Informazioni sull'impostazione dei limiti di firma
Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La gestione delle spese rappresenta una parte chiave per la gestione del rischio finanziario per le organizzazioni. La gestione delle spese implica un miglioramento dei controlli interni e la certezza che le azioni dei lavoratori siano conformi a tali controlli. I limiti di firma costituiscono una parte fondamentale dei processi di conformità e controllo della gestione delle spese.
Un limite di firma consente di definire l'impegno finanziario massimo che un lavoratore è autorizzato ad accettare per conto di un dipendente. Come risultato diretto dell'attività di spesa di un lavoratore, e della successiva approvazione dell'attività di spesa da parte del suo responsabile, l'organizzazione potrebbe costituire una relazione contrattuale con una terza parte. Potrebbe, ad esempio, venire emesso un ordine fornitore per un fornitore.
Sono disponibili due tipi di limiti di firma: limiti spesa e limiti approvazione. Un limite spesa rappresenta l'importo massimo che un lavoratore è autorizzato a spendere per acquisti correlati alle attività aziendali. Un limite approvazione rappresenta l'importo massimo che un lavoratore è autorizzato ad approvare per un documento aziendale specifico. I limiti di firma possono variare a seconda del tipo di transazione. Di conseguenza, richieste di acquisto, note spese, ordini fornitori e fatture possono avere limiti di firma diversi.
I limiti di firma predefiniti vengono assegnati dalle organizzazioni. A seconda della configurazione dei limiti di firma di un'organizzazione, un lavoratore può ottenere un limite di firma predefinito in uno dei modi indicati di seguito.
Assegnazione automatica del limite di firma al lavoratore in base al suo livello retributivo o alla sua mansione.
Invio di una richiesta limite di firma da parte del lavoratore nel portale Servizi dipendente in Enterprise Portal di Microsoft Dynamics AX.
I contratti su limite di firma sono validi per un periodo di tempo limitato. Prima della scadenza del contratto, il lavoratore dovrà rinnovarlo. Durante il processo di rinnovo, i lavoratori riconfermano l'accettazione dei termini del contratto. In caso di scadenza del contratto su limite di firma, il lavoratore non potrà effettuare acquisti fino al momento del rinnovo del contratto.
Panoramica del processo: limiti spesa e limiti approvazione
Il processo di configurazione e attivazione dei limiti di firma prevede i passaggi seguenti:
Un amministratore seleziona la base per il limite di firma.
Se necessario, l'amministratore può limitare la concessione dei limiti di firma solo agli utenti che dispongono di un record dipendente in Microsoft Dynamics AX.
Se necessario, l'amministratore può configurare i limiti di firma in modo che il lavoratore richieda i limiti di firma predefiniti in base al livello retributivo o alla mansione. Le richieste verranno inviate nel portale Servizi dipendente in Enterprise Portal.
Per ogni livello retributivo o mansione l'amministratore definisce i limiti spesa e i limiti approvazione predefiniti per tipo di transazione.
Nota
I limiti di firma predefiniti per un livello retributivo o per una mansione possono essere definiti diversamente per le varie persone giuridiche di un'organizzazione. In una persona giuridica, i limiti di firma predefiniti possono inoltre venire definiti diversamente in base alle varie aree, ad esempio a seconda dei reparti o dei centri di costo. I dipendenti che ricoprono una posizione in più di una persona giuridica all'interno di un'organizzazione possono disporre di limiti di firma predefiniti diversi in ogni persona giuridica.
Al momento dell'assunzione dei lavoratori, in Microsoft Dynamics AX verrà assegnata una mansione o un livello retributivo specifico.
Se la configurazione prevede la concessione automatica dei limiti di firma in base alla mansione o al livello retributivo, questi verranno concessi automaticamente ai lavoratori in base a tali criteri.
Se la configurazione prevede la richiesta dei limiti di firma per il livello retributivo o la mansione, il lavoratore dovrà inviare una richiesta nel portale Servizi dipendente.
Il responsabile del lavoratore esaminerà la richiesta limite di firma, quindi la approverà o rifiuterà. Il responsabile avrà inoltre la possibilità di revocare il limite di firma in qualsiasi momento.
