Pianificare la governance dell'organizzazione e del ciclo di vita per i gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams
Gruppi di Microsoft 365 dispone di un set completo di strumenti per implementare le funzionalità di governance richieste dall'organizzazione.
La sezione seguente descrive le funzionalità, consiglia le procedure consigliate e fornisce indicazioni per porre le domande corrette per determinare i requisiti per la governance e come soddisfarli.
Controllare chi può creare gruppi di Microsoft 365
I gruppi di Microsoft 365 possono essere creati dagli utenti finali da più endpoint, tra cui Outlook, SharePoint, Teams e altri ambienti. La creazione di un team crea sempre un gruppo di Microsoft 365, quindi la gestione del ciclo di vita Gruppi di Microsoft 365 regola anche il ciclo di vita dei team in Microsoft Teams.
È consigliabile usare il self-service per consentire ai proprietari dei gruppi e aiutare gli utenti a svolgere il proprio lavoro in modo più semplice. Limitare la creazione di gruppi e team può rallentare la produttività degli utenti perché molti servizi di Microsoft 365 richiedono la creazione di gruppi per il funzionamento del servizio.
Considerare le opzioni di governance seguenti per la creazione di gruppi:
- Per limitare l'espansione dei gruppi, usare i criteri di scadenza dei gruppi per eliminare automaticamente i gruppi che non vengono usati.
- Limitare la creazione di gruppi ai membri di un gruppo di sicurezza con appartenenza dinamica contenente, ad esempio, tutti i dipendenti a tempo pieno.
- Limitare la creazione di gruppi a un gruppo di sicurezza e richiedere agli utenti di completare la formazione nei criteri di utilizzo dei gruppi dell'organizzazione per diventare membri del gruppo di sicurezza.
Se si vuole limitare gli utenti che possono creare gruppi, vedere Gestire chi può creare gruppi di Microsoft 365 per informazioni su come configurare questo gruppo.
Eliminazione, ripristino e archiviazione del gruppo
Quando un gruppo di Microsoft 365 viene eliminato, per impostazione predefinita viene conservato per 30 giorni. Questo periodo di 30 giorni è definito di "eliminazione temporanea", perché è ancora possibile ripristinare il gruppo. Dopo 30 giorni, il gruppo e il contenuto associato vengono eliminati definitivamente e non possono essere ripristinati.
Se sono stati applicati criteri di conservazione per conservare chat, file o posta elettronica, tali elementi verranno conservati dopo l'eliminazione del gruppo. Per informazioni dettagliate, vedere Informazioni sui criteri di conservazione .
Per eliminare un gruppo ma conservare il contenuto da uno o più servizi connessi al gruppo, vedere Archiviare gruppi, team e Viva Engage per informazioni.
Criteri di denominazione dei gruppi
I criteri di denominazione dei gruppi consentono di gestire i gruppi in due modi:
- Un criterio di denominazione prefisso/suffisso può essere usato per applicare stringhe fisse o attributi Microsoft Entra all'inizio o alla fine di un nome di gruppo e il relativo indirizzo di posta elettronica associato. In questo modo, è possibile garantire l'inclusione, ad esempio, di nomi di reparto o aree nei nomi di gruppo.
- Un criterio di parole bloccate può garantire che determinate parole, ad esempio i nomi dei dirigenti, non vengano usate nei nomi di gruppo.
I criteri di denominazione vengono applicati quando vengono creati gruppi da uno dei servizi connessi al gruppo.
Per usare i criteri di denominazione per i gruppi, vedere Gruppi di Microsoft 365 criteri di denominazione.
Criteri di scadenza del gruppo
È possibile specificare un periodo di scadenza e qualsiasi gruppo che raggiunge la fine di tale periodo e non viene rinnovato verrà eliminato. Il periodo di scadenza inizia quando viene creato il gruppo o alla data dell'ultimo rinnovo.
Dopo aver impostato i gruppi per la scadenza:
- I proprietari del gruppo ricevono una notifica per rinnovare il gruppo quando la scadenza si avvicina.
- I gruppi attivi vengono rinnovati automaticamente.
- Tutti i gruppi non rinnovati vengono eliminati.
- Qualsiasi gruppo eliminato può essere ripristinato entro 30 giorni dai proprietari del gruppo o da un amministratore globale.
I criteri di scadenza sono un buon modo per limitare l'espansione dei gruppi assicurando che i gruppi che non sono più in uso vengano eliminati. Per creare un criterio di scadenza del gruppo, vedere Gruppi di Microsoft 365 Criteri di scadenza.
Argomenti correlati
Raccomandazioni per la pianificazione della governance della collaborazione