Creare utenti in base alle licenze

I gruppi di sicurezza sono nuovi per Business Central nel primo ciclo di rilascio del 2023. Sono simili ai gruppi di utenti menzionati in questo articolo. Come i gruppi utenti, gli amministratori assegnano le autorizzazioni al gruppo di sicurezza i cui membri devono svolgere il lavoro.

I gruppi di utenti non saranno più disponibili in una versione futura. Puoi continuare a utilizzare i gruppi utenti per gestire le autorizzazioni fino ad allora. Per saperne di più sui gruppi di sicurezza, vai a Controllare l'accesso a Business Central tramite gruppi di sicurezza.

Questo articolo descrive come gli amministratori creano utenti e definiscono chi può accedere a Business Central. Questo articolo illustra anche come assegnare autorizzazioni a diversi tipi di utenti in base alle licenze del prodotto.

Quando crei utenti in Business Central, concedi loro le autorizzazioni tramite set di autorizzazioni. Puoi anche organizzare gli utenti in gruppi di utenti. I gruppi di utenti semplificano la gestione delle autorizzazioni e altre impostazioni per più utenti contemporaneamente. Per ulteriori informazioni, vedere Assegnare autorizzazioni a utenti e gruppi.

Per ulteriori informazioni sui diversi tipi di licenze e sul funzionamento delle licenze in Business Central, scarica la guida alle licenze di Dynamics 365.

Gestire utenti e licenze nei tenant online

Gli account utente in Business Central devono essere prima creati nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Questi account utente non sono esclusivi di Business Central. Se ti abboni ad altri piani, possono essere utilizzati per accedere ad altre applicazioni, come Power BI. Per informazioni sulla creazione di utenti nell'interfaccia di amministrazione Microsoft 365, vai a Aggiungi utenti nell'interfaccia di amministrazione Microsoft.

Il tuo abbonamento a Business Central Online definisce il numero di licenze utente Business Central consentite. Gli utenti vengono aggiunti al tenant nel Centro per i partner Microsoft, in genere dal partner Microsoft. Per ulteriori informazioni, vedere Amministraziojne di Business Central Online.

Le licenze vengono assegnate agli utenti in base al lavoro svolto da ciascuno in Business Central. È possibile assegnare le licenze in diversi modi:

• L'amministratore di Microsoft 365 della società può eseguire questa operazione nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Per ulteriori informazioni, vedere Aggiungere gli utenti singolarmente o in blocco a Microsoft 365.
• Un partner Microsoft può assegnare licenze nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o nel Centro per i partner di Microsoft. Per ulteriori informazioni, vedere Attività di gestione degli utenti per gli account dei clienti nella Guida del Centro per i partner Microsoft.

Per ulteriori informazioni, vedere Amministrazione di Business Central Online nella Guida per amministratori.

Dopo aver creato gli account utente nell'interfaccia di amministrazione Microsoft 365, esistono due modi per importarli in Business Central:

• Un account utente viene importato automaticamente quando l'utente accede a Business Central per la prima volta.

  Nota

  Dopo che un utente ha effettuato l'accesso online a Business Central, non è possibile eliminarlo.

• L'amministratore può importare gli utenti selezionando l'azione Aggiorna utenti da Microsoft 365 nella pagina *Utenti.

Entrambi gli approcci hanno i loro vantaggi e puoi usarli contemporaneamente. Ogni approccio consente agli amministratori di configurare in modo proattivo Business Central per assegnare le autorizzazioni iniziali, i gruppi di utenti e i profili utente. L'utilizzo dell'azione Aggiorna utenti da Microsoft 365 offre agli amministratori un maggiore controllo per modificare autorizzazioni, gruppi di utenti e profili. È un approccio ideale quando si configura Business Central per la prima volta, prima che qualsiasi utente acceda o quando si aggiunge un nuovo team di utenti.

Potresti vedere altri utenti nell'elenco Utenti a parte quelli della propria azienda. Quando un amministratore con delega di una società partner di rivendita accede a un ambiente Business Central per conto del proprio cliente, vengono automaticamente creati come utenti all'interno di Business Central. In questo modo, le azioni eseguite da un amministratore con delega vengono registrate in Business Central, come la pubblicazione di documenti e associati al loro ID utente.

Con i privilegi di amministratore delegato granulare (GDAP), l'utente viene visualizzato nell'elenco Utenti e può ricevere qualsiasi autorizzazione. Non vengono mostrati con il nome e altre informazioni personali ma con il nome della società e un ID univoco. Sia gli amministratori interni che quelli esterni possono vedere questi utenti nell'elenco Utenti e hanno piena trasparenza su ciò che questi utenti fanno attraverso il registro delle modifiche, ad esempio. Ma non possono vedere il nome reale di questi utenti. Gli utenti GDAP sono elencati con i nomi utente nel seguente formato: User123456@partnerdomain.com. Potrebbero avere un nome utente che riflette il nome dell'azienda del partner e l'indirizzo e-mail non è l'indirizzo e-mail effettivo della persona. In questo modo, gli account utente GDAP non rivelano informazioni personali. Se hai bisogno di scoprire chi è la persona dietro un tale pseudonimo, dovrai contattare l'azienda per cui questo utente lavora o ha lavorato.

