Altre informazioni sulle cassette postali inattive

  • Articolo

Indicazioni per l'assegnazione di licenze di Microsoft 365 per sicurezza e conformità.

L'organizzazione potrebbe dover conservare l'indirizzo di posta elettronica di dipendenti precedenti dopo che lasciano l'organizzazione. In base ai requisiti di conservazione dell'organizzazione, potrebbe essere necessario conservare il contenuto della cassetta postale per pochi mesi o anni dopo il termine dell'impiego oppure potrebbe essere necessario conservare il contenuto della cassetta postale all'infinito. Indipendentemente dal periodo di conservazione della posta elettronica necessario, è possibile creare cassette postali inattive per conservare la cassetta postale degli ex dipendenti.

Consiglio

Se non si è un cliente E5, usare la versione di valutazione delle soluzioni Microsoft Purview di 90 giorni per esplorare in che modo funzionalità aggiuntive di Purview possono aiutare l'organizzazione a gestire le esigenze di sicurezza e conformità dei dati. Iniziare ora dall'hub delle versioni di valutazione Portale di conformità di Microsoft Purview. Informazioni dettagliate sull'iscrizione e le condizioni di valutazione.

Cosa sono le cassette postali inattive?

Quando un dipendente lascia l'organizzazione (o rimane in assenza estesa), è possibile rimuovere il proprio account Microsoft 365. I dati della cassetta postale del dipendente vengono conservati per 30 giorni dopo la rimozione dell'account. Durante questo periodo, è comunque possibile recuperare i dati della cassetta postale annullando l'recapito dell'account. Dopo 30 giorni, i dati vengono rimossi definitivamente.

Tuttavia, se viene applicato un blocco alla cassetta postale prima di eliminare l'account Microsoft 365, la cassetta postale verrà convertita in una cassetta postale inattiva. Le sezioni seguenti contengono informazioni sui blocchi che possono essere applicati con la conservazione di Microsoft 365 e i blocchi di eDiscovery.

Le cassette postali inattive sono utili quando l'organizzazione deve conservare il contenuto delle cassette postali degli ex dipendenti per motivi normativi o di altro tipo. Anche se qualsiasi tipo di blocco elencato in questo documento forza l'inattivo di una cassetta postale quando un oggetto utente viene eliminato, è consigliabile eseguire questa operazione applicando un criterio di conservazione o etichette di conservazione di Microsoft 365, verificare che il blocco sia applicato e quindi rimuovere l'account Microsoft 365 corrispondente. A quel punto, il contenuto della cassetta postale inattiva viene conservato per la durata del periodo di conservazione specificato prima dell'eliminazione dell'account utente. È comunque possibile ripristinare l'account utente corrispondente per un periodo di 30 giorni, ma dopo 30 giorni la cassetta postale viene conservata in Microsoft 365 come cassetta postale inattiva fino a quando i criteri di conservazione o le etichette di conservazione non vengono rimossi.

Importante

Come accennato in precedenza, è consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 per creare una cassetta postale inattiva:

  • In-Place i blocchi nell'interfaccia di amministrazione di Exchange sono ora ritirati. A partire dal 1° luglio 2020, non è stato possibile creare nuovi blocchi In-Place in Exchange Online. A partire dal 1° ottobre 2020, la durata dei blocchi sul posto non poteva più essere modificata. Qualsiasi cassetta postale inattiva con un blocco In-Place applicato può essere eliminata solo rimuovendo il blocco In-Place. Le cassette postali inattive esistenti che si trovano in In-Place blocco continueranno a essere mantenute fino alla rimozione del blocco. Per altre informazioni sul ritiro dei In-Place, vedere Ritiro degli strumenti legacy di eDiscovery.

  • Il blocco per controversia legale rimane supportato come metodo alternativo per conservare il contenuto in una cassetta postale e renderlo inattivo dopo l'eliminazione di un account utente. Tuttavia, in quanto tecnologia meno recente, è consigliabile usare invece la conservazione di Microsoft 365.

Quando sono presenti più blocchi sullo stesso contenuto, si applica il principio di conservazione e il contenuto viene conservato per il periodo più lungo.

Conferma dell'applicazione di un blocco a una cassetta postale

Sia che si applichi un criterio di conservazione di Microsoft 365, etichette di conservazione, blocco di eDiscovery, blocco per controversia legale o che si disponga di un blocco In-Place esistente, è possibile verificare che il blocco venga applicato correttamente alla cassetta postale tramite PowerShell. Se il blocco è stato configurato di recente, potrebbe essere necessario attendere che venga applicato alla cassetta postale.

Per evitare l'eliminazione accidentale o accidentale, è consigliabile confermare il blocco prima di eliminare l'account utente. Se il blocco non viene applicato, la cassetta postale non verrà convertita in una cassetta postale inattiva.

Per istruzioni, vedere Come identificare il tipo di blocco inserito in una cassetta postale di Exchange Online.

