Panoramica della contabilità e della gestione dei progetti
La funzionalità di gestione dei progetti e contabilità può essere utilizzata in più settori per fornire un servizio, produrre un prodotto o ottenere un risultato.
Un progetto è un gruppo di attività progettate per fornire un servizio, produrre un prodotto o ottenere un risultato. I progetti utilizzano risorse e generano risultati finanziari sotto forma di ricavi o cespiti.
Progetti in tutti i settori
La funzionalità di gestione dei progetti e contabilità può essere utilizzata in più settori, come mostrato nell'illustrazione seguente.
In un call center, un ticket può essere utilizzato per descrivere l'insieme di azioni necessarie per risolvere una chiamata. Le società di consulenza, come le organizzazioni di consulenza tecnica o gestionale o le agenzie pubblicitarie, si riferiscono alle loro attività come progetti. Nel marketing, una campagna rappresenta un insieme di attività lavorative che devono essere eseguite. Nella produzione basata su progetto, un ordine di produzione si riferisce ai vari lavori che devono essere eseguiti per produrre alcuni prodotti finiti. Qualunque sia il nome utilizzato per loro, questi progetti coinvolgono risorse, programmi e costi e la funzionalità di contabilità e gestione dei progetti può aiutare con la pianificazione, l'esecuzione e l'analisi di questi progetti.
Fasi del progetto
Sebbene il flusso di processo seguente sia rivolto a progetti esterni o progetti completati per uno o più clienti, la funzionalità si applica anche a progetti interni a solo costo.
Come mostrato nell'illustrazione precedente, la gestione del progetto e la contabilità possono essere suddivise in tre fasi:
- Avvia
- Esegui
- Analizza
Avviare il progetto
Durante l'avvio del progetto, si verificano diversi processi chiave. Puoi utilizzare un'offerta di progetto per comunicare al cliente la manodopera, le spese e i materiali stimati. Puoi registrare i termini di fatturazione, i limiti e gli accordi in un contratto di progetto. Puoi utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) per pianificare e stimare il lavoro. Puoi configurar previsioni e budget per guidare l'esecuzione del progetto. La figura seguente mostra la struttura di un progetto.
Creare offerte di progetto
Nella fase di vendita iniziale di un progetto, un'offerta di progetto consente di fornire a un cliente un'offerta non vincolante. Un'offerta può includere elementi quali articoli e servizi citati, informazioni di contatto di base, accordi commerciali speciali e sconti ed eventuali tasse e supplementi.
È inoltre possibile emettere una lettera di garanzia per una transazione di offerta di progetto tra la propria organizzazione e il cliente. Dopo aver creato l'offerta di progetto, puoi creare la lettera di richiesta di garanzia per il cliente e inviarla alla banca. Dopo che la banca ha approvato la richiesta, la lettera di garanzia viene rilasciata al cliente.
Per altre informazioni, vedere Offerte di progetto.
Creare contratti di progetto
Quando stipuli un contratto con un cliente o un'altra fonte di finanziamento per completare un progetto, devi prima creare un contratto di progetto. Quindi, quando crei il progetto, devi assegnarlo al contratto corrispondente. Il tipo di progetto creato per un contratto di progetto determina il metodo utilizzato per fatturare i clienti del progetto. Puoi modificare un contratto di progetto e il progetto correlato, ma non puoi modificare il tipo di progetto. Per altre informazioni sui tipi di progetto, vedi la sezione "Creazione di progetti".
Per altre informazioni sui contratti di progetto, vedi Contratti di progetto.
Creare strutture di suddivisione del lavoro
Il grado di dettaglio in una struttura di suddivisione del lavoro dipende dal livello di accuratezza richiesto nelle stime e dal livello di monitoraggio richiesto a fronte di tali stime. I progetti che hanno una tolleranza molto bassa per gli slittamenti nella pianificazione o nei costi di solito richiedono una struttura di suddivisione del lavoro più dettagliata e richiedono anche un monitoraggio diligente dell'avanzamento del lavoro e dei costi rispetto a fronte della struttura di suddivisione del lavoro.
Per altre informazioni, vedi Panoramica delle strutture di suddivisione del lavoro.
Creare previsioni e budget di progetto
Puoi utilizzare la previsione se l'organizzazione ha una prospettiva operativa e si concentra sui ricavi e sui costi derivati da transazioni specifiche. Tuttavia, se la tua organizzazione si concentra maggiormente sugli importi finanziari, puoi utilizzare il budget. Ognuno dei metodi presenta vantaggi specifici. Per altre informazioni, vedi Previsioni e budget di progetto.