Per ulteriori informazioni, vedi Accesso dell'amministratore con delega a Business Central Online.

Configurare le autorizzazioni in base alle licenze

SI APPLICA A: Business Central 2022 ciclo di rilascio 1 e versioni successive

Gli amministratori possono configurare set di autorizzazioni e gruppi di utenti per ciascuna licenza.

Ad esempio, la licenza comunemente utilizzata, Membro del team Dynamics 365 Business Central, ha i seguenti set di autorizzazioni per impostazione predefinita:

• D365 LETTURA
• D365 MEMBRO DEL TEAM
• MODIFICA IN EXCEL - VISUALIZZA
• ESPORTA REPORT EXCEL
• LOCALE

Altri set di autorizzazioni vengono aggiunti automaticamente in base ai gruppi di utenti assegnati alla licenza. Quando si crea un nuovo utente basato su questa licenza, Business Central assegna i set di autorizzazioni provenienti dai gruppi di utenti e i set di autorizzazioni dalla licenza. Le stesse autorizzazioni iniziali vengono assegnate all'utente se il suo account utente è stato creato automaticamente in Business Central o se l'amministratore ha utilizzato l'azione Aggiorna utenti da Microsoft 365 nella pagina Utenti.

Se questa non è la configurazione corretta per un determinato ambiente, l'amministratore può modificarla. Tuttavia, le autorizzazioni personalizzate influiranno solo sui nuovi utenti a cui è stata assegnata quella licenza. Le autorizzazioni per gli utenti esistenti a cui è stata assegnata la licenza non saranno interessate.

1. Accedere a Business Central utilizzando come account amministratore.

2. Seleziona l'icona , inserisci configurazione della licenza, quindi seleziona il relativo collegare.

3. Nella pagina Configurazione della licenza scegli la licenza che desideri personalizzare, quindi scegli l'azione Configura.

4. Seleziona il campo Personalizza autorizzazioni per attivare la personalizzazione, quindi apporta le modifiche.

   Nel nostro esempio, l'amministratore desidera rimuovere l'autorizzazione di modifica in Excel, quindi rimuove il gruppo di utenti Azione esportazione Excel dalla licenza Membro del team. D'ora in poi, i nuovi utenti a cui è stata assegnata la licenza di membro del team non avranno la possibilità di esportare i dati in Excel. Se l'organizzazione cambia idea, può semplicemente tornare alla pagina Configurazione della licenza e disattivare la personalizzazione per quel tipo di licenza.

Per aggiungere utenti o aggiornare le informazioni utente e le assegnazioni della licenza in Business Central

Dopo aver aggiunto utenti o modificato le informazioni utente nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, è possibile importare rapidamente le informazioni utente in Business Central. L'importazione include le assegnazioni della licenza.

1. Accedere a Business Central utilizzando come account amministratore.
2. Seleziona l'icona , inserisci Utenti, quindi seleziona il relativo collegare.
3. Scegliere Aggiorna utenti da Microsoft 365.

Per i nuovi utenti, il passaggio successivo consiste nell'assegnare gruppi di utenti e autorizzazioni. Vai ad Assegnare autorizzazioni a utenti e gruppi per ulteriori informazioni. Se si aggiorna un utente con una modifica della licenza, Business Central assegna gli utenti al gruppo utenti appropriato e aggiorna i loro set di autorizzazioni. Per ulteriori informazioni, vedere Per gestire le autorizzazioni tramite gruppo di utenti.

Se viene utilizzato un contabile esterno per gestire i libri contabili e i rendiconti finanziari, è possibile invitarlo a Business Central in modo che possa usare i dati fiscali dell'azienda. Per ulteriori informazioni, vedere Invitare il contabile esterno in Business Central.

Per altre informazioni sulla sincronizzazione delle informazioni utente con Microsoft 365, vedi la sezione Sincronizzazione con Microsoft 365.

Per rimuovere l'accesso di un utente al sistema

Puoi rimuovere l'accesso di un utente a Business Central Online. Tutti i riferimenti all'utente vengono mantenuti. Tuttavia, l'utente non può accedere e le sessioni attive per l'utente vengono interrotte.

1. Seleziona l'icona , inserisci Utenti, quindi seleziona il file collegare correlato.
2. Apri la pagina Scheda utente per l'utente pertinente, quindi nel campo Stato seleziona Disabilitato.
3. Per consentire nuovamente l'accesso all'utente, imposta il campo Stato su Abilitato.

Puoi anche rimuovere la licenza da un utente nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. L'utente non può quindi eseguire l'accesso. Per ulteriori informazioni, vedi Rimuovere le licenze agli utenti.

Sincronizzazione con Microsoft 365

Quando si assegna una licenza a un utente per Business Central in Microsoft 365, vi sono due modi per creare l'utente in Business Central.

