Pianificare la posta elettronica in ingresso per una farm di SharePoint Server

SI APPLICA A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

La funzionalità di posta elettronica in ingresso di SharePoint Server consente ai siti di SharePoint di ricevere e archiviare messaggi di posta elettronica e allegati in elenchi e raccolte. Questo articolo consente agli amministratori di comprendere le scelte necessarie prima di distribuire la funzionalità di posta elettronica in ingresso.

Informazioni sulla posta elettronica in arrivo

La funzionalità di posta elettronica in arrivo consente ai team di archiviare il messaggio di posta elettronica inviato ad altri membri del team senza aprire il sito di SharePoint e caricare il contenuto inviato tramite posta elettronica. Ciò è possibile perché la maggior parte dei tipi di elenchi e raccolte può essere assegnata a un indirizzo di posta elettronica univoco.

Importante:

MinRole gestisce ora la funzionalità di posta elettronica in ingresso in SharePoint Server 2016. La funzionalità di posta elettronica in ingresso può essere usata solo nei ruoli MinRole seguenti:

• Applicazione

• Applicazione con ricerca

• Server farm singola

• Personalizzato

MinRole non gestisce il servizio di posta elettronica in ingresso nel ruolo del server personalizzato. Tuttavia, gli amministratori della farm di SharePoint possono attivare e disattivare questo servizio in ogni server a cui è assegnato il ruolo server personalizzato. Per altre informazioni, vedere Planning for a MinRole server deployment in SharePoint Server 2016 .For more information see Planning for a MinRole server deployment in SharePoint Server 2016.

Prima di configurare la posta elettronica in ingresso, è necessario eseguire le attività seguenti:

• Lo scenario di base si applica semplicemente a una singola server farm. Se si usa lo scenario di base, ogni applicazione SharePoint o server front-end deve eseguire il servizio SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) e il servizio applicazione Web di SharePoint Foundation.

• Lo scenario avanzato si applica principalmente a più server farm. Se si usa lo scenario avanzato, è possibile usare uno o più server nella server farm per eseguire il servizio SMTP e avere un indirizzo server SMTP valido. In alternativa, è necessario conoscere il nome di un server esterno alla farm che esegue il servizio SMTP e il percorso della cartella di ricezione della posta elettronica.

Per altre informazioni sull'installazione del servizio SMTP, vedere Configurare la posta elettronica in ingresso per una farm di SharePoint Server.

Decisioni chiave per la pianificazione della posta elettronica in arrivo

Quando si pianifica la posta elettronica in ingresso, è necessario decidere se usare uno scenario di base o avanzato, come descritto nelle sezioni seguenti.

Utilizzo di uno scenario di base

È possibile abilitare uno scenario di posta elettronica in ingresso di base installando il servizio SMTP nel server che esegue SharePoint Server e abilitando la posta elettronica in ingresso usando la modalità impostazioni automatica con tutte le impostazioni predefinite. In questo scenario, la posta elettronica viene recapitata direttamente al server SMTP e SharePoint Server verifica periodicamente la presenza di posta elettronica nella cartella di rilascio della posta elettronica predefinita configurata automaticamente dal servizio SMTP.

La selezione della modalità impostazioni automatica e l'accettazione di tutte le impostazioni predefinite è il modo più semplice per abilitare la posta elettronica in arrivo perché tutte le impostazioni di configurazione sono fatte per te e, quindi, è necessaria poca esperienza. Questa configurazione soddisfa le esigenze della maggior parte delle organizzazioni.

È possibile abilitare uno scenario di posta elettronica in ingresso di base nei passaggi seguenti:

1. L'amministratore del server usa l'Aggiunta guidata ruoli e funzionalità per installare la funzionalità server SMTP nel server che si desidera ricevere la posta elettronica in arrivo. In tal modo viene installato e avviato il servizio SMTP in tale server.

2. L'amministratore della farm abilita la posta elettronica in ingresso usando la modalità impostazioni automatica e accettando tutti i valori predefiniti.

3. L'amministratore della raccolta siti abilita la funzionalità di posta elettronica in ingresso nelle raccolte e negli elenchi in cui desidera archiviare la posta elettronica in ingresso e assegna ogni raccolta ed elenca un indirizzo di posta elettronica univoco nel formato indirizzo@ SMTPserveraddress, sharedfiles@SMTPserver.contoso.comad esempio .

Quando gli utenti inviano messaggi di posta elettronica all'indirizzo di un elenco o di una raccolta, SharePoint Server rileva che il nuovo messaggio di posta elettronica è stato recapitato e lo invia all'elenco o alla raccolta appropriata in base all'indirizzo di posta elettronica.

Se si usa lo scenario di base, è possibile ignorare il resto di questo articolo. Se si usa lo scenario avanzato, sarà necessario eseguire procedure aggiuntive. Per altre informazioni, vedere Configurare la posta elettronica in ingresso per una farm di SharePoint Server.