Creare progetti
È possibile creare sei tipi di progetti in Finance. Ogni tipo di progetto è configurato in modo diverso per il riconoscimento dei costi e dei ricavi. Il tipo di progetto che scegli dipende dallo scopo del progetto. La tabella seguente descrive l'uso tipico di ogni tipo di progetto.
| Tipo progetto | Descrizione |
| Tempistica e materiali | Nei progetti relativi a tempi e materiali, al cliente vengono fatturati tutti i costi sostenuti per un progetto. Questi costi includono costi per ore, spese, articoli e commissioni. |
| Prezzo fisso | Nei progetti a prezzo fisso, le fatture sono costituite da transazioni di conto. Un progetto a prezzo fisso viene fatturato in base a un programma di fatturazione basato su un contratto di progetto. I ricavi per un progetto a prezzo fisso possono essere calcolati e registrati in tutto il progetto utilizzando il metodo della percentuale completata. In alternativa, i ricavi possono essere calcolati e registrati quando il progetto è completato, utilizzando il metodo del contratto completato. Le aziende possono spesso trarre vantaggio dall'utilizzo del valore del work in process (WIP) per calcolare il grado di completamento di un progetto o di un gruppo di progetti. |
| Investimento | I progetti di investimento sono progetti che non producono guadagni immediati. Sono tipicamente utilizzati per progetti interni a lungo termine in cui i costi devono essere capitalizzati. Solo i costi per articoli, ore e spese possono essere registrati per un progetto di investimento. I costi in un progetto di investimento vengono tracciati e controllati utilizzando la funzionalità di stima. I progetti di investimento possono essere configurati con una capitalizzazione massima facoltativa. Man mano che un progetto di investimento avanza, i costi vengono registrati nei conti WIP, dove i costi vengono trattenuti fino al completamento del progetto. Quando il progetto viene eliminato, trasferisci il valore WIP su un cespite, un conto CoGe o un nuovo progetto. NOTA: le transazioni sui progetti di investimento non vengono visualizzate nella pagina Registra costi, Accumula ricavi o Crea proposte di fatturazione. |
| Piano dei costi | Come i progetti di investimento, i piani dei costi vengono generalmente utilizzati per tener traccia dei progetti interni e per essi è possibile registrare solo ore, spese e articoli. Tuttavia, i piani dei costi generalmente di durata inferiore rispetto ai progetti di investimento. Inoltre, a differenza dei progetti di investimento, i piani dei costi non possono essere capitalizzati nei conti dello stato patrimoniale. Le transazioni di progetto vengono invece registrate solo nei conti profitti e perdite. NOTA: le transazioni sui piani dei costi non vengono visualizzate nella pagina Registra costi, Accumula ricavi o Crea proposte di fatturazione. Poiché i piani dei costi vengono generalmente utilizzati per tener traccia dei progetti interni, di solito non devono essere associati a un conto cliente. Tuttavia, se la configurazione richiede la creazione di requisiti di articoli per gli ordini di acquisto, è necessario associare il piano dei costi a un cliente. Questa associazione è obbligatoria, poiché i requisiti degli articoli vengono gestiti come righe di ordine di vendita e il sistema richiede che venga specificato un cliente. Tuttavia, questa configurazione non farà sì che i requisiti degli articoli vengano creati automaticamente da un ordine di acquisto. Per i piani dei costi, l'impostazione Crea requisito articolo viene ignorata. Se è necessario un requisito articolo in un piano dei costi, puoi crearlo manualmente, a condizione che un cliente sia associato al progetto. |
| Interni | I progetti interni vengono utilizzati per tener traccia dei costi di un progetto interno all'organizzazione. I progetti interni possono fornire uno strumento di pianificazione per gestire il consumo di risorse. NOTA: le transazioni sui progetti interni non vengono visualizzate nella pagina Accumula ricavi o Crea proposte di fatturazione. |
| Data e ora | I progetti di tempistica vengono utilizzati per tener traccia del tempo associato ad attività non addebitabili e non produttive, ad esempio un progetto per tener traccia del tempo di malattia per i lavoratori. Le transazioni nei progetti di tempistica non vengono registrate nel libro mastro. Sono incluse invece nei report sull'utilizzo dei lavoratori. Nei progetti di tempistica è possibile registrare solo transazioni orarie. Puoi utilizzare un giornale di registrazione o una scheda attività per registrare queste ore nel progetto. Dopo che le ore sono state registrate, vengono visualizzate come transazioni di progetto ma non hanno transazioni giustificative corrispondenti. NOTA: le transazioni sui progetti di tempistica non vengono visualizzate nella pagina Registra costi, Accumula ricavi o Crea proposte di fatturazione. |
Assegnare lavoratori, categorie e risorse
Puoi pianificare le risorse dei lavoratori in base ai requisiti e alla pianificazione di un progetto o alle competenze e alla disponibilità dei lavoratori. Utilizzando le funzionalità di pianificazione delle risorse, puoi distribuire i dipendenti della tua organizzazione in modo efficiente ed efficace. Puoi trovare rapidamente i lavoratori più qualificati disponibili per lavorare al tuo progetto. Puoi anche vedere facilmente come questi lavoratori potrebbero essere utilizzati in modo più efficace durante il corso del progetto.
