Exporter un rapport paginé dans Microsoft Word (Générateur de rapports)

S’applique à : Générateur de rapports Microsoft (SSRS) Power BI Report Builder Report Designer dans SQL Server Data Tools

L’extension de rendu Word effectue le rendu des rapports paginés au format Microsoft Word (.docx). Il s'agit du format Office Open XML.

Le type de contenu des fichiers générés par ce renderer est application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document et l’extension des noms de fichiers est .docx.

Pour plus d’informations sur l’exportation vers Word, consultez Exporter des rapports (Générateur de rapports et SSRS).

Après avoir exporté le rapport vers un document Word, vous pouvez modifier le contenu de votre rapport et concevoir des rapports de style document comme des étiquettes de publipostage, des bons de commande ou des lettres types.

Éléments de rapport dans Word

Les rapports exportés vers Word apparaissent sous la forme d'une table imbriquée qui représente le corps du rapport. Une région de données de tableau matriciel est rendue sous la forme d'une table imbriquée qui reflète la structure de la région de données dans le rapport. Les zones de texte et les rectangles sont rendus sous la forme d'une cellule dans la table. La valeur de zone de texte est affichée à l'intérieur de la cellule.

Les images, graphiques, barres de données, graphiques sparkline, cartes, indicateurs et jauges sont rendus sous la forme d'une image statique dans une cellule de table. Les liens hypertexte et liens d'extraction de ces éléments de rapport sont rendus. Les plans et les zones pouvant être sélectionnés dans un graphique ne sont pas pris en charge.

Les rapports en colonnes de style bulletin d’informations ne sont pas rendus dans Word. Les images et couleurs d’arrière-plan du corps du rapport ainsi que de la page ne sont pas rendus.

Pagination

Une fois que le rapport est ouvert dans Word, Word le repagine entièrement en fonction de la taille de la page. La repagination peut entraîner l’insertion de sauts de page dans des emplacements où vous n’avez pas l’intention de les ajouter. Dans certains cas, ce résultat peut entraîner l’exportation de deux sauts de page successifs dans une ligne ou ajouter des pages vierges. Vous pouvez essayer de modifier la pagination de Word en ajustant les marges de page.

Ce convertisseur ne prend en charge que les sauts de page logiques.

Taille de page

Lorsque le rapport est rendu, les propriétés RDL suivantes définissent la hauteur et la largeur de page Word : hauteur et largeur du format du papier, marges de page gauche et droite, ainsi que marges de page supérieure et inférieure.

Largeur de page

Word prend en charge des largeurs de page allant jusqu'à 22 pouces. Si le rapport est supérieur à 55,88 centimètres, le renderer affiche toujours le rapport. Toutefois, Word n’affiche pas le contenu du rapport en mode Impression ou en mode d’affichage Lecture. Pour afficher les données, passez en mode Normal ou Web. Dans ces modes, Word réduit la quantité d'espaces et affiche par conséquent une part plus importante du contenu du rapport.

Au moment du rendu, le rapport s'élargit autant que nécessaire, jusqu'à la limite de 22 pouces, pour afficher le contenu. La largeur minimale du rapport se base sur la propriété RDL Width dans le volet Propriétés.

Propriétés du document

Le convertisseur Word écrit les métadonnées suivantes dans le fichier DOCX.

En-têtes et pieds de page

Les en-têtes et pieds de page sont rendus sous la forme de régions d'en-tête et de pied de page dans Word. Si un numéro de page de rapport ou une expression qui indique le nombre total de pages du rapport apparaît dans l’en-tête ou le pied de page du rapport, la valeur est convertie en champ Word. Cette action garantit que le numéro de page exact est affiché dans le rapport rendu. Si la hauteur d’en-tête ou de pied de page est définie dans le rapport, Word ne peut pas prendre en charge ce paramètre. La propriété PrintOnFirstPage peut, dans certaines circonstances, spécifier si le texte d’un en-tête et d’un pied de page est imprimé sur la première page d’un rapport. Si le rapport rendu comporte plusieurs pages et que chaque page ne contient qu’une seule section, vous pouvez définir PrintOnFirstPage sur False. Le texte est supprimé sur la première page. Sinon, le texte s’imprime quelle que soit la valeur de la propriété PrintOnFirstPage.

