Eseguire l'onboarding di nuovi dipendenti nell'organizzazione

È possibile rendere l'onboarding dei nuovi dipendenti (anche noto come NEO) un'esperienza ottimale promuovendo un ambiente di lavoro ibrido all-in-one in cui i nuovi dipendenti possono trovare risorse importanti, incontrare persone nell'organizzazione e prepararsi per avere successo nel nuovo ruolo.

Quando si entra in una nuova organizzazione, sapere dove si trovano le risorse, a chi accedere per ottenere assistenza e come trovare materiale di formazione in un ambiente organizzato e personalizzato aiuterà i nuovi dipendenti a esplorare l'organizzazione in modo efficiente. Questo articolo si propone di aiutare a creare un ambiente di onboarding accogliente per i nuovi dipendenti che usano gli strumenti di lavoro moderni di Microsoft.

Come creare un'esperienza di onboarding virtuale:

• Pianificazione e implementazione di un'esperienza end-to-end basata su strumenti, risorse e iniziative dell'organizzazione
• Hosting di un evento di benvenuto virtuale per condividere risorse e introdurre collaboratori di onboarding
• Utilizzo di un modello di sito SharePoint per fornire una base iniziale per i nuovi membri del team
• Creazione di un elenco di controllo per l'onboarding personalizzato tramite il modello di elenco di controllo per l'onboarding
• Cura di un'esperienza di formazione per i nuovi membri del team usando Viva Learning
  

Panoramica di come creare un'esperienza di onboarding

Icona	Fase	Attività
	Piano	- Ambito del gruppo di destinatari - Eseguire il mapping dell'esperienza di onboarding dei dipendenti - Esaminare Microsoft 365 di onboarding - Prendere in considerazione la creazione di una nuova community di supporto per i dipendenti in Viva Engage
	Build	- Prendere in considerazione l'uso di un evento live per accogliere e orientare i nuovi membri del team - Includere partner come responsabili delle assunzioni, imprenditori e risorse umane nel processo di pianificazione - Pianificare la gestione del contenuto NEO nel tempo - Creare un sito di onboarding usando il modello di onboarding Nuovo dipendente - Personalizzare un modello di elenco di controllo per l'onboarding negli elenchi di Microsoft 365 - Preparare un sondaggio per richiedere feedback al termine dell'onboarding
	Lancio	- Inviare inviti, istruzioni e risorse Outlook Mail e Calender. - Raccogliere informazioni dettagliate da ogni piattaforma usata per misurare le prestazioni complessive del processo di onboarding dei dipendenti - Usare il feedback per informare la sessione di onboarding successiva.

Pianificare l'esperienza di onboarding

Passaggio 1: ambito del gruppo di destinatari e degli obiettivi	Passaggio 2: Eseguire il mapping dell'esperienza di onboarding	Passaggio 3: esaminare gli Microsoft 365 di distribuzione
- Determinare le esigenze e le dimensioni del gruppo di destinatari. -Definire i risultati finali e i risultati desiderati dell'esperienza di onboarding -Stabilire tono e messaggistica	-Stabilire e caricare la sequenza temporale -Definire quali attività di onboarding devono essere completate - Assegnare priorità alle attività di onboarding -Curare i materiali di apprendimento -Richiedere spesso feedback	- Scegliere gli strumenti di onboarding più adatti alle proprie esigenze.

Considerazioni sulla pianificazione:

• Anche prima del primo giorno di lavoro di un nuovo dipendente, saranno necessarie alcune informazioni su NEO prima dell'evento stesso. Prendere in considerazione un sito di SharePoint pre-onboarding che possa aiutare i nuovi dipendenti a raccogliere i documenti necessari e a prepararsi per l'evento NEO non appena firmano la lettera di offerta.
• Alcuni nuovi dipendenti non possono partecipare all'evento NEO di persona. Valutare se è meglio preregistrare un evento che può essere visualizzato alle persone che non possono partecipare di persona o se è possibile trasmettere in diretta streaming l'evento di persona e i nuovi dipendenti remoti possono partecipare online.
• Indipendentemente dal fatto che la partecipazione all'evento NEO sia di persona o in remoto, il gruppo di destinatari NEO dovrà accedere alle stesse risorse nei dispositivi desktop e mobili.

Passaggio 1: iniziare determinando il profilo e le dimensioni del gruppo di destinatari

I nuovi dipendenti avranno diversi background, ruoli e esperienza professionale. Alcuni nuovi dipendenti potranno partecipare a un evento di persona, mentre altri potranno partecipare solo in remoto. Alcuni strumenti e risorse dovranno essere accessibili da un dispositivo mobile. Le stesse risorse dovranno essere disponibili indipendentemente dal nuovo metodo di orientamento dei dipendenti.