Di seguito sono riportati alcuni dei modi in cui è possibile utilizzare la funzionalità di pianificazione delle risorse:
- Utilizza le informazioni sugli attributi di un lavoratore, come istruzione, competenze, certificazioni ed esperienza di progetto, per abbinare il lavoratore ai requisiti di un progetto.
- Utilizza le informazioni sul calendario e sulla disponibilità di un lavoratore per abbinare la pianificazione del lavoratore al calendario del progetto.
- Rivedi la capacità di ogni lavoratore e determina come viene utilizzata tale capacità. Ad esempio, se un lavoratore è sottoutilizzato, può essere assegnato a un progetto che si adatta alla sua disponibilità e ai suoi attributi.
- Controlla la disponibilità di un lavoratore per assicurarti che non vi siano conflitti di calendario con le assegnazioni del lavoratore.
- Rivedi le informazioni sull'utilizzo dei lavoratori in una visualizzazione di riepilogo (ad esempio, per reparto o per lavoratore) o in una visualizzazione dettagliata (ad esempio, per lavoratori in un reparto o per dettaglio settimanale per ogni lavoratore).
- Modifica le assegnazioni delle risorse per varie unità di tempo, come giorno, settimana o mese, per ottimizzare il modo in cui vengono utilizzati i lavoratori.
Eseguire il progetto
Durante l'esecuzione del progetto, i membri o i responsabili del team registrano il lavoro e le spese sostenute, utilizzando schede attività, note spese e altri documenti aziendali. I responsabili di progetto dispongono di strumenti che consentono loro di monitorare il consumo di importi preventivati per il progetto. I responsabili di progetto possono anche ordinare, prelevare o eseguire l'approvvigionamento di materiali per i progetti utilizzando ordini di acquisto e altri documenti commerciali. Le fatture vengono preparate e approvate, in modo che i clienti possano ricevere fattura per il lavoro in corso. Infine, i ricavi vengono riconosciuti durante questo processo per influenzare i dati finanziari dell'organizzazione.
Gestire le strutture di suddivisione del lavoro
Una struttura di suddivisione del lavoro è una descrizione del lavoro che sarà completato per un progetto. Una struttura di suddivisione del lavoro è una gerarchia di attività. Rappresenta non solo il lavoro per ciascuna attività, ma anche la dimensione, il costo e la durata dell'attività.
Per altre informazioni, vedi Panoramica delle strutture di suddivisione del lavoro.
Gestire previsioni e budget di progetto
Esistono due modi per gestire e controllare i tuoi progetti: previsioni di progetto e budget di progetto. Puoi utilizzare la previsione se l'organizzazione ha una prospettiva operativa e si concentra sui ricavi e sui costi derivati da transazioni specifiche. Tuttavia, se la tua organizzazione si concentra maggiormente sugli importi finanziari, puoi utilizzare il budget.
Per altre informazioni, vedi Previsioni e budget di progetto.
Creare ordini di produzione
Un ordine di produzione correlato a un progetto può essere collegato a un ordine di vendita o a un requisito articolo utilizzando il metodo dell'articolo finito o il metodo dell'articolo consumato. Inoltre, se l'ordine di produzione è stato creato manualmente, non esiste alcun collegamento tra l'ordine di produzione e l'ordine cliente o il requisito articolo (nessun collegamento all'ordine). Tuttavia, se l'ordine di produzione è stato creato automaticamente per soddisfare un ordine cliente o un fabbisogno articolo, esiste un collegamento tra l'ordine di produzione e l'ordine cliente o requisito articolo (collegamento all'ordine).
In base alle combinazioni di questi fattori, utilizza uno dei seguenti metodi:
- Articolo finito/collegamento all'ordine: collega il progetto a un ordine di vendita o un requisito articolo. Quando si utilizza questo metodo, i costi di progetto effettivi vengono registrati quando l'ordine cliente viene fatturato o quando il documento di trasporto viene aggiornato per il requisito articolo. Il costo viene registrato come articolo finito.
- Articolo finito/nessun collegamento all'ordine: i costi effettivi non possono essere registrati finché il ciclo di produzione di un articolo non ha uno stato Terminato. Il costo dell'articolo finito viene registrato come singola transazione.
- Articolo utilizzato/collegamento all'ordine: collega il progetto a un ordine di vendita o un requisito articolo. Utilizzando questo metodo, puoi visualizzare i costi effettivi del progetto quando la produzione ha uno stato di Iniziato o è segnalato come finito. I costi vengono registrati come più transazioni di articoli di progetto per le materie prime e le ore utilizzate per la produzione. Quando il documento di trasporto viene aggiornato per il requisito articolo, non viene registrato alcun costo di progetto. Puoi inoltre definire il livello nella gerarchia della distinta base (BOM) in cui vengono tracciati i progetti nella produzione.
