Come identificare il tipo di blocco applicato a una cassetta postale di Exchange Online

Questo articolo illustra come identificare i blocchi inseriti nelle cassette postali di Exchange Online in Microsoft Purview e Microsoft 365.

Microsoft Purview offre diversi modi in cui l'organizzazione può impedire l'eliminazione definitiva del contenuto delle cassette postali. Ciò consente all'organizzazione di conservare il contenuto per soddisfare le normative di conformità o durante le indagini legali e di altro tipo. Ecco un elenco delle funzionalità di conservazione (dette anche blocchi) in Microsoft Purview e Microsoft 365:

• Blocco per controversia legale: Blocchi applicati alle cassette postali degli utenti in Exchange Online.

• Blocco di eDiscovery: Blocchi associati a un caso di Microsoft Purview eDiscovery (Standard) nel portale di conformità di Microsoft Purview. I blocchi di eDiscovery possono essere applicati alle cassette postali degli utenti e alla cassetta postale corrispondente per i gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams.

• Blocco sul posto: blocchi applicati alle cassette postali degli utenti usando lo strumento di blocco & In-Place eDiscovery nell'interfaccia di amministrazione di Exchange in Exchange Online.

  Nota

  In-Place i blocchi sono stati ritirati e non è più possibile creare In-Place blocchi o applicarli alle cassette postali. Tuttavia, In-Place blocchi potrebbero essere ancora applicati alle cassette postali dell'organizzazione, motivo per cui sono inclusi in questo articolo. Per altre informazioni, vedere Ritiro degli strumenti legacy di eDiscovery.

• Criteri di conservazione di Microsoft Purview: Può essere configurato per conservare (o conservare ed eliminare) il contenuto nelle cassette postali degli utenti in Exchange Online e nella cassetta postale corrispondente per i gruppi di Microsoft 365 e Microsoft Teams. È anche possibile creare un criterio di conservazione per conservare le conversazioni di Skype for Business, archiviate nelle cassette postali degli utenti.

  Esistono due tipi di criteri di conservazione di Microsoft Purview che possono essere assegnati alle cassette postali.

  • Criteri di conservazione della posizione specifici: Si tratta di criteri assegnati ai percorsi del contenuto di utenti specifici. Usare il cmdlet Get-Mailbox in PowerShell di Exchange Online per ottenere informazioni sui criteri di conservazione assegnati a cassette postali specifiche. Per altre informazioni su questo tipo di criteri di conservazione, vedere la sezione Criteri con inclusioni o esclusioni specifiche dalla documentazione dei criteri di conservazione.
  • Criteri di conservazione a livello di organizzazione: Si tratta di criteri assegnati a tutte le posizioni del contenuto nell'organizzazione. Usare il cmdlet Get-OrganizationConfig in PowerShell di Exchange Online per ottenere informazioni sui criteri di conservazione a livello di organizzazione. Per altre informazioni su questo tipo di criteri di conservazione, vedere la sezione Criteri che si applicano a intere posizioni nella documentazione dei criteri di conservazione.

• Etichette di conservazione di Microsoft Purview: se un utente applica un'etichetta di conservazione di Microsoft Purview (configurata per conservare il contenuto o conservare e quindi eliminare il contenuto) a qualsiasi cartella o elemento nella cassetta postale, viene inserito un blocco nella cassetta postale come se la cassetta postale fosse stata inserita nel blocco per controversia legale o assegnata a un criterio di conservazione di Microsoft Purview. Per altre informazioni, vedere la sezione Identificazione delle cassette postali in attesa perché un'etichetta di conservazione è stata applicata a una cartella o a un elemento in questo articolo.

Per gestire le cassette postali in attesa, potrebbe essere necessario identificare il tipo di blocco inserito in una cassetta postale in modo da poter eseguire attività quali la modifica della durata del blocco, la rimozione temporanea o definitiva del blocco o l'esclusione di una cassetta postale da un criterio di conservazione di Microsoft Purview. In questi casi, il primo passaggio consiste nell'identificare il tipo di blocco inserito nella cassetta postale. Poiché più blocchi (e diversi tipi di blocchi) possono essere inseriti in una singola cassetta postale, è necessario identificare tutti i blocchi inseriti in una cassetta postale se si vuole rimuovere o modificare un blocco.

