Configurare la funzionalità della posta elettronica in Microsoft Dynamics AX

Applicabile a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Per configurare la funzionalità della posta elettronica in Microsoft Dynamics AX completare le procedure riportate in questo argomento. Queste procedure consentiranno la connessione di Microsoft Dynamics AX a un server di posta elettronica SMTP, la configurazione delle impostazioni di posta elettronica per gli utenti, l'installazione di un batch per l'invio di messaggi di posta elettronica e la creazione di modelli di messaggio di posta elettronica.

Dopo aver completato le procedure riportate in questo argomento, Microsoft Dynamics AX può inviare messaggi di posta elettronica agli utenti in base alle funzionalità che si stanno utilizzando. Ad esempio, in Microsoft Dynamics AX è possibile inviare messaggi di posta elettronica agli utenti quando vengono assegnati i documenti per l'approvazione (come definito da un flusso di lavoro) o quando vengono annullati gli ordini cliente (come definito da una regola di avviso).

Uno sguardo

Nel seguente diagramma vengono illustrati i passaggi del processo di configurazione della funzionalità di posta elettronica in Microsoft Dynamics AX.

1 Impostare il server di posta elettronica SMTP

Il primo passaggio del processo è di impostare un server di posta elettronica SMTP nell'ambiente. Per effettuare questa operazione, completare le seguenti procedure.

Installare il server SMTP

Impostare il server SMTP in un computer che esegue Windows Server. Le direzioni variano in base alla versione di Windows Server che si sta utilizzando.

Se si utilizza Windows Server 2008 o Windows Server 2008 R2, attenersi alla procedura seguente per impostare il server SMTP.

1. Fare clic su Avvia > Strumenti di amministrazione > Gestione server.

2. Nell'area Riepilogo funzionalità fare clic su Aggiungi funzionalità.

3. Verrà visualizzata la pagina Selezione funzionalità. Fare clic sulla casella di controllo Server SMTP.

4. Verrà visualizzata una finestra in cui viene chiesto se si desidera aggiungere i servizi ruolo e le funzionalità per il server SMTP. Fare clic su Aggiungi servizi ruolo necessari.

5. Verrà visualizzata nuovamente la pagina Selezione funzionalità. Fare clic su Avanti.

6. Verrà visualizzata la pagina Server Web (IIS). Fare clic su Avanti.

7. Verrà visualizzata la pagina Seleziona servizi ruolo. Fare clic su Avanti.

8. Verrà visualizzata la pagina Conferma servizi di installazione. Fare clic su Installa.

Se si sta utilizzando Windows Server 2012, attenersi alla procedura seguente per installare il server SMTP.

1. Nella schermata Avvia fare clic su Gestione server.

2. Fare clic sul menu Gestisci, quindi fare clic su Aggiungi ruoli e funzionalità.

3. Verrà visualizzata la pagina Prima di iniziare. Fare clic su Avanti.

4. Verrà visualizzata la pagina Seleziona tipo di installazione. Selezionare l'opzione Installazione basata su ruoli o basata su funzionalità, quindi fare clic su Avanti.

5. Verrà visualizzata la pagina Seleziona server di destinazione. Selezionare il server in cui si desidera installare il server SMTP. Fare clic su Avanti.

6. Verrà visualizzata la pagina Seleziona ruoli di destinazione. Fare clic su Avanti.

7. Verrà visualizzata la pagina Seleziona funzionalità. Fare clic sulla casella di controllo Server SMTP.

8. Verrà visualizzata una finestra in cui viene chiesto se si desidera aggiungere i servizi ruolo e le funzionalità per il server SMTP. Fare clic su Aggiungi funzionalità.

9. Verrà visualizzata nuovamente la pagina Selezione funzionalità. Fare clic su Avanti.

10. Verrà visualizzata la pagina Server Web (IIS). Fare clic su Avanti.

11. Verrà visualizzata la pagina Seleziona servizi ruolo. Fare clic su Avanti.

12. Verrà visualizzata la pagina Conferma servizi di installazione. Fare clic su Installa.

Configurare il server SMTP

Utilizzare la procedura riportata di seguito per configurare il server SMTP per utilizzare l'autenticazione integrata di Windows.