- Articolo utilizzato/nessuncollegamento all'ordine: collega il progetto a un ordine di vendita o un requisito articolo. Utilizzando questo metodo, puoi visualizzare i costi effettivi del progetto quando la produzione ha uno stato di Iniziato o è segnalato come finito. I costi vengono registrati come più transazioni di articoli di progetto per le materie prime e le ore utilizzate per la produzione. Puoi inoltre definire il livello nella gerarchia della distinta base in cui vengono tracciati i progetti nella produzione.
Approvvigiona prodotti e servizi
L'acquisto e la vendita di articoli sono attività prevalenti in molte attività focalizzate sui progetti.
Ordini di acquisto per progetti
Lo scopo dell'ordine di acquisto determina quando l'ordine di acquisto viene consumato e, di conseguenza, quando gli articoli vengono addebitati in un progetto.
| Metodo | Scopo | Utilizzo di articoli |
|---|---|---|
| Crea un ordine di acquisto direttamente. | Acquista articoli da un fornitore esterno per l'utilizzo in un progetto. È possibile creare l'ordine fornitore nei seguenti modi:
|
Gli articoli vengono utilizzati quando la fattura fornitore viene aggiornata. |
| Crea un ordine di acquisto da un ordine di vendita. | Acquista articoli quando crei un ordine di vendita da un progetto. | Gli articoli vengono utilizzati quando l'ordine di vendita viene fatturato al cliente. |
| Crea un ordine di acquisto da un requisito articolo. | Acquista articoli quando crei un requisito articolo da un progetto. | Gli articoli vengono utilizzati quando viene aggiornato il documento di trasporto del requisito articolo. |
Ordini di vendita per progetti
In Gestione progetti e contabilità puoi registrare l'utilizzo di articoli in diversi modi. Puoi vendere articoli o acquistare articoli da un progetto o prenotare articoli per un progetto.
Puoi ordinare articoli dall'inventario dell'azienda per l'utilizzo in un progetto. In alternativa, puoi acquistare articoli da un fornitore esterno. Gli articoli possono essere utilizzati su tutti i tipi di progetti tranne i progetti di tempistica.
Il modo in cui ordini gli articoli dipende da dove li stai ordinando:
- Per ordinare articoli dall'inventario dell'azienda, devi immettere l'ordine come requisito articolo. Se utilizzi la pagina Requisiti articolo è possibile configurare il requisito in modo da ricevere gli articoli come consegne parziali. Pertanto, puoi posticipare l'utilizzo di una quantità di articoli fino a quando gli articoli non sono obbligatori.
- Per ordinare articoli da un fornitore esterno, devi creare l'ordine come ordine di acquisto nella pagina Ordine di acquisto.
Nota
Il documento di trasporto per un ordine di vendita correlato al progetto non può essere annullato se gli articoli sono già stati contrassegnati per l'imballaggio.
La tabella seguente elenca i metodi per ordinare gli articoli e descrive come vengono utilizzati gli articoli.
| Metodo | Scopo | Utilizzo di transazioni di articoli |
|---|---|---|
| Ordine di vendita | Immetti una transazione direttamente in un progetto di tempistica e materiali. | Le transazioni dell'articolo vengono utilizzate quando viene registrata la fattura cliente. |
| Giornale di registrazione magazzino | Immetti e gestire rapidamente i record degli articoli. Se, ad esempio, desideri immettere un requisito articolo in base a un elenco stampato, è possibile applicare il giornale di registrazione magazzino. | Le transazioni dell'articolo vengono utilizzate quando viene registrato il giornale. |
| Requisito articolo | Immetti gli articoli che non verranno utilizzati immediatamente. Questo metodo consente di tener traccia del numero di articoli che sono stati utilizzati in un singolo record di requisito articolo. | Le transazioni degli articoli vengono utilizzate quando viene aggiornato il documento di trasporto. In altre parole, il requisito articolo viene creato quando viene registrato il documento di trasporto. |
| Ordini di acquisto | Immetti le transazioni in una delle tre posizioni, a seconda del metodo di acquisto. | Le transazioni degli articoli vengono utilizzate quando il documento di trasporto viene aggiornato o quando il cliente o il fornitore viene fatturato. |
Elaborare fatture di progetto
Il tipo di progetto determina quale procedura di fatturazione deve essere applicata. È possibile fatturare solo i due tipi di progetto esterno (tempistica e materiale e prezzo fisso). I progetti relativi a tempistica e materiali e i progetti a prezzo fisso sono sempre allegati a un contratto di progetto.
Prima di creare una fattura cliente per un progetto, puoi creare una fattura preliminare o una proposta di fatturazione. In una proposta di fatturazione, puoi selezionare le transazioni di progetto da includere in una fattura di progetto. Puoi quindi rivedere i dettagli della fattura prima di registrare la fattura del progetto e inviarla al cliente o ad un'altra fonte di finanziamento.
Per ulteriori informazioni su come elaborare le fatture di progetto, vedi Fatturazione del progetto.