Passaggio 1: Ottenere il GUID per i blocchi inseriti in una cassetta postale

È possibile eseguire i due cmdlet seguenti in PowerShell di Exchange Online per ottenere il GUID dei blocchi inseriti in una cassetta postale. Dopo aver ottenuto un GUID, usarlo per identificare il blocco specifico nel passaggio 2. Un blocco per controversia legale non è identificato da un GUID. I blocchi per controversia legale sono abilitati o disabilitati per una cassetta postale.

• Get-Mailbox: Usare questo cmdlet per determinare se il blocco per controversia legale è abilitato per una cassetta postale e per ottenere i GUID per i blocchi di eDiscovery, i blocchi In-Place e i criteri di conservazione di Microsoft Purview assegnati a una cassetta postale. L'output di questo cmdlet indicherà anche se una cassetta postale è stata esplicitamente esclusa da un criterio di conservazione a livello di organizzazione.
• Get-OrganizationConfig: Usare questo cmdlet per ottenere i GUID per i criteri di conservazione a livello di organizzazione.

Per informazioni su come connettersi a PowerShell per Exchange Online, vedere Connettersi a PowerShell per Exchange Online.

Get-Mailbox

Eseguire il comando seguente per ottenere informazioni sui blocchi e sui criteri di conservazione di Microsoft Purview applicati a una cassetta postale.

Get-Mailbox <username> | FL LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds

Nella tabella seguente viene descritto come identificare tipi diversi di blocchi in base ai valori nella proprietà InPlaceHolds quando si esegue il cmdlet Get-Mailbox .

Get-OrganizationConfig

Se la proprietà InPlaceHolds è vuota quando si esegue il cmdlet Get-Mailbox , potrebbero essere ancora applicati uno o più criteri di conservazione di Microsoft Purview a livello di organizzazione alla cassetta postale. Eseguire il comando seguente in PowerShell di Exchange Online per ottenere un elenco di GUID per i criteri di conservazione di Microsoft Purview a livello di organizzazione.

Get-OrganizationConfig | FL InPlaceHolds

La tabella seguente descrive i diversi tipi di blocchi a livello di organizzazione e come identificare ogni tipo in base ai GUID contenuti nella proprietà InPlaceHolds quando si esegue il cmdlet Get-OrganizationConfig .

Per altre informazioni sui criteri di conservazione applicati a Microsoft Teams, vedere Informazioni sui criteri di conservazione per Microsoft Teams.

Informazioni sul formato del valore InPlaceHolds per i criteri di conservazione

Oltre al prefisso (mbx, skp o grp) che identifica un elemento nella proprietà InPlaceHolds come criterio di conservazione di Microsoft Purview, il valore contiene anche un suffisso che identifica il tipo di azione di conservazione configurata per il criterio. Ad esempio, il suffisso azione è evidenziato in grassetto negli esempi seguenti:

skp127d7cf1076947929bf136b7a2a8c36f :1

mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209 :2

grp1a0a132ee8944501a4bb6a452ec31171 :3

La tabella seguente definisce le tre possibili azioni di conservazione:

Per altre informazioni sulle azioni di conservazione, vedere la sezione Conservazione del contenuto per un periodo di tempo specifico .

Passaggio 2: Usare il GUID per identificare il blocco

Dopo aver ottenuto il GUID per un blocco applicato a una cassetta postale, il passaggio successivo consiste nell'usare tale GUID per identificare il blocco. Le sezioni seguenti illustrano come identificare il nome del blocco (e altre informazioni) usando il GUID di blocco.

Blocchi di eDiscovery

Eseguire i comandi seguenti in PowerShell sicurezza & conformità per identificare un blocco di eDiscovery applicato alla cassetta postale. Usare il GUID (escluso il prefisso UniH) per il blocco di eDiscovery identificato nel passaggio 1.

