Introduzione a Microsoft 365 Copilot - Guida all'amministratore

Microsoft 365 Copilot è uno strumento di produttività basato sull'intelligenza artificiale che usa modelli di linguaggio di grandi dimensioni. Si integra con i dati, con Microsoft Graph e con Microsoft 365 Apps.

Funziona insieme ai Microsoft 365 Apps più diffusi, ad esempio Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams e altro ancora. Copilot offre assistenza intelligente in tempo reale, consentendo agli utenti di migliorare la creatività, la produttività e le competenze.

Questo articolo illustra come gli amministratori IT possono preparare l'organizzazione per Copilot.

Prima di iniziare

Questa sezione offre una panoramica dei prerequisiti (accesso alle licenze e alle interfacce di amministrazione) e delle app che possono usare Copilot. Potrebbero essere presenti altri requisiti in Microsoft Copilot 365 requisiti.

Prerequisiti

• Questo articolo usa le interfacce di amministrazione seguenti. Queste interfacce di amministrazione richiedono un ruolo specifico per completare le attività nell'articolo.

  • interfaccia di amministrazione di Microsoft 365: sono disponibili ruoli diversi, a seconda dell'attività da completare. Per altre informazioni sui ruoli, vedere Ruoli di interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 di uso comune.

  • Interfaccia di amministrazione di SharePoint: accedere come amministratore di SharePoint.

  • Portale Microsoft Purview: sono disponibili ruoli diversi, a seconda dell'attività che è necessario completare. Per altre informazioni, vedere:

    • Autorizzazioni necessarie per creare e gestire etichette di riservatezza
    • Ruoli e gruppi di ruoli in Microsoft Defender per Office 365 e Microsoft Purview

• È necessario disporre di un piano di sottoscrizione appropriato per acquistare Microsoft 365 Copilot.

  È possibile acquistare licenze Microsoft 365 Copilot tramite il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 (Servizi di acquistofatturazione>), i partner Microsoft o il team dell'account Microsoft.

  Microsoft 365 Copilot licenze sono disponibili come componente aggiuntivo per altri piani di licenza. Per altre informazioni, vedere Informazioni sulle licenze per Microsoft 365 Copilot.

• Potrebbero essere necessarie altre licenze per usare alcune delle funzionalità descritte in questo articolo, ad esempio Microsoft Purview e Gestione avanzata di SharePoint.

  Per altre informazioni, vedere:

  • Descrizione del servizio Microsoft Purview
  • Microsoft SharePoint Premium - Panoramica della gestione avanzata di SharePoint

Requisiti dell'app

• Microsoft 365 Apps: incluse le applicazioni desktop, ad esempio Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. Copilot è disponibile nelle versioni Web delle app quando viene assegnata una licenza. Per iniziare a usare il processo di implementazione, vedere Guida alla distribuzione per Microsoft 365 Apps.

• Account OneDrive: è necessario un account OneDrive per diverse funzionalità all'interno di Microsoft 365 Copilot, ad esempio il salvataggio e la condivisione dei file. Per altre informazioni, vedere Accedere o creare un account per OneDrive.

• Outlook per Windows: per una facile integrazione di Microsoft 365 Copilot con Outlook, è consigliato il nuovo Outlook (Windows, Mac, Web, Mobile). Copilot supporta Outlook classico (Windows). È possibile passare a Outlook Mobile per accedere alla nuova esperienza di Outlook. Per altre informazioni, vedere Introduzione al nuovo Outlook per Windows.

• Microsoft Teams: per usare Microsoft 365 Copilot con Microsoft Teams, è necessario scaricare il client desktop o il client Web di Teams oppure accedere all'app Web all'indirizzo https://teams.microsoft.com. Sono supportate sia la versione corrente che la nuova versione di Teams. Per altre informazioni, vedere Client desktop di Microsoft Teams.

  Per consentire Copilot in Teams di fare riferimento al contenuto della riunione dopo la fine della riunione, è necessario abilitare la trascrizione o la registrazione della riunione. Per altre informazioni sulla configurazione della trascrizione e della registrazione, vedi Configurare la trascrizione e i sottotitoli per le riunioni di Teams e Registrazione delle riunioni di Teams.

• Microsoft Loop: per usare Copilot in Microsoft Loop, è necessario Loop abilitato per il tenant. Per altre informazioni sull'abilitazione di Loop, vedere Introduzione a Microsoft Loop.