Calcolare il costo per completare un progetto
Quando crei un preventivo, puoi scegliere il metodo utilizzato per calcolare il costo per completare il progetto. Seleziona un metodo nel campo Metodo costi di completamento della pagina Crea stima. Il metodo scelto viene applicato separatamente a ciascuna riga dei costi nella stima dei costi. Mentre una riga ha uno stato di Creato, puoi modificare il metodo applicato ad esso nella pagina Stima dei costi.
La tabella seguente descrive i metodi per calcolare il costo per completare un progetto.
| Metodo | Descrizione |
|---|---|
| Costo totale: effettivo | I costi stimati devono essere immessi manualmente. Dopo che la colonna Costo totale o Quantità totale sulla pagina Stima dei costi viene completata, i costi effettivi vengono sottratti dai totali inseriti dall'utente. Il risultato è il costo per completare il progetto. In genere, l'avanzamento dei costi non viene tracciato in base, ad esempio, al numero di soggiorni in hotel e pasti registrati in ciascun periodo. Al contrario. Il monitoraggio si basa solitamente su un confronto con la quantità totale di ore stimate. Questo approccio non richiede un modello previsionale e il costo totale o la quantità totale possono essere modificati manualmente. Quando viene immesso un valore nella colonna Costo totale o Quantità totale, Finance confronta questo valore a fronte delle transazioni effettive registrate nel periodo, quindi diminuisce il valore nella colonna Quantità da completare o Costo da completare. |
| Budget totale: effettivo | I costi effettivi vengono confrontati con il modello previsionale selezionato per determinare il costo. Questo metodo utilizza un modello di budget totale che include le transazioni previste. Per ottenere una visualizzazione più accurata del progetto, puoi modificare il modello di budget quando il progetto è in corso. Se devi modificare la previsione, segui questa procedura generale:
NOTA: quando selezioni questo metodo, utilizza almeno due modelli previsionali. Un modello deve contenere la previsione originale. Per l'altro modello, è consigliabile copiare le transazioni previsionali da un altro modello. Questo metodo è valido solo per i progetti di investimento e a prezzo fisso. |
| Budget rimanente | Questo metodo utilizza un modello di budget rimanente per calcolare il costo per completare il progetto. Quando utilizzi questo metodo, i costi effettivi e gli importi previsti nel modello di budget rimanente vengono sommati. Il risultato è un costo totale. Prima di utilizzare questo metodo, è necessario configurare un modello di budget rimanente per detrarre le transazioni in base alle transazioni effettive registrate nel sistema. Nella pagina Modelli previsionali, assicurati che i campi siano contrassegnati nel gruppo Riduzione previsioni automatica. In genere, un budget rimanente viene copiato da un budget originale. Man mano che vengono inserite le transazioni, le transazioni sul budget rimanente vengono ridotte. Man mano che il progetto procede, se determini che il budget rimanente deve essere rettificato, addebiti le transazioni previsionali al budget rimanente. NOTA: questo metodo può essere applicato solo se alla stima è allegato un modello previsionale. |
| Come stima precedente | Viene applicato lo stesso metodo di stima utilizzato nel periodo precedente. Questo metodo richiede un modello previsionale se il periodo precedente richiedeva un modello previsionale. |
| Impostare il costo per completare su zero | In genere, questo metodo viene utilizzato prima che il progetto di stima venga eliminato. Questo metodo confronta le stime totali con le transazioni effettive registrate e cancella i dati della colonna Costo da completare. La percentuale di completamento risultante è sempre 100 percento. Il campo Previsione non è selezionato per ogni riga dei costi creata e la stima totale viene copiata dalla stima dei costi precedente. Il consumo effettivo per il periodo di stima viene detratto dal costo per completare il progetto. Questo metodo non richiede un modello previsionale. |
| Dal modello di costo | Viene applicato il metodo del costo per il completamento configurato nel modello di costo associato al progetto di stima selezionato. |
Analizzare il progetto
Al suo livello più elementare, un progetto viene utilizzato per raggruppare le transazioni che registrano i costi e quindi registrarli nella contabilità generale.
In genere, queste transazioni sono il risultato di documenti commerciali, come schede attività, note spese, fatture fornitore o transazioni di magazzino. Il ciclo di vita di un progetto di solito inizia con stime, previsioni e budget che aiutano a pianificare e anticipare il lavoro e l'impatto finanziario del progetto. Durante l'analisi di un progetto, puoi valutare non solo le transazioni avvenute durante il progetto, ma anche l'accuratezza delle stime e delle previsioni, i tassi di utilizzo dei membri del team di progetto e il successo complessivo del progetto.
Analizzare il flusso di cassa
Utilizza il monitoraggio del flusso di cassa per rivedere sia i flussi di cassa previsti che i flussi di cassa effettivi per un progetto. Puoi rivedere i flussi di cassa mentre un progetto è in corso oppure puoi visualizzare i flussi di cassa di un progetto completato.