1. Dal menu o dalla schermata Start fare clic su Strumenti di amministrazione.

2. Fare clic su Gestione Internet Information Services (IIS) 6.0 per aprire Gestione IIS.

3. Nel riquadro sinistro, selezionare il nome del server.

4. Nel riquadro destro, fare clic con il pulsante destro del mouse su [SMTP Virtual Server #1], quindi fare clic su Proprietà.

5. Verrà visualizzata la finestra [SMTP Virtual Server #1] Proprietà. Fare clic sulla scheda Accesso.

6. Fare clic sul pulsante Autenticazione.

7. Verrà visualizzata la finestra Autenticazione. Selezionare la casella di controllo Autenticazione integrata di Windows. Fare clic su OK.

8. Verrà nuovamente visualizzata la scheda Accesso. Fare clic sul pulsante Inoltro.

9. Verrà visualizzata la finestra Restrizioni di inoltro. Selezionare la casella di controllo Consenti l'inoltro a tutti i computer che hanno eseguito correttamente l'autenticazione all'inoltro, indipendentemente dall'elenco riportato sopra. Fare clic su OK.

10. Verrà nuovamente visualizzata la finestra [SMTP Virtual Server #1] Proprietà. Scegliere OK per chiudere la finestra.

Connetti Microsoft Dynamics AX al server di posta elettronica di SMTP

Utilizzare la procedura riportata di seguito per connettere Microsoft Dynamics AX al server di posta elettronica SMTP.

1. Avviare il client Microsoft Dynamics AX.

2. Fare clic su Amministrazione sistema > Impostazioni > Sistema > Parametri posta elettronica.

3. Nel campo Server di posta in uscita, immettere il nome del computer in cui è installato il server SMTP.

4. Nel campo Nome computer locale immettere il nome del computer locale.

5. Nel campo Numero porta SMTP immettere il numero di porta da utilizzare con SMTP. Il numero di porta predefinito è 25.

6. Immettere un nome utente e una password valida se il server SMTP richiede l'autenticazione.

7. Selezionare la casella di controllo Usa NTLM.

8. Nel campo Dimensione allegati (MB) immettere un limite di dimensione per gli allegati di posta elettronica.

   La chiave del registro di sistema maxbuffersize limita inoltre la dimensione massima degli allegati di posta elettronica. Pertanto, se la dimensione immessa in questo campo è superiore alla dimensione massima del buffer, verrà applicato il limite massimo di dimensione buffer.

9. Nel campo Consenti dati incorporati e file allegati da immettere o selezionare la posizione in cui vengono archiviati gli allegati di posta elettronica o altri dati incorporati nella posta elettronica.

2 Immettere l'indirizzo di posta elettronica per ogni utente

Per immettere l'indirizzo di posta elettronica di ogni utente di Microsoft Dynamics AX, completare questa procedura.

1. Avviare il client Microsoft Dynamics AX.

2. Fare clic su Amministrazione sistema > Comune > Utenti > Utenti.

3. Selezionare un utente.

4. Fare clic su Opzioni.

5. Nel campo Posta elettronica immettere l'indirizzo di posta elettronica dell'utente selezionato.

6. Fare clic su Chiudi.

7. Verrà nuovamente visualizzata la pagina Utenti. Selezionare un altro utente e ripetere i passaggi da 4-6.

3 Utilizzare l'elaborazione batch per inviare messaggi di posta elettronica

L'elaborazione batch viene utilizzata per inviare messaggi di posta elettronica generati da Microsoft Dynamics AX. Utilizzare le procedure descritte di seguito per creare un gruppo batch e configurare il processo batch che invierà i messaggi di posta elettronica.

Creare un gruppo batch

Un processo batch, ovvero denominato Processo batch distributore posta elettronica, viene utilizzato per inviare messaggi di posta elettronica generati da Microsoft Dynamics AX. Il processo batch deve essere eseguito nel contesto di un gruppo batch. Completare i passaggi seguenti per creare un gruppo batch per il processo batch distributore posta elettronica.