Le convertisseur Word essaie d'analyser toutes les expressions dans les en-têtes et les pieds de page de rapport lorsque des rapports sont exportés vers Word. De nombreux formulaires d'expressions procèdent à une analyse et les valeurs attendues s'affichent dans les pieds de page et les en-têtes de toutes les pages du rapport.

Toutefois, un pied de page ou un en-tête de page peut contenir une expression complexe qui retourne des valeurs différentes sur des pages différentes d’un rapport. Dans ce cas, la même valeur peut s’afficher sur toutes les pages du rapport. Les numéros de page dans les deux expressions suivantes ne sont pas incrémentés dans le rapport exporté. Le numéro de page se traduit par la même valeur sur toutes les pages du rapport.

• ="Page: " + Globals!PageNumber.ToString + " of " + Globals!TotalPages.ToString

• =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

Cela se produit parce que le renderer Word analyse le rapport et recherche les champs pertinents à la pagination tels que PageNumber et TotalPages et ne gère que des références simples, sans appels à une fonction. Dans ce cas, l'expression appelle la fonction ToString . Les deux expressions suivantes sont équivalentes et permettent d’obtenir le résultat escompté quand vous prévisualisez le rapport dans le Générateur de rapports ou le Concepteur de rapports, ou affichez le rapport publié dans un portail web Reporting Services ou une bibliothèque SharePoint. Toutefois, le convertisseur Word analyse uniquement la seconde expression et restitue les numéros de page corrects.

• Expression complexe : l'expression est ="Average Sales " & Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales") & " Page Number " & Globals!PageNumber

• Expression avec séquences de texte : Texte, Montant moyen des ventes et expression, =Avg(Fields!YTDPurchase.Value, "Sales) et texte, Numéro de page et expression =Globals!PageNumber

Pour éviter ce problème, utilisez des séquences de texte plutôt qu’une expression complexe lorsque vous utilisez des expressions dans les pieds de page et les en-têtes. Les deux expressions suivantes sont équivalentes. La première est une expression complexe, la seconde utilise des séquences de texte. Le convertisseur Word analyse uniquement la seconde expression avec succès.

Plan du document

S'il existe des étiquettes Explorateur de documents dans le rapport, elles sont rendues sous la forme d'étiquettes de table des matières (TOC) Word sur les éléments de rapport et groupes respectifs. L'étiquette Explorateur de documents est utilisée comme texte d'étiquette pour les étiquettes de table des matières. Le lien cible est positionné près de l'élément sur lequel l'étiquette est définie. Même si aucune table des matières n’est créée pour vous au moment de l’exportation dans le document Word, vous pouvez générer votre propre table des matières à partir des étiquettes d’explorateur de document affichées dans le rapport, en utilisant les étapes suivantes.

1. Dans le document Word, sélectionnez la position souhaitée de la table des matières.
2. Dans le ruban, sélectionnez Insérer.
3. Sélectionnez le menu QuickPart.
4. Dans le menu, sélectionnez Champ.
5. Dans les noms de champ, sélectionnez TOC, puis sélectionnez le bouton Table des matières dans le volet Propriétés du champ.
6. Dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez le bouton Options et vérifiez que la zone Champs d’entrée du tableau est cochée.
7. Sélectionnez OK dans les deux fenêtres contextuelles pour terminer le processus et générer la table des matières.

Pour plus d’informations, consultez Créer un explorateur de documents ou une table des matières (Générateur de rapports).

Interactivité

Certains éléments interactifs sont pris en charge dans Word. La section ci-dessous fournit une description de comportements spécifiques.

