Guide d’administration informatique sur Education Insights dans Microsoft Teams

Ce document indique les étapes nécessaires pour rendre Education Insights dans Microsoft Teams opérationnel, puis aider les enseignants et responsables de l’éducation à adopter la plateforme et à bien utiliser l’application.

Présentation

Chaque élève a une expérience, des compétences et une voix uniques.
Insights vous permet de comprendre vos élèves, puis de répondre à leurs besoins.

Insights offre des données d’analyse en temps réel de l’avancement et de l’activité des élèves au sein de leurs cours. Grâce à des visualisations faciles à assimiler, les communautés scolaires peuvent suivre de façon proactive et en toute facilité les expériences des élèves. Les enseignants et les responsables de l’éducation ont accès à des données pertinentes et fiables pour prendre des décisions éclairées concernant leurs équipes de classe. Grâces à ces données, les enseignants disposent des informations nécessaires pour veiller à satisfaire les besoins émotionnels, sociaux et scolaires de leurs élèves.

Les communautés scolaires peuvent canaliser leurs efforts et avoir un impact plus significatif lorsque les enseignants connaissent les stratégies qui fonctionnent pour leurs élèves. Grâce aux données en temps opportun fournies par Insights, les enseignants et les responsables de l’éducation consacrent leur temps et leur énergie aux actions qui améliorent l’environnement d’apprentissage, contribuent au succès des élèves, puis aident les apprenants à réussir leurs études.

Qui utilise Insights ?

Enseignants

Un enseignant est une personne qui détient une équipe de classe. Cette catégorie peut inclure les enseignants du primaire et du secondaire, les chargés de cours et les professeurs d’université.

Les enseignants accèdent à Insights au niveau de la classe. Ils affichent l’activité des élèves affectés à leurs classes, mais ne peuvent pas accéder aux données d’autres classes. Insights aide les enseignants à comprendre et à aider leurs élèves.

L’utilisation d’Insights ne comporte pas de conditions préalables. Il suffit, pour les enseignants, d’ajouter Insights dans la barre d’application gauche ou sous la forme d’un onglet à chacune de leurs classes dans Teams.

Les enseignants se reconnaissent par les licences du corps professoral. Les enseignants doivent disposer d’une licence du corps professoral et être propriétaires d’une équipe de classe pour accéder aux données dans Insights.

Responsables de l’éducation

Les responsables de l’éducation sont ceux qui, dans l’établissement, jouent tous les rôles nécessitant une vue de l’organisation pour comprendre l’implication des élèves, leur progression, leur bien-être, etc. Les enseignants peuvent également être responsables de l’éducation s’ils sont propriétaires d’une équipe de classe et si la vue de leur classe ne leur suffit pas. Exemple : responsable de département spécialisé dans une matière.

Les responsables de l’éducation peuvent inclure des directeurs d’études, des responsables de département, des chefs de district, des directeurs d’école, des chefs d’établissement, des conseillers, des chefs de département, des responsables de programmes, des travailleurs sociaux et des psychologues.

Les responsables de l’éducation ont une vue d’organisation qui dépend des autorisations attribuées par l’administrateur informatique. Par exemple, les administrateurs de l’établissement scolaire peuvent voir tous les établissements scolaires accessibles. En revanche, les directeurs d’école ou les surveillants d’établissement ont uniquement accès aux niveaux et aux cours de l’établissement concerné.

En supposant qu'un superviseur enseigne également, il est considéré à la fois comme un éducateur et un responsable de l'éducation et peut accéder aux deux vues d'Insights (pour les éducateurs et les responsables de l'éducation). Dans notre cas, Insights aide les responsables de l’éducation à soutenir les enseignants et les élèves. Au niveau de l’organisation, l’administrateur informatique doit connecter le système d’information sur les élèves et attribuer à chaque rôle des autorisations d'accès aux établissements scolaires ou aux départements qui les concernent.

Les responsables de l’éducation se reconnaissent également par une licence du corps professoral. En outre, ils ont besoin d’autorisations explicites de l’administrateur général en informatique pour afficher les rapports Insights de leur organisation.

