Query con parole chiave e condizioni di ricerca per eDiscovery

Questo articolo descrive le proprietà disponibili per trovare contenuto in posta elettronica e chat in Exchange Online e documenti e file archiviati in SharePoint e OneDrive for Business usando gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel Portale di conformità di Microsoft Purview.

Sono inclusi Ricerca contenuto, Microsoft Purview eDiscovery (Standard) e Microsoft Purview eDiscovery (Premium) (le ricerche eDiscovery in eDiscovery (Premium) sono chiamate raccolte). È anche possibile usare i cmdlet *-ComplianceSearch in PowerShell Sicurezza & Conformità per cercare queste proprietà.

Questo articolo descrive anche:

• Uso di operatori di ricerca booleani, condizioni di ricerca e altre tecniche di query di ricerca per perfezionare i risultati della ricerca.
• Ricerca di comunicazioni di vari tipi correlati a specifici dipendenti e progetti in un intervallo di tempo specifico.
• Ricerca di contenuto del sito correlato a un progetto specifico, dipendenti e/o soggetti durante un periodo di tempo specifico.

Per istruzioni dettagliate su come creare ricerche eDiscovery diverse, vedere:

• Ricerca contenuto
• Cercare contenuto in eDiscovery (Standard)
• Creare una stima della raccolta in eDiscovery (Premium)

Suggerimenti pratici per la ricerca

• Il fuso orario per tutte le ricerche è UTC (Coordinated Universal Time). La modifica dei fusi orari per l'organizzazione non è attualmente supportata. Le impostazioni di visualizzazione del fuso orario nella visualizzazione di ricerca sono applicabili solo ai valori nella colonna Dati e non influiscono sui timestamp sugli elementi raccolti.
• Le ricerche con parole chiave non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole. Ad esempio, cat e CAT restituiscono gli stessi risultati.
• Gli operatori booleani AND, OR, NOT e NEAR devono essere maiuscoli.
• L'uso delle virgolette arresta i caratteri jolly e tutte le operazioni all'interno delle virgolette.
• Uno spazio tra due parole chiave o due property:value espressioni è uguale all'uso di OR. Ad esempio, from:"Sara Davis" subject:reorganization restituisce tutti i messaggi inviati da Sara Davis o i messaggi che contengono la parola riorganizzazione nella riga dell'oggetto. Tuttavia, l'uso di una combinazione di spazi e condizionali OR in una singola query può causare risultati imprevisti. È consigliabile usare spazi o OR in una singola query.
• Usare una sintassi corrispondente al property:value formato. I valori non fanno distinzione tra maiuscole e minuscole e non possono avere uno spazio dopo l'operatore. Se è presente uno spazio, il valore previsto è una ricerca full-text. Ad esempio to: pilarp , cerca "pilarp" come parola chiave, anziché per i messaggi inviati a pilarp.
• Quando si cerca una proprietà relativa al destinatario, come To (A), From (Da), Cc (Cc) o Recipients (Destinatari), è possibile utilizzare un indirizzo SMTP, un alias o un nome visualizzato per denotare un destinatario. Ad esempio, è possibile usare pilarp@contoso.com, pilarp o "Pilar Pinilla".
• È possibile usare solo ricerche di prefisso; ad esempio cat* o set*. Le ricerche con suffisso (*cat), le ricerche infix (c*t) e le ricerche sottostringhe (*cat*) non sono supportate.
• Quando si ricerca una proprietà, utilizzare le virgolette doppie (" ") se il valore della ricerca è costituito da più parole. Ad esempio, subject:budget Q1 restituisce messaggi che contengono budget nella riga dell'oggetto e che contengono Q1 in qualsiasi punto del messaggio o in una delle proprietà del messaggio. L'uso subject:"budget Q1" di restituisce tutti i messaggi che contengono il budget Q1 in qualsiasi punto della riga dell'oggetto.
• Per escludere i contenuti contrassegnati con un determinato valore della proprietà dai risultati della ricerca, inserire un segno meno (-) prima del nome della proprietà. Ad esempio, -from:"Sara Davis" esclude tutti i messaggi inviati da Sara Davis.
• È possibile esportare gli elementi in base al tipo di messaggio. Ad esempio, per esportare conversazioni e chat Skype in Microsoft Teams, usare la sintassi kind:im. Per restituire solo i messaggi di posta elettronica, usare kind:email. Per restituire chat, riunioni e chiamate in Microsoft Teams, usare kind:microsoftteams.
• Durante la ricerca nei siti, è necessario aggiungere la fine / dell'URL quando si usa la path proprietà per restituire solo gli elementi in un sito specificato. Se non si include l'oggetto finale, vengono restituiti /anche gli elementi di un sito con un nome di percorso simile. Ad esempio, se si usano path:sites/HelloWorld , verranno restituiti anche gli elementi dei siti denominati sites/HelloWorld_East o sites/HelloWorld_West . Per restituire elementi solo dal sito HelloWorld, è necessario usare path:sites/HelloWorld/.
• La lingua/area geografica della query deve essere definita nella query di ricerca prima di raccogliere il contenuto.
• Durante la ricerca di messaggi di posta elettronica nelle cartelle inviate , l'uso dell'indirizzo SMTP per il mittente non è supportato. Gli elementi nella cartella Sent contengono solo nomi visualizzati.

