Specificare come e quando ricevere le notifiche del workflow

Nei flussi di lavoro che richiedono che qualcuno approvi le modifiche, è necessario impostare gli utenti di approvazione che approvano o rifiutano le modifiche. Ad esempio, potresti volere che qualcuno approvi nuovi record. Una parte importante della configurazione dell'utente di approvazione consiste nello specificare come e quando l'utente viene informato della modifica. Ad esempio, puoi specificare che un utente di approvazione riceva immediatamente un messaggio e-mail quando qualcuno crea un nuovo cliente. Puoi anche programmare le notifiche da consegnare, ad esempio, su base settimanale o mensile.

Le persone possono inoltre modificare la propria impostazione delle notifiche scegliendo Modifica impostazioni di notifica per qualsiasi notifica.

Prima di impostare le preferenze di notifica di un utente di approvazione, è necessario impostarlo come utente di approvazione. Ulteriori informazioni in Impostare utenti per l'approvazione.

Passaggi nei flussi di lavoro

Molte fasi del workflow di approvazione riguardano la notifica agli utenti di un evento per il quale devono intraprendere un'azione. Ad esempio, in una fase del workflow, l'evento potrebbe essere che l'Utente 1 richiede l'approvazione di un nuovo record. La risposta correlata prevede l'invio di una notifica all'Utente 2, cioè il responsabile dell'approvazione. Nella fase successiva del workflow, l'evento potrebbe essere che l'Utente 2 approva il record. La risposta correlata prevede l'invio di una notifica all'Utente 3 per iniziare un processo con il record approvato. Per le fasi del workflow che includono l'approvazione, ogni notifica è collegata a un movimento di approvazione. Ulteriori informazioni in Workflow.

Specificare come e quando gli utenti per l'approvazione ricevono le notifiche

1. Selezionare l'icona , immettere Configurazione utente approvazione, quindi selezionare il relativo collegare.

2. Selezionare la riga per l'utente per il quale si desidera impostare le preferenze di notifica, quindi scegliere l'azione Setup notifiche.

3. Compilare i campi nella pagina Setup notifiche workflow come descritto nella tabella riportata di seguito.

   Nota

   Se apri la pagina Setup notifiche workflow dalla pagina Setup utente approvazione l'impostazione della notifica è collegata all'utente di approvazione. L'utente di approvazione riceverà sempre le notifiche del flusso di lavoro in base a tale impostazione di notifica. Se usi la Funzionalità delle informazioni per aprire la pagina Setup notifiche workflow l'impostazione di notifica si applicherà a tutti gli utenti.

   Campo	Descrizione
   Tipo di notifica	Specificare il tipo di evento a cui fa riferimento la notifica. Selezionare una delle seguenti opzioni: - Nuovo record specifica che la notifica riguarda un nuovo record, ad esempio un documento, su cui l'utente deve agire. - Approvazione specifica che la notifica riguarda una o più richieste di approvazione. - Overdue specifica che la notifica serve a ricordare agli utenti che sono in ritardo nell'agire su un evento.
   Metodo di notifica	Specificare se la notifica viene inviata come messaggio di posta elettronica o una nota interna.

   È possibile definire il layout delle notifiche e-mail personalizzando Report 1320, E-mail di notifica. Ulteriori informazioni in Creare e modificare layout di report personalizzati.

   Hai specificato il modo in cui l'utente riceve le notifiche. Ora specifica quando l'utente le deve ricevere.

4. Scegliere l'azione Programmazione notifica.

5. Compilare i campi nella pagina Programmazione notifica come descritto nella tabella riportata di seguito.

   Campo	Descrizione
   Ricorrenza	Specificare il modello di ricorrenza con cui le notifiche vengono inviate all'utente.
   Tempo	Specifica il momento delle notifiche giornaliere all'utente riceve le notifiche quando il valore del campo Ricorrenza è diverso da Immediatamente.
   Frequenza giornaliera	Specificare in quale tipo di giorni l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Ricorrenza è Ogni giorno. Seleziona Giorno feriale per ricevere le notifiche ogni giorno lavorativo della settimana. Selezionare Giornaliero per ricevere le notifiche ogni giorno della settimana, incluso il fine settimana.
   Da lunedì a domenica	Specificare in quali giorni l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Ricorrenza è Ogni settimana.
   Data del mese	Specificare se l'utente riceve le notifiche il primo giorno o l'ultimo giorno del mese o in una data specifica del mese.
   Data di notifica mensile	Specificare la data del mese in cui l'utente riceve le notifiche quando il valore nel campo Data del mese è Personalizzato.

Modificare come e quando si ricevono le notifiche

1. In una delle notifiche ricevute, come e-mail o nota, seleziona Modifica impostazioni notifiche.
2. Nella pagina Setup notifiche workflow modifica le preferenze relative alla notifica come descritto nei passaggi da 3 a 5 sopra descritti.
   1. Conferma che la notifica corretta è stata scelta nel campo Tipo di notifica.
   2. Scegli se ricevere un'e-mail o una notifica di nota nel campo Metodo di notifica.
   3. Seleziona Programmazione notifica per modificare la frequenza e la ricorrenza di invio delle notifiche.

Vedere anche

Imposta utenti approvazione
Creare e modificare layout di report personalizzati
Impostazione delle notifiche del flusso di lavoro di approvazione
Impostazione dei flussi di lavoro di approvazione
Utilizzare i flussi di lavoro di approvazione

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