Utilizzo di uno scenario avanzato

Per gli amministratori più avanzati sono disponibili scelte aggiuntive, alcune delle quali richiedono più esperienza per la distribuzione rispetto alla scelta dello scenario di base con tutte le opzioni predefinite. In questa sezione vengono descritte le opzioni di configurazione seguenti:

• Servizio di gestione directory di SharePoint

• Indirizzo visualizzato del server di posta elettronica in ingresso

• Server di posta elettronica sicuro

• Cartella ricezione posta elettronica

Se si usa lo scenario avanzato per configurare la posta elettronica in ingresso, sarà necessario eseguire procedure aggiuntive. Per altre informazioni, vedere Configurare la posta elettronica in ingresso per una farm di SharePoint Server.

Servizio di gestione directory di SharePoint

Il servizio Gestione directory di SharePoint connette i siti di SharePoint alla directory degli utenti dell'organizzazione per fornire funzionalità di posta elettronica avanzate. Il vantaggio dell'uso di questo servizio è che consente agli utenti di creare e gestire gruppi di distribuzione della posta elettronica dai siti di SharePoint. Questo servizio crea anche contatti nella directory degli utenti dell'organizzazione in modo che gli utenti possano trovare elenchi di SharePoint abilitati per la posta elettronica nelle rubriche. Tuttavia, l'uso del servizio Gestione directory di SharePoint richiede una maggiore gestione perché comunica con Active Directory Domain Services (AD DS).

È possibile configurare il servizio di gestione directory di SharePoint utilizzando la modalità impostazioni automatica o avanzata. È possibile scegliere di abilitare il servizio di gestione directory di SharePoint nella propria server farm di SharePoint oppure utilizzare il servizio di gestione directory di SharePoint di un'altra farm. Un vantaggio dell'utilizzo del servizio in esecuzione in un'altra farm è costituito dalla gestione centralizzata (nell'altra farm) delle autorizzazioni di Active Directory.

Per abilitare questo servizio in un server o in una farm, l'account del pool di applicazioni di Amministrazione centrale usato da SharePoint Server deve avere accesso in scrittura al contenitore specificato in Active Directory. A tal fine, un amministratore di Active Directory deve configurare l'unità organizzativa e le relative autorizzazioni. L'utilizzo del servizio di gestione directory di SharePoint in una farm remota offre il vantaggio di non richiedere l'intervento di un amministratore di Active Directory per creare e configurare l'unità organizzativa se questa esiste già.

Uno scenario tipico di gestione directory prevede i passaggi seguenti:

1. Un amministratore della raccolta siti crea un nuovo gruppo di SharePoint.

2. L'amministratore sceglie di creare una lista di distribuzione da associare al gruppo di SharePoint e assegna un indirizzo di posta elettronica a tale lista di distribuzione.

3. Nel tempo, l'amministratore aggiunge e rimuove utenti dal gruppo di SharePoint. Quando vengono aggiunti e rimossi utenti dal gruppo, il servizio di gestione directory di SharePoint li aggiunge e rimuove automaticamente dalla lista di distribuzione, archiviata nel servizio directory Active Directory. Poiché le liste di distribuzione sono associate a un gruppo di SharePoint specifico, questa lista di distribuzione è disponibile per tutti i membri di tale gruppo di SharePoint.

4. Per impostazione predefinita, gli indirizzi di posta elettronica vengono generati automaticamente per le aree discussioni e i calendari nei siti del team e quindi aggiunti alla lista di distribuzione del team. Gli indirizzi di posta elettronica per questi due elenchi saranno nel formato seguente, per impostazione predefinita: GroupAddress.discussions e GroupAddress.calendar.

5. Includendo gli indirizzi di posta elettronica per le aree discussioni e i calendari nella lista di distribuzione, tutti gli inviti alla posta elettronica e alle riunioni inviati a questa lista di distribuzione verranno archiviati nel sito del team.

Opzioni di configurazione del servizio di gestione directory di SharePoint

Quando si configura il servizio di gestione directory di SharePoint per creare gruppi di distribuzione e contatti in Active Directory, è necessario fornire le informazioni seguenti:

• Nome del contenitore Active Directory nel quale verranno creati i nuovi gruppi di distribuzione e contatti. Il nome deve essere indicato nel formato seguente:

  OU= ContainerName, DC= DomainName, DC= TopLevelDomainName

  Esempio

  OU=SharePointContacts,DC=Contoso,DC=com

• Nome del server SMTP da usare per la posta elettronica in ingresso (o accettare il server SMTP predefinito, se esistente). Il nome deve essere indicato nel formato seguente:

  Server.subdomain.domain.top-level_domain

  Ad esempio, SharePointServer.supporto.contoso.com

• Se accettare messaggi solo da utenti autenticati.

• Se consentire agli utenti di creare gruppi di distribuzione dai siti di SharePoint. Se si sceglie sì per questa opzione, è inoltre possibile scegliere se gli utenti possono eseguire una combinazione qualsiasi delle azioni seguenti:

  • Creare un nuovo gruppo di distribuzione.