Per connettersi a Security & Compliance PowerShell, vedere Connect to Security & Compliance PowerShell.To connect to Security & Compliance PowerShell, see Connect to Security & Compliance PowerShell.

Il primo comando crea una variabile che contiene informazioni sul blocco. Questa variabile viene usata negli altri comandi. Il secondo comando visualizza il nome del caso di eDiscovery a cui è associato il blocco. Il terzo comando visualizza il nome del blocco e un elenco delle cassette postali a cui si applica il blocco.

$CaseHold = Get-CaseHoldPolicy <hold GUID without prefix>

Get-ComplianceCase $CaseHold.CaseId | FL Name

$CaseHold | FL Name,ExchangeLocation

blocchi In-Place

Eseguire il comando seguente in PowerShell di Exchange Online per identificare il blocco In-Place applicato alla cassetta postale. Usare il GUID per il blocco In-Place identificato nel passaggio 1. Il comando visualizza il nome del blocco e un elenco delle cassette postali a cui si applica il blocco.

Get-ComplianceSearch -Identity <hold GUID> | FL Name,SourceMailboxes

Se il GUID per il blocco In-Place inizia con il cld prefisso, assicurarsi di includere il prefisso quando si esegue il comando precedente.

Criteri di conservazione di Microsoft Purview

Connettersi a Security & Compliance PowerShell ed eseguire il comando seguente per identificare i criteri di conservazione di Microsoft Purview (percorso specifico o a livello di organizzazione) applicati alla cassetta postale. Usare il GUID (escluso il prefisso mbx, skp o grp o il suffisso di azione) identificato nel passaggio 1.

Get-RetentionCompliancePolicy <hold GUID without prefix or suffix> -DistributionDetail  | FL Name,*Location

Identificazione delle cassette postali in attesa perché è stata applicata un'etichetta di conservazione a una cartella o a un elemento

Ogni volta che un utente applica un'etichetta di conservazione configurata per conservare o conservare e quindi eliminare contenuto in qualsiasi cartella o elemento nella propria cassetta postale, la proprietà cassetta postale ComplianceTagHoldApplied è impostata su True. In questo caso, la cassetta postale viene trattata in modo analogo a se è stata messa in attesa, ad esempio quando è stata assegnata a un criterio di conservazione di Microsoft Purview o inserita in Blocco per controversia legale, tuttavia con alcune avvertenze. Quando la proprietà ComplianceTagHoldApplied è impostata su True, si verificano le operazioni seguenti:

• Se la cassetta postale o l'account Microsoft 365 dell'utente viene eliminato, la cassetta postale diventa una cassetta postale inattiva.
• Non è possibile disabilitare la cassetta postale (la cassetta postale primaria o la cassetta postale di archiviazione, se abilitata).
• Gli elementi eliminati dalla cassetta postale seguono uno dei due percorsi a seconda che siano etichettati o meno:
  • Gli elementi non etichettati seguiranno lo stesso percorso degli elementi eliminati quando non vengono applicati blocchi alla cassetta postale. Il tempo necessario per l'eliminazione definitiva di questi elementi è determinato dalla configurazione di conservazione degli elementi eliminati e dall'abilitazione o meno del ripristino di un singolo elemento per la cassetta postale.
  • Gli elementi etichettati verranno conservati all'interno della cartella elementi recuperabili nello stesso modo in cui verrebbero applicati i criteri di conservazione di Microsoft Purview, ma a livello di singolo elemento. Se più elementi hanno etichette diverse configurate per conservare o conservare ed eliminare il contenuto a intervalli diversi, ogni elemento verrà conservato in base alla configurazione dell'etichetta applicata.
• Altri blocchi, ad esempio i criteri di conservazione di Microsoft Purview, i blocchi di eDiscovery o il blocco per controversia legale, possono estendere per quanto tempo gli elementi etichettati vengono conservati in base ai principi di conservazione.