1. Fare clic su Amministrazione sistema > Impostazioni > Gruppo batch.

2. Fare clic su Nuovo per creare un nuovo gruppo batch.

3. Nel campo Gruppo immettere un nome univoco per il gruppo batch. Immettere ad esempio Posta elettronica.

4. Nel campo Descrizione immettere una descrizione per identificare meglio il gruppo batch.

5. Fare clic sulla scheda Server batch.

   Nell'elenco Server selezionati vengono visualizzate le istanze AOS in cui viene eseguito il gruppo batch. Nell'elenco Server rimanenti vengono visualizzate le istanze AOS rimanenti disponibili come server batch.

6. Utilizzare i pulsanti freccia per aggiungere i server all'elenco Server selezionati o rimuoverli, sempre dall'elenco Server selezionati.

Configurare il processo batch

Completare i passaggi seguenti per configurare il processo batch distributore posta elettronica.

1. Fare clic su Amministrazione sistema > Periodico > Elaborazione della posta elettronica > Batch.

2. Selezionare la casella di controllo Elaborazione batch.

3. Nel campo Descrizione attività immettere una descrizione per il processo batch.

4. Selezionare il gruppo batch creato nella procedura precedente nell'elenco Gruppo batch.

5. Selezionare la casella di controllo Privato per impedire ad altri utenti di eseguire questo processo batch. Un processo batch privato può essere eseguito solo dall'utente che l'ha specificato e solo dal computer a cui l'utente è connesso.

6. Fare clic su Ricorrenza per specificare la frequenza di esecuzione del processo batch.

7. Fare clic su Avvisi per inviare notifiche quando il processo batch termina, genera un errore o viene annullato.

4 Configurare le impostazioni di posta elettronica per funzionalità o applicazioni specifiche

Molte funzionalità e applicazioni in Microsoft Dynamics AX possono essere configurate per inviare notifiche tramite posta elettronica agli utenti. È necessario configurare le impostazioni di posta elettronica specifiche di queste funzionalità e applicazioni. Fare riferimento alla documentazione per queste funzionalità e applicazioni per avere istruzioni specializzate. Esempio

• Se si utilizzano i flussi di lavoro, vedere Configurare le impostazioni di posta elettronica per il sistema di flusso di lavoro per informazioni su come configurare la funzionalità della posta elettronica per il sistema del flusso di lavoro.

• Se si utilizzano le regole di avviso, vedere Messaggi di avviso tramite posta elettronica per informazioni su come configurare la funzionalità della posta elettronica per le regole di avviso.

• Se si utilizza la vendita al dettaglio, vedere Impostare ricevute tramite posta elettronica per informazioni su come inviare per posta elettronica le ricevute ai clienti.

Il processo di configurazione delle impostazioni di posta elettronica di configurazione per le funzionalità o le applicazioni specifiche variano, ma come minimo, il processo includerà la creazione di uno o più modelli del messaggio di posta elettronica. Vengono di seguito inclusi i passaggi per la creazione di un modello di messaggio di posta elettronica.

Creare un modello di messaggio di posta elettronica

Durante il processo di configurazione delle impostazioni di posta elettronica per una funzione o un'applicazione specifica, sarà necessario creare uno o più modelli di messaggio di posta elettronica.

Ad esempio, si supponga di aver creato un flusso di lavoro in Microsoft Dynamics AX per le richieste di acquisto. In questo flusso di lavoro viene definito chi deve approvare le richieste di acquisto. È possibile configurare il flusso di lavoro in modo da inviare messaggi di posta elettronica (in base al modello di messaggio di posta elettronica) agli utenti che hanno richieste di acquisto assegnate per l'approvazione.

Un modello di messaggio di posta elettronica può contenere più versioni, con ciascuna versione scritta in una lingua diversa.

Per creare un modello di messaggio di posta elettronica, attenersi alla procedura indicata di seguito.

