Come usare i workflow di approvazione
Quando un record, ad esempio un documento di acquisto o una scheda cliente, deve essere approvato da una persona della propria organizzazione, inviare una richiesta di approvazione come parte di un flusso di lavoro. In base all'impostazione del flusso di lavoro, al responsabile dell'approvazione appropriato viene inviata una notifica relativa alla richiesta di approvazione del record.
I workflow di approvazione vengono impostati nella pagina Workflow. Devi anche impostare gli utenti di approvazione, compresi eventuali limiti di importo, nella pagina di impostazione dell'utente di approvazione. Ulteriori informazioni in Impostare i workflow di approvazione.
Oltre ai workflow di approvazione descritti in questo articolo, è possibile eseguire varie altre attività del workflow. Ulteriori informazioni in Utilizzare i workflow di approvazione.
I workflow di approvazione principali dei documenti di acquisto e vendita, le registrazioni dei pagamenti, le schede cliente e le schede articolo sono un punto di inizio per la guida al setup assistito. Ulteriori informazioni in Prepararsi a fare affari.
Richiesta di un'approvazione di record
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione.
- Nella pagina che presenta il record, scegli l'azione Invia richiesta di approvazione .
- Per visualizzare tutte le richieste di approvazione, seleziona l'icona
, inserisci Voci di richiesta di approvazione, quindi seleziona il relativo collegare.
Lo stato del movimento di approvazione viene aggiornato da Creato ad Aperto. Lo stato del record, ad esempio per una una fattura di acquisto, viene aggiornato da Aperto a Approvazione in sospeso e rimane bloccato per l'elaborazione finché tutti i responsabili dell'approvazione non hanno approvato il record.
Quando tutti i responsabili dell'approvazione hanno approvato il record, lo stato viene impostato su Rilasciato. È quindi possibile continuare a lavorare con i record.
Annullare le richieste di approvazione
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
È possibile che un cliente desideri modificare un ordine dopo che questo è stato inviato per l'approvazione. In questo caso, è possibile annullare il processo di approvazione e apportare le modifiche necessarie all'ordine prima di richiedere nuovamente l'approvazione.
- Nella pagina che visualizza il record, scegli l'azione Annulla richiesta di approvazione .
Una volta che la richiesta di approvazione è stata annullata, lo stato della voce di approvazione correlata viene impostato automaticamente su Annullato. Lo stato del record viene aggiornato da Approvazione in sospeso ad Aperto. A questo punto, il processo di approvazione può essere avviato nuovamente.
Approvare o rifiutare le richieste di approvazione
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
È possibile elaborare le richieste di approvazione nella pagina Richieste da approvare, incusa l'approvazione di più richieste per volta. In alternativa, puoi approvare i singoli record scegliendo il collegamento nella notifica che ricevi.
- Selezionare l'icona , immettere Richieste da approvare, quindi selezionare il file collegare correlato.
- Seleziona una o più righe dei record che si desidera approvare o rifiutare.
- Selezionare l'azione Approva, Rifiuta o Delega.
Una volta che un record è stato approvato o rifiutato, lo stato di approvazione nel campo Stato viene automaticamente impostato su Approvato o Rifiutato, rispettivamente.
Se è impostata una gerarchia di responsabili, lo stato del record è impostato su Approvazione in sospeso fino a quando tutti i responsabili richiesti non avranno approvato il record. A quel punto lo stato del record viene impostato su Rilasciato.
Contemporaneamente, lo stato di approvazione cambierà da Creato ad Aperto non appena verrà creata una richiesta di approvazione per il record. Se la richiesta viene rifiutata, lo stato di approvazione diventa Rifiutato. Lo stato rimane Aperto o Rifiutato fino a quando tutti i responsabili non hanno approvato la richiesta.
Delega richieste di approvazione
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
Per impedire l'accumularsi dei record o un eventuale altro blocco del flusso di lavoro, il responsabile dell'approvazione e l'amministratore dell'approvazione possono delegare la richiesta di approvazione a un sostituto. Il sostituto può essere un sostituto designato, il responsabile approvazione diretto o l'amministratore approvazioni, in tale ordine di priorità. Questa funzionalità viene in genere utilizzata se il responsabile dell'approvazione non è disponibile e non è in grado di approvare le richieste prima della data di scadenza.
- Selezionare l'icona , immettere Richieste di approvazione, quindi selezionare il file collegare correlato.
- Seleziona una o più righe per le richieste di approvazione che si desidera delegare a un responsabile sostitutivo e quindi scegliere l'azione Delega.
Viene inviata una notifica nella quale viene chiesto al responsabile sostitutivo di approvare la richiesta.
Gestire le richieste di approvazione scadute
La seguente attività viene eseguita da un utente approvazione con diritti di approvazione.
A intervalli regolari dovrai ricordare agli utenti del workflow di approvazione le richieste di approvazione scadute; userai la funzione Invia notifiche di approvazione scadute per farlo.
La funzione Invia notifiche di approvazione scadute cerca tutte le richieste di approvazione aperte attualmente scadute. Ogni responsabile a cui è associato almeno un movimento di approvazione scaduto riceve una notifica con l'elenco di tutte le relative richieste di approvazione scadute. La notifica viene anche inviata in copia per conoscenza al responsabile dell'approvazione e a tutti i richiedenti delle approvazioni scadute. Questo ultimo passaggio è utile se il movimento di approvazione scaduto deve essere delegato a un sostituto.
- Selezionare l'icona , immettere Richieste di approvazione scadute , quindi selezionare il file collegare correlato.
- Nella pagina Richieste di approvazione scadute, scegliere l'azione Invia notifiche di approvazioni scadute.
Vedere anche
Utilizzare i flussi di lavoro di approvazione
Flusso di lavoro
Imposta utenti approvazione
Saldi
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