  • Modificare l'indirizzo di posta elettronica di un gruppo di distribuzione.

  • Modificare il titolo e la descrizione di un gruppo di distribuzione.

  • Eliminare un gruppo di distribuzione.

Quando si configura il servizio di gestione directory di SharePoint per creare gruppi di distribuzione e contatti utilizzando un servizio di gestione directory di SharePoint remoto, è necessario fornire le informazioni seguenti:

• URL del servizio di gestione directory remota, ad esempio http://server:adminport/_vti_bin/SharePointE-mailWS.asmx.

• Nome del server SMTP da usare per la posta elettronica in ingresso.

• Se accettare messaggi solo da utenti autenticati.

• Se consentire agli utenti di creare gruppi di distribuzione dai siti di SharePoint.

Indirizzo visualizzato del server di posta elettronica in ingresso

Gli amministratori possono specificare l'indirizzo del server di posta elettronica che verrà visualizzato nelle pagine Web quando gli utenti creano un indirizzo di posta elettronica in ingresso per un sito, un elenco o un gruppo. Questa impostazione viene spesso usata con il servizio di gestione directory di SharePoint per fornire un indirizzo del server di posta elettronica più semplice per gli utenti da digitare, mylist@example.comad esempio .

Server di posta elettronica sicuro

È possibile configurare SharePoint Server in modo che accetti la posta elettronica da qualsiasi server di posta elettronica o solo da un'applicazione server di posta elettronica sicura.

È possibile ottenere i vantaggi seguenti instradando la posta elettronica tramite un server di posta elettronica sicuro:

• Autenticazione utente Il servizio SMTP non può autenticare gli utenti che inviano messaggi di posta elettronica al sito, ma Exchange Server può. L'amministratore del server può usare il sito Web Amministrazione centrale SharePoint per specificare che il sistema accetta la posta elettronica dagli utenti autenticati solo se il messaggio di posta elettronica viene inviato tramite Exchange Server.

• Filtro della posta indesiderata Exchange Server fornisce filtri per la posta indesiderata per eliminare la posta elettronica commerciale non richiesta prima che venga inoltrata alla destinazione, in questo caso il server che esegue SharePoint Server. Un'altra tecnica che può ridurre la posta indesiderata consiste nel consentire ai membri del sito del team di archiviare la posta elettronica solo negli elenchi in cui sono state concesse autorizzazioni di scrittura ai membri.

• Protezione da virus Exchange Server offre protezione antivirus per la posta elettronica instradata attraverso di esso.

Cartella ricezione posta elettronica

Se il servizio SMTP è in esecuzione in un altro server rispetto al server SharePoint, è necessario specificare il percorso da cui SharePoint Server recupera la posta elettronica in arrivo. Specificare la cartella di rilascio della posta elettronica in modo che SharePoint Server sappia da dove recuperare la posta elettronica in arrivo. Tuttavia, se si specifica una cartella di rilascio della posta elettronica specifica, SharePoint Server non è in grado di rilevare le modifiche di configurazione nel server di posta elettronica remoto che recapita il messaggio di posta elettronica alla cartella di rilascio. Ciò significa che se un amministratore configura il server di posta elettronica per non recapitare più la posta elettronica a questa cartella, SharePoint Server non è in grado di rilevare che la configurazione è stata modificata e pertanto non sarà in grado di recuperare i file dal nuovo percorso.

Opzioni di configurazione e modalità impostazioni

Gli amministratori della farm dispongono di due modalità di impostazione da cui scegliere quando si abilita la posta elettronica in ingresso: automatica e avanzata. Come descritto nella sezione "Utilizzo di uno scenario di base", è possibile scegliere la modalità impostazioni automatica con impostazioni predefinite. Per la modalità impostazioni automatica è comunque possibile scegliere opzioni aggiuntive.

La tabella seguente descrive le opzioni di configurazione e indica se sono configurate nella pagina Configura impostazioni posta elettronica in ingresso in Amministrazione centrale usando la modalità impostazioni automatiche o la modalità impostazioni avanzate.

Le modalità di impostazioni avanzate e automatiche sono simili in quanto consentono agli amministratori della farm di configurare il servizio Gestione directory di SharePoint e l'indirizzo del server di posta elettronica da visualizzare nelle pagine Web. Queste modalità di impostazioni differiscono in quanto la modalità impostazioni automatiche sostituisce la possibilità di scegliere i server di posta elettronica da cui accettare la posta elettronica con la possibilità di specificare la cartella in cui viene eliminato il messaggio di posta elettronica. SharePoint Server usa questa cartella di rilascio della posta elettronica per rilevare nuovi messaggi di posta elettronica.

Vedere anche

Concetti

Configurare la posta elettronica in ingresso per una farm di SharePoint Server

Pianificare la posta elettronica in uscita per una farm di SharePoint Server

Configurare la posta elettronica in uscita per una farm di SharePoint Server