Dopo avere impostato il limite spesa per un lavoratore, quest'ultimo potrà effettuare acquisti entro l'importo specificato. I limiti spesa vengono richiamati al momento dell'acquisto. I limiti approvazione vengono richiamati quando il responsabile del lavoratore approva l'acquisto come parte del ciclo di approvazione del documento.
Esempio: limite spesa
Prakash è un manager di progetto. Poiché è responsabile della consegna puntuale del progetto, Prakash deve effettuare acquisti da catalogo per software e hardware aziendale. Il limite spesa predefinito specificato per la sua mansione è di EUR 500. Tuttavia, gli acquisti che Prakash deve effettuare per rispettare le date di consegna del progetto richiedono un limite spesa superiore. Pertanto, Prakash invia una richiesta di aumento del limite spesa fino a 2.500 EUR, in modo da poter acquistare articoli e servizi fino a un costo di 2.500 EUR.
La richiesta limite spesa di Prakash viene inviata a Reina, la responsabile delle risorse di progetto, che approva la richiesta. Prakash potrà ora effettuare acquisti fino a 2.500 EUR, ovvero 2.000 EUR oltre il limite di firma predefinito per la sua mansione.
Se Prakash dovesse effettuare un acquisto specifico oltre i 2.500 EUR, potrà inviare una richiesta per un aumento occasionale del limite spesa.
Esempio: limite approvazione
Reina è la responsabile delle risorse di progetto di Fabrikam, Inc. Per i responsabili di pari livello di Reina è impostato un limite approvazione predefinito di 2.000 EUR per le richieste di acquisto. In Fabrikam i limiti di firma sono configurati in modo che i lavoratori debbano inviare richieste limite di firma. I limiti di firma non vengono concessi automaticamente ai lavoratori.
Reina richiede il limite approvazione predefinito di 2.000 EUR. La richiesta viene quindi concessa automaticamente senza essere sottoposta al flusso di lavoro di approvazione. Tuttavia, per i lavoratori di cui è responsabile Reina sono necessari limiti spesa oltre i 2.000 EUR per le richieste di acquisto. Reina invia quindi una richiesta di limite approvazione per 2.500 EUR. June, il responsabile della divisione di prodotto, approva la richiesta. Ora Reina potrà approvare gli acquisti effettuati dai lavoratori di cui è responsabile per un importo fino a 2.500 EUR.
Esempio: rinnovo contratti su limite di firma
I contratti su limite di firma sono validi per un periodo di tempo limitato. I lavoratori devono rinnovare i contratti periodicamente per confermare l'accettazione dei termini del contratto. Ad esempio, Prakash dispone di un limite spesa per le richieste di acquisto. Quando ha richiesto il limite di firma, il 1° giugno 2011 ha letto il contratto "Termini di acquisto" e ne ha accettato i termini. La durata definita per il contratto è di 12 mesi. Pertanto la sua conferma scadrà il 1° giugno 2012. Prima di questa data, Prakash dovrà riconfermare l'accettazione dei "Termini di acquisto".
Il campo Mesi rimanenti validità contratto viene utilizzato per definire la durata del periodo di rinnovo di un contratto su limite di firma. Per il limite spesa di Prakash il periodo di rinnovo è di due mesi. A partire quindi dal 1° aprile 2012, la pagina Conferma contratto su limite di firma sarà disponibile per Prakash. Nel periodo compreso tra il 1° aprile 2012 e il 31 maggio 2012, Prakash potrà aprire questa pagina e rinnovare il contratto su limite di firma. Se il contratto su limite di firma non verrà rinnovato, scadrà e Prakash non potrà effettuare acquisti finché il contratto non verrà rinnovato.
Vedere anche
Per informazioni sulle attività relativi ai limiti di firma per lavoratori e responsabili, cercare Creare e gestire richieste di limite di firma e Gestire richieste di limite di firma per i lavoratori nella Guida di Enterprise Portal di Microsoft Dynamics AX.
Per informazioni sull'impostazione dei parametri del limite di firma, vedere Impostare i parametri limite di firma