Tramite il monitoraggio dei flussi di cassa, puoi valutare un singolo progetto, utilizzare i report per visualizzare più progetti e trasferire i flussi di cassa del progetto alle previsioni di flusso di cassa nella contabilità generale.
Previsione del flusso di cassa
In base alla configurazione, puoi prevedere i flussi di cassa in entrata per un progetto selezionato. Ad esempio, se la data del progetto è il 5 marzo 2012 e fatturi il 31 marzo 2012, ecco come prevedere la data di scadenza e la data di pagamento delle vendite prevista:
- Data progetto: 5 marzo 2012.
- Data fattura: 31 marzo 2012. Questa data è determinata in base alla frequenza di fatturazione. Per questo esempio, si imposta la frequenza di fatturazione sul mese corrente. Pertanto, tutte le transazioni registrate nel mese di marzo vengono fatturate l'ultimo giorno del mese.
- Scadenza: 14 aprile 2012. Questa data viene determinata in base ai termini di pagamento stabiliti per il progetto. Per questo esempio, hai selezionato termini di pagamento di 14 giorni. Pertanto, vengono aggiunti 14 giorni alla data di fatturazione per arrivare alla data di scadenza del 14 aprile 2012.
- Data prevista per il pagamento delle vendite: 27 aprile 2012. Questa data viene calcolata aggiungendo il numero di giorni nel campo Giorni di tolleranza generali nella pagina Parametri Gestione progetti e contabilità al numero di giorni nel campo Giorni di tolleranza particolare nella pagina Contratti di progetto, quindi aggiungendo il totale al numero di giorni nel campo Scadenza. Per questo esempio, hai inserito 3 nel campo Giorni di tolleranza generali e 10 nel campo Giorni di tolleranza particolare. Pertanto, vengono aggiunti 13 giorni alla data di scadenza per arrivare alla data di pagamento delle vendite prevista: del 27 aprile 2012.
I giorni di tolleranza generale possono sostituire i giorni di tolleranza particolare essere aggiunti ai giorni di tolleranza particolare:
- Per utilizzare i giorni di tolleranza generale in sostituzione dei giorni di tolleranza particolare, immetti il numero medio di giorni tra la data di scadenza e la data di pagamento effettiva per i clienti.
- Per aggiungere i giorni di tolleranza generale ai giorni di tolleranza particolare, nel campo Giorni di tolleranza generale immetti la stima per il numero di giorni tra il giorno in cui il cliente invia il pagamento e il giorno in cui l'organizzazione riceve il pagamento.
Configura i giorni di tolleranza particolare nel contratto del progetto. I giorni vengono calcolati in base sia alla data di scadenza della fattura di vendita che all'esperienza dell'organizzazione con il modello di pagamento di un cliente.
Flusso di cassa effettivo
Il flusso di cassa effettivo è simile alle previsioni, ma è possibile iniziare i calcoli dalla prima data di fatturazione. Di seguito è riportato un esempio:
- Data fattura: 2 marzo 2012.
- Scadenza: 16 marzo 2012. I termini di pagamento sono fissati a 14 giorni.
- Data prevista per il pagamento delle vendite: 29 marzo 2012. Il calcolo include tre giorni di tolleranza generale e 10 giorni di tolleranza particolare.
Previsione dei costi
In base ai giorni definiti, la data di pagamento del costo può differire dalla data del progetto. In questo caso, la data di pagamento del costo viene calcolata aggiungendo il numero di giorni dalla data del progetto al numero di giorni nei termini di pagamento.
Ad esempio, la data del progetto della transazione è il 5 marzo 2012 e vengono impostati i seguenti termini di pagamento:
- Ore: mese corrente (M)
- Spese: 14 giorni (D14)
- Elementi: 30 giorni (D30)
In base a queste impostazioni, ecco la data di pagamento del costo per ogni tipo di transazione:
- Ore: 31 marzo 2012, che è l'ultimo giorno del mese selezionato.
- Spese: 19 marzo 2012, ovvero 14 giorni dalla data della transazione.
- Articoli: 4 aprile 2012, ovvero 30 giorni dalla data della transazione.
Nota
La data di scadenza dell'ordine di acquisto si basa sulla transazione fornitore al momento della creazione dell'ordine di acquisto del progetto. La data di scadenza non è determinata da alcuna impostazione predefinita.
La data di pagamento del costo non viene calcolata nei giorni di tolleranza. Dopo il completamento di un progetto, quando vengono completati tutti i costi e la fatturazione, sia il costo che le vendite vengono registrati nei conti profitti e perdite.
Quando tutte le fatture di vendita e fornitore sono state completate, puoi visualizzare la relazione tra i campi nella pagina Flusso di cassa e i campi nella pagina Rendiconti progetto.
Pagina del flusso di cassa
- Entrate di cassa
- Uscite di cassa
- Flussi di cassa netti
Pagina delle rendiconti di progetto
- Ricavi
- Costo totale
- Margine lordo
Verificare i costi
Puoi monitorare i costi sostenuti dalla tua organizzazione durante un progetto nella pagina Controllo costi. Confrontando i costi preventivati originali per il progetto con i costi effettivi correnti e i costi impegnati, puoi determinare se il progetto è in linea, oltre il budget o sotto budget.