Per visualizzare il valore della proprietà ComplianceTagHoldApplied per una singola cassetta postale, eseguire il comando seguente in PowerShell di Exchange Online:

Get-Mailbox <username> | FL ComplianceTagHoldApplied

Per altre informazioni sulle etichette di conservazione, vedere Etichette di conservazione.

Gestione delle cassette postali in attesa ritardata

Dopo la rimozione di qualsiasi tipo di blocco da una cassetta postale, viene applicato un blocco di ritardo . Ciò significa che la rimozione effettiva del blocco viene ritardata di 30 giorni per evitare che i dati vengano eliminati definitivamente (eliminati) dalla cassetta postale. In questo modo gli amministratori hanno la possibilità di cercare o recuperare gli elementi della cassetta postale che verranno eliminati dopo la rimozione di un blocco. Un blocco di ritardo viene inserito in una cassetta postale la volta successiva che Managed Folder Assistant elabora la cassetta postale e rileva che un blocco è stato rimosso. In particolare, un blocco di ritardo viene applicato a una cassetta postale quando Managed Folder Assistant imposta una delle proprietà seguenti della cassetta postale su True:

• DelayHoldApplied: Questa proprietà si applica al contenuto correlato alla posta elettronica (generato da utenti che usano Outlook e Outlook sul Web) archiviato nella cassetta postale di un utente.
• DelayReleaseHoldApplied: Questa proprietà si applica al contenuto basato sul cloud (generato da app non Outlook come Microsoft Teams, Microsoft Forms e Microsoft Viva Engage) archiviato nella cassetta postale di un utente. I dati cloud generati da un'applicazione Microsoft sono in genere archiviati in una cartella nascosta nella casella di posta elettronica dell'utente.

Quando nella cassetta postale viene inserito un blocco di ritardo (quando una delle proprietà precedenti è impostata su True), la cassetta postale è ancora considerata in attesa per una durata illimitata, come se la casella fosse in Attesa di contenzioso. Dopo 30 giorni, il blocco di ritardo scade e Microsoft 365 tenterà automaticamente di rimuovere il blocco di ritardo impostando la proprietà DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldAppliedsu False, in modo che il blocco venga rimosso. Dopo che una di queste proprietà è impostata su False, gli elementi corrispondenti contrassegnati per la rimozione vengono eliminati la volta successiva in cui la cassetta postale viene elaborata da Managed Folder Assistant.

Per visualizzare i valori per le proprietà DelayHoldApplied e DelayReleaseHoldApplied per una cassetta postale, eseguire il comando seguente in PowerShell di Exchange Online.

Get-Mailbox <username> | FL *HoldApplied*

Per rimuovere il blocco di ritardo prima della scadenza, è possibile eseguire uno o entrambi i comandi seguenti in PowerShell di Exchange Online, a seconda della proprietà da modificare:

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayHoldApplied

Oppure

Set-Mailbox <username> -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Per usare i parametri RemoveDelayHoldApplied o RemoveDelayReleaseHoldApplied , è necessario assegnare il ruolo Blocco legale in Exchange Online.

Per rimuovere il blocco di ritardo in una cassetta postale inattiva, eseguire uno dei comandi seguenti in PowerShell di Exchange Online:

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayHoldApplied

Oppure

Set-Mailbox <DN or Exchange GUID> -InactiveMailbox -RemoveDelayReleaseHoldApplied

Per altre informazioni sull'uso di questi parametri per la gestione dei blocchi di ritardo, vedere Set-Mailbox.

Considerazioni sul ritardo del blocco

Quando si gestisce una cassetta postale in attesa di ritardo, tenere presente quanto segue:

• Se la proprietà DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldApplied è impostata su True e una cassetta postale (o l'account utente corrispondente) viene eliminata, la cassetta postale diventa una cassetta postale inattiva. Ciò avviene perché una cassetta postale viene considerata in attesa se una delle due proprietà è impostata su True e l'eliminazione di una cassetta postale in attesa comporta una cassetta postale inattiva. Per eliminare una cassetta postale e non renderla una cassetta postale inattiva, è necessario impostare entrambe le proprietà su False.
• Una cassetta postale viene considerata in attesa per una durata illimitata se la proprietà DelayHoldApplied o DelayReleaseHoldApplied è impostata su True. Ciò non significa tuttavia che tutto il contenuto nella cassetta postale venga conservato. Dipende dal valore impostato su ogni proprietà. Si supponga, ad esempio, che entrambe le proprietà siano impostate su True perché i blocchi vengono rimossi dalla cassetta postale. Rimuovere quindi solo il blocco di ritardo applicato ai dati cloud non di Outlook usando il parametro RemoveDelayReleaseHoldApplied . La volta successiva che Managed Folder Assistant elabora la cassetta postale, gli elementi non di Outlook contrassegnati per la rimozione vengono eliminati. Tutti gli elementi di Outlook contrassegnati per la rimozione non verranno eliminati perché la proprietà DelayHoldApplied è ancora impostata su True. Sarebbe anche vero il contrario: se DelayHoldApplied è impostato su False e DelayReleaseHoldApplied è impostato su True, verranno eliminati solo gli elementi di Outlook contrassegnati per la rimozione.

Come verificare che un criterio di conservazione a livello di organizzazione venga applicato a una cassetta postale

Quando un criterio di conservazione a livello di organizzazione viene applicato o rimosso a una cassetta postale, l'esportazione dei log di diagnostica delle cassette postali consente di essere certi che Exchange Online abbia applicato o rimosso i criteri di conservazione alla cassetta postale. Per visualizzare queste informazioni, è prima di tutto necessario convalidare alcuni elementi usando PowerShell di Exchange Online.

Ottenere i GUID per eventuali criteri di conservazione applicati in modo esplicito a una cassetta postale

Get-Mailbox <username> | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Ottenere i GUID per tutti i criteri di conservazione a livello di organizzazione applicati alle cassette postali

Get-OrganizationConfig | Select-Object -ExpandProperty InPlaceHolds

Ottenere la diagnostica delle cassette postali per HoldTracking

I log di diagnostica delle cassette postali di rilevamento dei blocchi mantengono una cronologia dei blocchi applicati a una cassetta postale utente.

$ht = Export-MailboxDiagnosticLogs <username> -ComponentName HoldTracking
$ht.MailboxLog | Convertfrom-Json

Esaminare i risultati dei log di diagnostica delle cassette postali

Se si raccolgono dati dal passaggio precedente, i dati risultanti potrebbero avere un aspetto simile al seguente:

ed : 0001-01-01T00:00:00.0000000Nascosto : mbx7cfb30345d454ac0a989ab3041051209:1Ht : 4LSD : 2020-03-23T18:24:37.1884606ZOsd : 2020-03-23T18:24:37.1884606Z

Usare la tabella seguente per comprendere ognuno dei valori precedenti elencati nel log di diagnostica.

Quando un criterio di conservazione non viene più applicato a una cassetta postale, l'utente verrà bloccato temporaneamente per impedire l'eliminazione del contenuto. È possibile disabilitare un blocco di ritardo eseguendo il Set-Mailbox -RemoveDelayHoldApplied comando .

Passaggi successivi

Dopo aver identificato i blocchi applicati a una cassetta postale, è possibile eseguire attività quali la modifica della durata del blocco, la rimozione temporanea o definitiva del blocco o l'esclusione di una cassetta postale inattiva da un criterio di conservazione di Microsoft Purview. Per altre informazioni sull'esecuzione di attività correlate ai blocchi, vedere uno degli articoli seguenti:

• Eseguire il comando Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <Policy Name> -AddExchangeLocationException <user mailbox> in Security & Compliance PowerShell per escludere una cassetta postale da un criterio di conservazione di Microsoft Purview a livello di organizzazione. Questo comando può essere utilizzato solo per i criteri di conservazione in cui il valore della proprietà ExchangeLocation è uguale Alla .
• Cambiare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva
• Eliminare una cassetta postale inattiva
• Eliminare gli elementi nella cartella Elementi recuperabili delle cassette postali basate su cloud con blocchi