Ricerca di contenuto in Exchange Online

Gli amministratori sono spesso incaricati di scoprire chi sapeva cosa quando nel modo più efficiente ed efficace possibile per rispondere alle richieste relative a controversie in corso o potenziali, indagini interne e altri scenari. Queste richieste sono spesso urgenti, coinvolgono più team stakeholder e hanno un impatto significativo se non vengono completate in modo tempestivo. Sapere come trovare le informazioni corrette è fondamentale per gli amministratori per completare correttamente le ricerche e aiutare le organizzazioni a gestire i rischi e i costi associati ai requisiti di eDiscovery.

Quando viene inviata una richiesta di eDiscovery, spesso sono disponibili solo informazioni parziali per consentire all'amministratore di iniziare a raccogliere contenuto che potrebbe essere correlato a una particolare indagine. La richiesta può includere nomi di dipendenti, titoli di progetto, intervalli di date approssimative quando il progetto era attivo e non molto altro. Da queste informazioni, l'amministratore deve creare query per trovare contenuto pertinente nei servizi di Microsoft 365 per determinare le informazioni necessarie per un determinato progetto o oggetto. La comprensione del modo in cui le informazioni vengono archiviate e gestite per questi servizi consente agli amministratori di trovare in modo più efficiente ciò di cui hanno bisogno in modo rapido ed efficace.

Email, chat, riunioni, Microsoft 365 Copilot e Microsoft Copilot dati dell'attività (richieste utente e risposte copilot) vengono tutti archiviati in Exchange Online. Molte proprietà di comunicazione sono disponibili per la ricerca di elementi inclusi in Exchange Online. Alcune proprietà, ad esempio From, Sent, Subject e To, sono univoche per determinati elementi e non sono rilevanti per la ricerca di file o documenti in SharePoint e OneDrive for Business. L'inclusione di questi tipi di proprietà durante la ricerca tra carichi di lavoro può talvolta portare a risultati imprevisti.

Ad esempio, per trovare contenuto correlato a dipendenti specifici (Utente 1 e Utente 2), associato a un progetto denominato Tradewinds, e durante il periodo da gennaio 2020 a gennaio 2022, è possibile usare una query con le proprietà seguenti:

• Aggiungere le posizioni di Exchange Online dell'utente 1 e dell'utente 2 come origini dati al caso
• Selezionare le posizioni di Exchange Online dell'utente 1 e dell'utente 2 come percorsi di raccolta
• Per parola chiave, usare Tradewinds
• Per Intervallo di date usare l'intervallo dal 1° gennaio 2020 al 31 gennaio 2022

Proprietà di posta elettronica disponibili per la ricerca

Nella tabella seguente sono elencate le proprietà dei messaggi di posta elettronica in cui è possibile eseguire ricerche tramite gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel portale di conformità o tramite il cmdlet New-ComplianceSearch o Set-ComplianceSearch .

Nella tabella è presente un esempio della sintassi di property:value per ciascuna proprietà e una descrizione dei risultati di ricerca restituiti dagli esempi. È possibile immettere queste property:value coppie nella casella delle parole chiave per una ricerca di eDiscovery.