Nota
Quando usi l'estensione Controllo costi per visualizzare lo stato corrente dei costi del progetto, utilizza i modelli previsionali selezionati per il budget originale e rimanente. Se selezioni altri modelli previsionali quando calcoli i costi, i risultati del calcolo non saranno accurati.
Visualizzazione degli importi preventivati rimanenti
Se Budget rimanente è selezionato come metodo di controllo dei costi nella pagina Parametri Gestione progetti e contabilità, la pagina Controllo costi calcola i costi che non sono stati registrati come effettivi o contrassegnati come impegnati. In particolare, gli importi nella scheda Generale nel riquadro inferiore della pagina Controllo costi vengono calcolati nei seguenti modi:
- Costo effettivo: l'importo totale che è stato speso per il progetto per la riga dei costi selezionata. L'importo del costo effettivo viene calcolato nella pagina Aggiornamenti contabili.
- Costo impegnato: l'importo aggiuntivo delle spese che la persona giuridica si è impegnata a pagare. Gli importi dei costi impegnati specifici sono calcolati nella pagina Costi impegnati.
- Budget rimanente: l'importo dell'importo preventivato originale ancora disponibile per la riga dei costi selezionata. L'importo del budget rimanente viene calcolato nella pagina Anteprima Contabilità generale.
- Costo totale: la somma del costo effettivo, del costo impegnato e degli importi di budget rimanenti.
Nella pagina Controllo costi, nella scheda Deviazione, puoi visualizzare un confronto del costo totale previsto con il budget originale. Questo confronto mostra eventuali differenze tra questi importi. Pertanto, puoi vedere dove i dati non corrispondono. Gli importi di deviazione vengono calcolati nei seguenti modi:
- Budget originale: l'importo originariamente preventivato per la riga dei costi selezionata. L'importo del budget originale viene calcolato nella pagina Anteprima Contabilità generale.
- Costo totale: la somma del costo effettivo, del costo impegnato e degli importi di budget rimanenti, come riportato nella scheda Generale.
- Deviazione: la differenza tra il costo totale e il budget originale.
- Scostamento in base alla quantità: la differenza totale tra la previsione originale e la previsione totale. Questa differenza può essere espressa matematicamente come (Quantità prevista totale) × (Prezzo medio originale - Prezzo medio totale). Questo calcolo si applica solo alle ore di progetto.
- Scostamento in base al prezzo: la differenza totale tra la previsione originale e la previsione totale. Questa differenza può essere espressa matematicamente come (Prezzo previsto totale) × (Quantità prevista originale - Quantità previsione totale). Questo calcolo si applica solo alle ore di progetto.
Visualizzazione degli importi preventivati totali
Se Budget totale è selezionato come metodo di controllo dei costi nella pagina Parametri Gestione progetti e contabilità, la pagina Controllo costi calcola i costi effettivi e i costi totali del progetto per aiutarti a rilevare eventuali differenze tra i due. In particolare, nella pagina Controllo costi, gli importi nelle colonne del riquadro inferiore della scheda Generale vengono calcolati nei seguenti modi:
- Costo preventivato totale: l'importo preventivato totale per la riga dei costi selezionata.
- Costo effettivo: l'importo totale dei costi sostenuti per il progetto finora per le righe dei costi selezionate.
- Costo impegnato: l'importo totale che è stato impegnato per la riga dei costi selezionata.
- Varianza: la differenza tra la somma dei costi effettivi e impegnati e il costo totale. La varianza mostra se è necessario specificare costi aggiuntivi per il budget totale.
Nella pagina Controllo costi, nella scheda Deviazione, puoi visualizzare la differenza tra il budget totale e il budget originale esaminando i seguenti campi:
- Budget originale: l'importo originariamente preventivato per la riga dei costi. Il budget originale viene calcolato nella pagina Anteprima Contabilità generale.
- Costo preventivato totale: il costo totale originariamente preventivato per la riga dei costi. Il costo preventivato totale viene calcolato nella pagina Anteprima Contabilità generale.
- Deviazione: la deviazione per la riga dei costi. Questo importo viene calcolato sottraendo il costo totale dal budget originale.
- Scostamento in base alla quantità: la differenza totale tra il budget originale e il budget totale. Questo importo viene calcolato sottraendo le ore del budget totale dalle ore del budget originale e quindi moltiplicando la differenza per il prezzo di costo preventivato originale. Questa differenza può essere espressa matematicamente come (Prezzo di costo preventivato originale) × (Ore budget originale - Ore budget totale). Questo calcolo si applica solo alle ore di progetto.
