Panoramica dei gruppi di Microsoft 365 per gli amministratori

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Gruppi di Microsoft 365 è il servizio di appartenenza fondamentale che guida il lavoro in team su Microsoft 365. Con Gruppi di Microsoft 365, è possibile concedere a un gruppo di persone l'accesso a una raccolta di risorse condivise. Queste risorse includono:

  • Cartella posta in arrivo condivisa di Outlook
  • Calendario condiviso
  • Raccolta documenti di SharePoint
  • Planner
  • Un blocco appunti di OneNote
  • Power BI
  • Viva Engage (se il gruppo è stato creato da Viva Engage)
  • Un team (se il gruppo è stato creato da Teams)
  • Roadmap (se si dispone di Project per il Web)
  • Stream

Con un gruppo di Microsoft 365, non è necessario assegnare manualmente le autorizzazioni a ognuna di queste risorse. L'aggiunta automatica di persone al gruppo concede loro le autorizzazioni necessarie.

Qualsiasi utente può creare un gruppo a meno che non si limiti la creazione di gruppi a un set specifico di persone. Se si limita la creazione di gruppi, gli utenti che non possono creare gruppi non saranno in grado di creare siti di SharePoint, Planner, team, calendari di gruppi di Outlook, gruppi di flusso, gruppi Viva Engage, raccolte condivise in OneDrive o aree di lavoro di Power BI condivise. Questi servizi richiedono che gli utenti che li creano siano in grado di creare un gruppo. Gli utenti possono comunque partecipare ad attività di gruppo, ad esempio la creazione di attività in Planner o l'uso della chat di Teams, a condizione che siano membri del gruppo.

I gruppi hanno i ruoli seguenti:

  • Proprietari - I proprietari dei gruppi possono aggiungere o rimuovere i membri e hanno autorizzazioni esclusive, ad esempio possono eliminare le conversazioni dalla posta in arrivo condivisa o cambiare le diverse impostazioni del gruppo. I proprietari del gruppo possono rinominare il gruppo, aggiornare la descrizione o l'immagine e altro.
  • MembriI membri possono accedere a tutti gli elementi del gruppo, ma non possono modificarne le impostazioni. Per impostazione predefinita, i membri del gruppo possono invitare i guest a partecipare al gruppo, anche se è possibile controllare tale impostazione.
  • Guest : gli utenti guest del gruppo sono membri esterni all'organizzazione.

Gli amministratori utenti e gli amministratori dei gruppi possono creare e gestire gruppi nell'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365. Non sono consentiti amministratori delegati, ad esempio consulenti con deleghe di amministratore per conto di altri.

In qualità di amministratore, è possibile:

Se si preferisce un modo più automatizzato per gestire il ciclo di vita dei gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di scadenza per scadere i gruppi a un intervallo di tempo specifico. I proprietari del gruppo riceveranno un messaggio di posta elettronica 30, 15 e 1 giorno prima della scadenza del gruppo che consente loro di rinnovare il gruppo se è ancora necessario. Vedere: Criteri di scadenza del gruppo di Microsoft 365.

È possibile amministrare i gruppi dall'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 o tramite PowerShell.

Se si hanno molti utenti, ad esempio in un'azienda o in un'azienda di grandi dimensioni, potrebbero essere presenti molti utenti che creano gruppi per vari scopi. È consigliabile esaminare Plan for governance in Microsoft 365 groups (Pianificare la governance nei gruppi di Microsoft 365 ) per le procedure consigliate.