• Microsoft Whiteboard: per usare Microsoft 365 Copilot con Microsoft Whiteboard, è necessario aver abilitato Whiteboard per il tenant. Per altre informazioni su Microsoft Whiteboard, vedi Gestire l'accesso a Microsoft Whiteboard per l'organizzazione.

Passaggio 1 - Ottimizzare la ricerca in SharePoint

✅ Ottimizzare il contenuto di SharePoint per la ricerca

Quando un utente effettua una richiesta a Copilot, elabora la richiesta e quindi genera una risposta con IMM. Gli LLM sfruttano il contenuto di Microsoft Graph e del contenuto Web (facoltativo).

Il contenuto in Microsoft Graph include messaggi di posta elettronica, file, riunioni, chat, calendari e contatti. Una parte significativa di questi dati viene archiviata in SharePoint. Copilot raccoglie il contenuto di SharePoint nello stesso modo in cui Ricerca sharePoint raccoglie il contenuto.

Per ottenere il massimo da Copilot e ottenere i risultati migliori, ottimizzare il contenuto di SharePoint per la ricerca:

• Assicurarsi che il contenuto sia disponibile
• Assicurarsi che i risultati della ricerca siano ottimali
• Pianificare i contenuti
• Pulire i siti inutilizzati nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint o con Gestione avanzata SharePoint

Microsoft 365 Copilot consente agli utenti di trovare e accedere al contenuto tramite la richiesta del linguaggio naturale. Copilot garantisce la sicurezza e la privacy dei dati seguendo gli obblighi esistenti e integrandosi con i criteri dell'organizzazione. Usa il contenuto di Microsoft Graph con gli stessi controlli di accesso degli altri servizi di Microsoft 365.

Per altre informazioni sulla privacy con Microsoft 365 Copilot, vedere Dati, privacy e sicurezza per Microsoft 365 Copilot.

Passaggio 2 - Applicare i principi dell'accesso Just Enough

Impedire l'oversharing e controllare l'accesso con SharePoint e OneDrive

Per prepararsi all'adozione Microsoft 365 Copilot dell'organizzazione, è possibile eseguire alcuni passaggi consigliati con SharePoint e OneDrive.

Per iniziare, è possibile:

✅ Ridurre l'oversharing accidentale con le impostazioni di condivisione di SharePoint

Per ridurre al minimo l'oversharing accidentale del contenuto con i risultati di Copilot, implementare le impostazioni di condivisione a livello di organizzazione e sito:

1. A livello di organizzazione:

   • Aggiornare le impostazioni di condivisione per SharePoint e OneDrive per il tenant dalla condivisione a livello di organizzazione ai collegamenti di utenti specifici.

   • È consigliabile nascondere le autorizzazioni di ambito generale agli utenti finali. Ad esempio, usare il cmdlet di PowerShell di SharePoint Set-SPOTenant per nascondere "Tutti tranne gli utenti esterni" nel controllo Selezione Persone in modo che gli utenti finali non possano usarlo.

   • Usare Ricerca di SharePoint con restrizioni (RSS) per limitare temporaneamente i risultati di Copilot fino a 100 siti di SharePoint selezionati. I siti figlio dei siti hub non vengono conteggiati per il limite di 100.

     RSS consente di esaminare & le autorizzazioni del sito di controllo. Deve essere usato solo come soluzione temporanea per dare all'organizzazione il tempo di adottare Copilot.

2. Ridurre l'oversharing accidentale a livello di sito:

   • Informare gli amministratori del sito sui controlli a livello di sito che possono usare per limitare la condivisione dei membri.
   • Assicurarsi che i proprietari del sito ricevano una richiesta di accesso al sito.
   • Modificare l'impostazione di condivisione esterna per OneDrive di un utente. Quando un utente salva un file in OneDrive, si tratta dell'archiviazione personale dell'utente finale. L'utente ha il controllo completo sul file e può condividerlo con altri utenti. Per garantire la sicurezza dei dati, esaminare le funzionalità di condivisione di OneDrive.

✅ Controllare le autorizzazioni e l'accesso al sito nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint

Per assicurarsi che i dati siano sicuri, esaminare l'accesso al sito di SharePoint e le autorizzazioni. Assegnare priorità ai siti che contengono informazioni riservate.

1. Nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint vedere Siti> attivi selezionare un sito >Modifica>impostazioni.

   Privato significa che solo gli utenti dell'organizzazione con accesso al sito possono trovarlo. Pubblico (impostazione predefinita) indica che chiunque nell'organizzazione può trovare il sito e accedervi.

