Collaborazione fornitore con i fornitori esterni

Il modulo Collaborazione fornitore si rivolge ai fornitori che non dispongono di integrazione di scambio di dati elettronici (EDI) con Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management. Consente ai fornitori di utilizzare ordini fornitore, fatture, dati dell'inventario spedizione e richieste di offerta (RdO) e consente loro di accedere a parti dei dati master del fornitore. In questo articolo viene spiegato come è possibile collaborare con i fornitori esterni che usano l'interfaccia di collaborazione fornitore per utilizzare ordini fornitore, richieste di offerta e l'inventario spedizione. Viene inoltre illustrato come attivare un fornitore specifico per utilizzare la collaborazione fornitore e come definire i dati che tutti i fornitori vedranno quando risponderanno a un ordine fornitore.

Per ulteriori informazioni sulle attività che i fornitori esterni possono eseguire nell'interfaccia di collaborazione fornitore, vedere Collaborazione fornitore con i clienti.

Per ulteriori informazioni su come i fornitori possono utilizzare la collaborazione fornitore nei processi di fatturazione, vedere Area di lavoro fatturazione di collaborazione fornitore. Per informazioni su come richiedere il provisioning di nuovi utenti di collaborazione fornitore, vedere Gestire gli utenti di collaborazione fornitore.

Definire i dati che vengono visualizzati ai fornitori quando rispondono a ordini fornitore

Quando i fornitori rispondono a un ordine fornitore che hanno ricevuto, viene visualizzata una delle tre finestre di messaggio in cui devono confermare che desiderano accettarlo, rifiutarlo oppure che desiderano accettarlo con modifiche. Poiché i dati che devono essere visualizzati al fornitore a questo punto potrebbero essere specifici dell'azienda, è possibile specificare il testo che verrà visualizzato in ciascun messaggio di conferma. Ad esempio, il testo può informare il fornitore sui passaggi successivi della procedura o sui termini e le condizioni.

Per definire il testo visualizzato nella risposta dell'ordine fornitore, attenersi alla seguente procedura

1. Nella pagina Informazioni per i fornitori che rispondono agli ordini fornitore selezionare il tipo di risposta e quindi selezionare Modifica.
2. Nella casella Messaggio informazioni immettere le informazioni che dovranno essere visualizzate ai fornitori nella finestra di messaggio visualizzata.

Se è necessario aggiungere messaggi in più lingue, creare messaggi separati con codice lingua appropriato. Per ogni fornitore verrà visualizzato il messaggio nella lingua che utilizza.

Impostare le opzioni di collaborazione fornitore per un fornitore specifico

Un amministratore può configurare le impostazioni generali per la collaborazione, ad esempio i ruoli di sicurezza disponibili per tutti i fornitori con cui collabora. Tuttavia, sono previste anche alcune impostazioni che possono essere diverse per ciascun conto fornitore. È necessario configurare queste impostazioni.

• Abilitare la collaborazione fornitore.
• Specificare se il fornitore deve visualizzare le informazioni sul prezzo.

Abilitare la collaborazione fornitore

Prima di creare account utente per un fornitore esterno, è necessario configurare il conto fornitore per consentire al fornitore l'utilizzo della collaborazione fornitore. Nella pagina Fornitori nella scheda Generale impostare il campo Attivazione collaborazione. Sono disponibili le opzioni seguenti:

• Attiva (con conferma automatica OF)- Gli ordini fornitore vengono confermati automaticamente se il fornitore li accetta senza apportare modifiche. Se utilizzi questa opzione, assicurati di pianificare il processo batch Confermare gli ordini fornitore accettati tramite la collaborazione fornitore che è responsabile dell'elaborazione delle conferme. Per le istruzioni, vedi la sezione successiva.
• Attiva (senza conferma automatica OF)- Gli ordini fornitore devono essere confermati manualmente dall'organizzazione dopo che il fornitore li ha accettati.

