Gérer les données pour le Tableau blanc Microsoft

Le contenu du tableau blanc est stocké dans OneDrive Entreprise et Azure. OneDrive Entreprise est le stockage par défaut pour tous les nouveaux tableaux blancs. Les tableaux blancs créés à l’origine dans Azure et les tableaux blancs qui ont été initiés sur un Appareil Surface Hub ou Salles Microsoft Teams sont stockés dans Azure.

Pour gérer les données, vous devez d’abord vous assurer que le Tableau blanc est activé pour votre organisation. Pour plus d’informations, consultez Gérer l’accès au tableau blanc.

Vue d’ensemble du stockage Azure

Le tableau blanc stocke actuellement le contenu en toute sécurité dans Azure. Les données peuvent être stockées à différents emplacements, en fonction du pays/de la région et du moment où le Tableau blanc a basculé vers le stockage du nouveau contenu dans ces emplacements. Pour vérifier où les nouvelles données sont créées, consultez Où vos données client Microsoft 365 sont stockées.

Le contenu dans Azure ne prend pas en charge la protection contre la perte de données (DLP), l’eDiscovery, les stratégies de rétention et les fonctionnalités similaires. Ce contenu peut être géré à l’aide d’applets de commande Whiteboard PowerShell. À terme, les tableaux blancs stockés dans Azure devront être migrés vers OneDrive Entreprise ou supprimés.

Si un compte d’utilisateur est supprimé dans Azure

Nous modifions la façon dont les tableaux blancs sont stockés lorsque le compte d’un utilisateur est supprimé dans Azure. Avant la modification, tous les tableaux blancs appartenant au compte d’un utilisateur supprimé ont également été supprimés. Toutefois, les tableaux blancs partagés avec d’autres personnes n’ont pas été supprimés.

Depuis le 1er juin 2022, le comportement des tableaux blancs sur Azure a changé. Tous les tableaux blancs partagés avec d’autres utilisateurs seront supprimés.

Si vous souhaitez conserver les tableaux blancs d’un utilisateur supprimé, avant de supprimer le compte, vous pouvez transférer la propriété. Vous pouvez transférer un tableau blanc unique ou tous ces éléments à un autre utilisateur.

• Suivez ces instructions pour transférer tous les tableaux blancs.

• Pour plus d’informations sur la suppression de comptes d’utilisateur, consultez Supprimer un utilisateur de votre organisation.

Assurez-vous que tout processus de suppression ou script gère cette modification. Si les tableaux blancs sont supprimés, aucune action n’est nécessaire.

Vue d’ensemble du stockage OneDrive Entreprise

Les tableaux blancs sont créés dans le dossier OneDrive Entreprise de la personne qui démarre le tableau blanc. SharePoint n’est pas encore pris en charge. Ce processus s’applique à tous les tableaux blancs créés dans les applications tableau blanc autonomes et dans les réunions, conversations et canaux Microsoft Teams. La seule exception est que les tableaux blancs démarrés à partir d’un Surface Hub seront stockés dans Azure, bien qu’ils soient déplacés vers OneDrive Entreprise à l’avenir.

Les utilisateurs qui n’ont pas OneDrive Entreprise approvisionné ne pourront plus créer de tableaux blancs lorsque cette modification sera implémentée. Toutefois, ils peuvent toujours modifier leurs tableaux créés précédemment. Ils peuvent également collaborer sur tous les tableaux blancs partagés avec eux par d’autres personnes disposant de OneDrive Entreprise.

Un tableau blanc moyen peut avoir une taille comprise entre 50 Ko et 1 Mo et se trouver où se trouve votre contenu OneDrive Entreprise. Pour vérifier où sont stockées les données de votre locataire, consultez Où sont stockées vos données client Microsoft 365. Examinez ensuite l’emplacement de OneDrive Entreprise.

Contrôles pour le stockage OneDrive Entreprise

Vous pouvez gérer les données du tableau blanc à l’aide de contrôles OneDrive Entreprise existants. Pour plus d’informations, consultez guide OneDrive pour les entreprises.

Vous pouvez utiliser les outils OneDrive Entreprise existants pour répondre aux demandes des personnes concernées (DSR) dans le cadre du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Si vous souhaitez vous assurer que toutes les modifications précédentes sont supprimées du fichier, vous devez supprimer le fichier entier.

Les fichiers de tableau blanc peuvent être déplacés de la même façon que d’autres contenus dans OneDrive Entreprise. Toutefois, les liens de partage et les autorisations peuvent ne pas être déplacés.

Contrôles de données pris en charge aujourd’hui :

• Stratégies de rétention
• Quota
• Conservation légale
• DLP
• EDiscovery de base : les fichiers .whiteboard sont stockés sous forme de fichiers dans le OneDrive Entreprise du créateur. Ils sont indexés pour la recherche de mot clé et de type de fichier, mais ne sont pas disponibles pour un aperçu ou une révision. Lors de l’exportation, un administrateur doit charger le fichier dans OneDrive Entreprise pour afficher le contenu. D’autres soutiens sont prévus pour l’avenir.

Contrôles de données prévus pour les versions ultérieures :

• Étiquettes de confidentialité
• Analyse
• Plus de prise en charge d’eDiscovery

Transférer le tableau blanc lorsqu’un utilisateur quitte l’entreprise

Pour conserver les fichiers OneDrive d’un ancien utilisateur, y compris les fichiers .whiteboard, commencez par vous accorder l’accès à leur OneDrive, puis déplacez les fichiers que vous souhaitez conserver.

1. Dans le Centre d’administration, accédez à la page Utilisateurs>Utilisateurs actifs.
2. Sélectionnez un utilisateur.
3. Dans la page des propriétés de l’utilisateur, sélectionnez OneDrive. Sous Obtenir l’accès aux fichiers, sélectionnez Créer un lien vers des fichiers.
4. Sélectionnez le lien pour ouvrir l’emplacement du fichier.
5. Sélectionnez les fichiers ou dossiers que vous souhaitez déplacer, puis sélectionnez Déplacer vers.

En savoir plus sur la conservation du contenu d’un ancien utilisateur : Étape 5 - Accorder à un autre employé l’accès aux données OneDrive et Outlook - Administrateur Microsoft 365 | Microsoft Learn

Gérer les tableaux blancs déplacés

Une fois que le fichier .whiteboard apparaît dans OneDrive Entreprise du nouveau propriétaire, il peut ouvrir, modifier, renommer ou supprimer les fichiers.

1. Ouvrez office.com et dans le lanceur d’applications, sélectionnez OneDrive.
2. Dans le volet de navigation de gauche, sélectionnez Mes fichiers.
3. Ouvrez le dossier nommé Whiteboards.
4. Dans la liste des fichiers, sélectionnez le fichier déplacé et sélectionnez le bouton ... pour obtenir le renommage, la suppression et d’autres options.

Audit

Les fichiers de tableau blanc stockés dans ODB sont inclus dans les activités du journal d’audit des fichiers pour les activités de création, de modification, de partage et de suppression. Pour en savoir plus sur les activités de fichier, consultez Activités du journal d’audit - Microsoft Purview.

Voir aussi

Gérer l’accès au Tableau blanc

Gérer le partage pour le tableau blanc

Déployer le Tableau blanc sur Windows