Mappage de documents électroniques avec les lignes commandes achat avec Copilot (version préliminaire)

À mesure que les processus d’approvisionnement deviennent de plus en plus numériques, la fonctionnalité de documents électroniques de Business Central joue un rôle clé dans l’automatisation de la réception et du traitement des factures des fournisseurs. Copilot peut vous aider dans ce processus en améliorant le mappage et la mise en correspondance des factures des fournisseurs avec les bons de commande. Cette assistance réduit les tâches qui comprendraient normalement des recherches approfondies et la saisie de données. Un autre avantage est lorsque les factures des fournisseurs ne correspondent pas exactement aux bons de commande. Dans ce cas, Copilot est bien placé pour identifier les bons de commande correspondants. Les capacités de rapprochement améliorées profitent particulièrement aux petites et moyennes entreprises qui ont besoin d’un suivi efficace des documents pour les lignes de commande d’achat. Copilot est l’assistant de travail basé sur l’IA qui stimule la créativité et améliore la productivité des utilisateurs de Business Central.

Dans la version initiale du document électronique application, nous avons introduit des scénarios fondamentaux pour les documents électroniques pour l’ensemble du processus de vente. Cependant, il est nécessaire d’améliorer et d’automatiser le traitement des documents reçus, notamment dans le contexte des processus d’achat. Copilot affine la façon dont vous gérez les documents électroniques dans le processus d’achat, notamment en ce qui concerne les bons de commande. Le cadre de documents électroniques vous permet de spécifier le type de document d’achat à créer pour chaque fournisseur lorsque vous recevez des factures électroniques de sa part. Auparavant, la seule option consistait à créer une facture d’achat, soit sous forme de document, soit sous forme de journal du grand livre.

Vous pouvez désormais mettre à jour un bon de commande existant dans Business Central avec les informations reçues dans la facture électronique.

Langues prises en charge

Cette fonctionnalité Copilot a été validée et est prise en charge en anglais. Bien qu’elle puisse être utilisée dans d’autres langues, il se peut qu’elle ne fonctionne pas comme prévu. La qualité de la langue peut varier en fonction de l’interaction de l’utilisateur ou des paramètres du système, ce qui peut avoir un impact sur la précision et l’expérience utilisateur. Pour en savoir plus sur la disponibilité géographique et linguistique, consultez Disponibilité internationale de Copilot.

Activer Copilot

Si vous n’avez pas activé le copilote Assistance de correspondance de documents électroniques, vous devez le faire manuellement. Pour activer le copilote Assistance de correspondance de documents électroniques, suivez ces étapes :

1. Sélectionnez l’icône , entrez Fonctionnalités de Copilot et d’IA, puis sélectionnez le lien associé.
2. Dans la liste des fonctionnalités, choisissez Assistance de mise en correspondance de documents électroniques et modifiez le statut en Actif.

Vous pouvez commencer à utiliser Copilot dès qu’il est activé.

Identifier commandes achat

Tout d’abord, vous pouvez identifier les bons de commande que vous pouvez automatiquement rapprocher. Si votre Fournisseur a configuré le champ Recevoir le document électronique à pour qu’il fonctionne avec Commandes achat, une fois le document électronique créé dans Business Central (manuellement ou à partir d’un point de terminaison externe), Business Central effectue les opérations suivantes :

1. Si la Commande achat pour ce fournisseur particulier existe et qu’il y a un numéro de bon de commande dans le fichier Document électronique reçu, Business Central relie automatiquement ce Document électronique à la Commande achat spécifiée. Le Statut du document de cela Document électronique est En cours, et le Statut du document électronique dans le Statut du service la sous-page est Commande liée.
   Ce lien est visible dans le champ Document de ce document électronique spécifique. Si vous devez modifier automatiquement le Commande achat lié, vous pouvez le faire à l’aide de l’action Mettre à jour le lien du Commande achat et choisissez manuellement l’un des Commande achat existants pour ce fournisseur. Vous ne pouvez le faire qu’avant de faire correspondre les lignes entre le document électronique et Commande achat.
2. Si la Commande achat pour ce fournisseur particulier existe mais qu’il n’y a pas de numéro de commande achat dans le fichier Document électronique reçu, si vous avez chargé ce document manuellement, Business Central vous permet de choisir parmi l’une des commandes achat existantes, en ouvrant la liste Commandes achat à partir des commandes que vous avez obtenues des fournisseurs contenant uniquement Document électronique, où vous devez sélectionner la Commande achat souhaitée et sélectionner OK. Si vous n’avez pas sélectionné le Commande achat approprié ou si vous avez obtenu le document électronique automatiquement d’un destinataire externe point utilisant la file d’attente des travaux, le nouveau document électronique ne est lié à aucun document d’achat et le Le statut du document est Erreur et le Statut du document électronique dans la sous-page État du service est Erreur de traitement du document importé. Pour terminer l’association avec le Commande achat, choisissez l’action Mettre à jour le lien du Commande achat et choisissez l’un des achats existants commandes pour ce fournisseur.

Mapper les lignes

Copilot vous aide à faire correspondre automatiquement les lignes de facture électronique avec les lignes de bon de commande et offre des informations de correspondance supplémentaires pour améliorer les correspondances.

