Creare criteri di conservazione in Exchange 2013

Si applica a: Exchange Server 2013

In Exchange Server 2013 è possibile usare i criteri di conservazione per gestire il ciclo di vita della posta elettronica. I criteri di conservazione vengono applicati creando i tag di conservazione, aggiungendoli a un criterio di conservazione e applicando il criterio agli utenti delle cassette postali.

Per altre attività di gestione correlate ai criteri di conservazione, vedere Procedure di gestione dei record di messaggistica.

Che cosa è necessario sapere prima di iniziare?

• Tempo stimato per il completamento di questa attività: 30 minuti.

• Le procedure descritte in questo argomento richiedono autorizzazioni specifiche. Vedere ciascuna procedura per le informazioni sulle autorizzazioni necessarie.

• Le cassette postali a cui si applicano i criteri di conservazione devono risiedere nei server Exchange Server 2010 o versioni successive.

• Per informazioni sui tasti di scelta rapida che possono essere applicati alle procedure in questo argomento, vedere Tasti di scelta rapida per l'interfaccia di amministrazione di Exchange in Exchange 2013.

Passaggio 1: Creazione di un'etichetta di conservazione

Devi disporre delle autorizzazioni per poter eseguire queste procedure. Per visualizzare le autorizzazioni necessarie, vedere la voce "Gestione dei record di messaggistica" nell'argomento Criteri di messaggistica e autorizzazioni di conformità .

Usare EAC per creare un tag di conservazione

1. Passare a Tagdi conservazioneper la gestione> della conformità e quindi fare clic su

2. Selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Applicato automaticamente all'intera cassetta postale (predefinito): selezionare questa opzione per creare un tag dei criteri predefiniti (DPT). I tag dei criteri predefiniti possono essere utilizzati per creare un criterio di eliminazione e un criterio di archiviazione predefiniti applicabili a tutti gli elementi della cassetta postale.

     Nota

     Non è possibile utilizzare Interfaccia di amministrazione di Exchange per creare un tag dei criteri predefiniti (DPT) ed eliminare i messaggi vocali. Per informazioni dettagliate su come creare un DPT per eliminare gli elementi della segreteria telefonica, vedere l'esempio di Shell riportato di seguito.

   • Applicato automaticamente a una cartella specifica: selezionare questa opzione per creare un tag dei criteri di conservazione (RPT) per una cartella predefinita, ad esempio Posta in arrivo o Posta eliminata.

     Nota

     È possibile creare tag dei criteri di conservazione solo con le azioni Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente.

   • Applicato dagli utenti a elementi e cartelle (Personale): selezionare questa opzione per creare tag personali. Questi tag consentono agli utenti di Outlook e Outlook Web App di applicare le impostazioni di archiviazione o eliminazione a un messaggio o a cartelle diverse dalle impostazioni applicate alla cartella padre o all'intera cassetta postale.

3. Il titolo e le opzioni della pagina Nuovo tag di conservazione variano a seconda del tipo di tag selezionato. Completare i seguenti campi:

   • Nome: immettere un nome per il tag di conservazione. Il nome del tag viene utilizzato solo per la visualizzazione e non incide in alcun modo sulla cartella o sull'elemento a cui è applicato. Si consideri che i tag personali di cui si effettua il provisioning per gli utenti sono disponibili in Outlook e Outlook Web App.

   • Applica il tag alla cartella predefinita seguente: questa opzione è disponibile solo se si seleziona Applicato automaticamente a una cartella specifica.

   • Azione di conservazione: selezionare una delle azioni seguenti da eseguire dopo il raggiungimento del periodo di conservazione dell'elemento:

   • Elimina e consenti ripristino: selezionare questa azione per eliminare gli elementi, ma consentire agli utenti di recuperarli usando l'opzione Ripristina elementi eliminati in Outlook o Outlook Web App. Gli elementi vengono conservati fino al raggiungimento del periodo di conservazione degli elementi eliminati configurato per il database delle cassette postali o per l'utente della cassetta postale.

   • Elimina definitivamente: selezionare questa opzione per eliminare definitivamente l'elemento dal database delle cassette postali.

     Importante

     Le cassette postali o gli elementi soggetti al blocco sul posto o al blocco per controversia legale verranno conservati e restituiti nelle ricerche eDiscovery sul posto. Per altre informazioni, vedere Blocco sul posto e blocco per controversia legale.

   • Sposta in archivio: questa azione è disponibile solo se si sta creando un tag DPT o personale. Selezionare questa azione per spostare gli elementi nell'archivio sul posto dell'utente.

   • Periodo di conservazione: selezionare una delle opzioni seguenti:

   • Mai: selezionare questa opzione per specificare che gli elementi non devono mai essere eliminati o spostati nell'archivio.

