprises. En outre, des coûts inattendus, tels que les frais de transport, peuvent apparaître sous forme d’éléments de campagne distincts nécessitant un ajustement manuel. Les comptables doivent également inclure les numéros et les dates des factures dans les documents. Il est important de noter que la relation entre les bons de commande et les factures externes n’est pas toujours directe. Vous pouvez recevoir plusieurs factures externes pour le même bon de commande.

Historiquement, Business Central pouvait générer de nouvelles factures d’achat sur la base des factures électroniques reçues. Cependant, faire correspondre manuellement les factures avec les bons de commande existants était un processus long et sujet aux erreurs.

L’assistance à la correspondance des documents électroniques utilise l’IA générative pour rationaliser ce processus en automatisant l’analyse des factures électroniques externes. Cette fonctionnalité permet aux comptables de demander à Copilot de faire correspondre les lignes des factures électroniques entrantes avec les lignes des bons de commande dans Business Central.

Quelles sont les capacités de l’Aide à la mise en correspondance de documents électroniques ?

Copilot fournit une assistance basée sur l’IA pour faire correspondre la facture numérique reçue avec les bons de commande existants dans Business Central. Copilot fait correspondre les lignes en fonction des éléments suivants :

• Similitude des descriptions
• Unités de mesure
• Quantités disponibles pour la facturation
• Montants

Copilot identifie des descriptions similaires si elles ont l’unité de mesure et les prix appropriés, mais il peut également trouver des correspondances dans des cas plus complexes. Par exemple, il peut identifier si une facture électronique comporte deux lignes avec une variante du même article et une seule ligne dans le bon de commande ; business Central fait correspondre ces lignes tant que les descriptions sont similaires et les prix identiques.

Copilot ne se connecte pas à votre service de point de terminaison de documents électroniques pour récupérer ou envoyer des bons numériques. Cette tâche reste entièrement sous votre contrôle et constitue un préalable à l’utilisation de l’assistance de Copilot. Cela est vrai, que les documents numériques soient ajoutés à Business Central à l’aide d’une connexion avec un service de point de terminaison ou saisis manuellement.

Quelle est l’utilisation prévue de l’aide au rapprochement des documents électroniques ?

L’objectif de la fonctionnalité d’assistance à la correspondance des documents électroniques est d’aider l’équipe des comptes fournisseurs à faire correspondre les bons de commande existants avec les factures électroniques entrantes. Une grande partie de cette activité tourne autour de la correspondance de chaînes. Business Central propose une fonctionnalité qui automatise une partie de cette activité, et les LLM ont été identifiés comme une opportunité de compléter cette fonctionnalité et de réduire davantage l’effort manuel.

Comment l’Aide à la mise en correspondance de documents électroniques a-t-elle été évaluée ? Quelles mesures sont utilisées pour évaluer les performances ?

Cette fonctionnalité a été testée en utilisant des combinaisons des informations suivantes :

• Descriptions des éléments externes
• Unités de mesure
• Quantités et montants
• Descriptions tâche standard
• Différentes langues
• Autres paramètres qui couvrent les variations typiques et les limites de données pour chaque champ

Les données de test représentent à la fois une utilisation typique et une utilisation par des acteurs malveillants. Les performances ont été mesurées par rapport à la mise en correspondance manuelle des mêmes données dans les factures électroniques et les bons de commande.

Quelles sont les limites de l’Aide à la mise en correspondance de documents électroniques ? Comment les utilisateurs peuvent-ils minimiser l’impact des limitations de la Aide à la mise en correspondance de documents électroniques lors de l’utilisation du système ?

L’assistance de correspondance des documents électroniques fonctionne mieux lorsque les descriptions d’articles externes (facture électronique) et internes (Business Central) ainsi que les unités de mesure sont toutes dans la même langue. Les langues mixtes des descriptions d’article entraînent souvent moins de correspondances et de suggestions.

La correspondance suggérée des articles des factures électroniques avec les articles des bons de commande fonctionne mieux en anglais. Bien que vous puissiez utiliser cette fonctionnalité dans n’importe quelle langue prise en charge par Business Central, vous risquez de rencontrer moins de correspondances d’articles dans d’autres langues. Pour plus d’informations sur la langue, consultez la page Dans quelles zones géographiques et dans quelles langues l’assistance à la mise en correspondance des documents électroniques est-elle disponible ?.

Dans quelles zones géographiques et langues l’Aide à la mise en correspondance de documents électroniques est-elle disponible ?