   

2. Nella scheda Appartenenza esaminare l'accesso a proprietari, membri e visitatori del sito. Assicurarsi che solo gli utenti necessari abbiano accesso al sito.

✅ Identificare i siti con contenuto potenzialmente sovracondiviso e controllare l'accesso

1. Usare i report di attività di Gestione avanzata SharePoint (SAM) seguenti per identificare rapidamente i siti più attivamente sovracondivisi:

   • Utilizzo di "Tutti tranne gli utenti esterni"
   • Utilizzo dei collegamenti di condivisione "Persone nell'organizzazione"
   • Utilizzo dei collegamenti di condivisione "Chiunque"

2. Avviare una verifica dell'accesso al sito per i proprietari del sito per confermare il contenuto sovracondiviso ed eseguire i passaggi di correzione. Gli amministratori di SharePoint possono usare i criteri di Controllo di accesso con restrizioni per limitare l'accesso a un sito con contenuto sovracondiviso.

Per i siti business-critical, sono disponibili funzionalità in Gestione avanzata SharePoint e Microsoft Purview che è possibile usare:

• Usare restricted Controllo di accesso (RAC) per proteggere in modo proattivo dall'oversharing. Quando si creano nuovi siti, configurare un criterio RAC come parte del processo di provisioning del sito personalizzato. Questo passaggio evita in modo proattivo l'oversharing.
• È consigliabile bloccare i download dai siti selezionati usando un criterio di download a blocchi. Ad esempio, bloccare il download delle registrazioni e delle trascrizioni delle riunioni di Teams.
• Applicare la crittografia con "diritti di estrazione" applicati ai documenti di Office critici per l'azienda. Per altre informazioni, vedere Protezione della sicurezza dei dati e della conformità di Microsoft Purview per le app di intelligenza artificiale generative.

Etichette di riservatezza da Microsoft Purview

✅ Usare le etichette di riservatezza per proteggere i dati

Nel portale di Microsoft Purview è possibile creare etichette di riservatezza (etichette di riservatezza per la protezione delle>informazioni). Usare queste etichette per identificare la sensibilità dei dati nell'organizzazione. Quando vengono applicate a elementi come documenti e messaggi di posta elettronica, le etichette aggiungono un ulteriore livello di protezione e possono influire sui risultati di Copilot.

L'ulteriore versione successiva della protezione include:

• Copilot Business Chat può fare riferimento ai dati di diversi tipi di elementi. L'etichetta di riservatezza con la priorità più alta è visibile agli utenti.

• Se l'etichetta applica la crittografia, Copilot controlla i diritti di utilizzo per l'utente. Affinché Copilot restituisca i dati da tale elemento, è necessario concedere all'utente le autorizzazioni per la copia da tale elemento.

Con le etichette di riservatezza, è possibile:

1. Creare etichette o attivare le etichette predefinite: se non si dispone già di etichette di riservatezza, è possibile che alcune etichette predefinite vengano create automaticamente, ad esempio Public, General e Confidential. Le etichette predefinite sono adatte per elementi come file, messaggi di posta elettronica e riunioni. È possibile modificare le etichette predefinite e creare sempre etichette personalizzate.

   Per altre informazioni, vedere:

   • Creare e configurare etichette di riservatezza e i relativi criteri
   • Etichette e criteri predefiniti per la protezione dei dati

2. Definire i requisiti di riservatezza dei dati ed esaminare i siti di SharePoint & file in OneDrive. Concentrarsi sui repository più critici e determinare la sensibilità dei dati in questi siti.

   Se si sta pilotando Copilot, distribuire licenze Copilot agli utenti che hanno accesso a questi siti critici. Scorrere quindi il resto dei repository ed espandere la base di utenti.

   Per una strategia più dettagliata per distribuire e promuovere l'adozione, vedere Passaggio 7 - Distribuire ad alcuni utenti e misurare l'adozione (in questo articolo).

3. Abilitare e applicare le etichette di riservatezza: abilitare le etichette di riservatezza per i file in SharePoint e OneDrive. Quindi, con un criterio di etichetta di pubblicazione, è possibile configurare un'etichetta predefinita e gli utenti possono applicare manualmente le etichette. Per etichettare su larga scala, usare l'etichettatura automatica per applicare automaticamente le etichette in base alle informazioni sensibili rilevate.

   Per altre informazioni sui diversi modi in cui è possibile applicare le etichette di riservatezza, vedere Scenari comuni per le etichette di riservatezza.