• L'amministratore può aggiungere l'utente scegliendo l'azione Aggiorna utenti da Microsoft 365 nella pagina Utenti come descritto nella sezione Per aggiungere un utente o aggiornare le informazioni sull'utente in Business Central.
• Le informazioni sulla licenza aggiornano automaticamente quando l'utente accede per la prima volta.

In entrambi i casi, vengono automaticamente applicate diverse impostazioni. Queste impostazioni sono elencate nella seconda e terza colonna nella tabella seguente.

Se si modificano le informazioni dell'utente in Microsoft 365, è possibile aggiornare Business Central in modo da riflettere la modifica. A seconda di ciò che si desidera aggiornare, usare una delle azioni della pagina Utenti. Le azioni sono descritte nelle ultime due colonne nella tabella seguente.

Gli utenti possono accedere ai record di Business Central in Teams utilizzando solo la licenza Microsoft 365. Quando l'accesso è abilitato per un ambiente, la sincronizzazione tramite l'azione Aggiorna utenti da Microsoft 365 ignora gli utenti che hanno solo una Microsoft 365 licenza. Per includere questi utenti nella sincronizzazione, devi prima aggiornare le impostazioni dell'ambiente assegnando un gruppo di sicurezza che contenga utenti con una licenza Business Central e utenti con solo una licenza Microsoft 365.

Per ulteriori informazioni sulla protezione dell'accesso agli ambienti mediante gruppi di sicurezza, consultare Gestisci l'accesso mediante Microsoft Entra gruppi.

Ottieni una panoramica degli accessi a Business Central in Teams con licenze Microsoft 365 in admin-access-with-m365-license.

Gestire utenti e licenze nelle distribuzioni locali

Per le distribuzioni locali, nel file di licenza (.bclicense o .flf). è specificato il numero di licenze utente. Quando un amministratore o il partner Microsoft carica il file di licenza, può specificare quali utenti possono accedere a Business Central.

Per le distribuzioni locali, l'amministratore crea, modifica ed elimina gli utenti direttamente dalla pagina Utenti.

Per modificare o eliminare un utente in una distribuzione locale

1. Seleziona l'icona , inserisci Utenti, quindi seleziona il file collegare correlato.
2. Scegliere l'utente che si intende modificare, quindi scegliere l'azione Modifica.
3. Nella pagina Scheda utente modificare le informazioni come necessario.
4. Per eliminare un utente, selezionarlo, quindi scegliere l'azione Elimina.

Analizza lo stato dell'utente per tipo di licenza

È possibile utilizzare la funzionalità Analisi dati per analizzare i dati nella pagina Utenti . Non è necessario eseguire un report o aprire un'altra applicazione, come Excel. La funzionalità fornisce un modo interattivo e versatile per calcolare, riassumere ed esaminare i dati. Invece di eseguire i report utilizzando opzioni e filtri, puoi aggiungere più schede che rappresentano attività o viste diverse sui dati. Alcuni esempi sono "Utenti per stato" o "Utenti per tipo di licenza" o qualsiasi altra visualizzazione tu possa immaginare. Per saperne di più su come utilizzare la funzionalità Analisi dei dati , vai a Analizza elenco e interroga i dati con la modalità di analisi.

Scenari di analisi degli utenti

Le sezioni seguenti forniscono esempi di scenari in cui l'analisi dell'elenco di utenti può aiutare a monitorare lo stato degli utenti.

Esempio, utenti per stato

Per analizzare gli utenti in base allo stato, segui questa procedura:

1. Aprire l'elenco Utenti e selezionare l'icona per attivare la modalità di analisi.
2. Nel menu Colonne , rimuovi tutte le colonne (Seleziona la casella accanto al campo Cerca a destra).
3. Trascinare i campi Stato (utente abilitato/disabilitato) e Tipo di licenza nell'area Gruppi di righe .
4. Selezionare i campi Nome utente, Nome completo e Email di autorizzazione.
5. Rinomina la scheda analisi in Utenti per stato o in un nome che descriva questa analisi.

L'immagine seguente mostra il risultato di questi passaggi.

Esempio: utenti per tipo di licenza

Per analizzare gli utenti in base al tipo di licenza, segui questa procedura:

1. Aprire l'elenco Utenti e selezionare l'icona per attivare la modalità di analisi.
2. Nel menu Colonne , rimuovi tutte le colonne (Seleziona la casella accanto al campo Cerca a destra).
3. Trascinare i campi Tipo di licenza e Stato (utente abilitato/disabilitato) nell'area Gruppi di righe .
4. Selezionare i campi Nome utente, Nome completo e Email di autorizzazione .
5. Rinomina la scheda analisi in Utenti per tipo di licenza o in un nome che descriva questa analisi.

Vedere anche

Assegnare permessi a utenti e gruppi
Gestisci profili
Cambia le funzionalità visualizzate
Personalizzazione di Business Central
Prepararsi per fare affari
Amministrazione
Licenza in Dynamics 365 Business Central
Aggiungi utenti a Microsoft 365 per l'azienda
Sicurezza e protezione in Business Central (contenuto amministrativo)
Assegnare un ID di telemetria agli utenti

Trova qui moduli di e-learning gratuiti per Business Central