1. Fare clic su Amministrazione organizzazione > Impostazioni > Modelli di messaggio di posta elettronica.

2. Il modello del messaggio di posta elettronica che si sta creando verrà utilizzato nell'intera organizzazione o in una società specifica? La risposta a tale domanda determina se è necessario contrassegnare la casella di controllo Mostra posta elettronica di sistema.

   • Se il modello del messaggio di posta elettronica che si sta creando verrà utilizzato con una funzione o un'applicazione utilizzata nell'intera intera organizzazione, selezionare la casella di controllo Mostra posta elettronica di sistema.

     Ad esempio, se si sta creando un modello di messaggio di posta elettronica da utilizzare con un flusso di lavoro della richiesta di acquisto, selezionare questa casella di controllo. Ciò è dovuto al fatto che un flusso di lavoro della richiesta di acquisto viene utilizzato nell'intera organizzazione. (Per ulteriori informazioni su come viene utilizzato ciascun tipo di flusso di lavoro, vedere Tipi di flusso di lavoro).

   • Se il modello del messaggio di posta elettronica che si sta creando verrà utilizzato con una funzione o un'applicazione utilizzata con una società specifica, non selezionare la casella di controllo Mostra posta elettronica di sistema.

     Ad esempio, se si sta creando un modello di messaggio di posta elettronica da utilizzare con un flusso di lavoro dell'ordine fornitore, non selezionare questa casella di controllo. Ciò accade perché un flusso di lavoro dell'ordine fornitore viene utilizzato con una società specifica.

3. Nel riquadro superiore del modulo premere CTRL+N per creare un modello di messaggio di posta elettronica.

4. Immettere le seguenti informazioni per il modello di posta elettronica:

   1. Nel campo ID posta elettronica immettere un ID per il modello di messaggio di posta elettronico. L'ID deve corrispondere allo scopo del modello. Questo campo non può superare i 10 caratteri.

   2. Nel campo Descrizione messaggio di posta elettronica immettere una descrizione per il modello del messaggio di posta elettronica.

   3. Nel campo Codice linguistico predefinito selezionare un codice lingua. Se un utente utilizza una lingua diversa e non esiste alcuna versione corrispondente del modello di messaggio di posta elettronica per tale lingua, il messaggio di posta elettronica verrà inviato utilizzando la lingua specificata.

   4. Nel campo Nome mittente, immettere un nome per il mittente, ad esempio Microsoft Dynamics AX. Quando riceverà un messaggio di posta elettronica, il destinatario vedrà questo nome nella cartella Posta in arrivo.

   5. Nel campo Indirizzo di posta elettronica del mittente immettere un indirizzo di posta elettronica che può essere utilizzato per inviare messaggi di posta elettronica generati da Microsoft Dynamics AX.

5. Fare clic sulla scheda Generale. Effettuare le seguenti operazioni:

   1. Selezionare una priorità nell'elenco Priorità. Questa impostazione determina se il messaggio di posta elettronica verrà segnalato come prioritario nella cartella Posta in arrivo del destinatario.

   2. Nell'elenco Gruppo batch selezionare il gruppo batch creato in precedenza in questo argomento.

6. Nel riquadro inferiore del modulo, premere CTRL+N per creare una versione specifica della lingua del modello. Per ciascuna versione create, effettuare le operazioni seguenti:

   1. Verificare che nel campo ID posta elettronica venga visualizzato l'ID creato nel passaggio 4.

   2. Nel campo Lingua selezionare la lingua che verrà utilizzata per scrivere il corpo del messaggio di posta elettronica.

   3. Nel campo Oggetto immettere l'oggetto del messaggio di posta elettronica.

      Se si desidera che l'oggetto del messaggio di posta elettronica venga generato automaticamente, immettere %subject%. Per meglio comprendere il funzionamento di questo segnaposto, vedere l'esempio elencato nella tabella seguente.