Espansione del destinatario

Durante la ricerca in una delle proprietà del destinatario (Da, A, Cc, Ccn, Partecipanti e Destinatari), Microsoft 365 tenta di espandere l'identità di ogni utente cercandoli in Microsoft Entra ID. Se l'utente viene trovato in Microsoft Entra ID, la query viene espansa per includere l'indirizzo di posta elettronica (o UPN) dell'utente, l'alias, il nome visualizzato e LegacyExchangeDN. Ad esempio, una query, ad participants:ronnie@contoso.com esempio, si espande in participants:ronnie@contoso.com OR participants:ronnie OR participants:"Ronald Nelson" OR participants:"<LegacyExchangeDN>".

Per impedire l'espansione del destinatario, aggiungere un carattere jolly (asterisco) alla fine dell'indirizzo di posta elettronica e usare un nome di dominio ridotto; Ad esempio, participants:"ronnie@contoso*" assicurarsi di racchiudere l'indirizzo di posta elettronica tra virgolette doppie.

Tuttavia, tenere presente che impedire l'espansione del destinatario nella query di ricerca può comportare la mancata restituzione di elementi pertinenti nei risultati della ricerca. Email messaggi in Exchange possono essere salvati con formati di testo diversi nei campi del destinatario. L'espansione del destinatario ha lo scopo di mitigare questo fatto restituendo messaggi che possono contenere formati di testo diversi. Pertanto, impedire l'espansione del destinatario può comportare la mancata restituzione di tutti gli elementi rilevanti per l'indagine.

Ricerca di contenuto in SharePoint e OneDrive

Quando si cercano documenti e file in SharePoint o OneDrive for Business, può essere opportuno modificare l'approccio alla query in base ai metadati per i documenti e i file di interesse. I file e i documenti hanno proprietà rilevanti, ad esempio Author, Created, CreatedBy, FileName, LastModifiedTime e Title. La maggior parte di queste proprietà non è rilevante quando si cerca il contenuto delle comunicazioni in Exchange Online e l'uso di queste proprietà può causare risultati imprevisti se usato sia nei documenti che nelle comunicazioni. Inoltre, FileName e Title di un documento potrebbero non essere uguali e l'uso di uno o dell'altro per cercare un file con contenuto specifico potrebbe portare a risultati diversi o imprecisi. Tenere presenti queste proprietà durante la ricerca di contenuto di documenti e file specifici in SharePoint e OneDrive for Business.

Ad esempio, per trovare contenuto correlato ai documenti creati dall'utente 1, per un progetto denominato Tradewinds, per file specifici denominati Financials e da gennaio 2020 a gennaio 2022, è possibile usare una query con le proprietà seguenti:

• Aggiungere il sito OneDrive for Business dell'utente 1 come origini dati al caso
• Selezionare il sito OneDrive for Business dell'utente 1 come percorso di raccolta
• Aggiungere altri percorsi del sito di SharePoint correlati al progetto come percorsi di raccolta
• Per FileName usare Financials
• Per parola chiave, usare Tradewinds
• Per Intervallo di date usare l'intervallo dal 1° gennaio 2020 al 31 gennaio 2022

Proprietà dei siti disponibili per la ricerca

Nella tabella seguente sono elencate le proprietà di SharePoint e OneDrive for Business che è possibile cercare usando gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel Portale di conformità di Microsoft Purview o usando New-ComplianceSearch o il cmdlet Set-ComplianceSearch.

Nella tabella è presente un esempio della sintassi di property:value per ciascuna proprietà e una descrizione dei risultati di ricerca restituiti dagli esempi.

Proprietà dei contatti ricercabili

Nella tabella seguente sono elencate le proprietà dei contatti indicizzate e che è possibile cercare usando gli strumenti di ricerca di eDiscovery. Queste sono le proprietà disponibili per gli utenti da configurare per i contatti (detti anche contatti personali) che si trovano nella rubrica personale della cassetta postale di un utente. Per cercare i contatti, è possibile selezionare le cassette postali da cercare e quindi usare una o più proprietà dei contatti nella query delle parole chiave.