Où les utilisateurs ont-ils accès à Insights ?

Les enseignants et les responsables de l’éducation peuvent accéder à Insights de plusieurs manières.

Enseignants

Les enseignants peuvent utiliser ces deux méthodes :

• Application personnelle : une vue d’ensemble de toutes les classes actives est disponible dans la barre gauche de l’application Teams, avec la possibilité d’explorer au niveau du détail des données de la classe.
• Onglets : les insights pour les classes spécifiques dont ils sont propriétaires sont disponibles dans un onglet à partir du menu de navigation gauche d’une équipe de classe. Cet onglet permet à l’enseignant d’accéder directement aux données pertinentes lorsqu’il se trouve dans la classe en question dans Teams pour consulter les données dans le contexte de la classe.

Insights affiche des données sur les activités. Ces données proviennent de tous les canaux au sein d’une équipe de classe. Cependant, vous pouvez uniquement ajouter Insights en tant qu’onglet à des canaux publics. L’onglet prend en compte les activités de tous les membres de l’équipe de classe qui ne sont pas propriétaires (y compris les enseignants qui ne sont pas propriétaires de l’équipe).

Dans les deux vues, les enseignants peuvent accéder aux données sur la classe. À l’aide de l’application personnelle, l’enseignant doit explorer en détail le niveau de la classe, tandis que l’onglet permet d’accéder directement aux données de la classe.

Au niveau de la classe, si un enseignant est propriétaire d’une équipe de classe, Insights est disponible sans aucune autre action de la part de l’administrateur informatique.

Responsables de l’éducation

Les responsables de l’éducation peuvent utiliser Insights comme application personnelle disponible dans la barre gauche de l’application Teams.

Au niveau de l’organisation, l’administrateur informatique doit connecter le système d’information sur les élèves et attribuer à chaque rôle des autorisations d'accès aux établissements scolaires ou aux départements qui les concernent.

Par exemple, un directeur ne voit que les classes de son établissement scolaire. De même, le responsable d’un département ne voit que les classes de ce département. Nous regroupons les données des élèves au niveau de la classe, du département, de l’établissement scolaire et de la région. Nous fournissons des informations à chaque niveau (sur la base des autorisations de chaque utilisateur). Les enseignants et les responsables de l’éducation peuvent effectuer un zoom avant, puis accéder aux données de chaque élève.

Pour ajouter l’application Insights dans Teams :

• Cliquez sur « ... » dans la barre de l’application.

• Recherchez, puis sélectionnez Insights.

• Un écran de description s’ouvre. Sélectionnez Ajouter.

  

• Cliquez avec le bouton droit sur l’icône Insights, puis sélectionnez Épingler.

  

Quand utiliser Insights ?

Insights prend en charge les communautés d’apprentissage pendant tout le cycle d’apprentissage. Grâce à des mesures en temps réel à plusieurs dimensions, Insights prend en charge un cycle continu d’identification, de réflexion, de discussion et d’initiatives parmi les membres de la communauté scolaire.

• Déterminez comment et quand les élèves s’engagent avec les enseignants, les supports de cours et leurs homologues ; évaluez leurs devoirs.
• Réfléchissez sur la manière dont les entrées aident les élèves à réussir, à déterminer les domaines où ils peuvent progresser et les domaines nécessitant une assistance.
• Discutez des résultats avec les élèves et la communauté scolaire pour renforcer les relations, la définition des objectifs, l’auto-évaluation, susciter la collaboration, puis améliorer les résultats.
• Prenez des mesures pour développer des interventions, fournir des commentaires sur les domaines de croissance, modifier les stratégies d’apprentissage et identifier le support supplémentaire requis.

Fonctionnement d’Insights

Insights produit une analyse efficace pour aider les enseignants à améliorer les résultats de l’apprentissage. Pour ce faire, il analyse l’activité des étudiants dans Teams et éventuellement à l’aide des données DUS (Student Information System) que vous fournissez pour faciliter la contextualisation et le regroupement de cette activité.