      SCENARIO:	Creare un modello di messaggio di posta elettronica per un flusso di lavoro delle richieste di acquisto.
      SE:	Presumere quanto segue: Si immette il seguente segnaposto nel campo Oggetto del modello di messaggio di posta elettronica: %subject% Nel campo Argomento elemento di lavoro è contenuto il seguente testo. Questo campo si trova nel modulo Proprietà per il passaggio di approvazione del flusso di lavoro. Azione obbligatoria: una richiesta di acquisto viene assegnata all'utente per l'approvazione
      ALLORA:	Nel messaggio di posta elettronica generato e inviato agli utenti, il segnaposto %subject% viene automaticamente sostituito con il testo seguente: Azione obbligatoria: una richiesta di acquisto viene assegnata all'utente per l'approvazione

      Per ulteriori informazioni sui segnaposto, vedere la sezione successiva in questo argomento.

   4. Nel campo Layout selezionare XSLT o HTML, a seconda della modalità di visualizzazione del messaggio.

   5. Fare clic su Messaggio di posta elettronica. Nel modulo visualizzato, immettere il contenuto del messaggio.

      Se si desidera che il messaggio venga generato automaticamente, immettere %message%. Per meglio comprendere il funzionamento di questo segnaposto, vedere l'esempio elencato nella tabella seguente.

      SCENARIO:	Creare un modello di messaggio di posta elettronica per un flusso di lavoro delle richieste di acquisto.
      SE:	Presumere quanto segue: Immettere il seguente segnaposto come messaggio del modello di posta elettronica: %message% Nel campo Istruzioni elemento di lavoro è contenuto il seguente testo. Questo campo si trova nel modulo Proprietà per il passaggio di approvazione del flusso di lavoro. La richiesta di acquisto %Purchase requisition.PurchReqId% è stata assegnata all'utente per l'approvazione. Questa richiesta di acquisto è di %Purchase requisition.Approval amount% ed è stata inviata da %Purchase requisition.Worker.createdBy%. Nota Il testo fra i simboli % è il segnaposto che è possibile inserire quando si configura il flusso di lavoro. In questo esempio, i segnaposti verranno sostituiti con i dati specifici correlati alle richieste di acquisto.
      ALLORA:	Nel messaggio di posta elettronica generato e inviato agli utenti, il segnaposto %message% viene automaticamente sostituito con il testo seguente: La richiesta di acquisto PR-0108 è stata assegnata all'utente per l'approvazione. Questa richiesta di acquisto ammonta a 5.000 dollari americani, ed è stata inoltrata a Jimmy Matney.

      Per ulteriori informazioni sui segnaposto, vedere la sezione successiva in questo argomento.

   6. Consente di salvare il messaggio.

Utilizzare segnaposti

I segnaposti possono essere utilizzati quando si creano i modelli del messaggio di posta elettronica. I segnaposti verranno sostituiti con il testo che specifico alla funzionalità per la quale si sta creando il modello di messaggio di posta elettronica.

Ad esempio, presupporre di creare un modello di messaggio di posta elettronica che verrà inviato agli utenti che devono approvare le richieste di acquisto. Se si immette %message% nel corpo del modello di messaggio di posta elettronica, il segnaposto %message% verrà sostituito con il testo immesso nelle proprietà di configurazione del flusso di lavoro.

È possibile aggiungere i seguenti segnaposti ai modelli di messaggio di posta elettronica. I segnaposto che è necessario utilizzare dipendono su se è stato specificato di creare il modello di messaggio di posta elettronica utilizzando HTML o XSLT.

Specificare quando deve essere utilizzato ogni modello

Dopo aver creato i modelli di messaggio di posta elettronica, è necessario specificare se deve essere utilizzato ogni modello. Per istruzioni su come eseguire questa operazione, vedere la documentazione per le funzionalità per le quali sono stati creati modelli di messaggio di posta elettronica.

Esempio

• Se sono stati creati i modelli di messaggio di posta elettronica per i flussi di lavoro, vedere Configurare le impostazioni di posta elettronica per il sistema di flusso di lavoro per informazioni su come configurare il sistema del flusso di lavoro per utilizzare questi modelli.