Limiti di gruppo

I limiti seguenti si applicano ai gruppi di Microsoft 365:

Massimo... Valore
Owners per group 100
Groups a user can create 250
Gruppi che un amministratore può creare Non sono previsti limiti specifici del gruppo di Microsoft 365. Esiste un limite complessivo dell'oggetto Microsoft Entra specifico per ogni organizzazione. Un amministratore di Microsoft Entra che può gestire i gruppi nell'organizzazione può creare un numero illimitato di gruppi di Microsoft 365 fino al limite di oggetti di Microsoft Entra. Vedere Limiti e restrizioni del servizio Microsoft Entra.
Numero di membri Più di 1.000, anche se solo 1.000 possono accedere contemporaneamente alle conversazioni di gruppo.
Gli utenti potrebbero notare ritardi durante l'accesso al calendario e alle conversazioni in gruppi di grandi dimensioni in Outlook.
Numero di gruppi di cui un utente può essere proprietario 7,000
Numero di gruppi di cui un utente può essere membro 7,000
Archivio file 1 Terabyte + 10 GB per utente sottoscritto + qualsiasi altro spazio di archiviazione acquistato. È possibile acquistare una quantità illimitata di spazio di archiviazione aggiuntivo.
Dimensioni della cassetta postale del gruppo 50 GB

La gestione dei gruppi di Microsoft 365 è più efficace quando si dispone di informazioni utili sull'utilizzo dei gruppi. L'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 include uno strumento di creazione di report che consente di visualizzare l'uso dell'archiviazione, il numero di gruppi attivi disponibili e il modo in cui gli utenti usano i gruppi. Vedere: Report di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione per altre informazioni.

Etichette di riservatezza

È possibile creare etichette di riservatezza che gli utenti dell'organizzazione possono impostare quando creano un gruppo di Microsoft 365. Con le etichette di riservatezza, è possibile configurare:

  • Privacy (pubblica o privata)
  • Accesso guest
  • Accesso al dispositivo non gestito

Ad esempio, è possibile creare un'etichetta denominata Altamente riservato e specificare che qualsiasi gruppo creato con questa etichetta sarà privato e non consentirà guest. Quando gli utenti dell'organizzazione selezionano questa etichetta durante la creazione del gruppo, il gruppo verrà impostato su privato e i membri del gruppo non potranno aggiungere utenti guest al gruppo.

Importante

Se attualmente si usano etichette di classificazione, non saranno più disponibili per gli utenti che creano gruppi dopo l'abilitazione delle etichette di riservatezza.

Per informazioni sulla creazione, la gestione e l'uso di etichette di riservatezza, vedere Usare le etichette di riservatezza per proteggere il contenuto in Microsoft Teams, gruppi di Microsoft 365 e siti di SharePoint.

Quali piani di Microsoft 365 includono i gruppi?

Qualsiasi sottoscrizione di Microsoft 365 con Exchange Online e SharePoint Online supporterà i gruppi. Inclusi i piani Business Essentials e Business Premium e i piani Enterprise E1, E3 ed E5. Il gruppo assume le licenze della persona che crea il gruppo. Purché dispongano della licenza appropriata per tutte le funzionalità che si desidera che il gruppo abbia, tale licenza verrà trasmessa al gruppo.

Nota

Per altre informazioni sulle famiglie di servizi e i piani di Microsoft 365, vedere Opzioni dei piani di Microsoft 365.

Se si dispone di un piano di solo Exchange, è comunque possibile ottenere le funzionalità della posta in arrivo condivisa e del calendario condiviso dei gruppi in Outlook, ma non si otterranno la raccolta documenti, Planner o nessuna delle altre funzionalità.

I gruppi di Microsoft 365 funzionano con l'ID Microsoft Entra. Le funzionalità dei gruppi che si ottengono dipendono dalla sottoscrizione di Microsoft Entra disponibile e dalle licenze assegnate alla persona che ha creato il gruppo.

Importante

Per tutte le funzionalità dei gruppi, se si dispone di una sottoscrizione di Microsoft Entra ID P1 o P2, gli utenti possono partecipare al gruppo indipendentemente dal fatto che dispongano o meno di una licenza P1 di Microsoft Entra ID. Le licenze non vengono applicate. Periodicamente verranno generati report sull'utilizzo che indicano gli utenti a cui manca una licenza e che ne è necessaria una per essere conformi ai requisiti di licenza. Si supponga, ad esempio, che un utente non abbia una licenza e che venga aggiunto a un gruppo in cui vengono applicati i criteri di denominazione. Il report segnalerà automaticamente la necessità di una licenza.

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