   • Quando l'elemento raggiunge l'età seguente (in giorni): selezionare questa opzione e specificare il numero di giorni per conservare gli elementi prima che vengano spostati o eliminati. Il periodo di validità della conservazione per tutti gli elementi supportati, ad eccezione di Calendario e Attività, viene calcolato a partire dalla data di ricezione o creazione dell'elemento. Il periodo di validità della conservazione per Calendario e Attività viene calcolato a partire dalla data di fine.

   • Commento: utilizzare questo campo facoltativo per immettere note o commenti amministrativi. Il campo non viene visualizzato dagli utenti.

Usare Shell per creare un tag di conservazione

Utilizzare il cmdlet New-RetentionPolicyTag per creare un tag di conservazione. Le opzioni diverse disponibili nel cmdlet consentono di creare tipi diversi di tag di conservazione. Usare il parametro Type per creare un DPT ( All), RPT (specificare un tipo di cartella predefinito, ad Inboxesempio ) o un tag personale (Personal).

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri predefiniti allo scopo di eliminare tutti i messaggi dalla cassetta postale dopo 7 anni (2.556 giorni).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri predefiniti allo scopo di spostare tutti i messaggi nell'archivio sul posto dopo 2 anni (730 giorni).

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri predefiniti allo scopo di eliminare i messaggi vocali dopo 20 giorni.

New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Con questo esempio viene creato un tag dei criteri di conservazione allo scopo di eliminare definitivamente i messaggi presenti nella cartella Posta indesiderata dopo 30 giorni.

New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete

Con questo esempio viene creato un tag personale per non eliminare mai un messaggio.

New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false

Passaggio 2: Creazione di un criterio di conservazione

Devi disporre delle autorizzazioni per poter eseguire queste procedure. Per visualizzare le autorizzazioni necessarie, vedere la voce "Gestione dei record di messaggistica" nell'argomento Criteri di messaggistica e autorizzazioni di conformità .

Creazione di un criterio di conservazione tramite l'interfaccia di amministrazione di Exchange

1. Passare a Criteridi conservazionedella gestione> della conformità e quindi fare clic su

2. In Nuovo criterio di conservazione, completare i seguenti campi:

   • Nome: immettere un nome per i criteri di conservazione.

   • Tag di conservazione: fare clic su Per selezionare i tag da aggiungere a questo criterio di conservazione.

     Un criterio di conservazione può contenere i seguenti tag:

   • Un tag DPT con l'azione Sposta nell'archivio

   • Un tag DPT con l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente

   • Un tag DPT per i messaggi vocali con l'azione Elimina e consenti ripristino o Elimina definitivamente

   • Un tag dei criteri di conservazione per cartella predefinita, come Posta in arrivo, per eliminare gli elementi

   • Qualsiasi numero di tag personali

     Nota

     Anche se è possibile aggiungere qualsiasi numero di tag personali, disporre di molti tag personali con diverse impostazioni di conservazione può confondere gli utenti. Si consiglia di collegare non più di dieci tag personali a un criterio di conservazione.

     È possibile creare un criterio di conservazione senza aggiungervi tag di conservazione anche se gli elementi nella cassetta postale a cui viene applicato il criterio non verranno spostati o eliminati. È possibile anche aggiungere o rimuovere tag di conservazione da un criterio di conservazione dopo che è stato creato.

Usare Shell per creare un criterio di conservazione

In questo esempio vengono creati i criteri di conservazione RetentionPolicy-Corp e viene usato il parametro RetentionPolicyTagLinks per associare cinque tag ai criteri.

New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"

Per informazioni dettagliate sulla sintassi e sui parametri, vedere New-RetentionPolicy.

Passaggio 3: Applicazione dei criteri di conservazione agli utenti delle cassette postali

Una volta creato un criterio di conservazione, è necessario applicarlo agli utenti delle cassette postali. È possibile applicare criteri di conservazione diversi a set di utenti diversi. Per istruzioni dettagliate, vedere Applicazione dei criteri di conservazione alle cassette postali.

Come verificare se l'operazione ha avuto esito positivo

Una volta creati i tag di conservazione, aggiungerli a un criterio di conservazione e applicare il criterio all'utente di una cassetta postale. Alla successiva elaborazione della cassetta postale da parte dell'assistente cassette postali MRM, i messaggi verranno spostati o eliminati in base alle impostazioni configurate nei tag di conservazione.

Per verificare che il criterio di conservazione sia stato eseguito correttamente, procedere come segue:

1. Eseguire il comando shell seguente per eseguire manualmente l'assistente MRM su una singola cassetta postale.

   Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>
   

2. Accedere alla cassetta postale usando Outlook o Outlook Web App e verificare che i messaggi vengano eliminati o spostati in un archivio in base alla configurazione dei criteri.