• Se sono stati creati i modelli di messaggio di posta elettronica per le regole di avviso, vedere Definire un'identificazione di posta elettronica per gli avvisi per informazioni su come configurare le regole di avviso per utilizzare questi modelli.

• Se sono stati creati i modelli di messaggio di posta elettronica a fini di raccolta nel modulo Contabilità clienti, vedere Impostare la riscossione per informazioni su come configurare la Contabilità clienti per utilizzare questi modelli.

5 Monitorare i messaggi di posta elettronica in attesa di essere inviati

Utilizzare le procedure descritte di seguito per monitorare i messaggi di posta elettronica in uscita.

Utilizzare questo modulo per visualizzare lo stato di messaggi di posta elettronica in uscita.

Utilizzare la procedura riportata di seguito per monitorare lo stato dei messaggi di posta elettronica in attesa di essere inviati.

1. Fare clic su Amministrazione sistema > Periodico > Elaborazione della posta elettronica > Stato invio posta elettronica.

2. Se si desidera che il modulo elenchi tutti i messaggi di posta elettronica (compresi quelli inviati correttamente) selezionare la casella di controllo Mostra anche messaggi inviati.

3. Visualizzare lo stato di ogni messaggio di posta elettronica nella colonna Stato.

   • Quando è stato inviato un messaggio, lo stato è Inviato.

   • Quando un messaggio è in attesa di invio, il relativo stato è In attesa.

     Lo stato In attesa è seguito da un numero "n" tra parentesi, ad esempio 1. Questo numero indica il numero di tentativi di invio eseguiti per inviare il messaggio di posta elettronica. Non può essere superiore al numero di tentativi specificati nel programma tentativi. (Per ulteriori informazioni sul programma tentativi, vedere la sezione seguente).

   • Quando un messaggio non è stato inviato correttamente (e non sono stati pianificati nuovi tentativi di invio) lo stato è Non superato.

     Se si desidera provare a inviare nuovamente questo messaggio, fare clic su Riavvia invio. Il programma tentativi verrà seguito quando si tenta di inviare il messaggio.

Definire un programma tentativi

È possibile impostare un programma tentativi per i messaggi che non sono stati inviati correttamente. Il programma tentativi specifica il numero di tentativi effettuati per inviare i messaggi di posta elettronica e il periodo di tempo tra un tentativo e un altro.

I programma tentativi deve essere impostato in modo che il server AOS non sia sovraccaricato. Gli intervalli di tempo tra i tentativi devono aumentare progressivamente. Ad esempio, il primo tentativo può verificarsi dopo un minuto, il secondo tentativo può verificarsi dopo un'ora, il terzo tentativo può verificarsi dopo un giorno e così via. Il programma tentativi può essere impostato anche su più server AOS in modo da ripartire il sovraccarico.

Per impostare un programma tentativi, completare la procedura riportata di seguito.

1. Fare clic su Amministrazione sistema > Periodico > Elaborazione della posta elettronica > Programma tentativi.

2. Premere CTRL+N per creare un nuovo programma tentativi.

   I tentativi di invio vengono automaticamente numerati per l'utente. Ad esempio, vengono numerati 1, 2, 3 e così via). Ogni invio viene elencato nella colonna Intervallo.

3. Immettere un numero nel campo Intervallo tra tentativi.

   Ad esempio, se si desidera che il tentativo si verifichi 5 minuti dopo il precedente tentativo di invio del messaggio di posta elettronica, immettere 5 in questo campo.

4. Nel campo Misurazione selezionare un'unità di misura di tempo, ad esempio Minuti, Ore o Giorni.

   Ad esempio, presupporre che si desideri che il primo tentativo si verifichi dopo un minuto, il secondo tentativo si verificherà dopo un'ora e il terzo tentativo si verificherà dopo un giorno. In questo scenario, il modulo Programma tentativi appare come la seguente tabella.

   Intervallo	Intervallo tra tentativi	Misurazione
   1	1	Minuti
   2	1	Ore
   3	1	Giorni