   Uno dei metodi di etichettatura disponibili consiste nell'applicare etichette di riservatezza in base al contenuto presente nei documenti quando si usano criteri di prevenzione della perdita dei dati .DLP. I criteri di prevenzione della perdita dei dati possono applicare automaticamente etichette di riservatezza quando in un documento vengono identificati tipi specifici di informazioni, ad esempio dati personali che includono indirizzi, informazioni fiscali o numeri di passaporto.

   Con i criteri DLP, è anche possibile:

   • Usare lo strumento di classificazione sottoponibile al training per identificare categorie di contenuto, ad esempio codice sorgente, documenti finanziari e risorse umane.
   • Configurare criteri di prevenzione della perdita dei dati degli endpoint che limitano gli utenti da azioni specifiche, ad esempio la copia di contenuto negli Appunti o nei dispositivi USB rimovibili o la stampa.

Dopo l'applicazione, le etichette di riservatezza applicano le impostazioni di protezione.

Per altre informazioni sulle etichette di riservatezza, vedere Informazioni sulle etichette di riservatezza.

Attività copilot e Microsoft Purview

✅ Controllare l'attività Copilot, creare criteri di conservazione e usare eDiscovery e la conformità alle comunicazioni

Nel portale di Microsoft Purview è possibile usare le funzionalità seguenti per cercare contenuti e attività specifici che includono richieste e risposte copilot.

• Audit

  È possibile cercare attività specifiche, attività eseguite da utenti specifici e attività che si sono verificate con un intervallo di date. Per altre informazioni, consulta Informazioni sulle soluzioni di controllo in Microsoft Purview.

• Criteri di conservazione

  Configurare i criteri di conservazione per mantenere le richieste e le risposte di Copilot se questi dati sono necessari per motivi di conformità, anche se gli utenti eliminano la cronologia chat. Per altre informazioni, vedere Informazioni sulla conservazione per Copilot.

• eDiscovery e conformità alle comunicazioni

  Usare eDiscovery e i criteri di conformità delle comunicazioni per analizzare le richieste e le risposte degli utenti copilot. I criteri possono rilevare interazioni inappropriate o rischiose o condividere informazioni riservate.

  Per altre informazioni, vedere Microsoft Purview eDiscovery soluzioni e Configurare i criteri di conformità delle comunicazioni da rilevare per le interazioni con Copilot.

Passaggio 3 - Esaminare la privacy delle app

✅ Esaminare le impostazioni di privacy delle app di Microsoft 365

Le impostazioni di privacy nelle app di Microsoft 365 possono influire sulla disponibilità delle funzionalità di Microsoft 365 Copilot. Per assicurarsi che gli utenti possano accedere alle funzionalità di Copilot, esaminare le impostazioni di privacy nelle app di Microsoft 365.

Per altre informazioni, vedere Microsoft 365 Copilot e i controlli della privacy per le esperienze connesse.

Passaggio 4 - Aggiornare i canali

✅ Usare il canale corrente o il canale Enterprise mensile per aggiornare le app

Microsoft 365 Copilot segue la procedura standard Microsoft 365 Apps per la distribuzione e gli aggiornamenti. È disponibile in tutti i canali di aggiornamento, ad eccezione di Semi-Annual Enterprise Channel.

Le opzioni disponibili sono:

• I canali di produzione includono Canale corrente e Canale Enterprise mensile.

  • Current Channel offre agli utenti le funzionalità più recenti dell'app Microsoft 365 non appena sono pronte. Offre l'esperienza migliore per un prodotto in rapida evoluzione, come Copilot.

  • Il canale Enterprise mensile offre una maggiore prevedibilità di quando queste nuove funzionalità dell'app Microsoft 365 vengono rilasciate ogni mese. È una buona opzione per le organizzazioni che vogliono convalidare le nuove funzionalità prima che vengano rilasciate nel canale corrente.

• I canali di anteprima includono Canale corrente (anteprima) e Canale beta.

  I canali di anteprima sono un'ottima opzione per convalidare il prodotto prima di distribuirlo nel resto dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedi Panoramica dei canali di aggiornamento e Canali Microsoft 365 Insider.

Esistono diversi modi per gestire i canali per i dispositivi utente. Per altre informazioni, vedi Modificare il canale di aggiornamento di Microsoft 365 per abilitare Copilot.

Passaggio 5 - Effettuare il provisioning di licenze Microsoft 365 Copilot

✅ Assegnare licenze Copilot usando il interfaccia di amministrazione di Microsoft 365

Il passaggio successivo consiste nell'assegnare licenze in modo che gli utenti possano iniziare a usare Copilot. È possibile gestire le licenze Microsoft 365 Copilot nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. È possibile assegnare a singoli utenti o gruppi di utenti e riassegnare le licenze ad altri utenti.