Le dimensioni del gruppo di onboarding determineranno le piattaforme e le risorse usate. Altre informazioni sulla definizione del profilo del gruppo di destinatari e sull'ambito delle dimensioni del gruppo di destinatari.

Gruppi di 1-19	Gruppi di 20 o più
Office (PowerPoint, word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections Spazi SharePoint	Office (PowerPoint, word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections Spazi SharePoint Viva Engage

Definire il risultato desiderato e il contenuto di priorità

Dedicare del tempo a definire l'aspetto dell'esito al termine dell'orientamento. In molte organizzazioni, l'onboarding avviene per più di una parte dell'azienda, valuta la possibilità di offrire una struttura di onboarding che consenta al nuovo dipendente di acquisire familiarità con l'organizzazione e con il team con cui sta lavorando. Valuta la possibilità di configurare moduli che guidano i dipendenti nell'onboarding e li consentono di conoscere i loro progressi.

Considerare il tono e la messaggistica per il processo di onboarding

Far sentire i nuovi dipendenti benvenuti e desiderosi di entrare a far parte dell'organizzazione. Utilizzare PowerPoint per preparare un messaggio ben fatto che elenca i vari vantaggi e le risorse che i nuovi dipendenti possono sfruttare come membri dell'organizzazione. Introdurli alla cultura dell’azienda, illustrando storia aziendale, aneddoti e altro ancora.

Passaggio 2: mappare l'esperienza di onboarding ideale dei dipendenti

Dall'inizio all'orientamento al primo giorno del lavoro, il nuovo percorso dei dipendenti ha un impatto enorme sul successo di tale dipendente. Assicurarsi che al nuovo dipendente vengano forniti gli strumenti migliori per iniziare mappando l'esperienza di onboarding dei nuovi dipendenti.

R. Stabilire una sequenza temporale di onboarding

Determinare il tempo necessario per il processo di onboarding in base al ruolo e al livello di esperienza professionale. Considerare la frequenza con cui i nuovi membri del team devono seguire corsi di formazione e partecipare a eventi che li connettono con la leadership e con il resto dell'organizzazione.

B. Definire l'ambito e il contenuto delle attività più importanti

Creare risultati finali che consentono di sapere che ogni dipendente ha raggiunto la piena competenza in un argomento specifico importante per il lavoro. Questo può essere conoscere l'azienda stessa, strumenti specifici, aspettative organizzative e altro ancora.

C. Raccogliere, definire le priorità e organizzare risorse e contenuto

Quando si entra in un nuovo ambiente, comprendere l'ordine in cui i risultati finali devono essere completati può essere un punto cieco per i nuovi dipendenti. Aiutali a definire la priorità dei risultati finali di onboarding in modo da indicarli come prioritari. Questo potrebbe essere semplice come scriverli o integrare Elenchi Microsoft. Scoprire come usare gli Elenchi Microsoft per aiutare i dipendenti a eseguire l'onboard.

D. Creare un'esperienza di formazione personalizzata

Quali materiali di apprendimento sono necessari per contribuire al successo del nuovo dipendente? Curare i moduli di apprendimento per ogni dipendente che li aiuta a orientarli in base alle esigenze dell'organizzazione, alle esigenze del team e agli strumenti con cui lavora ogni giorno. Altre informazioni sull'uso di Viva Learning.

E. Ottenere feedback lungo la strada

L'obiettivo di ogni processo di onboarding è assicurarsi che ogni nuovo dipendente si senta completamente in grado di avere successo nel nuovo lavoro. Ricevere un feedback onesto al termine del processo di onboarding è il modo migliore per colmare le lacune e migliorare l'onboarding per i dipendenti in arrivo. Scopri cosa ha funzionato e cosa potrebbe essere migliorato creando sondaggi semplici e accurati. Ulteriori informazioni su come ottenere commenti e suggerimenti tramite Microsoft Forms.

Passaggio 3: esaminare gli strumenti di onboarding di Microsoft 365

Un'ottima opzione è quella di usare Teams live meeting, eventi live e funzionalità di chat per accogliere nuovi dipendenti e offrire un'esperienza coinvolgente per coloro che possono partecipare di persona e in remoto. Indirizzare gli utenti a informazioni e contatti in un sito per comunicazioni di SharePoint. Provare a usare un canale NEO Viva Engage in cui i nuovi utenti possono porre domande e ottenere risposte. È anche possibile prendere in considerazione l'uso di spazi di SharePoint per corsi di formazione virtuale o tour di strutture. Quindi, riunire il tutto usando Viva Connections, che integra il contenuto di SharePoint in Microsoft Teams.

• Riunione di Microsoft Teams: le riunioni in Teams includono audio, video e condivisione dello schermo e sono ideali per comunicare con gruppi di meno di 300 persone. Teams può essere utilizzato per le riunioni che si verificano di persona, in remoto o in una combinazione dei due. Inoltre, la riunione può essere registrata e condivisa con i nuovi dipendenti che non hanno potuto partecipare alla riunione.