Avant de commencer à déployer Insights pour votre établissement, examinez rapidement le fonctionnement d’Insights, notre engagement en matière d’éthique des données et les licences requises.

Collecte de données

Les données collectées pour Insight proviennent de l’activité des élèves et enseignants dans Teams.

Insights n’affiche pas de données sur les enseignants. L’analyse des données fournit des informations utilisables pour faciliter l’enseignement et l’apprentissage.

Pour l’instant, ces données proviennent des domaines suivants dans les équipes de classe :

Confidentialité et sécurité

Éducation Insights, dans le cadre de Microsoft 365, respecte les réglementations nationales, régionales et sectorielles en matière de collecte et d’utilisation des données, y compris le RGPD et la Loi sur les droits à l’éducation et la protection de la vie privée (FERPA) qui protègent la vie privée des dossiers d’éducation des étudiants.

Les données appartiennent à l’établissement, et Microsoft se contente de collecter et de stocker les données. Le personnel microsoft ne peut pas accéder aux données ni les voir, sauf si la conformité l’autorise de manière auditée pour maintenir le service, par exemple la récupération des données.

Performances et fiabilité

Nous avons conçu Insights pour gérer un grand volume de données collectées depuis Teams avec des performances et une fiabilité optimales. Nous ne pouvons pas garantir une disponibilité à 100 %, mais nous nous efforçons d’être disponibles aussi près que possible de cette cible.

Le processus de collecte de données se déroule sur des serveurs distincts de l'installation de l'onglet Insights dans Teams. L’onglet Insights ou l’application personnelle n’affecte pas les performances de l’application ou la bande passante réseau pour les enseignants et les étudiants qui utilisent le reste de la fonctionnalité Teams.

Stockage des données

Nous avons actuellement déployé Insights en Europe et aux États-Unis. Les données des utilisateurs résidant en Europe se trouvent sur des serveurs en Europe. Les données des utilisateurs résidant en Australie et aux États-Unis se trouvent sur des serveurs aux États-Unis. Nous stockerons les données des utilisateurs en dehors de l’Europe, de l’Australie ou des États-Unis dans l’une de nos régions géographiques.

Utilisation éthique des données

Nous nous engageons à utiliser les données de manière responsable et conforme à l’éthique. Insights suit nos principes Microsoft concernant les données responsables et l’IA. Cela signifie que nous sommes transparents quant à la façon dont les données sont utilisées et que nous mettons en avant les centres d’intérêt des enseignants et des étudiants. Nous utilisons les normes de sécurité et de confidentialité les plus élevées, nous surveillons la fiabilité et l’exactitude constantes, puis garantissons la conformité permanente de votre établissement.

Microsoft a créé Insights à partir de zéro pour garantir la protection des données. Nous sommes conscients de la sensibilité potentielle de la façon dont ces données peuvent être utilisées, et nous nous soucions de vos données et de la confidentialité des individus.

Données de support pour l’apprentissage

Insights met l’accent sur l’apprentissage des élèves et l’engagement numérique. Les données prennent en charge l’apprentissage et montrent le niveau d’implication des élèves sur la plateforme d’apprentissage numérique. Alors que vous pouvez explorer en détail chaque niveau d’activités de classe, Microsoft n’attribue pas de valeur positive ou négative à ces actions. Les données collectées ont pour but d’aider les élèves et les enseignants à faire de leur mieux.

Les enseignants connaissent et comprennent parfaitement les élèves. Les informations présentées dans Insights servent à les aider à fournir un support aux élèves dans un scénario d’apprentissage numérique. Il réplique les insights disponibles dans une expérience en personne. Par exemple, supposons qu’un élève n’a pas été actif pendant une période spécifique ou n’a pas terminé tous ses devoirs en temps et en heure la semaine dernière. Nous communiquons les données à l’enseignant pour lui permettre de fournir les encouragements appropriés ou vérifier le travail de l’élève. Il incombe à l'enseignant d'interagir avec l'élève, sa famille ou ses tuteurs pour déterminer la raison sous-jacente de toute activité ou inactivité détectée.