Pianificazione del processo batch di conferma automatica

Se usi l'opzione Attiva (con conferma automatica OF) per uno o più dei tuoi fornitori (come descritto nella sezione precedente), devi programmare il processo batch Confermare gli ordini fornitore accettati tramite la collaborazione fornitore che è responsabile dell'elaborazione e della conferma degli ordini di acquisto. In caso contrario, le conferme automatiche non vengono eseguite. Utilizza la procedura seguente per pianificare questo processo.

1. Vai ad Approvvigionamento > Ordini di acquisto > Conferma dell'ordine di acquisto > Confermare gli ordini fornitore accettati tramite la collaborazione fornitore.

2. Nella finestra di dialogo Confermare gli ordini fornitore accettati tramite la collaborazione fornitore nella Scheda dettaglio Esegui in background, seleziona Ricorrenza.

3. Nella finestra di dialogo Definisci ricorrenza definisci la pianificazione con cui deve essere eseguito il processo. Quando scegli la pianificazione, considera i seguenti problemi:

   • Se il tuo sistema elabora un grande volume di dati ed esegue molti processi batch, le prestazioni potrebbero essere un problema. In questo caso, probabilmente non dovresti eseguire questo processo più spesso di ogni 10 minuti (a seconda degli altri tuoi requisiti). Se le prestazioni non sono un problema per te, puoi eseguirlo ogni 1 o 2 minuti, se necessario.
   • Se i tuoi fornitori tendono a consegnare le merci rapidamente (entro il giorno in cui hanno concordato), la ricorrenza dovrebbe essere frequente (ogni 10-30 minuti circa). In questo modo, i magazzinieri potranno ricevere la merce contro l'ordine di acquisto confermato dopo la conferma.
   • Se i fornitori tendono ad avere un tempo di consegna lungo (più di 24 ore), puoi impostare questa attività in modo che venga eseguita solo una volta al giorno circa.

4. Seleziona OK per applicare la pianificazione e tornare alla finestra di dialogo Confermare gli ordini fornitore accettati tramite la collaborazione fornitore.

5. Imposta le opzioni di background aggiuntive secondo necessità. La finestra di dialogo fornisce le consuete opzioni per l'impostazione dei processi batch in Supply Chain Management.

Per ulteriori informazioni sui processi batch, vedi Panoramica elaborazione batch.

Specificare se il fornitore deve visualizzare le informazioni sul prezzo

Per condividere le informazioni sui prezzi per gli ordini fornitore tramite l'interfaccia di collaborazione del fornitore, è necessario impostare l'opzione Impostazioni predefinite ordine fornitore nella scheda Impostazioni predefinite ordine fornitore per il conto fornitore su Sì. Le informazioni sul prezzo includono prezzo unitario, sconti e spese.

Ricorrere agli ordini fornitore quando viene utilizzata la collaborazione fornitore

Inviare un ordine fornitore a un fornitore

Gli ordini fornitore vengono preparati in Supply Chain Management. Quando un ordine fornitore ha lo stato Approvato, viene inviato al fornitore selezionando l'azione Invia per conferma nella pagina Ordine fornitore. Lo stato dell'ordine fornitore diventa In revisione esterna. Dopo aver inviato l'ordine fornitore, il fornitore lo può vedere nella pagina Ordini fornitore per la revisione dell'interfaccia della collaborazione fornitore. Il fornitore può quindi accettare l'ordine fornitore, rifiutarlo o suggerire modifiche. Il fornitore può anche aggiungere commenti per comunicare informazioni come modifiche all'ordine fornitore. Se si desidera richiamare l'attenzione del fornitore su un nuovo ordine fornitore è anche possibile utilizzare il sistema di gestione stampa per inviare l'ordine per e-mail.

Conferma e accettazione di un ordine fornitore da parte di un fornitore

Dopo che un fornitore accetta un ordine fornitore, l'ordine fornitore può essere confermato automaticamente oppure potrebbe essere necessario una conferma manuale. Questo comportamento dipende dal fatto che il campo Attivazione collaborazione è impostato su Attiva (con conferma automatica OF) o su Attiva (senza conferma automatica OF) per il fornitore.

La tabella di seguito mostra uno scambio di informazioni tipico, a seconda della risposta del fornitore risponde quando si invia un ordine fornitore per la conferma.