Operatori di ricerca

Gli operatori di ricerca booleani, ad esempio AND, OR e NOT, consentono di definire ricerche più precise includendo o escludendo parole specifiche nella query di ricerca. Altre tecniche, ad esempio l'uso di operatori di proprietà (ad >= esempio o ..), virgolette, parentesi e caratteri jolly, consentono di perfezionare una query di ricerca. Nella tabella seguente vengono elencati gli operatori che è possibile utilizzare per circoscrivere o ampliare i risultati della ricerca.

Condizioni di ricerca

È possibile aggiungere condizioni a una query di ricerca per limitare una ricerca e restituire un set di risultati più perfezionato. Ogni condizione aggiunge una clausola alla query di ricerca KQL creata ed eseguita all'avvio della ricerca.

• Condizioni per le proprietà comuni
• Condizioni per le proprietà della posta
• Condizioni per le proprietà dei documenti
• Operatori utilizzati con condizioni
• Linee guida per l'uso di condizioni
• Esempi

Condizioni per le proprietà comuni

Creare una condizione utilizzando le proprietà comuni quando si cercano cassette postali e siti nella stessa ricerca. Nella tabella seguente sono elencate le proprietà disponibili da utilizzare per l'aggiunta di una condizione.

Condizioni per le proprietà della posta

Creare una condizione usando le proprietà di posta elettronica durante la ricerca di cassette postali o cartelle pubbliche in Exchange Online. Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà della posta elettronica che è possibile utilizzare per una condizione. Queste proprietà sono un subset delle proprietà di posta elettronica descritte in precedenza. Queste descrizioni vengono ripetute per comodità.

Condizioni per le proprietà dei documenti

Creare una condizione usando le proprietà dei documenti durante la ricerca di documenti in SharePoint e OneDrive for Business siti. Nella tabella seguente vengono elencate le proprietà dei documenti che è possibile utilizzare per una condizione. Queste proprietà sono un subset delle proprietà del sito descritte in precedenza. Queste descrizioni vengono ripetute per comodità.

Operatori utilizzati con condizioni

Quando si aggiunge una condizione, è possibile selezionare un operatore pertinente al tipo di proprietà per la condizione. Nella tabella seguente vengono descritti gli operatori utilizzati con condizioni e ne vengono elencati gli equivalenti utilizzati nella query di ricerca.

Linee guida per l'uso di condizioni

Tenere presente quanto segue quando si utilizzano le condizioni di ricerca.

• Una condizione è collegata logicamente alla query con parola chiave (specificata nella relativa casella) dall'operatore AND. Ciò significa che, per essere inclusi nei risultati, gli elementi devono soddisfare sia la query con parola chiave, sia la condizione. Ecco in che modo le condizioni aiutano a limitare i risultati.

• Se si aggiungono due o più condizioni a una query di ricerca (condizioni che specificano proprietà diverse), queste sono collegate logicamente dall'operatore AND. Ciò significa che vengono restituiti solo gli elementi che soddisfano tutte le condizioni (oltre alle query con parole chiave).

• Se si aggiunge più di una condizione per la stessa proprietà, tali condizioni vengono collegate logicamente dall'operatore OR. Ciò significa che vengono restituiti gli elementi che soddisfano la query con parola chiave e una delle condizioni. Pertanto, i gruppi con le stesse condizioni vengono collegati tra loro dall'operatore OR, quindi gli insiemi di condizioni univoche vengono collegati dall'operatore AND.

• Se si aggiungono più valori (separati da virgole o due punti) a una singola condizione, tali valori vengono collegati dall'operatore OR. Di conseguenza, vengono restituiti elementi se contengono uno qualsiasi dei valori specificati per la proprietà nella condizione.

• Qualsiasi condizione che usa un operatore con logica Contains e Equals restituirà risultati di ricerca simili per ricerche di stringhe semplici. Una semplice ricerca di stringhe è una stringa nella condizione che non include un carattere jolly. Ad esempio, una condizione che usa Uguale a qualsiasi di restituirà gli stessi elementi di una condizione che usa Contiene uno qualsiasi di.

• La query di ricerca creata usando la casella delle parole chiave e le condizioni viene visualizzata nella pagina Cerca nel riquadro dei dettagli per la ricerca selezionata. In una query, tutti gli elementi a destra della notazione (c:c) indicano le condizioni aggiunte alla query. (c:c) non deve essere usato nelle query con enetering manuale e non è uguale a AND o OR.