Afficher et masquer

Le convertisseur Word rend les éléments de rapport en fonction de leur état au moment du rendu. Si l’état d’un élément de rapport est masqué, l’élément de rapport n’est pas rendu dans le document Word. Si l'état d'un élément de rapport est affiché, l'élément de rapport est rendu dans le document Word. La fonctionnalité d’activation et de désactivation n’est pas prise en charge dans Word.

Liens hypertexte et liens d’extraction

Les liens hypertexte et liens d'extraction dans les éléments de rapport de type zone de texte et image sont rendus sous la forme de liens hypertexte dans le document Word. Quand vous sélectionnez le lien hypertexte, le navigateur web par défaut s’ouvre et accède à l’URL. Quand vous sélectionnez le lien hypertexte d’extraction, le serveur de rapports d’origine fait l’objet d’un accès.

Tri interactif

Le contenu du rapport est rendu en fonction du mode de tri actuel dans la région de données du rapport. Word ne prend pas en charge le tri interactif. Une fois le rapport rendu, vous pouvez appliquer un tri de table dans Word.

Signets

Les signets du rapport sont rendus sous la forme de signets Word. Les liens de signet sont rendus sous la forme de liens hypertexte qui se connectent aux étiquettes de signet dans le document. Les étiquettes de signet ne doivent pas comporter plus de 40 caractères. Le seul caractère spécial pouvant être utilisé dans une étiquette de signet est le trait de soulignement (_). Les caractères spéciaux non pris en charge sont supprimés du nom d'étiquette de signet. Par ailleurs, si le nom dépasse 40 caractères, il est tronqué. Si des noms de signet sont en double dans le rapport, les signets ne sont pas rendus dans Word.

Afficher les styles Word

La section suivante contient une description succincte du rendu des styles dans Word.

Palette de couleurs

Les couleurs rendues dans le rapport sont rendues dans le document Word.

Bordure

Les bordures des éléments de rapport autres que les bordures de page sont rendues sous la forme de bordures de cellule de tableau Word.

Traits ondulés dans les rapports exportés

Lorsqu’elles sont exportées et affichées dans Word, les données ou les constantes de rapport peuvent être soulignées par des traits ondulés rouges ou verts. Les traits rouges ondulés identifient les erreurs d'orthographe. Les traits verts ondulés identifient les erreurs de grammaire. Cela se produit lorsque le rapport comprend des mots non conformes à la vérification linguistique (orthographe et grammaire) de la langue d’édition spécifiée dans Word. Par exemple, les titres des colonnes de rapport en anglais seront probablement soulignés par des traits rouges ondulés si le rapport est rendu dans une version espagnole de Word. Les erreurs d'orthographe sont plus courantes dans les rapports que les erreurs de grammaire car les rapports comprennent généralement uniquement du texte court, des phrases ou des paragraphes incomplets.

La présence de traits ondulés dans les rapports implique que le rapport comporte des erreurs, ce qui n’est probablement pas le cas. Vous pouvez supprimer les lignes ondulées en modifiant la langue de vérification du rapport. Pour modifier la langue de vérification, sélectionnez le contenu du rapport et spécifiez la langue appropriée. Vous pouvez sélectionner tout ou seulement une partie du contenu. Dans Word, l’option de langue Définir la langue de vérification se trouve dans la zone Langue de l’onglet Vérifier. Après avoir mis à jour le contenu, vous devez réenregistrer le document.

En fonction de la version linguistique de votre programme Office, les outils de vérification linguistique (par exemple, dictionnaire) du langage choisi sont inclus dans le programme ou fournis dans un pack linguistique Microsoft Office dont vous faites l'acquisition.

Les articles suivants fournissent des informations supplémentaires sur le paramétrage des options d’Office et de Word.

• Modifier la langue d’édition dans les Préférences linguistiques de Microsoft Office ou dans la boîte de dialogue Options de Word dans Word. Pour plus d'informations, consultez Définir les préférences de langue pour l’édition, l’affichage ou l’aide.