Une fois qu’ils ont été rapprochés et mappés, Business Central met à jour le bon de commande rapproché avec les informations de réception pertinentes pour garantir que les bonnes quantités sont reçues sur les lignes de commande.

Vous pouvez faire correspondre vos documents électroniques reçus avec les lignes de Commande achat provenant de deux endroits différents, depuis le Documents électroniques page ou à partir de la Commande achat page. Le moyen le plus simple de localiser le déjà lié Commande achat est d’utiliser le Commande achat liés vignette faisant partie de Activités liées aux documents électroniques. Tous les documents non liés se trouvés à l’aide de la vignette En attente des factures électroniques d’achat où vous avez une liste de Documents électroniques que vous devez revoir.

Lorsque vous souhaitez exécuter un rapprochement à partir du bon de commande, choisissez l’action Mapper les lignes de document électronique , qui existe à la fois sur les pages de bon de commande et de liste de bons de commande. Toutefois, si vous souhaitez exécuter le rapprochement à partir de la page E-Documents , choisissez l’action Rapprocher le bon de commande de cette page. Pour terminer la correspondance, procédez comme suit :

1. Choisir la Mapper les lignes de documents électroniques ou Faire correspondre le Commande achat action, pour les documents déjà liés.

2. Vous pouvez remarquer que Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec Copilot l’invite fonctionne et vous avez le Rapprochement des Commande achat page en arrière-plan. Cela signifie que le même processus se produit mais avec le support automatique du Copilote, qui gère le processus de mise en correspondance à votre place.

3. Après quelques secondes, le Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec copilote suggérera des lignes à faire correspondre avec détails supplémentaires :

   1. Dans l’en-tête de l’invite, vous pouvez trouver les informations suivantes :

   Nom du champ	Description
   Correspondance automatique	Spécifie le nombre de correspondances proposées automatiquement. Ce nombre est basé sur une comparaison de chaînes et s’il y a 80 % ou plus de descriptions qui se chevauchent, le système fait automatiquement correspondre ces descriptions sans utiliser les fonctionnalités Copilot.
   Mis en correspondance par Copilot	Spécifie le nombre de correspondances proposées par Copilot en utilisant à la fois une comparaison de chaînes et sémantique.
   N° document électronique	Spécifie le numéro du document électronique lié.
   Montant total de la facture, hors TVA	Spécifie le montant total de la facture, hors TVA.
   Montant total mis en correspondance, TVA incluse	Spécifie le montant mis en correspondance, hors TVA.

   2. Si toutes les lignes correspondent, vous verrez le texte vert dans le coin supérieur droit : Toutes les lignes (100 %) correspondent. Examiner les propositions de match.
   3. Dans les lignes Proposition correspondance, vous trouver les informations suivantes :

   Nom du champ	Description
   N° ligne document électronique	Spécifie le numéro de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
   Description de la ligne document électronique	Spécifie la description de ligne du document électronique (provenant du fichier de document électronique d’origine).
   Quantité mise en correspondance	Spécifie la quantité qui est appliquée à la ligne de commande achat.
   Proposition	Spécifie l’action proposée par AI, et ces actions suggérées sont liées à la mise en correspondance des lignes de Commande achat.

   4. Toutes les lignes entièrement suggérées et assorties sont marquées de couleur verte. S’il y a un problème, par exemple un prix différent mais dans la fourchette de prix autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur jaune. S’il existe une similitude entre les champs de description mais que la différence de prix est supérieure à celle autorisée, cette ligne est marquée d’une couleur rouge.
   5. Si vous n’êtes pas satisfait de certaines suggestions, vous pouvez les supprimer en utilisant le Supprimer la ligne action.
   6. Si vous souhaitez voir les correspondances de propositions, vous pouvez sélectionner le lien dans le Proposition colonne pour ouvrir la Détails de la correspondance des documents électroniques page.
   7. Sur le Détails de la correspondance des documents électroniques page, vous pouvez comparer les détails de la Document électronique et Commande achat, pour être sûr de la correspondance proposée avant de la confirmer.
   8. Après avoir examiné, fermez la page.

4. Si vous n’êtes pas satisfait de la plupart des suggestions, ou si vous ne souhaitez pas utiliser la fonctionnalité Lignes de commande de correspondance de documents électroniques avec copilote, sélectionnez L'ignorer et vous pourrez continuer la correspondance manuelle comme expliqué précédemment.

5. Si vous souhaitez conserver les suggestions, choisissez le bouton Conserver et le système enregistre toutes les suggestions faites par Copilote.

6. Business Central ferme l’invite Copilot et les lignes de la page Rapprochement des commande achat sont marquées en vert, car elles sont déjà rapprochées.

7. À partir de ce moment, vous pouvez continuer à travailler pendant que vous effectuez une correspondance manuelle, ce qui signifie que vous pouvez supprimer des correspondances, des correspondances manuelles, réinitialiser la correspondance ou si vous ne souhaitez apporter aucune modification, choisissez simplement le Action Appliquer au Commande achat et continuez à travailler avec le Commande achat.

Voir aussi

Vue d’ensemble des documents électroniques
Utilisation des documents électroniques vente
Utiliser les documents électroniques achat
Résoudre les problèmes des fonctionnalités de Copilot et d’IA
FAQ sur l’IA responsable pour l’assistance au rapprochement bancaire