• Le condizioni aggiungono solo proprietà alla query di ricerca; non aggiungono operatori. Ecco perché la query visualizzata nel riquadro dei dettagli non mostra gli operatori a destra della (c:c) notazione. KQL aggiunge gli operatori logici (in base alle regole illustrate in precedenza) quando viene eseguita la query.

• È possibile usare il controllo trascinamento della selezione per ricontrollarne l'ordine delle condizioni. Selezionare il controllo per una condizione e spostarlo verso l'alto o verso il basso.

• Come spiegato in precedenza, alcune proprietà della condizione consentono di digitare più valori (separati da punti e virgola). Ogni valore è connesso logicamente dall'operatore OR e restituisce la query (filetype=docx) OR (filetype=pptx) OR (filetype=xlsx). La figura seguente mostra un esempio di una condizione con più valori.

  

  Nota

  Non è possibile aggiungere più condizioni selezionando Aggiungi condizione per la stessa proprietà. È invece necessario fornire più valori per la condizione ,separati da punti e virgola, come illustrato nell'esempio precedente.

Esempi

Gli esempi seguenti mostrano la versione basata su GUI di una query di ricerca con condizioni, la sintassi della query di ricerca visualizzata nel riquadro dei dettagli della ricerca selezionata (restituita anche dal cmdlet Get-ComplianceSearch ) e la logica della query KQL corrispondente.

Esempio 1

In questo esempio vengono restituiti elementi di posta elettronica o documenti contenenti la parola chiave "report", che sono stati inviati o creati prima del 1° aprile 2021 e che contengono la parola "northwind" nel campo oggetto dei messaggi di posta elettronica o nella proprietà title dei documenti. La query esclude le pagine Web che soddisfano gli altri criteri della ricerca.

GUI:

Sintassi della query di ricerca:

report(c:c)(date<2021-04-01)(subjecttitle:"northwind")(-filetype:aspx)

Logica di query di ricerca:

report AND (date<2021-04-01) AND (subjecttitle:"northwind") NOT (filetype:aspx)

Esempio 2

In questo esempio vengono restituiti i messaggi di posta elettronica o le riunioni del calendario inviati tra il 1° dicembre 2019 e il 30 novembre 2020 e contenenti parole che iniziano con "telefono" o "smartphone".

GUI:

Sintassi della query di ricerca:

phone* OR smartphone*(c:c)(sent=2019-12-01..2020-11-30)(kind="email")(kind="meetings")

Logica di query di ricerca:

phone* OR smartphone* AND (sent=2019-12-01..2020-11-30) AND ((kind="email") OR (kind="meetings"))

Caratteri speciali

Alcuni caratteri speciali non sono inclusi nell'indice di ricerca e pertanto non sono ricercabili. Sono inclusi anche i caratteri speciali che rappresentano gli operatori di ricerca nella query di ricerca. Di seguito è riportato un elenco di caratteri speciali sostituiti da uno spazio vuoto nella query di ricerca effettiva o che causano un errore di ricerca.

+ - = : ! @ # % ^ & ; _ / ? ( ) [ ] { }

Tipi di dati sensibili disponibili per la ricerca

È possibile usare gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel portale di conformità per cercare dati sensibili, ad esempio numeri di carta di credito o numeri di previdenza sociale, archiviati in documenti in SharePoint e OneDrive for Business siti. A tale scopo, è possibile utilizzare la SensitiveType proprietà e il nome (o l'ID) di un tipo di informazioni riservate in una query con parole chiave. Ad esempio, la query SensitiveType:"Credit Card Number" restituisce i documenti che contengono un numero di carta di credito. La query SensitiveType:"U.S. Social Security Number (SSN)" restituisce i documenti che contengono un numero di previdenza sociale statunitense.

Per visualizzare un elenco dei tipi di informazioni sensibili che è possibile cercare, passare a Classificazioni> dei datiTipi di informazioni sensibili nel portale di conformità. In alternativa, è possibile usare il cmdlet Get-DlpSensitiveInformationType in PowerShell Security & Compliance per visualizzare un elenco di tipi di informazioni riservate.