• Ajouter des packs linguistiques Office et modifier la langue d'édition. Pour plus d’informations, consultez Ajouter une langue ou définir les préférences de langue dans vos programmes Office et Options linguistiques d’Office.

Limitations Word

Microsoft Word applique les limitations suivantes :

• Les tableaux Word prennent en charge au maximum 63 colonnes. Si le rapport en contient plus et que vous essayez de le rendre, Word fractionne le tableau. Les autres colonnes sont placées en regard des 63 colonnes affichées dans le corps du rapport. Les colonnes du rapport risquent par conséquent de ne pas être alignées comme prévu.

• Word prend en charge une largeur de page maximale de 22 pouces de large et de 22 pouces de haut. Si votre contenu dépasse 55,88 centimètres, certaines données risquent de ne pas s’afficher en mode Impression.

• Word ignore les paramètres de hauteur des en-têtes et pieds de page.

• Une fois le rapport exporté, Word le pagine à nouveau. Cela peut entraîner l’ajout de sauts de page supplémentaires dans le rapport rendu.

• Word ne répète pas les lignes d’en-tête en page deux et suivantes, même si vous affectez à la propriété RepeatOnNewPage de la ligne d’en-tête statique d’un tableau matriciel (tableau, matrice ou liste) la valeur True. Vous pouvez définir des sauts de page explicites dans votre rapport pour forcer l'apparition de lignes d'en-tête sur les nouvelles pages. Toutefois, étant donné que Word applique sa propre pagination au rapport rendu exporté vers Word, les résultats peuvent varier et la ligne d'en-tête peut ne pas se répéter comme prévu. La ligne d'en-tête statique est la ligne qui contient les en-têtes de colonne.

• Les zones de texte s’agrandissent lorsqu’elles contiennent des espaces insécables.

• Lorsque du texte est exporté vers Word, le texte avec les ornements de police dans certaines polices peut générer des glyphes inattendus ou manquants dans le rapport rendu.

Avantages de l’utilisation du renderer Word

En plus de rendre les nouvelles fonctions des fichiers .docx Microsoft Word disponibles dans les rapports exportés, les fichiers *.docx des rapports exportés ont tendance à diminuer. Les rapports exportés à l’aide du renderer Word sont généralement plus petits que les mêmes rapports exportés à l’aide du renderer Word 2003.

Compatibilité descendante des rapports exportés

Vous pouvez sélectionner un mode de compatibilité Word et définir les options de compatibilité. Le convertisseur Word crée des documents avec le mode de compatibilité activé. En enregistrant de nouveau les documents avec le mode de compatibilité désactivé, il est possible que la mise en page du document soit modifiée.

Si vous désactivez le mode de compatibilité, puis enregistrez de nouveau un rapport, la mise en page du rapport peut être modifiée de façon inattendue.

Le convertisseur Word 2003

Le renderer Word est compatible avec Microsoft Word 2003 moyennant l’installation préalable du Module de compatibilité Microsoft Office pour Word, Excel et PowerPoint. Pour plus d’informations, consultez Pack de compatibilité pour formats de fichiers Microsoft Office Word, Excel et PowerPoint.

La version précédente de l'extension de rendu Word, compatible avec Microsoft Word 2003, est renommée Word 2003. Seule l'extension de rendu Word est disponible par défaut. Vous devez mettre à jour les fichiers de configuration Reporting Services pour rendre l'extension de rendu Word 2003 disponible. Le type de contenu des fichiers générés par le renderer Word 2003 est application/vnd.ms-word et l’extension des noms de fichiers est .doc.