• Sito di comunicazione SharePoint - Creare una comunicazione SharePoint tramite il modello di sito di onboardingdei nuovi dipendenti. Usare il sito per indirizzare i nuovi dipendenti a risorse, contatti e conversazioni rilevanti in nuovi dipendenti Viva Engage community.

• Viva Engage canale: creare un canale Viva Engage solo per i nuovi dipendenti. Scegliere di creare un canale NEO per l'intera organizzazione o area geografica o di creare canali per ogni nuovo gruppo di nuovi dipendenti. Usare quindi la web part Viva Engage nel sito NEO di SharePoint per integrare la conversazione con altre risorse e contatti.

• Microsoft Viva: i moduli Viva sono esperienze personalizzate dei dipendenti visualizzate come app in Microsoft Teams. Usare Viva Connections per trasferire risorse e strumenti di onboarding in un'unica posizione. Il contenuto nell'esperienza Viva Connections può essere destinato a gruppi di destinatari specifici. Usare Viva Learning per gestire i moduli di apprendimento per ogni dipendente che consentono di orientarli in base alle esigenze aziendali, alle esigenze del team e agli strumenti con cui lavoreranno quotidianamente.

• Spazi di SharePoint:usare SharePoint Spaces per creare una piattaforma immersiva che consenta ai nuovi dipendenti di fare un tour virtuale del campus.

Creare la nuova esperienza di onboarding dei dipendenti

Creare l'esperienza di onboarding dei dipendenti una piattaforma alla volta. Gli strumenti elencati qui possono essere collegati tra loro fornendo un percorso di onboarding accurato e connesso per il nuovo dipendente.

Creare un sito di onboarding usando SharePoint

Creare un sito di comunicazione interno che funge da casa per i nuovi dipendenti. Questo sito deve disporre risorse, risultati finali e informazioni aziendali in modo organizzato e organizzato. Questo sito deve inoltre contenere le informazioni più aggiornate per garantire che il nuovo dipendente abbia tutto il necessario per avere successo. Provare a organizzare le attività in questo sito in modo che segnalino la priorità. Elencare gli elementi che devono essere completati per primi nella parte superiore. In questo modo i dipendenti potranno organizzare il lavoro nell'onboarding al meglio delle proprie capacità e offrire a ogni nuovo dipendente lo stesso punto di partenza.

Microsoft offre un nuovo modello di sito di comunicazione di SharePoint personalizzabile per l'onboarding dei dipendenti che consente di iniziare. Introduzione ai modelli di sito di SharePoint

Usare le riunioni live per amministrare l'orientamento di un dipendente virtuale

Con l'emergere del lavoro virtuale, avere tempo davanti ad altre persone dell'organizzazione è ancora importante per assicurarsi che i dipendenti possano comunicare con leader, colleghi e porre domande importanti. Utilizzare Microsoft Teams per amministrare l'orientamento dei dipendenti virtuali.

È possibile rendere questo evento live divertente e coinvolgente offrendo ai dipendenti l'opportunità di comunicare tra loro nella finestra di chat di Teams o consentire ai dipendenti di porre domande sulla fotocamera o tramite le domande e risposte moderate negli eventi live di Teams. Altre informazioni sugli eventi live di Teams.

Offrire ai dipendenti un tour del campus usando SharePoint Spaces

SharePoint Spaces è uno strumento che offre esperienze online immersive tramite web part 2D e 3D. Guidare i nuovi dipendenti attraverso un tour virtuale a 360 gradi del campus. Incorporare collegamenti e web part utili che forniscono informazioni importanti e aiutano il dipendente a completare le attività di onboarding. Altre informazioni su Spazi SharePoint.

Aiutare i nuovi dipendenti a definire la priorità dei risultati finali con Elenchi Microsoft

Quando si immette un nuovo ambiente, è importante comprendere l'ordine in cui completare le attività di onboarding. Aiutali a definire la priorità dei risultati finali di onboarding in modo da indicarli come prioritari. Prendere in considerazione l'uso di Elenchi Microsoft ed elencare i modelli e aggiungerli come schede nel canale Teams Nuovo dipendente per un facile accesso. È inoltre possibile integrare l’elenco nel nuovo sito di onboarding SharePoint del dipendente tramite la web part Elenco.

Usare Viva Connections e integrarsi con altre esperienze Microsoft Viva

Aiuta a orientare i nuovi dipendenti fornendo loro le informazioni, le risorse e gli aggiornamenti aziendali più importanti regolarmente. Viva Connections è una piattaforma digitale basata sulle funzionalità esistenti di Microsoft 365 che consente alle organizzazioni di personalizzare le esperienze dei dipendenti e ottenere l'accesso alle informazioni più importanti degli strumenti e delle risorse più usati su dispositivi desktop e mobili. Altre informazioni sulla creazione di esperienze di onboarding con Microsoft Viva.