Limitazioni per la ricerca di tipi di dati sensibili

• Per cercare tipi di informazioni sensibili personalizzati, è necessario specificare l'ID del tipo di informazioni riservate nella SensitiveType proprietà . L'uso del nome di un tipo di informazioni sensibili personalizzato (come illustrato nell'esempio per i tipi di informazioni sensibili predefiniti nella sezione precedente) non restituirà alcun risultato. Usare la colonna Server di pubblicazione nella pagina Tipi di informazioni sensibili nel portale di conformità (o nella proprietà Server di pubblicazione in PowerShell) per distinguere tra tipi di informazioni riservate predefiniti e tipi di informazioni sensibili personalizzati. I tipi di dati sensibili predefiniti hanno un valore per Microsoft Corporation la proprietà Publisher .

  Per visualizzare il nome e l'ID per i tipi di dati sensibili personalizzati nell'organizzazione, eseguire il comando seguente in PowerShell sicurezza & conformità:

  Get-DlpSensitiveInformationType | Where-Object {$_.Publisher -ne "Microsoft Corporation"} | FT Name,Id
  

  È quindi possibile utilizzare l'ID nella SensitiveType proprietà di ricerca per restituire i documenti che contengono il tipo di dati sensibili personalizzato, ad esempio SensitiveType:7e13277e-6b04-3b68-94ed-1aeb9d47de37

• Non è possibile usare i tipi di informazioni riservate e la SensitiveType proprietà di ricerca per cercare i dati sensibili inattivi nelle cassette postali Exchange Online. Sono inclusi 1:1 messaggi di chat, 1:N messaggi di chat di gruppo e conversazioni del canale del team in Microsoft Teams perché tutto questo contenuto è archiviato nelle cassette postali. Tuttavia, è possibile usare i criteri di prevenzione della perdita dei dati (DLP) per proteggere i dati di posta elettronica sensibili in transito. Per altre informazioni, vedere Informazioni sulla prevenzione della perdita dei dati e Cercare e trovare i dati personali.

Ricerca di contenuti dei siti condivisi con utenti esterni

È anche possibile usare gli strumenti di ricerca di eDiscovery nel portale di conformità per cercare i documenti archiviati in SharePoint e OneDrive for Business siti condivisi con persone esterne all'organizzazione. Ciò consente di identificare informazioni proprietarie o sensibili condivise all'esterno dell'organizzazione. A tale scopo, è possibile usare la ViewableByExternalUsers proprietà in una query con parole chiave. Questa proprietà restituisce documenti o siti condivisi con utenti esterni usando uno dei metodi di condivisione seguenti:

• Invito alla condivisione che richiede agli utenti di accedere all'organizzazione come utente autenticato.
• Collegamento guest anonimo, che consente a chiunque abbia questo collegamento di accedere alla risorsa senza dover essere autenticato.

Ecco alcuni esempi:

• La query ViewableByExternalUsers:true AND SensitiveType:"Credit Card Number" restituisce tutti gli elementi che sono stati condivisi con persone esterne all'organizzazione e contengono un numero di carta di credito.
• La query ViewableByExternalUsers:true AND ContentType:document AND site:"https://contoso.sharepoint.com/Sites/Teams" restituisce un elenco di documenti in tutti i siti del team dell'organizzazione condivisi con utenti esterni.

Cosa viene considerato contenuto condiviso con persone esterne all'organizzazione? Documenti in SharePoint dell'organizzazione e OneDrive for Business siti condivisi inviando un invito alla condivisione o condivisi in posizioni pubbliche. Ad esempio, le attività utente seguenti generano contenuto visualizzabile da utenti esterni:

• Un utente condivide un file o una cartella con una persona esterna all'organizzazione.
• Un utente crea e invia un collegamento a un file condiviso a una persona esterna all'organizzazione. Questo collegamento consente all'utente esterno di visualizzare (o modificare) il file.
• Un utente invia un invito alla condivisione o un collegamento guest a una persona esterna all'organizzazione per visualizzare (o modificare) un file condiviso.

Problemi relativi all'utilizzo della proprietà ViewableByExternalUsers

Anche se la ViewableByExternalUsers proprietà rappresenta lo stato della condivisione di un documento o di un sito con utenti esterni, esistono alcune avvertenze su ciò che questa proprietà fa e non riflette. Negli scenari seguenti il valore della ViewableByExternalUsers proprietà non verrà aggiornato e i risultati di una query di ricerca che usa questa proprietà potrebbero non essere accurati.