Nous avons conçu Insights pour prendre en charge les élèves et les enseignants dans l’infrastructure de l’environnement d’apprentissage numérique. Insights ne capture pas directement de données sur les enseignants. Outre les données individuelles des élèves, le programme fournit des agrégations de l’activité des élèves et les résultats d’un enseignant spécifique pour permettre aux responsables de l’éducation de prendre en charge les élèves et les enseignants.

Gestion des licences

L’accès à Insights nécessite une licence Microsoft 365 A1, A3 ou A5 pour les enseignants.

Gérer les autorisations

En temps qu’administrateur informatique, vous pouvez accorder des autorisations aux responsables de l’éducation, aux chefs de district, aux directeurs d’école, aux chefs d’établissement, aux conseillers, aux responsables de domaine d’étude, aux responsables de programmes, aux travailleurs sociaux et aux psychologues. Les enseignants bénéficient automatiquement d’une autorisation lorsqu’ils sont propriétaires d’une équipe de classe.

Si vous souhaitez en savoir plus, veuillez lire Gérer l’accès des utilisateurs à Education Insights.

Gérer la stratégie de configuration

En tant qu’administrateur informatique, vous pouvez utiliser la stratégie de configuration d’application pour installer Insights par défaut pour vos enseignants et pour vos responsables lorsqu’ils démarrent Teams. Avec cette stratégie, vous pouvez personnaliser Teams pour mettre en évidence Insights, puis l’épingler pour dans la barre d’applications.

Si les enseignants souhaitent accéder directement à chaque classe, ils peuvent installer manuellement l’onglet Insights dans le menu de navigation supérieur. Cet onglet permet à l’enseignant d’accéder directement aux données pertinentes lorsqu’il se trouve dans la classe en question dans Teams pour consulter les données dans le contexte de la classe.

Dans les deux vues, les enseignants peuvent accéder aux données sur la classe. À l’aide de l’application personnelle, l’enseignant doit explorer en détail le niveau de la classe, tandis que l’onglet permet d’accéder directement aux données de la classe.

Encourager l’adoption d’Insights

Suscitez l’enthousiasme de votre établissement d’enseignement à l’idée d’utiliser Insights.

N’hésitez pas à distribuer les ressources suivantes aux enseignants :

• Si vous souhaitez obtenir de l’aide, veuillez consulter la page de support d’Insights.
• Devenez rapidement – opérationnel grâce au PDF d’un paginé d’Insights.
• Lisez le guide complet au format PDF.
• Visionnez les didacticiels détaillés sur l’utilisation d’Insights.
• Entraînez-vous avec le cours gratuit sur Insights dans le Centre pour les enseignants de Microsoft.
• Enfin, consultez ce blog consacré à Insights.

Des ressources destinées aux responsables de l’éducation :

• Page prise en charge des informations pour les organisations de l’éducation.

Activer et désactiver Insights

Par défaut, Insights est activé, ce qui permet d’utiliser l’analyse des activités des étudiants dans Teams dans Insights. Vous pouvez refuser Insights, auquel cas nous supprimons toutes les données collectées pour Insights et cessons de collecter les données futures. Si vous réactivez Insights, nous commencerons à collecter des données depuis la date et l’heure de réactivation.

Il existe deux endroits où vous pouvez contrôler Éducation Insights. Les deux options ont le même résultat. Pour les clients qui sont passés de SDS (Classique) à SDS pour l’approvisionnement, seule l’option du client Teams est disponible.

Activer et désactiver Insights à partir du client Teams

1. Si la Éducation Insights application personnelle n’est pas épinglée, suivez ces instructions pour l’ajouter.
2. Avec un compte d’administrateur Microsoft 365, ouvrez la page des paramètres Administration à l’aide de l’icône de points de suspension située dans le coin supérieur droit de Éducation Insights.
3. Activez ou désactivez le bouton bascule Collecter les données d’activité pour Insights .

Activer et désactiver les inférences avancées dans Insights

Lorsque le bouton bascule Autoriser les inférences avancées pour Éducation Insights est activé, Éducation Insights peut présenter aux étudiants, aux enseignants et aux chefs d’établissement de l’éducation des inférences avancées sur l’apprentissage (par exemple, des avertissements d’engagement). Ces inférences permettent aux enseignants de fournir un soutien plus personnalisé aux étudiants. Le bouton bascule contrôle également l’utilisation des données des locataires pour la modélisation.