È possibile utilizzare l'area di lavoro Preparazione ordini acquisto per controllare a quali ordini fornitore il fornitore ha risposto. Questa area di lavoro contiene due elenchi che contengono gli ordini fornitore con stato In revisione esterna:

• In revisione esterna richiede un'azione
• In revisione esterna in attesa della risposta fornitore

Modifica di un ordine fornitore

Per modificare un ordine fornitore a cui un fornitore ha già risposto, è necessario inviare al fornitore una nuova versione dell'ordine. Il nuovo ordine fornitore presenterà un suffisso versione per indicare che si tratta di una versione modificata di un ordine fornitore inviato in precedenza. La pagina Storico conferme fornitore per l'ordine fornitore consente al cliente e ai suoi fornitori di tenere traccia dello storico di ciascun ordine. La versione confermata in precedenza dell'ordine fornitore rimane nell'elenco di ordini confermati finché non viene confermato il nuovo ordine.

Annullare un ordine fornitore

Quando si annulla un ordine fornitore, viene ripristinato lo stato Approvato. È necessario inviare di nuovo l'ordine al fornitore in modo che possa confermare o rifiutare l'annullamento. Dopo la conferma dell'annullamento, l'ordine fornitore viene visualizzato nell'elenco dell'elenco del fornitore degli ordini come Annullato.

Aggiunta degli allegati a un ordine fornitore

È possibile aggiungere allegati quali file, immagini e note all'ordine fornitore utilizzando il sistema di gestione documenti. Gli allegati di tipo Esterno saranno visibili al fornitore quando si invia un ordine fornitore.

Aggiornare un ordine fornitore quando un fornitore suggerisce modifiche

Se un fornitore ha risposto a un ordine fornitore e ha suggerito delle modifiche, il passaggio successivo consiste nell'elaborare la risposta.

Nell'area di lavoro Preparazione ordini acquisto nell'elenco In revisione esterna richiede un'azione, è possibile identificare gli ordini fornitore a cui un fornitore ha risposto accettando le modifiche. Dall'elenco, è inoltre possibile accedere alla risposta del fornitore.

In una risposta, un fornitore può modificare le informazioni seguenti nell'intestazione:

• Riferimento documento fornitore
• Modalità di consegna
• Termini di consegna
• Data di entrata confermata

Il fornitore può inoltre aggiungere una nota o un allegato.

Nelle righe, il fornitore può modificare la quantità e le date di entrata, aggiungere note e allegati, rifiutare una riga, sostituire una riga con un altro prodotto inserito come testo e dividere una riga in più consegne. Lo stato di una riga varia in base alle modifiche che il fornitore ha suggerito:

• Accettata con modifiche
• Rifiutata
• Sostituita: in questo caso, viene aggiunta un'altra riga con stato Sostituisci.
• Confermato
• Sostituita: in questo caso verranno aggiunte altre righe con stato Righe programmazione.

Se una riga non include modifiche, lo stato della riga è Accettata.

Nella risposta, gli stati di riga indicano i tipi di modifiche apportati dal fornitore. Inoltre, tutti i campi modificati vengono mostrati in grassetto per aiutare l'individuazione delle modifiche.

È possibile aggiornare un ordine fornitore selezionando Elabora aggiornamento ordine fornitore nella risposta o in una riga alla volta. Un campo L'aggiornamento ordine fornitore è stato elaborato? presente nell'intestazione e nelle righe consente di vedere se il sistema ha elaborato l'intestazione o le righe per aggiornare l'ordine fornitore con le potenziali modifiche originate dalla risposta. È possibile eseguire l'azione Elabora aggiornamento ordine fornitore solo una volta per intestazione o per riga.

Non tutte le modifiche suggerite possono essere aggiornate in un ordine fornitore. Solo gli aggiornamenti nell'intestazione e gli aggiornamenti di date e quantità nelle righe possono essere aggiornati automaticamente nell'ordine fornitore. Per le altre modifiche, è necessario aggiornare l'ordine fornitore manualmente. In questo caso, il valore del campo L'aggiornamento ordine fornitore è stato elaborato? è Aggiornamento manuale. Ad esempio, se un fornitore suggerisce di dividere una riga in una programmazione, questa modifica deve essere effettuata manualmente.