• Géographies disponibles

  Cette fonctionnalité Copilot est disponible dans tous les pays/régions Business Central pris en charge. ... Toutefois, pour les environnements client situés dans des pays/régions où Azure OpenAI Service n’est pas déployé, les administrateurs doivent d’abord consentir à ce que leurs données soient transférées au-delà des frontières de Business Central vers Azure OpenAI Service. Pour en savoir plus, consultez Copiloter le déplacement des données à travers les zones géographiques.

• Langues disponibles

  Cette fonctionnalité Copilot a été validée et est prise en charge en anglais uniquement. Bien qu’il puisse être utilisé dans d’autres langues, il se peut qu’il ne fonctionne pas comme prévu. La qualité de la langue peut varier en fonction de l’interaction de l’utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir un impact sur la précision et l’expérience utilisateur.

Quels facteurs et paramètres opérationnels permettent une utilisation efficace et responsable de la fonctionnalité ?

Copilot complète l’algorithme mappage que Business Central fournit déjà et mappe les lignes que l’algorithme n’a pas fournies.

Qu’est-ce qu’on attend des utilisateurs lorsqu’ils utilisent l’Aide à la mise en correspondance de documents électroniques ?

Après avoir mappé les factures électroniques entrantes avec les bons de commande, vous devez mapper les lignes sur les documents.

La page Bon de commande mappage affiche toutes les lignes des deux documents. Ici, vous pouvez effectuer le mappage manuellement, ce qui peut être difficile s’il y a beaucoup de lignes.

Vous pouvez utiliser l’ Assistance de mise en correspondance des documents électroniques pour mapper des lignes en fonction des critères suivants :

• Similitude de leurs descriptions
• Unités de mesure
• Quantités disponibles pour la facturation
• Montants

Les correspondances de Copilot peuvent être incorrectes ou incomplètes. Vous devez toujours vérifier leur exactitude avant de choisir de les conserver. Les correspondances et suggestions de Copilot sont enregistrées dans Business Central lorsque vous choisissez Conserver et quittez Copilot. Vous pouvez modifier et corriger toute correspondance ou suggestion avant de choisir de les conserver.

Qu’attend-on des administrateurs et utilisateurs lors de l’exploitation d’une Aide à la mise en correspondance de documents électroniques ?

Les utilisateurs, tels que les comptables, les autres personnes qui reçoivent les factures électroniques, doivent toujours vérifier l’exactitude des correspondances et des suggestions fournies par Copilot avant de choisir de les conserver. Nous vous recommandons de consulter les lignes de bon de commande pour vérifier leur exactitude et détecter toute anomalie. Vous décidez si vous souhaitez utiliser l’ Assistance de mise en correspondance des documents électroniques. Même lorsque l’ Assistance de correspondance des documents électroniques est activée par les administrateurs et disponible, vous pouvez toujours choisir de l’utiliser toujours, parfois ou jamais.

Les administrateurs prennent la décision globale d’utiliser ou non Copilot dans Business Central. S’ils activent Copilot, les administrateurs doivent s’assurer qu’ils accordent l’accès aux éléments appropriés.

[REMARQUE !]

• Nous ne prenons pas en charge cette fonctionnalité pour Business Central sur site ou dans les clouds privés.
• Les partenaires ne peuvent pas étendre cette fonctionnalité. Les développeurs partenaires ne peuvent pas modifier, remplacer ou étendre cette fonctionnalité.

Copilot est-il le seul moyen de faire correspondre les documents électroniques aux bons de commande ?

Non, c’est à vous de décider si vous utilisez Copilot. Business Central propose des moyens non basés sur l’IA pour faire correspondre les articles d’une facture électronique reçue avec les articles des bons de commande dans Business Central. Les organisations peuvent aussi utiliser les deux approches en même temps.

Comment puis-je donner mon avis sur le contenu généré par l’IA ?

Chaque fois que Copilot fournit des correspondances ou des suggestions, vous pouvez fournir des commentaires à Microsoft directement depuis la fenêtre Copilot, à l’aide des commandes J’aime et Je n’aime pas . Vos commentaires restent anonymes et nous utilisons ces données afin d’évaluer et d’améliorer la qualité du service.

Voir aussi

Présentation des documents électroniques
Associez les documents électroniques aux lignes de commande avec Copilot

Retrouvez ici des modules d’apprentissage en ligne gratuits pour Business Central