L’activation de ce bouton bascule ne collectera pas d’autres données que les données déjà collectées par Education Insights.

Il existe deux emplacements où vous pouvez contrôler les inférences avancées. Les deux options ont le même résultat. Pour les clients qui sont passés de SDS (Classique) à SDS pour l’approvisionnement, seule l’option du client Teams est disponible.

Activer et désactiver les inférences avancées à partir du client Teams

1. Si la Éducation Insights application personnelle n’est pas épinglée, suivez ces instructions pour l’ajouter.
2. Avec un compte d’administrateur Microsoft 365, ouvrez la page des paramètres Administration à l’aide de l’icône de points de suspension située dans le coin supérieur droit de Éducation Insights.
3. Réglez le bouton bascule Autoriser les inférences avancées sur Activé ou désactivé.

Comment supprimer des données utilisateur d’Éducation Insights

Insights stocke les activités des étudiants et des enseignants effectuées dans Microsoft Teams pour l’éducation.

Il existe deux types de données collectées par insights :

• Données mêlées : données générées dans le cadre des activités d’apprentissage de la classe.
• Données non imbriquées (privées) : données collectées par l’activité des étudiants dans Teams pour l’éducation qui ne font pas partie de l’activité d’apprentissage de la classe.

Les données complètes collectées par insights sont répertoriées ici.

Afin de garantir l'exhaustivité et l'intégrité des données pour les périodes passées aux éducateurs et aux responsables de l'éducation, par défaut, Insights ne supprime pas automatiquement les données du service lorsque les comptes utilisateurs d'un élève ou d'un éducateur sont fermés. L’administrateur informatique de l’organisation peut demander la suppression manuelle des données d’un utilisateur (enseignant ou étudiant), en procédant comme suit :

• Ouvrez un ticket de support. Le ticket de support doit indiquer clairement la demande d'une opération RGPD Supprimer DSR et contenir l'ID de l'objet utilisateur à supprimer. Il n’est pas possible de limiter le jeu de données ou la fenêtre de temps de la suppression.
• Dans la demande, l’administrateur informatique doit indiquer clairement le type de données à supprimer pour cet utilisateur, parmi les options suivantes :
  • Toutes les données (mêlées et privées)
  • Toutes les données privées
• Une fois rempli, le ticket de support attend dans la file d'attente pendant une semaine pour respecter la stratégie de rétention minimale. Vous avez la possibilité d'annuler l'opération pendant cette période.
• Au bout d’une semaine, l’équipe d’Éducation Insights s’assure que toutes les données relatives à l’ID utilisateur du type spécifique, comme décrit ci-dessus, sont supprimées du service. La prendre en charge de Microsoft surveille le ticket et vous informera une fois le processus de suppression terminé, dans un délai maximum de 28 jours.

Résolution des problèmes

Pourquoi mon établissement ne voit-il aucune donnée dans Insights ?

S’il s’agit d’un nouveau locataire et que vous n’avez jamais vu des données dans Insights, vérifiez que votre locataire est vérifié en tant que locataire pour l’éducation pour accéder à Insights. Contactez votre responsable de compte Microsoft et demandez-lui de vérifier que le client est configuré correctement.

Si vous n’avez pas de gestionnaire de comptes, ouvrez un ticket. Accédez à la Centre d’administration Microsoft 365>Support>Nouvelle demande de service. Dans le titre du ticket, écrivez : « Besoin d’aide avec la vérification de l’éducation ».

Pourquoi les enseignants ne voient pas les données des réunions ?

L’accès aux données de réunion dans les rapports Insights peut prendre jusqu’à 24 heures. Alors, vérifiez qu’assez de temps s’est écoulé.

Vérifiez également que les étudiants n’ont pas* rejoint la réunion de classe sans compte Teams. Dans ce cas, l’activité des étudiants n’est pas collectée.