Integrare più moduli Viva per creare un'esperienza di onboarding avanzata

Nell'immagine precedente viene usato Viva Connections per visualizzare schede che si integrano con altre esperienze Viva. Creare una scheda collegata a Viva Insights per aiutare i nuovi membri del team a comprendere come dedicare tempo in modo produttivo e aiutare i manager a fornire indicazioni migliori sulla gestione del tempo. Altre informazioni su Viva Insights e su come contribuisce a proteggere e organizzare l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

Una scheda separata si integra con Topics, che consente di risolvere un problema aziendale chiave in molte aziende, fornendo le informazioni agli utenti quando ne hanno bisogno. Ad esempio, i nuovi dipendenti devono apprendere rapidamente molte nuove informazioni e incontrano termini di cui non sanno nulla quando leggono le informazioni aziendali. Altre informazioni su come Topics possono essere utili per la gestione delle conoscenze.

Viva Learning è un'applicazione per Microsoft Teams che consente agli utenti di individuare, consigliare e accedere ai moduli di apprendimento da piattaforme diverse per consentire agli utenti di acquisire conoscenze in qualsiasi area di interesse specifica. Viva Learning esegue il pull di contenuto da LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training e altri partner. Usare Viva Learning per gestire i moduli di apprendimento per ogni dipendente che consentono di orientarli in base alle esigenze aziendali, alle esigenze del team e agli strumenti con cui lavoreranno quotidianamente.

In Viva Learning, i responsabili di un'organizzazione o di un team possono assegnare l'apprendimento e tenere traccia dello stato di apprendimento di ogni modulo. La visualizzazione home Viva Learning aggrega un'ampia gamma di informazioni, tra cui il contenuto assegnato dai sistemi di gestione dell'apprendimento, le apprendizioni consigliate, il contenuto di tendenza e le librerie di contenuto del provider di apprendimento. Altre informazioni su Viva Learning.

Altre informazioni sui moduli Viva:

Creare community virtuali per i nuovi dipendenti in Viva Engage

Offrire ai nuovi dipendenti l'opportunità di connettersi tra loro e creare una community virtuale di supporto in Viva Engage. Viva Engage è una piattaforma che connette leader, comunicatori e dipendenti per creare community, condividere conoscenze e interagire in tutta l'organizzazione. Viva Engage consente di configurare una community specifica per i nuovi dipendenti all'interno della piattaforma organizzativa.

Naturalmente, i dipendenti riceveranno le informazioni in momenti diversi nel processo di onboarding. La creazione di uno spazio in cui i nuovi dipendenti possono creare una community per se stessi offre loro l'opportunità di condividere le informazioni a mano a mano ch se ne presenta la necessità. In questo spazio virtuale, i nuovi dipendenti possono condividere risorse, condividere idee e conoscersi a vicenda. Inoltre, li aiuta a creare obbligazioni interne che possono durare nel corso della loro carriera. Altre informazioni sulla creazione di community in Viva Engage.

Richiedere commenti e suggerimenti con Microsoft Forms

Il modo migliore per migliorare l'esperienza di onboarding dei nuovi dipendenti è richiedere feedback. Comprendere cosa ha funzionato meglio e cosa potrebbe essere migliorato richiedendo feedback dopo che tutti i risultati finali sono stati completati dai nuovi dipendenti.

Utilizzare i moduli Microsoft per creare brevi sondaggi che rispondano alle domande che potrebbero informare dell’avanzamento dell'esperienza di onboarding. Altre informazioni su Microsoft forms.

Avviare la nuova esperienza di onboarding dei dipendenti

Usare Outlook per invitare tutti i nuovi dipendenti all'orientamento. In questo messaggio di posta elettronica, disporre tutte le risorse a partire dalla home page di Viva Connections che contiene collegamenti al sito di SharePoint Nuovo dipendente, al post dell'evento di riunione live orientamento nuovo dipendente, agli obiettivi di apprendimento e altro ancora. Assicurarsi di includere tutte le informazioni necessarie e contatti diretti importanti.

Raccogliere informazioni dettagliate da ogni piattaforma lungo il percorso. Usare queste informazioni dettagliate per informare responsabili, responsabili del team e altri stakeholder. Cercare informazioni dettagliate come la partecipazione a eventi live, la copertura del pubblico, il traffico del sito e altro ancora. Usare il feedback raccolto da ogni ciclo di onboarding per informare il successivo ciclo di onboarding.

Altre risorse

Esaminare gli strumenti e i metodi di comunicazione di Microsoft 365

Panoramica delle comunicazioni aziendali

Usare il modello di sito di onboarding dei nuovi dipendenti di SharePoint