Cassette postali inattive e conservazione di Microsoft 365

Se un criterio di conservazione di Microsoft 365 viene applicato a una cassetta postale o a uno o più elementi di posta elettronica in una cassetta postale viene applicata un'etichetta di conservazione e quindi l'account utente di Microsoft 365 viene eliminato, la cassetta postale verrà convertita in una cassetta postale inattiva. Per la creazione della cassetta postale inattiva:

  • Le impostazioni di conservazione devono essere configurate per conservare il contenuto o conservare e quindi eliminare il contenuto. Se l'azione di conservazione è configurata per eliminare solo il contenuto, la cassetta postale non diventa inattiva quando l'account utente viene eliminato. Per le cassette postali inattive, è consigliabile usare l'opzione conserva e quindi elimina.

  • Le impostazioni di conservazione devono essere applicate a un percorso di conservazione associato a una cassetta postale di Exchange:

    • Posta elettronica di Exchange
    • Gruppi di Microsoft 365
    • Skype for Business
    • Cartelle pubbliche di Exchange
    • Messaggi del canale di Teams
    • Chat di Teams e interazioni con Copilot
    • Messaggi del canale privato di Teams
    • Viva Engage messaggi della community
    • Viva Engage messaggi utente

Per altre informazioni sulla conservazione Microsoft, vedere Informazioni sui criteri di conservazione e sulle etichette di conservazione.

Se si usa la conservazione di Microsoft 365 per creare una cassetta postale inattiva, le impostazioni di conservazione dei criteri di conservazione o delle etichette di conservazione continuano ad essere applicate alla cassetta postale inattiva. Ciò significa che se le impostazioni di conservazione sono configurate per conservare e quindi eliminare il contenuto, gli elementi verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili alla scadenza della durata di conservazione e quindi eliminati dalla cassetta postale inattiva. Se le impostazioni di conservazione non sono configurate per gli elementi eliminati, gli elementi che non sono stati eliminati definitivamente dall'utente (prima che la cassetta postale fosse resa inattiva) non verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili e verranno conservati per un periodo illimitato dopo che la cassetta postale diventa inattiva.

Consiglio

È possibile utilizzare la proprietà ComplianceTagHoldApplied per identificare se in una cassetta postale sono presenti elementi con una o più etichette di conservazione applicate per conservare o conservare ed eliminare il contenuto. Per altre informazioni, vedere Identificazione delle cassette postali in attesa perché è stata applicata un'etichetta di conservazione a una cartella o a un elemento.

Uso degli ambiti dei criteri adattivi per gestire la conservazione delle cassette postali inattive

Con gli ambiti dei criteri adattivi, è possibile applicare le impostazioni di conservazione in modo specifico alle cassette postali inattive. I vantaggi di questa configurazione includono:

  • È possibile soddisfare le normative o i criteri dell'organizzazione che richiedono periodi di conservazione diversi per i dipendenti attivi e gli ex dipendenti.

  • È possibile configurare le impostazioni di conservazione per conservare il contenuto delle cassette postali solo per tutto il tempo necessario per soddisfare i requisiti dell'organizzazione per gli ex dipendenti.

  • È possibile identificare rapidamente i criteri di conservazione assegnati alle cassette postali inattive nell'organizzazione, rendendo più semplice modificare le impostazioni di conservazione, se necessario.

  • È più semplice eliminare definitivamente una cassetta postale inattiva perché è possibile rimuoverla dai criteri configurando l'ambito adattivo per escluderla, in base agli attributi o alle proprietà della cassetta postale inattiva. In caso contrario, è necessario usare Exchange Online PowerShell prima di eliminare la cassetta postale.

Nota

A seconda della configurazione dell'ambito dei criteri adattivi, le cassette postali inattive potrebbero o meno essere incluse. Per specificare o escludere in modo specifico le cassette postali inattive da un ambito di criteri adattivi, vedere informazioni di configurazione per la posta elettronica di Exchange e le cartelle pubbliche di Exchange.

Uso di ambiti di criteri statici e cassette postali inattive

Se non si usano ambiti di criteri adattivi e si usa invece un ambito statico con la conservazione di Microsoft 365, considerare quanto segue:

  • Gli ambiti dei criteri statici includono le cassette postali inattive quando si usa la configurazione predefinita Tutte le cassette postali , ma non sono supportate per inclusioni o esclusioni specifiche. Tuttavia, se si include o si esclude un destinatario che dispone di una cassetta postale attiva al momento dell'applicazione del criterio e la cassetta postale successivamente diventa inattiva, le impostazioni di conservazione continuano ad essere applicate o escluse. In questo scenario si applicano ancora limiti specifici di inclusione ed esclusione .

    Nota

    Ciò significa anche che tutte le nuove impostazioni di conservazione di Microsoft 365 che usano un ambito statico applicato alla selezione predefinita di Tutte le cassette postali includeranno automaticamente tutte le cassette postali inattive esistenti.

  • Se si modifica la selezione predefinita di Tutte le cassette postali in modo da includere destinatari specifici, le impostazioni di conservazione per i criteri non verranno più applicate alle cassette postali inattive, che ora diventano idonee per l'eliminazione automatica.