• Per accedere alla gestione delle licenze nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, selezionare Licenze di fatturazione>.

Quando vengono assegnate licenze, Copilot viene visualizzato nelle app di Microsoft 365, ad esempio Word ed Excel. Per usare Copilot, gli utenti accedono all'app con il proprio account aziendale o dell'istituto di istruzione e il file deve essere modificabile (non di sola lettura).

Per altre informazioni, vedere:

• Abilitare Copilot nell'organizzazione in Abilita utenti per Microsoft 365 Copilot.
• È possibile assegnare licenze in blocco a gruppi di utenti tramite l'interfaccia di amministrazione di Azure o assegnare licenze agli utenti con PowerShell. Per altre informazioni, vedere Assegnare licenze di Microsoft 365 agli utenti.

Passaggio 6- Configurare le impostazioni per Copilot

✅ Configurare altre funzionalità di Copilot

Nella interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 Copilot sono disponibili altre funzionalità di Copilot a vantaggio degli amministratori e delle impostazioni che è possibile configurare a vantaggio dell'organizzazione.In the interfaccia di amministrazione di Microsoft 365>Copilot, there are more Copilot features that benefit admins and settings you can configure that benefit your organization.

È possibile:

• Visualizzare lo stato delle assegnazioni di licenza copilot
• Accedere alle informazioni più recenti su Copilot
• Gestire i controlli di sicurezza e conformità dei dati
• Inviare commenti e suggerimenti per conto degli utenti
• Configurare plug-in e autorizzazioni
• Abilitare l'uso dei dati Web come dati di base in Copilot

Per altre informazioni, vedere Gestire Microsoft 365 Copilot con la pagina Copilot.

Passaggio 7: Distribuire ad alcuni utenti e misurare l'adozione

✅ Creare un gruppo di early adopter

Esistono molti usi di Microsoft 365 Copilot nelle varie app per la produttività di Microsoft 365. E, ci sono opportunità per gli utenti di trovare valore in modi diversi.

Per favorire l'adozione, creare un gruppo di early adopter. Questo gruppo consente di comprendere in che modo gli utenti usano Copilot e come è utile per loro.

1. Identifica gli utenti in vari gruppi aziendali dell'organizzazione, idealmente con un utilizzo elevato delle funzionalità di Microsoft 365 esistenti. È possibile identificare questi utenti esaminando le metriche di utilizzo nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.

2. Assegnare questi utenti Microsoft 365 Copilot licenze e eseguirne l'onboarding usando le risorse disponibili nell'hub di adozione Microsoft 365 Copilot, incluso il kit di onboarding degli utenti.

3. Poiché questi utenti si sentano più a proprio agio con l'uso di Copilot, possono parlare di come usarlo al meglio e di dove è più prezioso per loro. Queste informazioni forniscono i campioni di prodotto che possono aiutare altri utenti ad adottare e usare Copilot nell'intera organizzazione.

   Con la community consolidata di early adopter o promotori, possono parlare meglio con i propri colleghi all'interno dell'organizzazione e contestualizzare il valore di Copilot per soddisfare al meglio le loro esigenze. Questo framework offre anche ai reparti IT un modo scalabile per gestire le domande tramite i promotori, sviluppando un team di esperti in tutta l'organizzazione.

   Per altre informazioni sulla guida all'adozione, visitare l'hub di adozione Microsoft 365 Copilot.

✅ Ottenere informazioni dettagliate e sentiment degli utenti

Per misurare l'impatto di Copilot sull'organizzazione, usare il dashboard copilot di Viva Insights. Viva Insights offre ai responsabili dell'organizzazione e ai decision maker IT informazioni dettagliate su preparazione, adozione, impatto e valutazione degli utenti.

Per altre informazioni, vedere:

• Aprire il dashboard Microsoft Copilot (anteprima) da Viva Insights
• Altre informazioni sul dashboard Microsoft Copilot (anteprima) da Viva Insights

Altre risorse

• Guida alla configurazione di Microsoft 365 Copilot
• Guida e apprendimento per l'intelligenza artificiale di Microsoft 365
• Microsoft 365 Copilot - Adozione di Microsoft
• Microsoft 365 Copilot - Microsoft Community Hub
• Microsoft 365 Copilot hub della documentazione tecnica