- Scostamento in base al prezzo: questo importo viene calcolato sottraendo le ore del budget totale dalle ore del budget originale e quindi moltiplicando la differenza per il numero totale di ore di utilizzo. Questa differenza può essere espressa matematicamente come (Ore di utilizzo totali) × (Ore budget originale - Ore budget totale). Questo calcolo si applica solo alle ore di progetto.
Analizzare l'utilizzo
Il tasso di utilizzo è la percentuale di tempo in cui un lavoratore esegue un lavoro fatturabile o produttivo in uno specifico periodo di lavoro. Le ore fatturabili sono le ore del lavoratore che possono essere addebitate a un cliente specifico.
Il tasso di utilizzo di un lavoratore viene calcolato dividendo il numero di ore fatturabili per il numero di ore lavorative in un periodo specifico. Ad esempio, se un lavoratore ha 30 ore fatturabili in un periodo e il numero di ore lavorative nello stesso periodo è 40, il tasso di utilizzo del lavoratore è del 75%.
Quando calcoli il tasso di utilizzo di un lavoratore, puoi calcolare il tasso fatturabile o il tasso di efficienza:
- Tasso fatturabile: la differenza tra le ore fatturabili e le ore non fatturabili o le ore normali.
- Tasso di efficienza: la differenza tra le ore produttive e le ore non produttive o le ore normali. Le ore produttive sono le ore che il lavoratore trascorre contribuendo a un progetto specifico. Le ore produttive vengono generalmente fatturate ai clienti, tranne nel caso di progetti interni. Le ore non produttive non vengono mai fatturate a un cliente.
Calcola i tassi di utilizzo nella pagina Utilizzo ore. I calcoli si basano sulle preferenze predefinite. Queste preferenze specificano anche come vengono calcolate le ore mediante assegnazione di Utilizzo o Improduttività a ogni tipo di progetto. Ciò si applica ai calcoli della tariffa fatturabile e ai calcoli del tasso di efficienza.
- Utilizzo: le ore riportate per il tipo di progetto selezionato sono sempre considerate per l'utilizzo fatturabile o per efficienza.
- Improduttività: le ore riportate per il tipo di progetto selezionato sono sempre considerate per l'utilizzo non fatturabile o per mancata efficienza.
- In base a proprietà riga: le proprietà della riga di una determinata transazione oraria determinano se le ore sono considerate per l'utilizzo fatturabile o per efficienza.
- Non incluse: le ore non vengono prese in considerazione nel calcolo dell'utilizzo fatturabile o dell'efficienza.
Nella pagina Utilizzo ore, oltre alla percentuale del tasso di utilizzo complessivo per un lavoratore o un progetto, puoi visualizzare il numero di ore utilizzate per i calcoli del tasso di utilizzo per ciascuno dei seguenti tipi di ore:
- Ore non incluse: queste ore non sono incluse nel tasso di utilizzo delle ore.
- Ore incluse: queste ore sono calcolate sommando le ore di utilizzo e le ore di improduttività. Queste ore sono incluse nel tasso di utilizzo.
- Ore improduttive: se stai calcolando una tariffa fatturabile, queste ore sono uguali alle ore non addebitabili. Se stai calcolando un tasso di efficienza, queste ore sono uguali alle ore non produttive.
- Ore di utilizzo: se stai calcolando una tariffa fatturabile, queste ore sono uguali alle ore addebitabili. Se stai calcolando un tasso di efficienza, queste ore sono uguali alle ore produttive.
Quando calcoli il tasso di utilizzo di un lavoratore, puoi utilizzare le ore normali o le ore incluse. Se utilizzi le ore incluse, devi assicurarti che i lavoratori registrino tutto il loro orario di lavoro per i periodi della scheda attività, poiché il calcolo è espresso come percentuale delle ore immesse. Quando calcoli il tasso di utilizzo delle ore per un progetto, un contratto di progetto, un record del cliente o una categoria, è necessario utilizzare le ore incluse per il calcolo.
Rivedere i rendiconti di progetto
Puoi creare un rendiconto di progetto per visualizzare una rapida istantanea dello stato di avanzamento di un progetto. Quando esegui un rendiconto di progetto, puoi specificare i criteri utilizzati per calcolare il rendiconto effettuando selezioni nella scheda Generale della pagina Rendiconti di progetto. Puoi scegliere di includere o escludere le seguenti informazioni:
- Tipi di progetto
- Tipi di transazione
- Data progetto/data libro mastro
- Dati
Dopo che il rendiconto è stato calcolato, puoi visualizzare le seguenti informazioni nelle varie schede della pagina Rendiconti di progetto:
- Generale: informazioni generali sulla struttura di base di profitti e perdite del progetto.
- Profitti e perdite: informazioni sui ricavi maturati.
- WIP: informazioni sui saldi dei conti WIP.
- Consumo: informazioni sul consumo di ore, articoli, spese e transazioni sui salari.
- Fattura: informazioni su fatture e fatturazione acconti.
- Tariffa oraria: le tariffe orarie per le ore registrate nei conti ricavi e costi.