Ogni riga con stato Accettato avrà una data di entrata confermata. Quando si esegue l'azione Elabora aggiornamento ordine fornitore, questa data viene aggiornata nell'ordine fornitore. Le note e gli allegati non vengono trasferiti automaticamente all'ordine fornitore corrente. Inoltre, quando si aggiorna l'ordine fornitore corrente mediante l'azione Elabora aggiornamento ordine fornitore, gli accordi commerciali non vengono rivalutati nelle righe dell'ordine fornitore.

Stati e versioni dell'ordine fornitore

In questa sezione vengono descritti i vari stati che un ordine fornitore può avere fino al momento in cui non viene confermato. Viene inoltre descritto quando le nuove versioni di un ordine fornitore vengono rese disponibili al fornitore. Il comportamento varia a seconda che si utilizzi la gestione delle modifiche per gli ordini fornitore.

Versioni e stati se non si utilizza la gestione modifiche

Nella tabella seguente è riportato un esempio delle modifiche dello stato e della versione a cui potrebbe essere sottoposto un ordine fornitore.

I fornitori non devono confermare un ordine fornitore tramite l'interfaccia di collaborazione fornitore. Possono anche inviare messaggi di posta elettronica o comunicare l'accettazione di un ordine attraverso altri canali. È quindi possibile confermare manualmente l'ordine. In questo caso, viene visualizzato un avviso che informa che l'ordine sta per essere confermato anche in assenza di risposte dal fornitore. L'ordine fornitore viene visualizzato nello storico di conferma come ordine confermato aperto che non dispone di risposte. A questo punto, il fornitore non ha più la possibilità di rifiutare o confermare l'ordine fornitore.

Versioni e stati se si utilizza la gestione modifiche

Se è stata abilitata la gestione delle modifiche degli ordini fornitore, gli ordini devono superare un flusso di lavoro di approvazione per ottenere lo stato Approvato. Questo processo non è visibile al fornitore.

Nella tabella riportata di seguito viene mostrato un esempio di modifica allo stato e alla versione a cui l'ordine potrebbe essere sottoposto quando la gestione delle modifiche è abilitata. Una versione viene registrata quando l'ordine fornitore viene approvato, non quando viene inviato al fornitore o confermato.

Condividere informazioni sull'inventario spedizione

Se si utilizza l'inventario spedizione, i fornitori possono usare l'interfaccia di collaborazione fornitore per visualizzare le informazioni nelle pagine seguenti:

• Ordini fornitore che utilizzano inventario spedizione - Gli ordini fornitore per l'inventario di spedizione vengono generati quando la proprietà dell'inventario passa dal fornitore alla società. Contemporaneamente viene registrata un'entrata prodotti. Questi ordini fornitore di spedizione vengono mostrati solo nella pagina Ordini fornitore che utilizzano inventario spedizione. Non sono inclusi nella pagina Tutti gli ordini fornitore confermati del modulo Collaborazione fornitore.
• Prodotti entrati da inventario spedizione - In questa pagina sono elencate tutte le transazioni in cui la proprietà dei prodotti è stata trasferita dal fornitore alla società. I fornitori possono utilizzare queste informazioni per la fatturazione al cliente.
• Inventario spedizione disponibile - In questa pagina viene mostrato l'inventario spedizione disponibile di proprietà del fornitore, che è stato ricevuto presso il magazzino del cliente.

Ricorrere alle RdO quando viene utilizzata la collaborazione fornitore

In questa sezione vengono descritte le interazioni tra clienti e fornitori durante il processo RdO. Viene inoltre illustrato come le informazioni vengono comunicate ai fornitori. Per una panoramica di base del processo RdO, vedere Panoramica delle richieste di offerta (RdO).

Alternative, allegati, modifiche e resi

• Alternative - Nell'intestazione di un caso RdO, è possibile specificare che le alternative sono consentite per righe articolo fuori catalogo. Quando le alternative sono abilitate, i fornitori possono aggiungere una riga alternativa per ogni riga richiesta.