  • Per rilasciare un criterio di conservazione applicato a una cassetta postale inattiva, vedere Rilascio di criteri per la conservazione.

Attenzione

Quando si usa la conservazione di Microsoft 365 per rendere inattiva una cassetta postale, non modificare o rimuovere il nome dell'entità utente (UPN) per la cassetta postale prima di eliminare l'account utente corrispondente. Inoltre, non modificare l'indirizzo SMTP primario (derivato dall'UPN) o rimuovere questo indirizzo di posta elettronica dall'elenco di indirizzi SMTP secondari associati alla cassetta postale prima di rendere la cassetta postale inattiva.

Se si modifica l'UPN o gli indirizzi di posta elettronica (assegnati alla cassetta postale al momento dell'applicazione delle impostazioni di conservazione) e quindi si elimina l'account utente per rendere inattiva la cassetta postale, non sarà possibile eliminare la cassetta postale inattiva se non è più necessario conservarla. Questo perché non è possibile rimuovere la cassetta postale inattiva dai criteri usando un UPN o un indirizzo di posta elettronica (per identificare la cassetta postale inattiva) diverso da quelli esistenti quando le impostazioni di conservazione sono state applicate inizialmente alla cassetta postale. Per altre informazioni sull'eliminazione di cassette postali inattive, vedere Eliminare una cassetta postale inattiva in Office 365.

Le cassette postali inattive e i blocchi dei casi di eDiscovery

Se un blocco associato a un caso di eDiscovery nel Portale di conformità di Microsoft Purview viene inserito in una cassetta postale e quindi la cassetta postale o l'account dell'utente viene eliminato, la cassetta postale diventa una cassetta postale inattiva. However, we don't recommend using eDiscovery case holds to make a mailbox inactive. That's because eDiscovery cases are intended for specific, time-bound cases related to a legal issue. At some point, a legal case will probably end and the holds associated with the case will be removed and the eDiscovery case will be closed. In fact, if a hold that's placed on an inactive mailbox is associated with an eDiscovery case, and then the hold is released or the eDiscovery case is closed (or deleted), the inactive mailbox will be permanently deleted. Inoltre, non è possibile creare un blocco di eDiscovery basato sul tempo. Ciò significa che il contenuto di una cassetta postale inattiva viene conservato per sempre o finché il blocco non viene rimosso e la cassetta postale inattiva non viene eliminata. È pertanto consigliabile usare la conservazione di Microsoft 365 per le cassette postali inattive.

Per altre informazioni sulle differenze tra i blocchi di eDiscovery e la conservazione di Microsoft 365, vedere Quando usare i criteri di conservazione e le etichette di conservazione o i blocchi di eDiscovery.

Cassette postali inattive e archivi a espansione automatica

Non è possibile ripristinare o ripristinare una cassetta postale inattiva configurata con un archivio a espansione automatica. Se, per motivi di conformità, è necessario ripristinare i dati da una cassetta postale inattiva con un archivio a espansione automatica, usare la ricerca di contenuto per esportare i dati dalla cassetta postale. Questa azione è supportata solo a scopo di eDiscovery e non può essere usata come soluzione di backup. Per istruzioni sull'uso della ricerca di contenuto per il ripristino dei dati per eDiscovery, vedere gli articoli seguenti:

Le cassette postali inattive e i criteri di conservazione di Exchange MRM

L'applicazione di criteri di conservazione di Exchange (la funzionalità gestione dei record di messaggistica o MRM in Exchange Online) non crea una cassetta postale inattiva quando l'account utente viene eliminato.

Tuttavia, se questo criterio di conservazione MRM è stato applicato a una cassetta postale prima che diventasse inattivo, tutti i criteri di eliminazione (tag di conservazione MRM configurati con un'azione Elimina ) continueranno a essere elaborati nella cassetta postale inattiva. Ciò significa che gli elementi contrassegnati con un criterio di eliminazione mrm verranno spostati nella cartella Elementi ripristinabili alla scadenza del periodo di conservazione. Questi elementi vengono eliminati dalla cassetta postale inattiva quando scade la durata di attesa. Se la durata di attesa non è specificata per la cassetta postale inattiva, gli elementi della cartella Recupera elementi verranno conservati all'infinito.

Al contrario, tutti i criteri di archiviazione (tag di conservazione MRM configurati con un'azione MoveToArchive ) inclusi nei criteri di conservazione MRM assegnati a una cassetta postale inattiva vengono ignorati. Questo significa che gli elementi in una cassetta postale inattiva contrassegnati con un criterio di archiviazione rimarranno nella cassetta postale principale quando scade il periodo di conservazione. Non vengono spostati nella cassetta postale di archiviazione o nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale di archiviazione. Verranno conservati a tempo indeterminato.

Passaggi successivi

Per rendere una cassetta postale inattiva e gestirla, ad esempio il ripristino, il ripristino e l'eliminazione, vedere Creare e gestire cassette postali inattive.