• Modifiche ai criteri di condivisione, ad esempio la disattivazione della condivisione esterna per un sito o per l'organizzazione. La proprietà mostrerà comunque i documenti condivisi in precedenza come accessibili esternamente, anche se l'accesso esterno potrebbe essere stato revocato.
• Modifiche all'appartenenza ai gruppi, ad esempio l'aggiunta o la rimozione di utenti esterni ai gruppi di sicurezza di Gruppi di Microsoft 365 o Microsoft 365. La proprietà non verrà aggiornata automaticamente per gli elementi a cui il gruppo ha accesso.
• Invio di inviti di condivisione a utenti esterni in cui il destinatario non ha accettato l'invito e pertanto non ha ancora accesso al contenuto.

In questi scenari, la ViewableByExternalUsers proprietà non riflette lo stato di condivisione corrente fino a quando il sito o la raccolta documenti non viene rieseguire la ricerca per indicizzazione e la reindicizzazione.

Ricerca di contenuto del sito condiviso all'interno dell'organizzazione

Come spiegato in precedenza, è possibile usare la SharedWithUsersOWSUser proprietà in modo da cercare i documenti condivisi tra gli utenti dell'organizzazione. Quando una persona condivide un file (o una cartella) con un altro utente all'interno dell'organizzazione, un collegamento al file condiviso viene visualizzato nella pagina Condivisi con l'utente corrente nell'account OneDrive for Business della persona con cui è stato condiviso il file. Ad esempio, per cercare i documenti condivisi con Sara Davis, è possibile usare la query SharedWithUsersOWSUser:"sarad@contoso.com". Se si esportano i risultati di questa ricerca, verranno scaricati i documenti originali (che si trovano nella posizione del contenuto della persona che ha condiviso i documenti con Sara).

I documenti devono essere condivisi in modo esplicito con un utente specifico per essere restituiti nei risultati della ricerca quando si usa la SharedWithUsersOWSUser proprietà . Ad esempio, quando una persona condivide un documento nel proprio account OneDrive, ha la possibilità di condividerlo con chiunque (all'interno o all'esterno dell'organizzazione), condividerlo solo con persone all'interno dell'organizzazione o condividerlo con una persona specifica. Ecco uno screenshot della finestra Condividi in OneDrive che mostra le tre opzioni di condivisione.

Solo i documenti condivisi tramite la terza opzione (condivisa con utenti specifici) verranno restituiti da una query di ricerca che utilizza la SharedWithUsersOWSUser proprietà .

Ricerca di conversazioni Skype for Business

È possibile usare la query di parole chiave seguente per cercare in modo specifico il contenuto nelle conversazioni Skype for Business:

kind:im

La query di ricerca precedente restituisce anche chat da Microsoft Teams. Per evitare questo errore, è possibile limitare i risultati della ricerca in modo da includere solo Skype for Business conversazioni usando la query della parola chiave seguente:

kind:im AND subject:conversation

La query con parola chiave precedente esclude le chat in Microsoft Teams perché Skype for Business conversazioni vengono salvate come messaggi di posta elettronica con una riga oggetto che inizia con la parola "Conversazione".

Per cercare Skype for Business conversazioni che si sono verificate all'interno di un intervallo di date specifico, usare la query della parola chiave seguente:

kind:im AND subject:conversation AND (received=startdate..enddate)

Limiti dei caratteri per le ricerche

È previsto un limite di 4.000 caratteri per le query di ricerca durante la ricerca di contenuto nei siti di SharePoint e negli account di OneDrive. Ecco come viene calcolato il numero totale di caratteri nella query di ricerca:

• I caratteri nella query di ricerca di parole chiave (inclusi i campi utente e filtro) vengono conteggiati in base a questo limite.
• I caratteri in qualsiasi proprietà location(ad esempio gli URL per tutti i siti di SharePoint o i percorsi di OneDrive in cui viene eseguita la ricerca) vengono conteggiati rispetto a questo limite.
• I caratteri in tutti i filtri delle autorizzazioni di ricerca applicati all'utente che esegue il conteggio della ricerca rispetto al limite.

Per altre informazioni sui limiti dei caratteri, vedere Limiti di ricerca di eDiscovery.