• Allegati - Gli allegati possono essere aggiunti sia a livello di intestazione sia a livello di riga i un caso RdO. Gli allegati possono essere classificati come interni o esterni. Gli allegati interni possono essere visualizzati solo da parte dei clienti, mentre i fornitori possono visualizzare gli allegati esterni dopo essere stati inviati.

  I fornitori possono inoltre aggiungere allegati alla relativa risposta. Questi allegati possono essere visualizzati da parte del cliente dopo che un fornitore invia la richiesta di offerta. Gli allegati che i fornitori aggiungono sono sempre classificati come esterni. Per accedere all'allegato che un fornitore ha inviato insieme a un'offerta, selezionare Allegati offerta o Allegati riga di offerta.

  Per aprire gli allegati che sono stati inviati insieme al caso RdO, utilizzare il simbolo di graffetta per la gestione documenti nella risposta.

• Modifiche - Quando una modifica è finalizzata, le risposte all'offerta esistenti vengono rimosse in modo che possano essere sostituite da valori aggiornati. Informazioni quali il prezzo della riga e la quantità delle risposte all'offerta precedenti possono essere visualizzate tramite i diari sul caso RdO.

  Per applicare l'elaborazione della modifica, nella pagina Parametri di approvvigionamento nella scheda dettaglio Richiesta di offerta impostare l'opzione Blocca RdO quando inviate su Sì. (Questa opzione è impostata e richiesta per il settore pubblico.)

• Resi - Se il fornitore ha inviato un'offerta, ma sono necessarie informazioni in più o modificate per il caso RdO, il cliente può restituire l'offerta al venditore. I dati dell'offerta precedentemente inviata vengono conservati e il fornitore può apportare le modifiche richieste senza dover iniziare di nuovo il processo di offerta.

Estensioni per il settore pubblico

Per il settore pubblico, la funzionalità estesa consente di inviare un caso RdO ai fornitori e di pubblicarlo. Quando si pubblica una RdO, qualsiasi utente che richiede le informazioni può visualizzare il lavoro che corrisponde alla maggior parte delle normative del settore pubblico. Qualsiasi lavoro disponibile viene visualizzato nella pagina elenco Richieste di offerta pubblicate aperte e le richieste di offerta annullate, in sospeso o assegnate possono essere visualizzate nella pagina elenco Richieste di offerta pubblicate chiuse. Questi documenti possono essere visualizzati in un sito esterno a Supply Chain Management tramite le integrazioni con le seguenti entità dei dati:

• Richieste di offerta pubblicate
• Riga di richieste di offerta pubblicate
• Allegati intestazioni richieste di offerta pubblicate

Queste entità consentono alle persone che non sono utenti di Supply Chain Management, ma che hanno accesso anonimo al sito esterno, di visualizzare il lavoro disponibile e chiuso. Inoltre, la funzionalità estesa Invia e pubblica consente all'utente che ha impostato i parametri per il processo RdO di definire un modello di messaggio di posta elettronica. In seguito, quando la persona responsabile dell'approvvigionamento crea il caso RdO, dovrà selezionare il modello di messaggio di posta elettronica per inviare le informazioni necessarie ai fornitori nel caso RdO.

L'utente che imposta i parametri per il processo RdO può creare più modelli di messaggio di posta elettronica. Questi modelli di messaggio di posta elettronica possono contenere sia testo statico che i seguenti token di sostituzione. I token verranno sostituiti con i valori contestuali quando viene creato un messaggio di posta elettronica.

• %RFQCase%
• %RFQCaseName%
• %bidType%
• %inviteOnly%
• %expiryDateTime%
• %requester%
• %requestingDepartment%
• %accountnum%
• %todaysdate%
• %createddate%

Se è richiesta una modifica e viene inviata dopo l'invio della RdO, la RdO verrà inviata nuovamente a tutti i fornitori invitati. Il documento pubblicato verrà aggiornato anche nella pagina Richieste di offerta pubblicate aperte.