Dans SQL Server Reporting Services, le renderer Word par défaut est la version qui s’affiche au format Microsoft Word (.docx). Ce format est l’option Word répertoriée dans les menus Exporter du portail web Reporting Services et de SharePoint. La version antérieure, compatible uniquement avec Microsoft Word 2003, est maintenant nommée Word 2003 et est répertoriée dans les menus sous ce nom. L’option de menu Word 2003 n’est pas visible par défaut ; toutefois, un administrateur peut la rendre visible en mettant à jour le fichier de configuration RSReportServer. Pour exporter des rapports à partir de SQL Server Data Tools (SSDT) à l’aide du renderer Word 2003, vous devez mettre à jour le fichier de configuration RSReportDesigner. Toutefois, le fait de rendre le renderer Word 2003 visible ne permet pas d’en disposer dans tous les scénarios. Dans la mesure où le fichier de configuration RSReportServer réside sur le serveur de rapports, les outils ou produits à partir desquels vous exportez les rapports doivent être connectés à un serveur de rapports pour permettre la lecture du fichier de configuration. Si vous utilisez des outils ou produits en mode déconnecté ou en mode local, le fait de rendre le convertisseur Word 2003 visible n'a aucun effet. L'option de menu Word 2003 demeure inaccessible. Si vous rendez le renderer Word 2003 visible dans le fichier de configuration RSReportDesigner, l’option de menu Word 2003 est toujours disponible dans l’aperçu de rapport SQL Server Data Tools (SSDT).

L'option de menu Word 2003 n'est jamais visible dans les scénarios suivants :

• Utilisation du Générateur de rapports en mode déconnecté et affichage de l'aperçu d'un rapport dans le Générateur de rapports.

• Le composant WebPart de Report Viewer en mode local alors que la batterie de serveurs SharePoint n’est pas intégrée à un serveur de rapports Reporting Services. Pour plus d’informations, consultez Rapports en mode local et rapports en mode connecté dans Report Viewer (Reporting Services en mode SharePoint)

Si le convertisseur Word 2003 est configuré pour être visible, les options de menu Word et Word 2003 sont disponibles dans les scénarios suivants :

• Portail web Reporting Services quand Reporting Services est installé en mode natif.

• Utilisation du site SharePoint lorsque Reporting Services est installé en mode intégré SharePoint.

• SQL Server Data Tools (SSDT) quand vous affichez un aperçu des rapports.

• Connexion du Générateur de rapports à un serveur de rapports.

• Utilisation du composant WebPart Visionneuse de rapports en mode distant.

Le code XML suivant affiche les éléments des deux extensions de rendu Word dans les fichiers de configuration RSReportServer et RSReportDesigner :

<Extension Name="WORDOPENXML" Type="Microsoft.ReportingServices.Rendering.WordRenderer.WordOpenXmlRenderer.WordOpenXmlDocumentRenderer,Microsoft.ReportingServices.WordRendering"/>

<Extension Name="WORD" Type="Microsoft.ReportingServices.Rendering.WordRenderer.WordDocumentRenderer,Microsoft.ReportingServices.WordRendering" Visible="false"/>

L’extension WORDOPENXML définit le renderer Word pour les fichiers .docx Microsoft Word. L'extension WORD définit la version Microsoft Word 2003. Visible = "false" indique que le convertisseur Word 2003 est masqué. Pour plus d’informations, consultez Fichier de configuration RsReportServer.config et Fichier de configuration RSReportDesigner.

Différences entre les renderers Word et Word 2003

Les rapports rendus avec les convertisseurs Word ou Word 2003 peuvent être très facilement confondus. Toutefois, vous pouvez remarquer des différences mineures entre les deux formats Word ou Word 2003.

Paramètres d'informations de périphérique

Vous pouvez modifier certains paramètres par défaut pour ce renderer en modifiant les paramètres d’informations d’appareil. Vous pouvez modifier certains paramètres par défaut, par exemple omettre les liens hypertexte et d’extraction ou développer tous les éléments pouvant être activés/désactivés quel que soit l’état d’origine de l’élément au moment du rendu. Pour plus d’informations, consultez Paramètres d’informations de périphérique Word.

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